Idemsoft, S.L.

https://www.idemsoft.com

 

 

 

 

IdemHOTEL

Versión : 2019.0

 

 

Todos los derechos reservados.

Queda prohibida, la reproducción total o parcial de este manual

sin autorización expresa del autor.

 

INDICE

 

I.- GENERALIDADES 6

II.- INTRODUCCIÓN 6

III.- GLOSARIO 7

IV.- BOTONES 7

V.- ACCESO IdemHOTEL 9

VI.- BASE DE DATOS 11

VII.- MENÚ GENERAL 12

 

1.- FICHEROS 14

 

1.1.- EMPRESA 15

 

1.1.1.- Crear la Empresa 15

1.1.2.- Modificar datos de la Empresa 22

 

1.2.- CLIENTES 23

 

1.2.1.- Crear un nuevo Cliente 23

1.2.2.- Buscar un Cliente 26

1.2.3.- Modificar datos de un Cliente 28

1.2.4.- Borrar un Cliente 29

1.2.5.- Imprimir Clientes 29

1.2.6.- Cliente/Empresa 29

 

1.3.- SERVICIOS 30

 

1.3.1.- Crear un nuevo Servicio 30

1.3.2.- Borrar un Servicio 30

1.3.3.- Imprimir fichero Servicio 31

 

1.4.- HABITACIONES 32

 

1.4.1.- Crear una nueva Habitación 32

1.4.2.- Buscar una Habitación 32

1.4.3.- Modificar una Habitación 32

1.4.4.- Borrar una Habitación 33

1.4.5.- Baja/Anulación de una Habitación 33

 

 

1.5.- PRECIOS HABITACIÓN 34

 

1.5.1.- Asignar un nuevo Precio de Habitación a una Tarifa 35

1.5.2.- Buscar un Precio de Habitación 36

1.5.3.- Modificar Precios de Habitación 36

1.5.4.- Duplicar Precios de Habitación 37

1.5.5.- Borrar un Precio de Habitación 37

1.5.6.- Crear tarifa con Calendario Temporadas 37

1.5.7.- Crear tarifa por Días Semana 38

1.5.8.- Crear tarifa por Días Semana 39

 

1.6.- TIPO HABITACIONES 40

 

1.6.1.- Crear un nuevo Tipo de Habitación 40

1.6.2.- Borrar un Tipo de Habitación 40

1.6.3.- Imprimir fichero Tipo de Habitación 40

 

1.7.- TIPOS CLIENTE 41

 

1.7.1.- Crear un nuevo Tipo de Cliente 41

1.7.2.- Borrar un Tipo de Cliente 41

1.7.3.- Imprimir fichero Tipo de Cliente 41

 

1.8.- USUARIOS 42

 

1.8.1.- Crear un nuevo Usuario 42

1.8.2.- Modificar un Usuario 42

 

1.9.- AGENCIA 43

 

1.9.1.- Crear una nueva Agencia 43

1.9.2.- Buscar una Agencia 44

1.9.3.- Modificar una Agencia 45

1.9.4.- Borrar una Agencia 45

1.9.5.- Cupos Agencias 45

1.10.- FORMAS DE PAGO 46

 

1.10.1.- Crear una nueva Forma de Pago 46

1.10.2.- Borrar una Forma de Pago 46

1.10.3.- Imprimir fichero Formas de Pago 46

1.11.- RÉGIMEN ALIMENTICIO 47

 

1.11.1.- Crear un nuevo Régimen alimenticio 47

1.11.2.- Borrar un Régimen alimenticio 47

1.11.3.- Imprimir fichero Régimen alimenticio 47

 

1.12.- PRECIOS SERVICIOS 48

 

1.12.1.- Crear un nuevo Precio de Servicio 48

1.12.2.- Buscar un Precio de Servicio 48

1.12.3.- Modificar Precios de Servicio 48

1.12.4.- Duplicar Precios de Servicio 49

1.12.5.- Borrar un Precio de Servicio 49

 

2.- RESERVAS/REGISTROS/FACTURAS 50

 

2.1.- REJILLA-RESERVAS 50

2.1.1. -Lista de Espera 54

2.1.2. -Registro de reservas 55

2.1.3. -Crear una nueva Reserva 56

2.1.4. -Buscar una Reserva 63

2.1.5. -Modificar datos de una Reserva 64

2.1.6. -Cambio Habitación 64

2.1.7. -Modificar reservas de un grupo 65

2.1.8. -Borrar una Reserva 65

2.1.9. -Habitaciones inactivas 66

 

 

2.2.- SERVICIOS 68

 

2.2.1.- Crear un nuevo Servicio 68

2.2.2.- Modificar un servicio 70

2.2.3.- Borrar un Servicio 70

2.3.- FACTURAS 71

 

2.3.1.- Crear una nueva Factura 72

2.3.2.- Modificar una Factura 80

2.3.3.- Borrar una Factura 81

2.3.4.- Imprimir una Factura 81

 

 

3.- TEXTOS / MAILING 83

 

3.1.- CREAR UN NUEVO TEXTO 83

3.2.- BUSCAR TEXTOS 84

3.3.- MAILING 85

 

4.- LISTADOS 87

 

4.1.- RELACIÓN DE FACTURAS 87

4.2.- LISTADO CLIENTES POR FECHAS 89

4.3.- LISTADO CLIENTES POR DÍAS 89

4.4.- LISTADO Estadística I.N.E. 90

4.5.- LISTADO Comedor. 90

4.6.- LISTADO Jefe Servicio. 91

4.7.- LISTADO Arqueo de caja. 91

4.8.- LISTADO Previsión de facturación. 92

 

5.- UTILIDADES 93

 

5.1.- COPIA DE SEGURIDAD 93

5.2.- CONTROL DE ACCESOS 95

5.3.- LICENCIA 96

5.4.- RUTA PROGRAMA 96

5.5.- COMPROBAR FACTURAS 96

5.6.- EXPORTAR FACTURAS A CONTABILIDAD 96

5.7.- Barra de herramientas/Dock 98

5.8.- IMPORTAR CLIENTES 98

 

6.- HOJA DE CÁLCULO 99

 

6.1.- CREAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO 99

6.2.- BUSCAR UNA HOJA DE CÁLCULO 100

6.3.- IMPORTAR CAMPOS 100

 

7.- ENVÍO INFORMACIÓN A D.G.G.Civil/D.G.P../Mossos . 102

 

8.- INTRODUCCIÓN DE SERVICIOS 104

 

9.- IMPUESTO ESTANCIAS 105

 

VIII.- CALCULADORA 105

 

IX.- MODULO - INVENTARIO - 107

 

X.- MODULO - CENTRALITA - 111

 

XI.- MODULO - AGENDA/ALARMAS - 113

1.- Crear nuevo mensaje 115

2.- Mensaje repetitivo 116

3.- Alarma 117

4.- Buscar Alarma 118

 

XII.- MODULO LLAVES - INHOVA - ONITY 119

 

XIII.- MODULO - CHAR- 121

 

XIV.- MODULO - CUPOS- 122

 

XV.- MODULO - TPV BDP/MAITRE 124

 

XVI.- MODULO - TPV BAR/RESTAURANTE - 125

 

XVII.- MODULO - MAILING - 133

 

XVIII.- MODULO - SMS - 135

 

XIX.- MODULO - Registro Jornada - 138

 

XX.- MODULO - Portales - 142

 

XXI.- MODULO - Disponibilidad - 144

 

 

I.-GENERALIDADES.

 

 

Este Manual les va a guiar a través del funcionamiento del programa. Es obvio que todas las habilidades que encierra, no se pueden incluir en un manual. El manejo diario es la mejor manera para obtener unos rendimientos óptimos.

 

 

II.- INTRODUCCIÓN.

 

 

IdemHotel está diseñado para gestionar rápida, eficaz y fácilmente reservas, servicios, facturación, ... . En definitiva la gestión diaria de un Hotel.

Para ello consta de una serie de Ficheros donde se almacena toda la información necesaria para llevar a cabo dicha gestión. Estos son:

 

- EMPRESA en cuestión, que en este caso será el Hotel.

- CLIENTES, AGENCIAS.

- PARTES DE VIAJEROS Y LIBRO REGISTRO.

- SERVICIOS, que proporciona el Hotel.

- PRECIOS de las SERVICIOS.

- HABITACIONES de las que consta dicho Hotel.

- PRECIOS de las HABITACIONES, según las diferentes temporadas del año.

- TIPO DE HABITACIONES.

- LISTAS DE ESPERA.

- FACTURAS.

- ...

Además de esto, IdemHotel consta de un apartado de RESERVAS/REGISTROS donde se registran todas las reservas que se realizan.

 

Cuando queramos facturar una habitación, IdemHotel nos mostrará todos los servicios que se han realizado en cada habitación, sin que se nos pueda olvidar ninguno.

 

IdemHotel selecciona automáticamente tanto el Formato presentación de Números, como el Formato presentación de la Fecha, dependiendo de la opción seleccionada en el sistema operativo. Por ejemplo Usar la coma [,] como decimal y el punto [.] como separador de miles .

 

A continuación, se explica detalladamente el funcionamiento de esta IdemHotel .

 

III.- GLOSARIO.

 

 

- Campo: parte específica de una ficha que identifica una parte de ésta. Por ejemplo, el nombre de un Cliente.

- Ficha: bloque de información. Por ejemplo, todos los datos de un Cliente.

- Fichero: conjunto de fichas. Por ejemplo, el fichero Clientes, que contiene los datos de todos los Clientes, dados de alta en la Base de Datos.

- Base de Datos: lugar donde guarda la Gestión toda la información que creamos y que utilizamos en el programa (Data).

- Dar de en la base de datos la información que introducimos en el programa al hacer «clic» en el botón GRABAR de los diferentes mantenimientos.

- del programa que se entra a través de los diferentes menús. Por ejemplo haciendo «clic» en Clientes en el menú Ficheros se accede al mantenimiento de Clientes.

 

 

IV.- BOTONES

 

 

A lo largo de toda la Aplicación hay una serie de botones que siempre que aparecen tienen el mismo significado. Estos botones son:

 

- Calculadora

Botón por el cual se puede acceder a la calculadora que proporciona la Aplicación. Se puede acceder a ella desde cualquier punto de la Gestión.

 

Se trata de una calculadora que puede realizar operaciones básicas en cualquier tipo de moneda, incluyendo los Euros, dándonos el cambio de forma automática a euros.

 

- Anular

Este botón permite la anulación de los datos de una ficha restableciendo los anteriores. Esta opción es útil en el caso en que se modifiquen los datos de una determinada ficha y luego se quiera dejar como estaba.

 

Es importante destacar que todo esto funcionará si no se ha pulsado previamente el botón de Grabar; sino, los datos de la ficha se habrán grabado en el fichero y para modificarlos habrá que rescribirlos de nuevo.

 

Esta tecla permite también salir de la pantalla que estemos y normalmente tiene asociada la tecla «escape».

 

- Grabar Permite grabar los datos de una ficha en el fichero correspondiente.

 

- Primer Registro Muestra, los datos del primer registro del fichero.

 

- Ultimo Registro Muestra los datos del último registro del fichero.

 

- Registro Anterior Muestra los datos del registro anterior.

 

- Registro Siguiente Muestra los datos del registro siguiente.

 

- Borrar Borrar la ficha que se muestra por pantalla.

 

- Imprimir Imprime los datos, informes, etc...,

 

- Manual Si tiene conexión a Internet el manual se abrirá haciendo clic el botón Manual. Podrá seleccionar verlo como pdf (necesita Adobe acrobat reader) o a través de su navegador de Internet.

 

- Cambio de Usuario Haciendo «clic» en el campo con el nombre del usuario conectado (demo) podremos cambiar de usuario, sin salir del programa.

 

V.- ACCESO A IDEMHOTEL.

 

1.-ACCESO POR PRIMERA VEZ.

 

Haciendo «doble clic» sobre el icono de IdemHotel, la primera vez que entremos se abrirá con la Base de datos de demostración.

 

Primero visualizaremos la ventana de presentación del programa, la cual solo aparecerá en el caso que no hayamos introducido la Licencia en el programa. Para introducir la Licencia hay que hacer «clic» en el botón LICENCIA para introducir los códigos Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia, que habrá suministrado Idemsoft, S.L. y, hacer «clic» en el botón GRABAR , momento en el cual desaparecerá la limitación por fecha de finalización.

 

En el caso de ser una base de datos de la Demo para probar el programa y no querer introducir la Licencia hacer «clic» en SEGUIR , y poner en la ventana de acceso el Usuario Demo y la Clave Demo.

 

Cuando se cree una nueva base de datos IdemHotel pedirá que se introduzca el nombre del Usuario y su Clave, así como el nombre de la empresa. El nombre de la empresa tiene que ser el mismo que el de la Licencia.

 

Desde la versión 2004.5 IdemHotel es multilingue (Català, Deutsch, English, Español, Française, Valencià.).

Esto nos permite dos opciones :

a) Seleccionar el idioma de interface de usuario con el que queremos trabajar.

b) Al. imprimir en la mayoría de casos podemos seleccionar el idioma en el que queremos que lo imprima.

 

La configuración del monitor de un PC para ver correctamente las pantallas de IdemHotel tendrá que ser de al menos 800 por 600 pixeles. Para cambiar esta configuración primero haremos «clic» con el botón derecho del ratón sobre el fondo de la pantalla del monitor, seleccionar la opción Propiedades de la ventana que hemos visualizado y, hacer «clic» sobre la etiqueta de Configuración de la ventana de Propiedades de pantalla. Ya aquí, deberemos seleccionar la configuración indicada desde donde pone Área de la pantalla.

 

2.- ACCESO A IDEMHOTEL

 

La primera pantalla que aparece es la ventana de presentación del programa, cuando todavía no se ha introducido la Licencia. Hay que hacer «clic» en el botón SEGUIR para acceder a la ventana de selección de Usuario, donde se pide el nombre de USUARIO y la CLAVE.

Una vez este puesta la Licencia esta ventana aparecerá directamente, sin visualizar previamente la ventana de presentación mencionada anteriormente. Si por error se introduce otra clave que no es la correcta, la Gestión no permitirá la entrada a la misma de dicho Usuario.

 

Si se desea cambiar la Clave de acceso del usuario, pulsaremos el botón ( F3-CAMBIO CLAVE ).

 

IdemHotel nos pedirá que indiquemos la nueva clave y para comprobar que no nos equivocamos al introducirla repetiremos la clave.

Al hacer «clic» en el botón F2- GRABAR IdemHotel guardará la nueva clave del usuario seleccionado.

 

VI.- BASE DE DATOS

 

 

 

La primera vez que abre el programa, se abre la Base de Datos de la versión Demo.

 

Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta el programa, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos haciendo «clic» en el botón Nuevo y luego «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos.

 

 

 

 

 

VII.- MENÚ GENERAL

 

 

Como se puede observar en la siguiente pantalla, en el Menú General de IdemHotel, vemos los siguientes botones: Ficheros, Reservas/Registros/Facturas, Textos / Mailing, Listados y Utilidades.

 

Además, haciendo «clic» en este botón podremos visualizar e imprimir (si tenemos conexión a Internet) el manual como se explica en el apartado de Botones.

Desde aquí también podrán conectarse a nuestra página Web o enviarnos un e_mail haciendo «clic» en los botones correspondientes.

 

Haciendo «clic» en el campo con el nombre del usuario conectado podremos cambiar de usuario, introduciendo el nombre y la clave del usuario que desea conectarse, sin tener que salir del programa y volver a entrar.

 

 

Al entrar nos mostrará también un menú flotante, el cual es accesible desde todo el programa:

 

 

Cuando hayan fichas de viajeros que no estén correctas para enviar en los Partes de Viajero, en lugar del botón Manual veremos éste . Haciendo clic en él nos mostrará los que tengamos que corregir.

 

Desde él podemos acceder a :

- Fechas destacadas. Desde aquí podemos colorear con un fondo rojo las fechas en la rejilla que queramos destacar.

 

- Nos permite acceder a la agenda/alarmas

 

- Calculadora

 

- Calendario, mensual y/o trimestral

 

- Buscar números de teléfonos dentro de IdemHOTEL

 

- Mantenimiento Otros contactos

 

- Visualizar la rejilla de reservas

- Registro de jornada

 

- Acceso directo a Mailing

 

- Acceso directo a arqueo de caja

 

- Nuevo botón con acceso directo al TPV Bar/Restaurante

 

 

1.- FICHEROS.

 

Desde este menú podemos acceder a la pantalla de presentación del programa, al manual y cambiar de usuario conectado de igual forma que en el Menú General.

 

Aquí se guarda toda la información referente a la Empresa, los Clientes de la misma, los Tipos de Cliente, los Servicios que proporciona el Hotel, los Precios de los Servicios, las Habitaciones que tiene y las Tarifas de cada una de ellas, según la temporada el tipo de habitación y el Uso de la habitación, los diferentes Tipos de Habitaciones, Agencias, los Usuarios y Régimen alimenticio, ... .

 

A continuación se presenta el funcionamiento de cada uno de los ficheros mencionados anteriormente.

1.1.- EMPRESA.

Hacer clic en el nombre de empresa, para acceder a este menú. Aquí se guarda toda la información referente al Hotel. Apartados :

 

a) Datos generales del Hotel. Aquí se recoge la información básica de los datos de la empresa : Nombre, Dirección, ...

 

b) Facturación. Datos relativos a facturación : Número siguiente, Impuesto aplicable, Formato de impresión.

 

c) Moneda de trabajo. Nos permite utilizar cualquier moneda, definiéndola en este apartado.

 

d) Contabilidad. Recoge las cuentas necesarias para la exportación de las facturas a un programa de contabilidad (IdemCONTA)

 

e) e_mail. Aquí introduciremos la cuenta de correo electrónico de la empresa, así como la forma de conexión, a través de SMTP.

 

f) Policía/Guardia Civil/Mossos d'esquadra. Se recoge toda la información necesaria para poder cumplir con las obligaciones según la ley 11 de julio de 2003.

 

g) Centralita. Este apartado se reserva para las conexiones con centralitas telefónicas. Disponible como modulo a parte, previo estudio y adaptación en cada caso.

 

 

1.1.1.- Crear la Empresa.

 

- Los datos generales, como Nombre, Población, Dirección, Provincia, Identificación Fiscal, País, Código Postal, Teléfono y Fax. En el caso de la Identificación Fiscal tendremos que indicar el Título (NIF, CIF) y el Número en los recuadros correspondientes.

Debajo del campo Nombre aparecen dos campos, uno para indicar el Tipo de Hotel y otro para indicar la Categoría del Hotel, para que al imprimir la Ficha de entrada del Viajero y las Facturas indique el Tipo y Categoría del Hotel.

 

 

- Anagrama; también se puede poner, si se desea, un Anagrama de la Empresa, importándolo del fichero donde se encuentre almacenado.

Al hacer «clic» en el botón eliminará de IdemHotel el anagrama.

 

- Firma; Aquí puede guardar la firma junto con el sello, para después poder usarlo al enviar los justificantes de reserva..

Al hacer «clic» en el botón eliminará de IdemHotel la firma.

 

- Web. En este campo indicaremos el nombre de la página Web del hotel para que lo imprima en las fichas de admisión del viajero y en las facturas.

 

 

 

Haciendo «clic» en la "pestaña" Partes :

 

- En este apartado introduciremos toda la información necesaria para cumplir con las obligaciones según la ley 11 de julio del 2003.

 

En Nombre Comercial: indicaremos el nombre comercial, por el que es conocido el establecimiento, con un máximo de 40 caracteres.

En Sexo: indicaremos el título y clave de los sexos.

 

Contador : Parte de Viajero. Este campo es en el que está indicado el número actual de parte de viajero, que se imprime tanto en la Ficha de Admisión del Viajero como en el Parte de Viajero. La diferencia es simplemente el formato en el que se imprimen.

 

En Archivar Informes envío a la Policía: Aquí se indicará donde queremos guardar los informes que enviaremos. Los ficheros se nombran de acuerdo con un formato pre-definido, de manera que el nombre debe coincidir con el del usuario asignado y la extensión con el número de orden.

...

IdemHotel nos facilita el envío de los partes con dos sistemas (el segundo no es válido, de momento, para Ertzaintza)

 

1) En Programación diaria envío de partes: Podemos programar una alarma para que todos los días a la hora que le indiquemos, nos recuerde que hay que enviar el informe.

 

2) En Envío automático, cada minutos: Indicaremos los minutos y IdemHotel si hay partes pendientes de enviar, los enviará, sin necesidad de intervención del usuario. Excepto, de momento, para Ertzaintza.

 

Haciendo clic en opción envíos:

nos mostrará las opciones de configuración para el envío a cada opción:

 

IMPORTANTE: Los envíos de los partes, dependerán siempre de la disponibilidad de la web a enviar en cada caso.

 

En Código Usuario Policía: Este código es el que nos suministra la policía para el acceso a su página web. Es imprescindible para poder enviar por Internet las fichas diarias de viajeros.

 

En Clave (password) Policía: Esta clave es el que nos suministra la policía para el acceso a su página web. Es imprescindible para poder enviar por Internet las fichas diarias de viajeros. .

 

En Nº Siguiente Fichero Envío Policía : Este contador debe coincidir con el esperado como siguiente en la página web. No deberemos modificarlo normalmente. Se usa como extensión del fichero de envío. Es un valor del 0 al 999.

 

En Último Nº Fichero Enviado Policía: Este contador no deberemos modificarlo normalmente.

 

 

Nuevo botón Parte Viajero No enviado

 

Este botón se mostrará en el menú principal, en lugar del Manual, cuando haya algún viajero, cuya ficha tengo algún dato erróneo para el envío.

El parte del viajero con errores, no se enviará hasta que se hayan corregido.

 

Haciendo clic en él nos mostrará un listado con los clientes y sus datos erróneos. Para modificar solo tendremos que seleccionar el viajero y hacer clic en el botón "Datos cliente".

 

 

Podemos seleccionar la opción Introducción Manual del número de Parte de Viajero , con lo que nos pedirá el número de Parte cada vez que necesitemos crear uno.

Si seleccionamos Control Copia Seguridad 4D Backup , cada vez que salimos de IdemHotel, nos informa de cuando fue la última copia y nos da la posibilidad de realizar la copia de seguridad.

Desde v.2018 , nueva apestan Backup nos permite indicar días y hora que queremos se realice automáticamente la copia de seguridad.

 

La opción Cambio de sábanas (días) , le permite indicar cada cuantos días de pernoctación desea cambiar las sábanas. Esta opción está ligada con el listado diario de Jefe Servicio, donde se mostrará si hay que cambiarlas.

 

Haciendo «clic» en la "pestaña" E_MAIL :

 

- Email. En este campo indicaremos la dirección de correo electrónico del hotel. Este servirá tanto para que imprima en las fichas de admisión del viajero y en las facturas la dirección de correo electrónico del hotel.

Si tiene el módulo Mailing. En el apartado "Texto mensaje baja", podrá poner el mensaje que quiere que aparezca en el pie de los e_mails. Está pensado para que pueda cumplir con la L.P.D. e indicar la forma para que le indiquen si no desean recibir más correos de publicidad de Ud.

 

- SMTP. En este campo indicaremos el servidor de correo saliente con el que trabajemos. Así mismo, en el caso que requiera autenticación, marcaremos esta opción y pondremos el nombre de usuario y la clave.

 

Haciendo «clic» en la "pestaña" Visualizar ;

 

- Rejilla. Podremos elegir la rejilla con la que preferimos trabajar: Mensual, Quincenal, Quincenal ampliada, Semanal, Semanal ampliada. Naturalmente en cualquier momento podemos cambiar de una a otro, según se adapte mejor a nuestras necesidades.

 

Haciendo «clic» en la "pestaña" Otros :

 

- Texto de Cortesía. Hay un apartado donde puede introducir el texto de cortesía para posteriormente introducirlo (con un clic) en las Facturas que se desee, a fin de no tener que escribirlo cada vez.

 

- Texto Hoja de Admisión. Hay un apartado donde introducir texto para la Hoja de Admisión, según sus necesidades. Este se incluirá automáticamente al imprimir la Hoja.

Ejem.: Limite horario de Salida: 12:00 Hrs.

 

- Días notificación cumpleaños. Indicaremos un plazo, en días, para que nos avise IdemHotel del día del cumpleaños del cliente, si la fecha del cumpleaños se encuentra dentro del plazo indicado anterior o posterior respecto la fecha de la reserva o la fecha actual, según la que menos diferencia exista.

 

Haciendo «clic» en la "pestaña" Facturación podremos indicar la siguiente información:

 

- Serie de las facturas. Poner para la facturación, una Serie/Prefijo, para asignar a cada número de factura la serie/prefijo indicado. No podremos indicar la letra "P" como Serie/Prefijo por utilizarse para las facturas Pro-forma.

Haciendo «clic» en el icono que hay al lado de la Serie/Prefijo indicado, visualizaremos una ventana desde donde podemos borrar todas las facturas que contengan la Serie/Prefijo que hayamos seleccionado.

 

- Número siguiente de Factura, para la asignación automática del número de factura. (Nuevo v2012) Ahora podemos indicar el número de dígitos que queremos que tenga el número siguiente, sin contar con los que tenga la serie. Es decir, si el número siguiente es el 11 e indicamos 3 caracteres, el número siguiente será 011. Si indicamos 4 caracteres, el número siguiente será 0011, etc.

 

- Número siguiente en facturas pro-formas. Al hacer facturas pro forma en el número indicará el que le corresponda del contador precedido por la letra "P".

 

- Impuesto; indicar el Título del impuesto (IVA) y su porcentaje (%) en los recuadros correspondientes y según el país, para que aparezca seleccionado automáticamente en los correspondientes mantenimientos (cálculo del precio de las habitaciones).

 

- Imprimir Anagrama y Datos Empresa. Marcando esta opción, al imprimir las facturas imprimirá el anagrama y los datos que tengamos asignados en la ficha de Empresa en la "pestaña" General .

 

- Imprimir nombre comercial en facturas. Marcando esta opción visualizaremos un campo para indicar el nombre comercial de la empresa (nombre del hotel), el cual lo imprimirá IdemHotel en las Facturas.

 

- Tamaño de papel factura. Si seleccionamos la opción 210 x 297 mm al imprimir las facturas de las correspondientes fichas de las reservas, IdemHotel imprimirá las facturas en el correspondiente tamaño (tamaño folio normal, A4).

Si seleccionamos la opción 147 x 210 mm imprimirá las facturas en el tamaño correspondiente ( tamaño mitad de un folio A4).

Además en esta última opción IdemHotel nos da otra opción, Papel Pre-impreso, que al marcarla podremos imprimir las facturas con solo la información de la misma, sin los datos del hotel, el anagrama ni los recuadros, para que podamos utilizar papel pre-impreso.

 

- Seleccionar una moneda de trabajo según el país en el que estemos, introducir el símbolo de la moneda correspondiente y el número de decimales que queremos utilizar a la hora de calcular el redondeo de la moneda seleccionada.

 

Haciendo «clic» en la "pestaña" TPVBar en el caso de que tenga contratado el módulo TPVBar, le permite indicar una serie de opciones como:

- Si desea imprimir el anagrama en el ticket.

- Texto de cortesía

- Clave de bloqueo. Esta clave sirve para bloquear/desbloquear el TPV de forma rápida. Para poder alejarse de él sin peligro de que puedan manipularlo, abrir cajón , ...

 

Haciendo «clic» en la "pestaña" Contabilidad marcaremos la opción Enlace con contabilidad (IdemCONTA) en caso que queramos exportar las facturas que creemos en IdemHotel a un fichero fuera de IdemHotel para poder importarlo desde IdemCONTA y así contabilizar automáticamente dichas facturas (Ver apartado 5.6.- Exportar facturas a contabilidad).

 

Al marcar la opción Enlace con Contabilidad IdemHotel obligará a asignar una cuenta contable a los Clientes, Agencias y Servicios para una correcta contabilización.

 

Una vez marcada dicha opción indicaremos :

1.- Cuenta Ventas. La Cuenta Contable que utilizaremos por defecto al facturar la habitación y los servicios asignados a la habitación.

Esta cuenta contable la podremos modificar desde el fichero Servicios (Ver apartado 1.3.- Servicios)

2.- Cuenta IVA Repercutido. La Cuenta Contable correspondiente al impuesto (IVA).

 

Una vez introducidos en la ficha, todos los datos que se acaba de mencionar, habrá que grabarlos, pulsando el botón GRABAR , para que así puedan quedar almacenados en la Base de Datos.

 

 

1.1.2.- Modificar datos de la Empresa

 

Para modificar los datos del Hotel, tan solo hay que entrar en el mantenimiento haciendo clic en el menú principal en el nombre del hotel:

 

 

Al igual que antes, hay que grabar las modificaciones que se hagan, sino IdemHotel no las guardará, haciendo «clic» en el botón GRABAR .

1.2.- CLIENTES.

 

En este fichero se almacena toda la información referente a los Clientes de dicho Hotel. Para acceder a ella, habrá que pulsar el botón CLIENTES , desde el Mantenimiento de Ficheros, en el Menú General.

 

Al entrar en el mantenimiento, IdemHotel preguntará si se desea ver todos los Clientes dados de alta hasta el momento. Según sea la respuesta, mostrará un listado u otro:

- Si la respuesta es SI , aparecerá un listado con todos los Clientes almacenados en la Base de Datos y ordenados alfabéticamente.

- Por el contrario, si la respuesta es NO , habrá que seleccionar los criterios de búsqueda para que así solo aparezca el listado con los Clientes deseados.

 

 

1.2.1.- Crear un nuevo cliente.

 

Cada vez que entre un cliente nuevo en el Hotel, crearemos una ficha con información del mismo para poder asignarlo a las reservas de las habitaciones y poder facturar e imprimir la ficha del viajero con sus datos.

 

Para dar de alta un nuevo Cliente, habrá que pulsar el botón NUEVO . En la ficha del nuevo cliente introduciremos la información en las diferentes "pestañas", según que información sea.

 

  • Haciendo «clic» en la "pestaña" Datos Particular rellenaremos los datos personales del cliente, su forma de pago habitual y la tarifa que le asignaremos en la reserva y en los servicios.
  •  

    - Datos personales.

    Nombre y Apellidos, CIF, Tipo de cliente, Nacionalidad, Dirección, Población, Provincia, País, Dos Teléfonos, Código Postal, E_Mail.

     

    El Tipo de Cliente lo seleccionamos pinchando sobre el campo correspondiente y volviendo a pinchar sobre el nombre el que nos interese de la lista desplegada.

     

    Junto al campo CIF, siempre que tengamos indicado España o Spain en el campo PAÍS, estará activo el botón ( NIF ). Así mismo, si tenemos dudas respecto del tipo de documento admisible, podemos hacer clic en el botón información donde nos mostrará las instrucciones para la selección adecuada del tipo de documento del viajero.

    Al hacer «clic» en dicho botón IdemHotel informa de cual es la letra que le corresponde y nos da la opción de introducir automáticamente la letra correcta en el campo NIF.

     

     

    - Tarifa Habitación Asignada.

    En el campo Tarifa Habitación Asignada de la ficha del cliente asignaremos la Tarifa del cliente. Esta tarifa la asignará automáticamente IdemHotel en la ficha de la reserva cuando asignemos el cliente a la reserva, excepto si asignamos a la reserva una Agencia y ésta tiene otra tarifa diferente, en cuyo caso asignará IdemHotel la correspondiente a la Agencia.

    De todos modos podremos seleccionar cualquier Tarifa que nos interese como se explica en el apartado de Reservas.

    Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha del cliente sin ninguna tarifa asignada haremos «clic» en el botón .

     

     

    - Tarifa Servicios Asignada.

    En el campo Tarifa Servicios Asignada de la ficha del cliente asignaremos la Tarifa del cliente. Esta tarifa la asignará automáticamente IdemHotel en la ficha de los servicios cuando esté asignado el cliente a la reserva.

    De todos modos podremos seleccionar cualquier Tarifa que nos interese como se explica en el apartado de Servicios.

    Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha del cliente sin ninguna tarifa de servicios asignada haremos «clic» en el botón .

     

    - Idioma.

    El idioma preferido por el cliente para los impresos.

     

    - Forma de Pago.

    En el campo Forma de Pago asignaremos la Forma en que el cliente pagará la habitación. Esta forma de pago la asignará IdemHotel en la ficha de la reserva cuando asignemos dicho cliente a la reserva.

    De todos modos podremos seleccionar en la reserva cualquier otra forma de pago como se explica en el apartado Reservas.

    Si queremos de-seleccionar la Forma de pago y dejar la ficha del cliente sin ninguna forma de pago asignada haremos «clic» en el botón .

     

    - Jefe Servicio.

    Se añade una nueva pestaña Jefe Servicio, donde le permite indicar observaciones del cliente para el listado diario de Jefe Servicio..

     

    - Moroso.

    Si marcamos la opción Moroso, IdemHotel pondrá una etiqueta en la ficha del cliente indicando que es un cliente Moroso.

    Al seleccionarlo para las reservas y facturas, IdemHotel también nos recordará que es un cliente Moroso.

    -------------------------------------------------------------------------------

    Solo para España :

     

    - Región estadística.

    Aquí se reflejará el lugar de residencia, de acuerdo con los que figuran en la estadística del I.N.E. . Lo que permitirá el cálculo estadístico de forma automática (si se tiene el módulo contratado)

     

    - Nacionalidad.

    IdemHotel se entrega con la lista de países, según requiere la D.G.P., de manera que no se debe modificar, si quieren estar conforme a la ley de 11/08/2003.

     

    - Documento Identificativo.

    En tipo de documento, IdemHotel se entrega con los tipos admitidos por la D.G.P según la ley la ley de 11/08/2003.

     

    Si tiene suscrito el mantenimiento anual, las nuevas versiones mantendrán actualizados estos ficheros.

    De no ser así, deberá hacerlo usted manualmente.

     

    Cuando introduzca un número de documento, IdemHotel comprueba si existe algún cliente con este mismo número.

     

  • Haciendo «clic» sobre la "pestaña" que pone Datos Nacimiento , para poder verlos en la ficha de admisión y en el listado especial para la policía. Indicaremos lo siguiente :
  • Fecha de Nacimiento, Nombre de la madre y del padre, Población, Provincia y País de nacimiento del cliente.

     

  • Podremos introducir información acerca de los Datos de la Empresa a la que pertenece el cliente. IdemHotel nos dará la opción de facturar las reservas que queramos de dicho cliente a la empresa que tiene asignado de forma automática.
  • Para ello haremos «clic» en la "pestaña" Datos Empresa de la ficha del cliente y asignaremos la empresa a la que pertenece. Si no existe la podremos crear desde el botón mantenimiento.

     

  • Si hacemos «clic» en la "pestaña" Observaciones podremos indicar todas las observaciones que consideremos oportunas del cliente.

     

    Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se activará la "pestaña" Contabilidad para poder asignar una cuenta contable al cliente, y así poder exportar las facturas del cliente (o empresa asignada al cliente) para contabilizarlas automáticamente en IdemCONTA (Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad).

  •  

    Solo en el caso de tener una empresa asignada al cliente, se activa en la "pestaña" Contabilidad el campo Cuenta contable empresa, donde podremos asignar una cuenta contable para la empresa que tenemos asignada al cliente, esto nos permitirá exportar las facturas de la empresa asignada al cliente.(Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad)

     

    Al acabar de introducir todos los datos, hay que pulsar el botón ( GRABAR ), desde cualquiera de las "pestañas" de la ficha del cliente, para que así quede archivado el cliente en la Base de Datos.

     

     

    1.2.2.- Buscar un Cliente.

     

    Hay dos formas de buscar un Cliente que ya esté dado de alta, para consultar o cambiar algún dato. Al pulsar el botón CLIENTES , desde el mantenimiento de Ficheros y IdemHotel preguntará si se desea ver todos los Clientes dados de alta hasta el momento:

     

     

    1- Si se contesta NO , a la pregunta de si se quiere ver todos, entonces aparecerá una ventana de búsqueda, para hacer la selección. Podremos buscar por Nombre y Apellidos, DNI, Teléfono, Empresa, Nacionalidad y Mes Nacimiento, además de poder combinar estos criterios.

    Con introducir los primeros dígitos en el campo correspondiente al hacer «clic» en el botón F5- BUSCAR IdemHotel localizará los clientes según hayamos marcado la opción empieza por… o …contiene… .

     

    De todas formas, aunque tengamos localizados solo algunos clientes, siempre podremos visualizar todos los clientes haciendo «clic» en el botón TODOS .

     

    El botón nos permitirá buscar, a la vez, un texto en nombre y apellidos.

     

    2- Si por el contrario, se contesta que SI , aparecerá el listado con todos los que están almacenados en la Base de Datos, y se podrá buscar alguno en concreto, pulsando el botón BUSCAR .

     

    Una vez en la pantalla de clientes localizados podremos hacer búsquedas rápidas de otros clientes haciendo «clic» en el botón BUSCAR . En esta ventana podemos combinar varios criterios de búsqueda como Nombre, DNI, Teléfono del cliente y Empresa que pertenece el cliente, Nacionalidad y Mes Nacimiento. En estos criterios podemos indicar algunos caracteres y IdemHotel localizará los clientes que empiecen o contengan la parte del nombre o DNI que hemos introducido según esté marcada la opción empieza por… o …contiene

     

    Si queremos tener más criterios de búsqueda haciendo «clic» en el botón MÁS OPCIONES visualizaremos un editor de búsqueda y así podremos seleccionar los criterios de búsqueda que queramos.

    Por ejemplo, podremos buscar por el nombre y apellidos del cliente, por la empresa que tiene asignada, por teléfono, E_Mail, por mes Nacimiento, etc.

     

    Una vez localizado en la lista el Cliente deseado, haciendo «doble clic» sobre él, se entrará en la correspondiente ficha, donde se podrá modificar lo que nos interese.

     

    Además también podremos imprimir Etiquetas de los Clientes e, Informes de los clientes localizados haciendo «clic» en los botones correspondientes.

     

    Al pulsar el botón ETIQUETAS seleccionaremos los campos que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre del cliente, dirección, teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón .

     

    Con el botón INFORMES podremos realizar informes de los clientes localizados, seleccionando los campos como dirección, teléfono,… .

    Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color,…, tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.

     

    Haciendo «clic» en el botón ( EXPORTAR ) de la pantalla de clientes localizados, exportaremos el listado de los clientes que tengamos seleccionados, con toda la información que tenga asignada los clientes, a un fichero fuera de IdemHotel para poder utilizar dicha información fuera de IdemHotel.

     

    Por otra parte, el listado de Clientes, se puede ordenar según multitud de criterios, pulsando el botón ORDENAR .

     

    Ejemplo : Imprimir etiquetas para enviar felicitación a clientes que hayan nacido en el mes de Octubre.

     

    - Primero. Seleccionaremos los clientes que hayan nacido en el mes de Octubre. Para ello tenemos dos posibilidades :

     

    A) Desde el menú Ficheros «clic» en el botón CLIENTES y contestar NO a la pregunta de si se quiere ver todos.

    En el campo Mes Nacimiento indicaremos "10" correspondiente al mes de octubre y haremos clic en el botón F5- BUSCAR .

    B) Si tenemos seleccionados todos los clientes hacer «clic» en el botón MÁS OPCIONES .

     

    En este caso, indicaremos el criterio de búsqueda Mes_Nacimiento haciendo «clic» sobre él y después desde la columna de comparaciones (Derecha) seleccionaremos con un «clic» la opción Es Igual a, e indicaremos el valor "10" correspondiente al mes de octubre y haremos «clic» en el botón CONSULTA .

     

    - Segundo. Haremos «clic» en el botón ETIQUETAS .

    Haremos «clic» en el campo Nombre y Apellidos y sin soltar lo arrastraremos al espacio reservado para etiquetas, y repetiremos lo mismo para cada dato del cliente que sea necesario.

    Deberemos seleccionar la disposición y características de las etiquetas.

    - Tercero. Haremos «clic» en el botón IMPRIMIR .

    Imprimirá las etiquetas de aquellos clientes que han nacido en el mes de Octubre.

     

    Ahora solo nos quedará pegar las etiquetas en los sobres que enviaremos a dichos clientes.

     

     

     

    1.2.3.- Modificar datos de un Cliente.

     

    Para poder modificar los datos de un Cliente, dado de alta previamente, habrá que localizarlo primero, de la forma que se ha explicado en el apartado anterior, y después, tan solo hay que poner el cursor donde se desee introducir nuevos datos.

     

    Después de realizar los cambios oportunos, habrá que grabarlos, para que estos se modifiquen, pulsando el botón ( GRABAR ).

     

     

    1.2.4.- Borrar un Cliente.

     

    Para borrar de la Base de Datos algún Cliente almacenado, hay que seleccionarlo del listado, haciendo «doble clic» sobre él y después, pulsando el botón ( BORRAR ).

    Antes de proceder al borrado, IdemHotel pedirá confirmación y si la respuesta el afirmativa, lo eliminará de la Base de Datos.

     

     

    1.2.5.- Imprimir Clientes.

     

    Podremos imprimir Etiquetas de los Clientes localizados e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde la pantalla de Clientes localizados.

     

     

    1.2.6.- Cliente/Empresa.

     

    En el apartado Cliente/Empresa, podremos crear todos las empresas de los clientes o viajeros. De esta forma tendremos una base de datos de Empresas de Clientes y tan solo deberemos indicar en el cliente la empresa a la que pertenece, si corresponde.

    Para ayudarnos en la autenticación de datos, podremos validar el CIF de la empresa, para las empresas Españolas. Haciendo clic en el botón

     

    1.3.- SERVICIOS.

     

    Normalmente el Hotel, además de proporcionar habitación a los Clientes, proporciona una serie de Servicios adicionales.

     

    Para acceder al mantenimiento general de Servicios, hay que pulsar el botón SERVICIOS , dentro de Ficheros. Una vez dentro, se procederá a la creación, borrado o impresión de los mismos.

     

    Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se mostrará la "columna" Cuenta Contable .

     

    Los servicios HABITACIÓN y TELÉFONO los cuales sirven para la facturación automática de las habitaciones no podremos borrarlos ni marcarlos como inactivos.

     

     

    1.3.1.- Crear un nuevo Servicio.

     

    Si se desea dar de alta algún tipo de Servicio que proporcione el Hotel, habrá que hacer «clic» en el botón NUEVO y teclear el nombre del Servicio que se quiera crear y asignarle el porcentaje de IVA que le corresponde para cuando creemos el servicio en las reservas para facturarlo IdemHotel asigne automáticamente el IVA que le corresponde.

    También podremos indicar si el servicio está activo o inactivo seleccionando en el campo Activo SI para activo y NO para inactivo.

    Solo en el caso que desde reservas creemos un nuevo servicio IdemHotel no localizará aquellos servicios que estén inactivos.

     

    Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se mostrará la "columna" Cuenta Contable para poder asignar una cuenta contable a los servicios, y así poder exportar las facturas que tengan estos servicios facturados, para contabilizarlas automáticamente en IdemCONTA (Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad).

    IdemHotel, si no indicamos nada, asignará al servicio la cuenta contable asignada en el campo Cuenta Ventas del fichero Empresa, aunque podremos cambiar dicha cuenta.

     

    Para que éste quede archivado en el fichero, habrá que pulsar el botón GRABAR , y automáticamente quedará almacenado.

     

     

    1.3.2.- Borrar un Servicio.

     

    Si lo que se quiere es borrar algún tipo de Servicio archivado, habrá que seleccionarlo del listado, haciendo «clic» sobre él y posteriormente, pulsar el botón BORRAR .

     

    Antes de realizar el borrado, IdemHotel pedirá confirmación, para asegurarse de que no es una equivocación.

     

     

    1.3.3.- Imprimir fichero Servicios.

     

    Se puede imprimir el listado con todos los Servicios archivados en IdemHotel, tan solo pulsando el botón de IMPRIMIR .

    1.4.- HABITACIONES.

     

    Todas la Habitaciones que posea el Hotel han de tener un número distinto y han de pertenecer a un tipo determinado (individual, doble,...), dependiendo de las características que reúna cada una de ellas.

     

    Para entrar en el mantenimiento de HABITACIONES, se pulsará el botón con este nombre, desde Ficheros.

     

    Una vez se entra en él, el listado que se muestra con todas las Habitaciones archivadas, está ordenado por número de habitación, aunque también se tiene la posibilidad de ordenarlo según el tipo, haciendo «clic» en el área donde pone número y seleccionando tipo.

     

     

    1.4.1.- Crear una nueva Habitación.

     

    Para dar de alta una Habitación, habrá que hacer «clic» en el botón NUEVA y se entrará en el mantenimiento, donde habrá que teclear el número y el tipo al que pertenece.

     

    Podemos separar las habitaciones por plantas. Para ello tenemos que crear primero y luego poner a cada habitación la planta correspondiente.

    Para crear las platas haremos clic en el botón al lado de Planta.

     

    En el caso de que creemos una habitación virtual, como restaurante , ..., deberemos de-seleccionar la opción informe policía. De esta forma, cuando listemos o enviemos información a la policía no se incluirán estas habitaciones.

     

    Como siempre, habrá que grabar los datos en IdemHotel, pulsando el botón ( GRABAR ).

     

     

    1.4.2.- Buscar una Habitación.

     

    Para poder buscar con rapidez una Habitación en concreto, al tener la posibilidad de ordenar el listado, como ya se ha comentado antes, según el número y tipo de la Habitación, esta tarea se puede realizar con mayor facilidad.

     

    1.4.3.- Modificar una Habitación.

     

    Para modificar algún dato en alguna Habitación en concreto, tan solo habrá que localizarla en el listado, como ya se ha explicado en el apartado anterior, y hacer «doble clic» sobre ella.

     

    Automáticamente, se mostrará una pantalla donde aparecerán los datos de esa Habitación para poder ser modificados.

     

    Una vez realizados los cambios deseados, se pulsará el botón ( GRABAR ) para que estos queden modificados en la Base de Datos.

     

    Al cambiar el tipo de una habitación que ya tenía reservas, IdemHotel procederá de la siguiente forma :

     

    1) Las reservas de esa habitación, a partir de la fecha de ese ida, se cambiarán al nuevo tipo de habitación.

    2) Las reservas anteriores o del día que provengan de algún día o días anterior(es), se mantendrán en la reserva el tipo con el que se trabajó, pero al visualizar en rejilla se vera como habitación del nuevo tipo.

     

     

    1.4.4.- Borrar una Habitación.

     

    Para eliminar del fichero de Habitaciones, alguna en concreto, habrá que buscar, seleccionarla y haciendo «clic» en el botón ( BORRAR ), quedará eliminada de la Base de Datos.

     

    La Aplicación, antes de proceder al borrado de la misma, pedirá confirmación, para asegurarse de que no se trata de un error.

     

    Si la Habitación que se quiere borrar, está archivada en algún otro fichero, como por ejemplo el de Reservas, IdemHotel no permitirá su borrado hasta que no se borren las Reservas que hay hechas para esa Habitación.

     

     

    1.4.5.- Baja/Anulación de una Habitación.

     

    Ahora podemos marcar las habitaciones como BAJA/Anulada. Nos permite solucionar el hecho de la anulación de una habitación por cualquier motivo, como : transformarla en comedor, unirla con otra, ...,

    De esta forma, mantendremos toda la información histórica de la habitación, pero no la mostrará en la rejilla, reservas, gráficos, ...

     

    1.5.- PRECIOS HABITACIÓN.

     

    IdemHotel ofrece la posibilidad de establecer la tarifas de precios, de forma adaptable, permitiendo casi cualquier posibilidad.

    La creación de tarifas de precios permite facturar de forma automática con los precios correctos, con solo seleccionar la tarifa en la reserva, IdemHotel facturará según fechas, tipo de habitación, uso, régimen alimenticio, ...

    Para ello deberemos establecer por orden los siguientes conceptos :

     

    Tarifa - Tipo de Habitación - Régimen Alimenticio

    Uso de la Habitación - Periodo de fechas de los precios.

    Servicio a facturar. - Precio por servicio. - Forma aplicar servicio.

     

    Con el botón de los campos Tarifas, Tipo de Habitación, Régimen Alimenticio y Uso de Habitación podremos acceder a sus correspondientes Ficheros para poder crear, borrar o modificar Tipos, Usos de Habitación y los Régimen Alimenticio.

     

     

    Marcar la opción Ver Todos si queremos visualizar los Todos los Precios de todas las fechas, o bien la opción Entre Fechas e indicar el periodo de fechas Desde Hasta en que queremos que esté comprendido la lista de los Precios de las Habitaciones.

     

    Desde el botón "Crear nueva tarifa" podremos crear el calendario de fechas por temporadas, para aplicarlo de forma automática a cada tarifa, con lo que nos creará el calendario para cada tarifa con un solo clic.

     

     

    1.5.1.- Asignar un nuevo Precio de Habitación a una Tarifa.

     

    Para asignar un nuevo precio de habitación a una tarifa habrá que seleccionar una Tarifa.

    Dentro de la tarifa seleccionada debemos indicar :

     

    - Tipo de Habitación - Régimen Alimenticio - Uso de Habitación

    - Periodo de vigencia - Servicio(s) a facturar

     

    con lo que se pueden generar múltiples combinaciones dentro de una misma tarifa.

     

    Podremos crear precios de habitaciones que no incluyan Régimen Alimenticio. Para ello al crear el precio debemos tener seleccionado en el campo Régimen Alimenticio Ninguno.

     

    Para crear un nuevo precio, haremos «clic» en el el botón F4- NUEVO . Indicaremos el periodo de vigencia del precio asignado a la tarifa y su importe :

     

    - Fecha Desde: fecha inicial de la vigencia del precio.

    - Fecha Hasta: fecha final de la vigencia del precio.

    - Precio de la Habitación correspondiente a las fechas indicadas.

    - Forma de aplicación de ese precio. Aquí tenemos varias alternativas :

     

    El precio se multiplicará por cada noche de la reserva.

    El precio se multiplicará por el número de personas y noches.

    El precio se multiplicará por el número de niños y noches.

    El precio se cargará una única vez, independientemente de las noches de la reserva.

    Una vez introducidos todos los datos, hay que pulsar el botón F2 GRABAR y automáticamente quedará almacenado el nuevo Precio en la Tarifa seleccionada.

    Desde la versión 2007.1, se puede asignar/crear la tarifa directamente desde la reserva.

     

    IMPORTANTE :

     

    En Reservas, IdemHotel asignará los precios de la tarifa de acuerdo con la fecha, el Tipo de Habitación, el Régimen Alimenticio y el Uso de la Habitación indicado en la reserva.

     

    Ejemplo 1 :

     

    - Tipo de Habitación : Individual - Régimen Alimenticio : Pensión completa

    - Uso de Habitación : Normal - Periodo de vigencia : 01/01/2002 - 15/06/2002

    - Precio : 95 euros

     

    Ejemplo 2 :

     

    - Tipo de Habitación : Doble - Régimen Alimenticio : Pensión completa

    - Uso de Habitación : Cama extra

    - Periodo de vigencia : 15/06/2002 - 15/09/2002 - Precio : 115 euros

     

     

    1.5.2.- Buscar un Precio de Habitación.

     

    Para buscar un Precio de Habitación primero debemos seleccionar una Tarifa, después el Tipo de habitación, Régimen Alimenticio y Uso de la Habitación pertenecientes a dicha Tarifa y marcar la opción Ver Todos o Entre Fechas según queramos visualizar todos los precios o solo entre las fechas que seleccionemos.

    Una vez visualicemos la lista con los precios haremos «clic» en el que nos interese.

     

     

    1.5.3.- Modificar Precios de Habitación.

     

    Para realizar cualquier cambio en el Precio de alguna Habitación, habrá que seleccionarlo, de la forma explicada anteriormente, haciendo «clic» sobre él. Y realizando los cambios deseados.

     

    Por último, habrá que pulsar el botón F2- GRABAR y así los cambios quedarán archivados en el fichero.

     

    Otra forma de modificar un precio de Habitación es con el botón DUPLICAR TARIFAS con el que modificaremos todos los precios o, solo los del periodo de fechas que seleccionemos, de una Tarifa a la vez. Una vez pulsado dicho botón seguiremos los siguientes pasos :

     

    Primero seleccionaremos la Tarifa que vamos a utilizar como base para modificar una tarifa, la cual puede ser esa mismo u otra.

    Segundo, marcaremos la opción Modificar Tarifa Existente.

    Tercero, seleccionaremos la Tarifa que queremos modificar, haciendo «clic» sobre la tarifa en la lista desplegable.

    Cuarto, indicar si la modificación es de Incremento o Disminución, y si es Porcentaje o Importe e indicarlo en el campo correspondiente.

    Quinto, indicar las fechas Desde Hasta del periodo en que queremos modificar los precios de la tarifa seleccionada.

    Por último tenemos que pulsar el botón F2- DUPLICAR TARIFAS , modificando automáticamente IdemHotel la tarifa seleccionada en base a la tarifa escogida y los criterios indicados.

     

     

    1.5.4.- Duplicar Precios de Habitación.

     

    Haciendo «clic» en el botón DUPLICAR TARIFAS visualizaremos la misma pantalla que en el apartado 1.5.3.- Modificar Precios de Habitación, desde la cual podremos duplicar una tarifa entre las fechas que seleccionemos.

    Una vez en esta pantalla primero seleccionaremos la Tarifa que vamos a utilizar como base para crear una nueva tarifa seleccionándola de la lista desplegable.

    Segundo, marcaremos la opción Nueva Tarifa.

    Tercero, indicaremos el nombre de la nueva tarifa en el campo Título Tarifa.

    Cuarto, indicar si la nueva tarifa va a tener un Incremento o Disminución, y si es Porcentaje o Importe respecto a la tarifa que utilizamos como base e indicarlo en el campo correspondiente.

    Quinto, indicar las fechas Desde Hasta en que queremos que quede comprendida la nueva Tarifa.

    Por último tenemos que pulsar el botón F2- DUPLICAR TARIFAS , creando automáticamente IdemHotel la nueva tarifa en base a la tarifa escogida y los criterios indicados.

     

     

    1.5.5.- Borrar un Precio de Habitación.

     

    Para borrar un Precio de Habitación primero lo seleccionaremos de la lista de Precios correspondiente a la Tarifa seleccionada haciendo «clic» sobre él, y después, pulsaremos el botón BORRAR .

     

    1.5.6.- Crear tarifa con Calendario Temporadas.

     

    Si ya tenemos creado el calendario del año por temporadas, tan solo tendremos que hacer clic en el botón "Crear Nueva Tarifa. Calendario Temporadas" y nos creará por fechas según lo hayamos creado. Tan sólo tendremos que poner los precios por temporada de la tarifa seleccionada.

     

    1.5.7.- Crear tarifa por Días Semana.

     

    Esta nueva opción desde v.2019 permite crear tarifas en el periodo que indiquemos teniendo en cuenta los días de la semana. Por ejem. por si queremos tener precios distintos entre semana de fines de semana.

     

     

    1.5.8.- Copiar tarifa en otra(s).

     

    Esta nueva opción desde v.2019, permite copiar de una sola vez una tarifa con todos sus cargos a la(s) que ya estén definidas.

     

     

    1.6.- TIPO HABITACIONES.

     

    En el Hotel hay varios Tipos de Habitaciones, por tanto, pulsando el botón TIPO HABITACIONES , desde el menú de Ficheros, aparecerá el mantenimiento general donde se podrá dar de alta, borrar, imprimir, etc., cualquier Tipo de Habitación.

     

     

    1.6.1.- Crear un nuevo Tipo de Habitación.

     

    Si se desea dar de alta un Tipo de Habitación, habrá que pulsar el botón NUEVO , teclear el nombre del nuevo Tipo y el número de viajeros máximo de la habitación, y por último, pulsar el botón GRABAR .

     

     

    1.6.2.- Borrar un Tipo de Habitación.

     

    Para borrar un Tipo de Habitación, hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y pulsar el botón BORRAR .

     

    Antes de proceder al borrado, la Aplicación como siempre, pide confirmación, si la respuesta es afirmativa y este Tipo no está archivado en otros ficheros, como pueden ser Habitaciones o Precios Habitaciones, entonces se eliminará de la Base de Datos, pero si por el contrario, si que está almacenado en algún otro fichero, la Gestión informará de ello, y no permitirá su borrado, hasta que no se elimine de los demás ficheros.

     

     

    1.6.3.- Imprimir fichero Tipo de Habitación.

     

    IdemHotel también da la oportunidad de imprimir el listado con todos los Tipos de Habitación dados de alta previamente, pulsando el botón IMPRIMIR

    .

    1.7.- TIPO CLIENTES.

     

    En el Hotel pueden haber varios Tipos de de clientes, por tanto, pulsando el botón TIPO CLIENTES , desde el menú de Ficheros, aparecerá el mantenimiento general donde se podrá dar de alta, borrar, imprimir, etc., cualquier Tipo de Cliente para que así podamos clasificar a los clientes según nos interese.

     

     

    1.7.1.- Crear un nuevo Tipo de Cliente.

     

    Si se desea dar de alta un Tipo de Cliente, habrá que pulsar el botón NUEVO , teclear el nombre del nuevo Tipo, y por último, pulsar el botón GRABAR .

     

     

    1.7.2.- Borrar un Tipo de Cliente.

     

    Para borrar un Tipo de Cliente, hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y pulsar el botón BORRAR .

     

    Antes de proceder al borrado, IdemHotel comprobará si este Tipo no está utilizado en otros ficheros, como pueden ser Clientes, entonces se eliminará de la Base de Datos, pero si por el contrario, si que está almacenado en algún otro fichero, IdemHotel informará de ello, y no permitirá su borrado, hasta que no se elimine de los ficheros en los que se usa.

     

     

    1.7.3.- Imprimir fichero Tipo de Cliente.

     

    IdemHotel también da la oportunidad de imprimir el listado con todos los Tipos de Cliente dados de alta previamente, pulsando el botón IMPRIMIR .

    1.8.- USUARIOS.

     

    Por tanto, para acceder a dicho mantenimiento, hay que hacer «clic» en el botón USUARIOS , desde el menú de Ficheros.

     

    Desde este fichero se indica el Grupo al que pertenece cada uno de los Usuarios, que será el que determine el acceso a los diferentes Procesos.

     

     

    1.8.1.- Crear un Nuevo Usuario.

     

    Para dar de alta en la Base de Datos a un Usuario, primero hay que pulsar el botón NUEVO y posteriormente proceder a introducir todos los datos en la ficha correspondiente. Estos datos son:

    - Nombre del Usuario, con el que se identificará al entrar en IdemHotel.

    - Clave. Haciendo «clic» en el botón ( CLAVE ACCESO ) podremos introducir la clave de acceso del usuario. (Ver apartado V- 2.- Acceso IdemHotel). Al introducirla será invisible y a medida que se van introduciendo los dígitos aparecerán en forma de asterisco con el fin de aportar mayor seguridad al Usuario.

    - Nombre y Apellidos del mismo.

    - Grupo al que pertenece dicho Usuario. Desde aquí se puede crear los diferentes Grupos.

    - La opción Inactivo se selecciona cuando se vaya a dar de baja al Usuario.

     

     

    Al acabar de introducir todos los datos de la ficha, habrá que grabarlos para que el nuevo Usuario quede archivado en la Base de Datos, pulsando el botón GRABAR .

     

     

    1.8.2.- Modificar un Usuario.

     

    Para buscar un Usuario dado de alta en la Gestión previamente, se procederá de la misma forma que en Clientes, seleccionando posteriormente del listado, el Usuario en cuestión.

     

    Para entrar en la ficha del Usuario deseado, hay que hacer doble «clic» sobre él y IdemHotel mostrará la información del mismo, tal como: nombre del Usuario, Nombre y Apellidos del mismo y Grupo al que pertenece.

     

    A partir de entonces, se podrá realizar las modificaciones, si se desea, sin olvidar por último, GRABAR los cambios realizados.

    1.9.- AGENCIA

     

    Las agencias que creemos en este fichero nos servirán para poder asignarlas a las reservas y así facturar las habitaciones a dichas agencias, cuando los clientes que ocupan la habitación vienen por agencia de viajes.

     

    Podremos crear las agencias, modificar y borrar, accediendo al fichero Agencias con el el botón F9 AGENCIAS desde el menú Ficheros o con el botón desde la ficha de Reservas.

     

     

    1.9.1.- Crear una nueva Agencia.

     

    Para dar de alta una nueva Agencia, habrá que pulsar el botón NUEVO y rellenar los datos de la ficha, tales como:

    Nombre, Dirección, Código Postal, Población, Provincia, País y CIF.

    Haciendo «clic» en el botón TELÉFONOS podremos crear tanto números de teléfono y fax, como direcciones de correo electrónico relacionadas con la agencia.

     

    En el campo Tarifa habitación Asignada indicaremos la tarifa que vamos a utilizar para la Agencia. Dicha Tarifa la asignará IdemHotel automáticamente a la reserva cuando asignemos la Agencia en cuestión.

    De todos modos podremos seleccionar nosotros la Tarifa que nos interese desde la ficha de reserva.

    Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha de la agencia sin ninguna tarifa asignada haremos «clic» en el botón ( ANULAR ).

     

    En el campo Tarifa servicio Asignada indicaremos la tarifa que vamos a utilizar para la Agencia. Dicha Tarifa la asignará IdemHotel automáticamente al servicio cuando esté asignada la Agencia en la reserva.

    De todos modos podremos seleccionar nosotros la Tarifa que nos interese en la ficha de servicios.

    Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha de la agencia sin ninguna tarifa asignada haremos «clic» en el botón ( ANULAR ).

     

    En el campo Forma de Pago asignaremos la Forma en que la agencia pagará la habitación.

    Si queremos de-seleccionar la Forma de pago y dejar la ficha de la agencia sin ninguna forma de pago asignada haremos «clic» en el botón ( ANULAR ).

     

    Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se activará la "pestaña" Contabilidad para poder asignar una cuenta contable a la agencia, y así poder exportar las facturas correspondientes a la agencia, para contabilizarlas automáticamente en IdemCONTA (Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad).

     

    Una vez introducidos todos los datos, hay que pulsar el botón ( GRABAR ) y automáticamente quedará grabada en IdemHotel la nueva agencia.

     

     

    1.9.2.- Buscar una Agencia.

     

    Hay dos formas de buscar una Agencia que ya esté creada, para consultar o cambiar algún dato. Al pulsar el botón AGENCIAS , desde el mantenimiento de Ficheros o el botón desde la ficha de Reservas, IdemHotel preguntará si se desea ver todos los Clientes dados de alta hasta el momento :

     

    - Si se contesta NO , a la pregunta de si se quiere ver todos, entonces aparecerá una ventana de búsqueda.

     

    - Si por el contrario, se contesta que SI , aparecerá el listado con todas las que están almacenadas en la Base de Datos.

     

    Una vez en la pantalla de clientes localizados podremos hacer búsquedas rápidas de otros clientes haciendo «clic» en el botón BUSCAR . En esta ventana podemos combinar los criterios de búsqueda Nombre y CIF. Con las opciones empieza por… o …contiene… IdemHotel localizará los clientes que empiecen o contengan la parte del nombre o DNI que hemos introducido.

     

    Si queremos tener más criterios de búsqueda haciendo «clic» en el botón MÁS OPCIONES visualizaremos un editor de búsqueda y así podremos seleccionar los criterios de búsqueda que interese.

     

    Al pulsar el botón ETIQUETAS visualizaremos una ventana en la que seleccionaremos los campos relacionados con la base de datos de IdemHotel que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre de la agencia, dirección, número de teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón .

    En la parte inferior de la ventana vemos opciones para poder cambiar los atributos de los campos seleccionados como tipo de letra, color, … Pinchando en la pestaña Disposición seleccionaremos las características de las etiquetas como número de las mismas, tamaño de la etiqueta, orientación vertical u horizontal, …

     

    Con el botón INFORMES podremos hacer un listado de las agencias que tengamos en IdemHotel introduciendo en dicho informe los campos relativos a información de la base de datos de Agencias como dirección, teléfono,…, haciendo «doble clic» sobre las que nos interese para el informe. La fila Encabezamiento corresponde al título del campo seleccionado, en la fila Detalle visualizaremos la información que tengamos en IdemHotel sobre dicho campo, aunque en esta fila podremos indicar un textos, visualizando el mismo y no la información del campo seleccionado. En la fila Total podremos hacer operaciones.

    Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color,…, tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.

    Una vez tengamos confeccionado el informe podremos imprimirlo, guardarlo en un fichero fuera de IdemHotel,…, seleccionando la opción correspondiente desde Ficheros en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.

     

    Haciendo «clic» en el botón ( EXPORTAR ) de la pantalla de las agencias localizadas, exportaremos el listado de las agencias que tengamos seleccionados, con toda la información que tenga asignada los clientes, a un fichero fuera de IdemHotel para poder utilizar dicha información fuera de IdemHotel.

     

    Por otra parte, el listado de Agencias, se puede ordenar según cualquiera de los criterios, pulsando el botón ORDENAR .

     

     

    1.9.3.- Modificar datos de una Agencia.

     

    Para poder modificar los datos de una Agencia, dada de alta previamente, habrá que localizarla primero. Después de realizar los cambios oportunos, habrá que grabarlos, para que estos se guarden, pulsando el botón GRABAR .

     

    1.9.4.- Borrar una Agencia.

     

    Para borrar de la Base de Datos alguna agencia almacenada, hay que seleccionarla del listado, haciendo «doble clic» sobre ella y después, pulsar el botón ( BORRAR ).

     

    Antes de proceder al borrado, IdemHotel pedirá confirmación y si la respuesta es afirmativa, la eliminará de la Base de Datos.

    IdemHotel no nos permitirá eliminar una agencia que esté asignada a una reserva.

     

    1.9.5.- Cupos Agencias.

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

    Permite guardar los cupos comprometidos con las distintas agencias.

    De esta forma desde la rejilla y/o reserva podremos saber como están las reservas y cupos en cada momento

    1.10.- FORMAS DE PAGO .

     

    En el Hotel pueden haber varias Formas de Pago, por tanto, pulsando el botón FORMAS DE PAGO , desde el menú de Ficheros, aparecerá el mantenimiento general donde se podrá dar de alta, borrar, imprimir, etc., cualquier Forma de Pago para que así podamos indicar en las reservas cual es la forma de pago que va a utilizar el cliente para pagar la factura/s de dicha reserva.

     

     

    1.10.1.- Crear una nueva Forma de Pago.

     

    Si se desea dar de alta una Forma de Pago, habrá que pulsar el botón NUEVO , teclear el nombre de la nueva Forma de Pago, y por último, pulsar el botón GRABAR .

     

     

    1.10.2.- Borrar una Forma de Pago.

     

    Para borrar una Forma de Pago, hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y pulsar el botón BORRAR .

     

    Antes de proceder al borrado, la Aplicación como siempre, pide confirmación, si la respuesta es afirmativa y esta Forma de pago no está archivado en otros ficheros, como pueden ser Reservas, entonces se eliminará de la Base de Datos, pero si por el contrario, si que está almacenado en algún otro fichero, IdemHotel informará de ello, y no permitirá su borrado, hasta que no se elimine de los demás ficheros.

     

     

    1.10.3.- Imprimir fichero Forma de pago.

     

    IdemHotel también da la oportunidad de imprimir el listado con todos las Formas de pago dados de alta previamente, pulsando el botón IMPRIMIR .

     

    1.11.- RÉGIMEN ALIMENTICIO.

     

    En el Hotel pueden haber varios tipos de regímenes alimenticios como media pensión, pensión completa, etc., por tanto, pulsando el botón RÉGIMEN ALIMENTICIO , desde el menú de Ficheros, aparecerá el mantenimiento general donde se podrá dar de alta, borrar, imprimir, etc., cualquier Régimen alimenticio que vaya a utilizar el Hotel para que así podamos indicar en las reservas cual es el régimen que vamos a aplicar al cliente de la reserva.

     

     

    1.11.1.- Crear un nuevo Régimen alimenticio.

     

    Si se desea dar de alta un Régimen alimenticio, habrá que pulsar el botón NUEVO , teclear el nombre del nuevo Régimen alimenticio, y por último, pulsar el botón GRABAR .

     

     

    1.11.2.- Borrar un Régimen alimenticio.

     

    Para borrar un Régimen alimenticio, hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y pulsar el botón BORRAR .

     

    Antes de proceder al borrado, la Aplicación como siempre, pide confirmación, si la respuesta es afirmativa y este Régimen alimenticio no está archivado en otros ficheros, como pueden ser Reservas, entonces se eliminará de la Base de Datos, pero si por el contrario, si que está almacenado en algún otro fichero, IdemHotel informará de ello, y no permitirá su borrado, hasta que no se elimine de los demás ficheros.

     

     

    1.11.3.- Imprimir fichero Régimen alimenticio.

     

    IdemHotel también da la oportunidad de imprimir el listado con todos los Regímenes alimenticios dados de alta previamente, pulsando el botón IMPRIMIR .

    1.12.- PRECIOS SERVICIOS.

     

    Para entrar en el mantenimiento de las Tarifas de los Servicios, hay que pulsar el botón PRECIOS SERVICIOS , en el mantenimiento de Ficheros.

     

    Desde aquí podremos crear, borrar o modificar las Tarifas de los Servicios entrando en su fichero con el botón .

     

    Para visualizar la lista completa de Precios de habitación de una Tarifa solo tendremos que seleccionar la Tarifa correspondiente.

     

     

    1.12.1.- Crear un nuevo Precio de Servicio.

     

    Para crear un Precio de un servicio primero tenemos que seleccionar una Tarifa de servicios, haciendo «clic» en la que nos interese de la lista desplegable.

    Una vez seleccionada la tarifa haremos «clic» en el Servicio que queramos introducir el precio, activándose el campo Precio Servicio € e introduciendo el precio en dicho campo.

    Una vez tecleados todos los datos, hay que pulsar el botón F2 GRABAR y automáticamente quedará almacenado el nuevo Precio de Servicio en la Tarifa seleccionada.

     

     

    1.12.2.- Buscar un Precio de Servicio.

     

    Para buscar un Precio de Habitación primero debemos seleccionar una Tarifa, visualizando una lista con todos los precios que hayamos creado para dicha tarifa.

    Las tarifas aunque no le hayamos asignado precio para dicha tarifa la visualizaremos con el precio "cero".

     

     

    1.12.3.- Modificar Precios de Habitación.

     

    Para realizar cualquier cambio en el Precio de algún Servicio, habrá que encontrarlo primero, de la forma explicada anteriormente y seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él.

     

    Una vez seleccionado el Precio, se procederá a realizar las modificaciones oportunas.

     

    Por último, habrá que pulsar el botón F2- Grabar y así los cambios quedarán archivados en el fichero.

     

    Otra forma de modificar un precio de Habitación es con el botón DUPLICAR TARIFAS con el que modificaremos todos los precios, de una Tarifa a la vez. Una vez pulsado dicho botón visualizaremos la siguiente ventana :

     

    Una vez en esta pantalla primero seleccionaremos la Tarifa que vamos a utilizar como base para modificar una tarifa, la cual puede ser esa mismo u otra.

    Segundo, marcaremos la opción Modificar Tarifa Existente.

    Tercero, seleccionaremos la Tarifa que queremos modificar, haciendo «clic» sobre la tarifa en la lista desplegable.

    Cuarto, indicar si la modificación se de Incremento o Disminución, y si es Porcentaje o Importe e indicarlo en el campo correspondiente.

    Por último tenemos que pulsar el botón F2- DUPLICAR TARIFAS , modificando automáticamente IdemHotel la tarifa seleccionada en base a la tarifa escogida y los criterios indicados.

     

     

    1.12.4.- Duplicar Precios de Servicios.

     

    Haciendo «clic» en el botón DUPLICAR TARIFAS visualizaremos la misma pantalla que en el apartado 1.12.3.- Modificar Precios de Servicios, desde la cual podremos duplicar una tarifa por lo que duplicaremos los precios de dicha tarifa, entre las fechas que seleccionemos.

     

    Una vez en esta pantalla primero seleccionaremos la Tarifa que vamos a utilizar como base para crear una nueva tarifa seleccionándola de la lista desplegable.

    Segundo, marcaremos la opción Nueva Tarifa.

    Tercero, indicaremos el nombre de la nueva tarifa en el campo Título Tarifa.

    Cuarto, indicar si la nueva tarifa va a tener un Incremento o Disminución, y si es Porcentaje o Importe respecto a la tarifa que utilizamos como base e indicarlo en el campo correspondiente.

    Por último tenemos que pulsar el botón F2- DUPLICAR TARIFAS , creando automáticamente IdemHotel la nueva tarifa en base a la tarifa escogida y los criterios indicados.

     

     

    1.12.5.- Borrar un Precio de Servicio.

     

    Para borrar un Precio de Habitación primero lo seleccionaremos de la lista de Precios correspondiente a la Tarifa seleccionada haciendo «clic» sobre él, y después, lo borraremos desde el campo Precio servicio y pulsaremos el botón F2- GRABAR .

    Solo podremos eliminar el precio del servicio, para eliminar el servicio tendremos que hacerlo desde el fichero SERVICIOS.

    2.- RESERVAS/REGISTROS/FACTURAS.

     

     

    Este es el mantenimiento desde donde trabajaremos el 90% del tiempo. Ya que desde él tenemos acceso a las Reservas, Facturas, Servicios, ...

     

     

    2.1.- REJILLA - RESERVAS.

     

    Desde la pantalla de reservas podemos visualizar, crear, modificar y borrar las Reservas de Habitaciones.

     

     

    En el mantenimiento de Reservas, podremos visualizar las reservas realizadas en un mes en concreto, en una semana o dos semanas, seleccionando el botón correspondiente .

     

    IdemHotel mostrará todas las Reservas del Tipos de Habitación seleccionado y entre las fechas que hayamos introducido.

     

    - Consulta de Reservas. Para poder visualizar rápidamente las Reservas archivadas en un determinado período de tiempo, habrá que pulsar los botones Anterior, Actual o Siguiente, según se desee con los siguientes botones . Debajo de estos botones están indicadas las fechas correspondientes al calendario que visualizamos.

     

    En la rejilla de Reservas se muestran los días del mes, dos semanas o semana según hayamos seleccionado.

     

    Se distinguen las siguientes situaciones, de las habitaciones:

     

    - Color verde , las Pre-reservadas - Color (bicolor) verde y rojo Confirmadas.

    - Color naranja las Ocupadas. - Color fucsia las Facturadas.

    - Color azul las Cobradas. - Inactiva, por reformas, avería, ...

     

    Cuando tenemos seleccionada la opción Ver Días Semanal o Quincenal haciendo «clic» en el botón mostrará el calendario con mayor tamaño.

    Si tenemos marcada la opción Mostrar clientes, al seleccionar con un «clic» sobre un día, nos mostrará el(los) cliente(s) y un símbolo que nos indicará si el cliente Entra, Sale o se Mantiene en la misma habitación, en el día seleccionado.

    Haciendo «clic» sobre el nombre del cliente nos muestra sus datos.

     

    - Visualizar datos de una reserva. Haciendo «clic» en una reserva visualizamos los datos de la reserva como son el precio con el IVA incluido, el cliente, el número de personas que ocupan la habitación, ...

    - Notificación Cumpleaños. Al hacer «clic» en una reserva, nos recordará si el cliente cumple años dentro del plazo indicado en la ficha de EMPRESA.

     

    Botones accesibles desde esta pantalla.

     

    NOTA IMPORTANTE :

     

    Desde la versión 2005.6, se puede hacer clic en la rejilla con el botón derecho del ratón y nos mostrará un menú desplegable, desde donde podrán hacer todas las funciones que se indican más abajo con los botones y además :

     

    Si hacemos clic sobre una reserva existente

    - Entrar directamente a la facturación de la reserva seleccionada.

    - Podremos duplicar esa reserva en otro día y/o habitación. Para aquellos clientes asiduos, que no tengamos que repetir todo el proceso cada vez.

     

    - Zoom rejilla. Solo para las opciones Ver Días Semanal o Quincenal

     

    - Consulta de Tarifas. Nos muestra las tarifas de Precios de las Habitaciones. Las habremos creado previamente(Ver Apartado 1.5.- Precios Habit.)

     

    - Desactivar línea amarilla. Desactiva la línea amarilla.

     

    - Imprimir . Haciendo «clic» en dicho botón o tecleando la tecla F8, podremos elegir entre 4 opciones : 1) Listado Jefe Servicio(e) 2) Listado de clientes x días (comedor) 3) Imprimir la rejilla 4) Parte de Viajero y/o la ficha de Admisión de la reserva seleccionada. Este último solo en el caso de que hayamos marcado como ocupada la habitación.

     

    - Gráficos. Estadística de las habitaciones. Lo podremos visualizar (Columna, Imagen, Puntos y Líneas), así como, por Semana, por Mes o por Año.

     

    - Cambio de la reserva de la habitación actual a otra libre. Nos mostrará aquellas habitaciones libres a las que podemos cambiar la reserva seleccionada.

     

    - Intercambio de la reserva de la habitación actual a otra existente. Nos mostrará aquellas habitaciones reservadas a las que podemos cambiar la reserva actual seleccionada. (NOTA: No se permite cambiar habitaciones ya facturadas)

     

    - Inactiva. Permite marcar habitaciones, entre fechas, como inactivas.

     

    - Ver clientes reserva. Muestra los clientes de la reserva

     

    - Histórico reserva. Permite localizar reservas por distintos criterios.

     

    - Buscar por localizador. Permite buscar reservas por número de localizador del hotel o de las agencias.

     

    - Reservas anuladas. Informe de reservas anuladas

    Haciendo clic en los siguientes botones, cambiaremos la situación de la reserva, sin tener que entrar en ella.

     

    - Cobrada/No Cobrada.

    - Ocupada/No Ocupada.

    - Facturada/No Facturada.

     

    Cada vez que grabemos una reserva como OCUPADA, IdemHotel asignará un Número de Entrada a la reserva, el cual se imprimirá en la Ficha del viajero y sirve de nº de hoja de registro para el Libro registro del Parte de Viajero..

     

    - Nueva o modificación de reserva. Para NUEVA tan solo hacer clic en este botón o tecla F2. Para modificar, haremos clic sobre la reserva deseada y luego clic en el botón o tecla F2.

     

    - Facturas. Desde aquí podemos BUSCAR o crear una NUEVA factura.

     

    - Borrar reservas. (Ver apartado 2.1.7.- Borrar reservas)

     

    - Grupos. Cuando se trate de un grupo, nos mostrará este símbolo en la parte superior. Si queremos saber las habitaciones que pertenecen a ese grupo y/o cambiar el nombre del grupo, haremos clic sobre este botón.

     

     

    2.1.1.- Lista de Espera

     

    La lista de espera puede ser útil para diversas funciones : Algunos ejemplos.

     

    1) Para registrar las peticiones de las reservas que no ha sido posible realizar por no haber disponibilidad en ese momento.

    2) Reservas que no tenemos claras o sin adelanto.

     

    De esta forma, en el caso de producirse alguna anulación de alguna reserva, podremos acceder a la lista de espera y decidir a quien asignamos la reserva.

    Para ello con solo hacer clic en el botón Pasar de Espera a Reserva, lo hará de forma automática, borrando así mismo de la lista de espera el traspasado.

     

    Haciendo «clic» en el botón ( LISTA DE ESPERA ) accedemos a una lista de espera de reservas desde la cual podemos crear nuevos registros, borrarlos, imprimirlos y, ordenar la lista de espera (Fecha, inicio reserva…).

     

     

    Para crear un nuevo registro en la lista de espera de reservas haremos «clic» en el botón NUEVO . Buscaremos o crearemos el cliente a reservar, después introduciremos el número de habitaciones previstas para reservar, la fecha de inicio de la reserva y los días de la reserva.

    En el campo Observaciones indicaremos la información adicional que interese, por ejemplo los datos del cliente, forma de pago, el tipo de habitación,…

    Por último hay que hacer «clic» en el botón GRABAR para que quede guardado en IdemHotel.

    Si seleccionamos con un «clic» un registro de la lista de espera luego podremos pasar de uno en uno con los botones o pulsando las "flechas" arriba / abajo del teclado.

     

    Pasar de Lista de Espera a Reserva. Tan solo es necesario hacer clic sobre el botón Pasar de Espera a Reserva, IdemHotel nos creará un nuevo registro de reserva con los datos de la lista de espera seleccionada y borrará el seleccionado de la lista de espera.

    Para borrar un registro de la lista de espera hay tres formas :

    1.- Hacer «clic» sobre el registro que nos interesa y luego «clic» en el botón BORRAR .

    2.- Hacer «clic» en el botón BORRAR PERIODO y seleccionar las fechas Desde Hasta de inicio reserva que corresponda a los registros que queremos eliminar.

    3.- En el caso que hayan registros con fecha de inicio anterior a una semana, al entrar a la Lista de Espera, IdemHotel nos da la opción de borrar todos esos registros.

     

     

    2.1.2.- Registro de reservas .

     

    Este mantenimiento nos permite visualizar el informe que IdemHotel va generando, de forma automática, cada vez que demos de alta, modifiquemos o eliminemos una reserva.

     

    Este informe incluye la siguiente información :

     

    - Fecha y hora de cada reserva eliminada.

    - Nombre del usuario que la ha eliminado.

    - El nombre del cliente/es de la reserva.

    - Grupo al que pertenece, si procede.

    - Agencia asignada a la reserva, si procede.

    - Fecha de entrada y salida de la reserva eliminada.

     

    Cuando el informe llegue aproximadamente a las 200 páginas IdemHotel nos avisará de esta situación y nos da la opción de Guardar el informe fuera de IdemHotel.

    En el caso de que guardemos el informe, IdemHotel inicializará en blanco dicho informe y además guardará de forma automática en TEXTOS una copia de dicho informe.

     

    Del mismo modo, con el botón ( GUARDAR ) podremos guardar dicho informe en un fichero fuera de IdemHotel siempre que queramos, indicando donde lo queremos guardar.

    2.1.3.- Crear una nueva Reserva.

     

    Para realizar una Reserva hay que hacer «clic» en el día de inicio de la nueva Reserva, en el mapa de Reservas y luego hacer «clic» en el botón ( NUEVA RESERVA ) o pulsar la tecla F2 del teclado.

     

    Visualizaremos una nueva Reserva, donde habrá que introducir todos los datos que se pide, tales como:

     

    - Nombre del Cliente. Para poder registrar todos los clientes que ocupan las habitaciones podremos asignar a cada reserva todos los clientes que queramos. Para asignar los clientes :

     

    1.- Haremos «clic» en el botón F5 para poder los clientes.

    2.- Desde la ventana para asignar los clientes tenemos varias opciones para seleccionar los clientes

    2.a.- Visualizar TODOS los clientes F2- SELECCIONAR .

    2.b.- Crear un cliente nuevo haciendo «clic» en el botón , crear el cliente de la forma explicada en el Apartado 1.2.- Clientes.

    2.c.- Introducir los primeros dígitos en el campo Nombre y al hacer «clic» en el botón IdemHotel localizará los clientes según hayamos marcado la opción empieza por… o …contiene… . También podemos buscar el por su número de DNI.

     

    3.- Una vez seleccionado el cliente haremos «clic» en el botón F2- AÑADIR .

    Si es un cliente moroso, IdemHotel nos avisa de esta circunstancia.

    4.- Repetiremos el mismo proceso para todos los clientes que queramos asignar a la reserva.

    Una vez hayamos introducido el nombre del Cliente o Clientes en la ficha de la Reserva, podemos ver sus datos en el recuadro Datos del Cliente

    Haciendo «clic» en el botón ( BUSCAR RESERVAS ) podremos buscar todas las reservas del cliente o grupo seleccionado entre las fechas que indiquemos.

     

    - Día de Entrada.

    IdemHotel muestra el día que se ha marcado como inicial en el mapa de Reservas.

    - Día de Salida.

    Al entrar IdemHotel muestra la fecha del día siguiente a la del día de entrada.

    El día de salida puede seleccionarse como día de entrada para una nueva reserva, por ejemplo en el caso que un cliente abandone la habitación un día por la mañana y esa misma habitación la ocupe otro cliente ese mismo día por la tarde.

     

    - Número de personas que ocuparán la habitación.

    - Número de niños que ocuparán la habitación.

    - Número de cunas que tendrá la habitación.

     

    Si tiene seleccionado Impuesto Estancia (En preferencias empresa) también verá dos casillas más. Una para el número de viajeros sujetos al impuesto y otra para los exentos al impuesto. En el caso de que tenga alguno exento le aparecerá una impresora al lado para poder imprimir la declaración por parte del responsable (en el idioma elegido). Al facturar le imprimirá de forma automática el impuesto en la factura.

     

    - Early check IN. Lo utilizaremos para bloquear esa misma habitación la noche antes de la llegada del viajero, no estando previsto facturarla, al menos de forma automática. Por ejemplo, para aquellas reservas que el viajero llegue antes de la hora normal

     

    - Late check OUT. Lo utilizaremos para bloquear esa misma habitación el día posterior de la salida del viajero, pero no estando previsto facturarla, al menos de forma automática. Por ejemplo, para aquellas reservas que el viajero salga más tarde de la hora normal.

     

     

    - Uso de Habitación. Nos permite indicar el uso que se hace de la habitación.

    Ej. Habitación doble, para dos personas seria uso NORMAL.

    Ej. Habitación doble, para una persona seria uso INDIVIDUAL.

     

    - Régimen alimenticio. Asignaremos el Régimen alimenticio correspondiente a la reserva, por ejemplo si es media o pensión completa. Para ello lo seleccionaremos de la lista. Para anular haremos «clic» en el botón ( ANULAR )

    Si no tenemos creado el régimen alimenticio o queremos modificar alguno, haremos «clic» en el botón y accederemos al fichero de Régimen alimenticio.

     

    Si tenemos seleccionada una tarifa, tanto la asignación del Uso de Habitación como del Régimen Alimenticio, afectará al precio que IdemHotel asignará a esta reserva. (Ver apartado 1.5.- Precio Habitaciones).

     

    - Precio de la Habitación.

     

    Según Tarifa.- Si se quiere cobrar al Cliente la Habitación según las tarifas creadas en la Tarifa habitación, deberá de marcar la opción Precio según Tarifa.

    IdemHotel asignará el Precio o Precios que tenemos creados para dicha Tarifa.(Ver apartado 1.5.- Precios Habitaciones), según el Uso de la Habitación, Régimen Alimenticio y Fecha de la Reserva..

    Al seleccionar el cliente, seleccionará automáticamente la tarifa asignada en la ficha. Así mismo, si seleccionamos Agencia, IdemHotel asignará automáticamente la tarifa indicada en la ficha de la agencia.

     

    Manualmente.-IdemHotel nos permite asignar los precios que queramos. Para ello deberá estar de-seleccionada la opción Precio según Tarifa.

     

    - Agencia.

    Si el cliente viene por agencia podremos asignarla pinchando en el campo en blanco correspondiente a agencia, desplegándose una lista en la cual haremos «clic» en la agencia que nos interesa.

    Podremos ver los teléfonos y otros haciendo «clic» en el botón .

     

    - Forma de Pago.

    Hay dos campo para indicar la forma de pago :

    1º- El situado junto a la tarifa de la habitación indica la forma de pago de la estancia. Al asignar el cliente a la reserva, IdemHotel seleccionará la forma de pago que tiene asignada el cliente en su ficha.

    2º- El situado debajo de Importe a cuenta indica la forma de pago de dicho importe que dio el cliente a cuenta.

     

    - Justificante de depósito.

    Este Botón nos permite imprimir/email un justificante de los objetos entregados por el cliente en depósito al hotel.

     

    - Justificante de reserva.

    Este Botón nos permite imprimir/email un justificante de la reserva al cliente. (posibilidad de incluir firma)

     

    - Entrega a Cuenta.

    En este campo indicaremos el importe entregado a cuenta y la fecha en que se produjo, así como, la Forma de pago en que se ha efectuado el importe a cuenta.

    Solo en el caso que tengamos indicado entrega a cuenta visualizaremos el siguiente botón y con los cuales podremos imprimir o enviar por e_mail respectivamente, un recibo por el importe entregado por la reserva e indicando el nombre y NIF del cliente asignado a la reserva, importe y las características de la reserva (tipo y uso de habitación, número de ocupantes, fecha de entrada y salida de la habitación) El texto es modificable por el usuario. (posibilidad de incluir firma)

     

    - Registrado. Al marcar esta opción significa que el cliente ha ocupado la habitación de la reserva.

     

    - Cobrada. Al marcar esta opción la reserva se considera cobrada.

    - Observación de la Reserva. Área para escribir cualquier observación de la Reserva. Si queremos grabar las observaciones sin salir, haremos «clic» en el botón .

     

    - Buscar por localizador. Permite buscar reservas por número de localizador del hotel o de las agencias.

    En la parte de LOCALIZADOR, podemos guardar todas los localizadores que se refieran a esta reserva.

     

    IdemHotel permite utilizar dos tipos de localizadores:

     

    1) Los propios del hotel (Interno). Cuando queremos controlar con un solo código la reserva.

     

    El código Interno del localizador se compone de 3 partes :

     

    Tres primeros dígitos : Prefijo que hayamos indicado para la empresa. (Ej.: HFC) IdemHotel asigna por defecto las tres primeras letras del nombre del Hotel.

    Cuatro siguientes dígitos : Los dos primeros corresponden al mes y los dos siguientes al año en que se genera el localizador. (Ej.: 0104 = seria mes ENERO año 2004)

    Siguientes hasta Ocho dígitos, el número de orden. (Ej..: 112)

     

    En este ejemplo el localizador seria : HFC0104112

     

    2) Los asignados por Agencias (Externo). Cuando las agencias nos dan sus códigos de localizador.

     

    En ambos casos, podemos buscar las reservas por os localizadores y se imprimirán en las facturas.

     

     

    Una vez se haya introducido todos los datos de la reserva, hay que pulsar el botón GRABAR .

    IdemHotel nos mostrará todos los clientes que hayamos seleccionado a la habitación para que seleccionemos uno. Luego haremos «clic» en el botón F2- SELECCIONAR , grabando IdemHotel el cliente seleccionado como cliente principal de la reserva.

    Si el cliente que grabamos es Moroso (Ver apartado 1.2.- Clientes) veremos en la ficha de la reserva una "etiqueta" recordando esta circunstancia.

    IdemHotel nos da la opción de imprimir la ficha de entrada de todos los clientes asignados a la reserva o solo la del cliente que seleccionemos.

     

    Desde la versión 2010, hay una nueva pestaña Documentos. En esta pestaña podemos guardar cualquier documento para poder posteriormente tanto recuperarlo, enviarlo por email, ...

     

    Solo en el caso que la reserva sea NUEVA, una vez hecha la reserva, en vez de pulsar el botón GRABAR , haremos «clic» en el botón Grabar grupos visualizando una ventana para seleccionar las habitaciones libres y reservarlas con los mismos datos que la reserva original. Luego podemos seleccionar las reservas que nos interese y modificar los datos que haga falta. Así podemos reservar a todo un grupo de gente que venga junta desde una sola reserva.

     

    - OCR- Reconocedor de documentos. Si ha contratado el módulo OCR, tan solo tendrá que hacer clic sobre el botón y seguir las instrucciones. De esta forma le creará la ficha del cliente y lo asignará a la reserva.

    En la ficha del cliente le guardará la fotografía y firma (si la tiene el documento identificativo), y copia del propio documento.

    Este módulo le permite reconocer documentos identificativos como D.N.I., Permiso de conducir, Permiso de residencia, ... de más de 100 países.

    En el caso de que detecte que el documento escaneado tiene dos caras le pedirá dar la vuelta al documento para reconocerlo.

     

     

    Cuando de la vuelta al documento haga clic sobre la imagen o presione la tecla retorno.

     

    Desde la versión 2017, se añade un nuevo icono de escaneo :

    Este nos permite 2 opciones:

     

    - Si estamos en una reserva de un grupo y solo hay un cliente en la reserva, al hacer clic sobre él, nos preguntará si queremos sustituir el cliente actual de la reserva por el que va a escanear.

    De esta forma nos evitamos tener que borrar luego el que se puso en el grupo solo para reserva.

     

    - En cualquier otro caso, este botón servirá para actualizar la ficha del viajero seleccionado al escanear. Con esto, evitamos ir a la ficha del viajero (del que solo tendremos algún dato) y actualizarla de forma automática.

     

     

    Una vez terminado el escaneo, realizará el proceso de OCR y nos mostrará los datos obtenidos.

     

    Ya solo nos resta confirmar que todos los datos son correctos. Si algún dato no fuese correcto podríamos modificarlo desde aquí.

    En el caso de que IdemHotel compruebe que ya existe el cliente, nos mostrará en rojo los datos que no coinciden (si fuese el caso) con lo que tenemos en la ficha.

    La utilidad sirve para capitalizar todos los campos de la ficha.

     

    2.1.4.- Buscar una Reserva.

     

    Para buscar una Reserva archivada tenemos dos formas diferentes:

     

    1.-Seleccionaremos, si se conoce, el Tipo de Habitación de dicha Reserva, y después buscar en el mapa , mediante los botones .

     

    Según esté seleccionada la opción F7-mes, F6-quincena o F5-semana, el mapa de Reservas nos mostrará las reservas del periodo.

    También podemos indicar una fecha que queremos visualizar.

     

    Una vez se haya encontrada dicha Reserva, haciendo «clic» sobre ella, aparecerá en la parte inferior de la pantalla, el nombre del Cliente que ha realizado la Reserva, la fecha de salida prevista, el precio por noche,... .

     

    Si lo que se quiere es más información acerca de la misma, haciendo «doble clic» sobre ella, aparecerá la ficha de la Reserva con todos sus datos archivados.

     

    2.- Otra forma para buscar reservas es haciendo «clic» en el botón . Podremos localizar las reservas de un cliente o las reservas que pertenezcan a un GRUPO.

     

    Para buscar las reservas deberemos indicar :

    - Nombre del cliente de las reservas que buscamos, solo en el caso que busquemos las reservas de un cliente.

     

    - Nombre del grupo. Marcaremos la opción Grupo e introduciremos el nombre del grupo de las reservas que buscamos, solo en el caso que busquemos las reservas de un grupo.

     

    - Fechas en las que queremos que quede comprendida la búsqueda. (Junto a los campos donde ponemos las fechas hay unos botones que nos facilitarán la tarea, pasando de una fecha a otra o poniendo la fecha actual, sin tener que modificar nosotros la misma).

     

    - Reservada, Ocupada o ambas. Opciones para que localice las reservas que han sido ocupadas, las que están todavía sin ocupar o ambas respectivamente.

     

    Cuando tengamos indicados estos criterios haremos «clic» en el botón F5- BUSCAR y IdemHotel localizará todas aquellas reservas que cumplan los criterios de la búsqueda.

     

    Visualizaremos en la pantalla las reservas localizadas con su fecha de entrada y de salida y, si está ocupada o no. Si hacemos un «clic» sobre una reserva visualizaremos los datos de la misma, como precio, días de la reserva, y datos del cliente.

     

     

    Solo en el caso de buscar las reservas desde el calendario de reservas podemos seleccionar la reserva para modificar, facturarla, etc..., haciendo «clic» en el botón

     

    2.1.5.- Modificar datos de una Reserva.

     

    Para poder modificar alguna Reserva, primero habrá que buscar, como ya se ha explicado en el apartado anterior y después, haciendo «doble clic» sobre ella, aparecerán todos los datos de la misma, para poder ser modificados.

     

    Cuando se haya realizado los cambios oportunos, hay que pulsar el botón GRABAR para que estos queden almacenados en IdemHotel.

     

    La reserva no podremos modificar cuando la reserva esté facturada.

     

    2.1.6.- Cambio Habitación de la reserva.

     

    -Cambio de la reserva de la habitación actual a otra libre. Haciendo «clic» en el botón nos mostrará aquellas habitaciones libres a las que podemos cambiar la reserva actual seleccionada.

     

    -Intercambio de la reserva de la habitación actual a otra existente. Haciendo «clic» en el botón nos mostrará aquellas habitaciones reservadas a las que podemos cambiar la reserva actual seleccionada.

     

    NOTA :La reservas facturadas no podremos cambiarlas.

     

     

    2.1.7.- Modificar reservas de un grupo.

     

    Para modificar los datos de la reserva o incluso añadir habitaciones a una reserva, después de modificar los datos en una de las reservas del grupo, haremos clic en el botón modificar grupo.

     

    También podemos modificar los datos de una reserva que pertenece a un grupo de la siguiente forma :

     

  • Modificar una a una las reservas. Seleccionaremos la reserva con doble clic y cuando hayamos realizado los cambios oportunos, hay que pulsar el botón GRABAR para que estos queden almacenados en IdemHotel.

     

    Modificar todas las reservas de un grupo. En este caso solo podremos modificar algunos datos de la reserva :

  •  

    Registrada. IdemHotel nos da la opción de registrar

    - TODAS las habitaciones del grupo a la vez.

    - SOLO la habitación de la reserva seleccionada.

     

    Cobrada. IdemHotel nos da la opción de marcar como cobradas

    - TODAS las reservas del grupo.

    - SOLO la reserva seleccionada.

     

    Entrega a cuenta. Una vez indicado el Importe, Fecha de entrega y Forma de pago

    de la entrega a cuenta, al hacer clic en el botón IdemHotel nos da la opción de

    grabar la entrega a cuenta

    - SOLO en la reserva seleccionada.

    - En TODAS las reservas que pertenecen al grupo.

     

     

    2.1.8.- Borrar una Reserva.

     

    Para poder eliminar una Reserva de la Base de Datos, hay dos formas:

     

    1º.- Seleccionarla la reserva primero, haciendo «doble clic» sobre ella y después pulsar el botón BORRAR de la ficha de la reserva.

     

    2º.- Seleccionar con un «clic» la reserva y pulsar el botón ( BORRAR ) de la pantalla del calendario de reservas.

     

    En ambos casos, IdemHotel pide confirmación, para asegurarse de que no ha sido una equivocación del usuario, borrando la reserva y las facturas y servicios que tenga creada la reserva.

     

    En caso que la reserva tenga facturas que agrupen a varias reservas de habitaciones, IdemHotel borrará todas las reservas de dicha factura después de avisar de esta situación y pedir la confirmación.

     

    Si la reserva que borramos pertenece a un GRUPO, procederemos de la misma forma explicada para borrar reservas pero, además, IdemHotel nos da la opción de borrar

     

    - SOLO la reserva seleccionada, con el botón BORRAR RESERVA .

    - TODAS las reservas que pertenecen al grupo de la reserva seleccionada, con el botón BORRAR GRUPO .

     

     

    2.1.9.- Habitaciones Inactivas.

     

    Si hay habitaciones que no van a estar disponibles al público por reparaciones, reformas o cualquier otro motivo, IdemHotel nos da la opción de marcar dichas habitaciones como Inactivas, para que la habitación no se pueda reservar a ningún cliente durante el periodo de tiempo que no van a estar disponibles.

     

    Si por ejemplo vamos a reformar dos habitaciones (103 y 104) y está previsto que dure una semana (del 13/12 al 18/12), haremos lo siguiente para que las habitaciones no se puedan reservar en este periodo :

     

    1.- Seleccionaremos la habitación (103) que no va estar disponible, haciendo «clic» sobre la rejilla en la habitación 103 y día 13/12/2002 del calendario de reservas y, luego en el botón ( SELECCIONAR RESERVA ) o pulsar la tecla F2 del teclado.

     

    2.- Indicaremos la fecha Entrada (13/12/2002) y la fecha Salida (19/12/2002) y podremos poner en observación el motivo de la inactividad.

     

    3.- Haremos «clic» en el botón ( INACTIVA ).

     

    Desde el 13/12/2002 hasta el 18/12/2002 no podremos reservar la habitación 103, ya que la fecha de salida no la marcará como inactiva por lo que el día 19/12/2002 si que podríamos reservar la habitación.

     

    Repetiremos el mismo proceso para cuantas habitaciones queramos marcar como inactivas por no estar disponibles.

     

    Una vez marcada la habitación como inactiva la visualizaremos con la imagen reservada a inactiva en el calendario de reservas .

    Si seleccionamos una habitación inactiva con el botón ( SELECCIONAR RESERVA ) podremos modificar los datos de la misma.

     

     

    Después de introducir los cambios haremos «clic» en el botón F2- GRABAR como siempre para que IdemHotel guarde los cambios.

     

    Si queremos (Caso A) modificar el periodo en el que no está disponible la habitación porque por ejemplo se retrasa las obras de la reforma o (Caso B) anular la inactividad de la habitación porque por ejemplo no se producen dichas reformas o nos equivocamos de habitación, haremos lo siguiente :

     

    Caso A.- «Clic» en la habitación inactiva y botón , modificar las fechas de Entrada y Salida del periodo en que realmente no va a estar disponible la habitación y luego, como siempre, «clic» en el botón F2- GRABAR .

    Caso B.- «Clic» en la habitación inactiva y botón , luego «clic» en el botón BORRAR. En este caso desaparece la marca (Habitación Inactiva) y podremos seleccionarla para reservas.

    2.2.- SERVICIOS.

     

    IdemHotel también permite archivar los Servicios que proporcione el Hotel y que haya hecho uso el Cliente durante su estancia en él.

     

    Para ello tenemos dos opciones:

     

    1) Desde Menú General/Rejilla de reservas.

     

    Esta opción se plantea para la introducción masiva de servicios, de las distintas reservas que tengamos.

     

    Para ello podemos bien desde el menú general hacer clic en el botón : "Introducción de servicios".

    O bien, en la rejilla de reservas hacer clic en el botón

     

    Desde aquí podremos introducir los servicios prestados en las habitaciones que deseemos

     

    El funcionamiento es igual al explicado en la opción 2) con la única diferencia importante que por seguridad IdemHotel, solo ,mostrará las habitaciones que en la fecha seleccionada tienen reservas. De esta forma nos ayudará a no cometer errores.

     

    2) Desde dentro de la propia reserva.

     

    La diferencia con el anterior método, es que solo podemos introducir los servicios prestados en la reserva de la habitación en que nos encontremos

    Una vez seleccionada la Reserva, pulsaremos el botón SERVICIOS aparecerá un listado con todos los Servicios de los que haya hecho uso el Cliente en cuestión.

    NOTA : Podremos crear en SERVICIOS el precio de la habitación y así poder facturar la habitación como un servicio más.

     

     

    2.2.1.- Crear un nuevo Servicio.

     

    Para dar de alta un Servicio en una determinada Reserva y para un Cliente en concreto, hay que pulsar el botón NUEVO , desde el mantenimiento de las Reservas.

    Una vez en la ficha de Servicios hay que introducir los datos :

     

    - Seleccionar un Servicio. Indicaremos en este campo que tipo de servicio vamos a asignar a la reserva.

    Para seleccionar el servicio hay que hacer «clic» en la lupa o bien teclear los primeros dígitos del nombre del servicio, desplegando una lista con todos los servicios, en caso que haya más de uno y, hacer «clic» sobre el servicio que queramos seleccionar.

    En el caso de crear un nuevo servicio en la reserva, no localizará los servicios que estén marcados como inactivos.

    Los Servicios tendrán que estar creados desde el mantenimiento de Servicios situado en el menú Ficheros, o bien entrando desde esta misma ficha haciendo «clic» en el botón .

    - Tarifa servicios. Asignar la tarifa que vamos a utilizar para indicar el precio del servicio.

    Solo en el caso que tengamos asignada Tarifa servicios en la ficha del cliente o Agencia seleccionados en la reserva, se activarán los siguientes botones , y haciendo «clic» sobre ellos asignará la tarifa servicios asignada al cliente o agencia según que botón pulsemos.

    - Fecha. Deberá estar comprendida entre la fecha de entrada y salida de la reserva.

    - Cantidad. Indicar la cantidad del servicio que se presta.

    - Coste. Indicar que coste tiene dicho servicio para el Hotel.

    - Importe a facturar. Precio cobramos al cliente por la prestación del servicio.

    - Concepto. Indicar la descripción del servicio que presta el Hotel.

    - Impuesto IVA. Al seleccionar el servicio IdemHotel indicará automáticamente el porcentaje de IVA que tiene asignado el servicio correspondiente en el fichero SERVICIOS.

    De todas formas podremos modificar el IVA indicando manualmente el que corresponda.

    - Opción Repetir Texto. Si marcamos esta opción, el texto que escribamos en el último servicio grabado, no desaparecerá de la pantalla cuando vayamos a crear un nuevo servicio, pudiendo modificarlo si nos interesa.

    Cuando ya se haya tecleado todos los datos, hay que pulsar el botón GRABAR , para que los datos queden almacenados en IdemHotel.

     

     

    2.2.2.- Modificar un servicio.

     

    Para poder modificar un servicio dado de alta previamente, primero habrá que buscar, seleccionándolo del listado con todos los Servicios de los que haya hecho uso el Cliente asignado a la reserva, y haciendo «doble clic» sobre el servicio, aparecerán todos los datos del mismo, para poder ser modificados.

     

    Podremos modificar todos los campos mencionados en el apartado de crear un nuevo servicio, excepto cuando el Servicio se ha utilizado en la facturación, en cuyo caso solo podremos modificar el coste y el concepto.

     

    Cuando se haya realizado los cambios oportunos, hay que pulsar el botón GRABAR para que estos queden almacenados en IdemHotel.

     

     

    2.2.3.- Borrar un Servicio.

     

    Hay dos formas de borrar un Servicio de una Reserva:

    - Directamente desde el listado donde se muestra todos los Servicios dados de alta para esa Reserva, pulsando el botón BORRAR .

    - Haciendo «doble clic» en el Servicio que se quiera borrar, dentro del listado, aparece la ficha con los datos del mismo y pulsando el botón ( BORRAR ), se conseguirá eliminar de la Base de Datos.

     

    En ambos casos, IdemHotel pide confirmación antes de proceder al borrado del mismo. Por otro lado, si el Servicio se ha utilizado en la facturación, IdemHotel no permitirá su borrado, si antes no se borra la Factura que tiene asignado el servicio o quitar el servicio de la factura con los botones de QUITAR DE LA FACTURA , que se explica en el apartado de Facturas.

     

    Seleccionando la Factura con «doble clic» y pulsando el botón BORRAR , desaparecerá de la Base de Datos. En ambos casos, IdemHotel pedirá confirmación antes de proceder a su borrado.

     

    2.3.- FACTURAS.

     

    IdemHOTEL(desde v. 2018 ). Al acceder a facturas de una reserva que no tiene creada ninguna factura, ésta es creada automáticamente, solo tendremos que a ñ adir aquellos servicios que no estén ya incluidos y seleccionar a quien la facturamos: Cliente, Cliente/Empresa y/o Agencia.

     

    Podremos acceder a la facturación desde :

     

    Desde la Rejilla :

    1) Haciendo clic con el botón derecho en la reserva que queremos facturar y seleccionando la opción "Facturar habitación"

    2) Haciendo clic en el botón que se encuentra en la zona inferior de botones, podrá buscar o hacer nuevas facturas de cualquier habitación.

     

    3) Haciendo clic con el botón derecho en la reserva que queremos facturar y seleccionando la opción "Nueva factura agrupada" (desde v. 2019 )

     

    Desde la Reserva :

    Haciendo clic en el botón que se encuentra en la zona inferior.

     

     

    En cualquier caso, si ya existiese alguna factura creada, nos mostraría un listado con las mismas. Pudiendo acceder a ellas para visualización o rectificación.

     

    En el caso de la opción "Nueva factura agrupada", no mostrará una ventana nueva con una lista donde podremos arrastrar todas las reservas que queramos agrupar en la factura. En el caso de Grupos, cuando arrastremos la primera reserva del grupo, nos preguntará si queremos agrupar todo el grupo. En caso afirmativo nos incorporará el grupo completo.

     

     

     

    2.3.1.- Crear una nueva Factura.

     

    Conforme indicado en el apartado anterior, si no hay factura creada, la creará de forma automática:

     

     

    Si preferimos crear manualmente una factura agrupada, haremos clic en

    'Más opciones' y desde aquí podremos hacerlo.

     

    Vamos a ver todas las particularidades de esta última pantalla.

     

    Aquí podremos ver los criterios de búsqueda empleados para seleccionar las habitaciones/reservas a facturar.

    Haciendo clic en la lupa o en la pantalla (azul) , nos mostrará la ventana de búsqueda para poder modificar la misma.

     

    Desde aquí seleccionaremos el destinatario de la factura. Podrá ser a un Cliente, Cliente/empresa o Agencia..

     

    Según el que tengamos seleccionado (Cliente, Cliente/empresa o Agencia), con el botón podremos entrar en el mantenimiento correspondiente, para altas, bajas o modificaciones.

     

    Si tenemos alguno seleccionado:

    1) Con el botón podremos acceder a su ficha directamente para modificarlo.

    2) Con el botón podremos asignarlo para facturar.

     

    IdemHotel, nos permite facturar a cualquier Cliente, Cliente/empresa o Agencia. Para ello indicaremos el nombre o parte de él a facturar y haremos clic en la lupa de la derecha del nombre . Una vez localizado confirmamos y lo seleccionaremos para facturar.

     

    En número de factura nos mostrará "Nuevo" hasta que grabemos la factura. Desde aquí podremos cambiar la fecha y el descuento.

     

    Nos mostrará un primer listado con todas las reservas localizadas, según el criterio seleccionado. Indicando en la parte superior el número de reservas seleccionadas del total de la lista.

     

    Opciones en esta lista :

     

    Columna Un clic, Selecciona o De-selecciona la reserva para facturar.

     

    Cualquier otra columna

    Un clic, botón izquierdo - Muestra en la lista inferior los servicios No facturados de la reserva .

    Doble clic, botón izquierdo - Selecciona o De selecciona la reserva para facturar.

    Un clic, botón derecho -Muestra un menú desplegable desde el que podemos hacer los siguientes procesos:

     

    - Seleccionar todo = Selecciona todas las reservas que se muestran en la lista.

    - De-Seleccionar todo = De selecciona todas las reservas que se muestran en la lista.

    - Seleccionar habitaciones de :

    1) Según tengamos seleccionado Cliente/Empresa/Agencia. Haciendo clic sobre el nombre seleccionará todos los del mismo que estén en la lista.

    2) Si corresponde a un grupo, nos mostrará el nombre del grupo. Haciendo clic sobre el nombre seleccionará todos los del mismo que estén en la lista.

    - Quitar de la lista las reservas facturadas = Eliminará de la lista las reservas facturadas .

    - Quitar de la lista las reservas No seleccionadas= Eliminará de la lista las reservas no seleccionadas.

    - Quitar de la lista la habitación = Eliminará de la lista la reservas de la habitación seleccionada.

    - Clientes =Bajo de esta última opción nos mostrará TODOS los clientes de la reserva.

     

     

     

    Haciendo clic en cualquiera de las cabeceras de la lista ordenará la lista por la columna seleccionada (clic botón_derecho=orden ascendente boton_izquierdo descendente )

     

    Otras opciones desde los botones arriba de esta lista

     

     

    - Desde aquí podemos ver la información de la reserva

    - Le permite facturar los servicios de Alojamiento de todas las habitaciones seleccionadas. IMPORTANTE : Solo lo hará en las que no tengan creado el servicio alojamiento. Desde el botón inferior podremos forzar que lo haga.

    - Si hemos eliminado de la lista una reserva o deseamos añadir alguna que no este en la lista haremos clic aquí y la seleccionaremos.

    - Le permite incluir el texto de cortesía o alguna observación a la factura.

     

    IdemHOTEL incorporará, de forma automática, el descuento que tenga a quien facturamos. Aunque podemos cambiarlo.

    Así mismo, tenemos la posibilidad de indicar que el descuento en factura solo afecte al servicio habitación.

     

    Cada reserva mostrará el importe a cuenta , si queremos modificarlo, haremos clic en el disquete.

     

    Como hemos visto antes, al hacer clic (botón izquierdo) en cualquier reserva de la lista nos mostrará los servicios No facturados en la lista inferior.

    Haciendo clic en las fechas que están en la parte inferior izquierda de la lista, o bien en el teclado, tecleando la flecha arriba o abajo, pasaremos de una reserva a otra.

     

    Aquí, al igual que en la lista de reservas podemos hacer :

     

    Columna Un clic, Selecciona o De-selecciona el servicio para facturar.

     

    Cualquier otra columna

    Un clic, botón izquierdo - Muestra en la parte inferior el texto del concepto completo y nos permite utilizar los botones de mantenimiento de la derecha..

    Doble clic, botón izquierdo - Selecciona o De selecciona el servicio para facturar.

    Un clic, botón derecho -Muestra un menú desplegable desde el que podemos hacer los siguientes procesos:

     

    - Seleccionar todo = Selecciona todos los servicios que se muestran en la lista.

    - De-Seleccionar todo = De-selecciona todos los servicios que se muestran en la lista.

    - Facturar servicio habitación = Crea los servicios de alojamiento según la reserva.

    - Modificar un servicio = Entrar en el mantenimiento de servicios para modificarlo..

    - Nuevo servicio = Permite crear un nuevo servicios en la reserva seleccionada..

    - Ver otros servicios facturados = Visualiza otros servicios ya facturados de la reserva.

    - Borrar un servicio = Borra servicio seleccionado..

     

     

    También podemos hacer estas funciones desde los botones situados en la parte lateral derecha de esta lista :

     

     

    - Nuevo servicio

    - Visualizar servicios ya facturados de la reserva.

    - Modificar servicio

    - Facturar servicios alojamiento de la reserva

    - Borrar el servicio.

     

     

    Como hemos visto, podemos dar de alta, modificar o borrar los servicios de las reservas, sin salir de la confección de la factura.

     

    Ahora podemos marcar para la Reserva opciones de :

    - Marcar como cobrada .

    - Marcar como facturada

     

     

    Una vez tenemos la factura preparada con todos los servicios comprobados haremos clic en F2-Grabar y nos mostrará la ventana para confirmar serie y número de factura. Incluso podemos cambiar la fecha de la factura.

     

     

     

    Si hacemos clic directamente en IMPRIMIR o ENVIAR POR EMAIL , sin haber Grabado antes, nos mostrará la misma pantalla de confirmación anterior.

     

     

    - Facturar a un Cliente, Grupo, Empresa o Agencia.

     

    IdemHotel nos permite de una forma muy fácil e intuitiva facturar todas las reservas de un mismo Cliente, Grupo, Empresa o Agencia.

     

    Para ello haremos clic en el botón . Y buscaremos las reservas del periodo que nos interese facturar.

    IMPORTANTE En el caso de que creamos puede haberse ya facturado a alguna de las reservas algún servicio, (ejem. los servicios al cliente y el alojamiento a Empresa o Agencia) deberemos marcar la opción "Ver habitaciones facturadas"

     

    Una vez tengamos la lista de reservas, haremos clic en Cliente, Empresa o Agencia, según a quien queramos facturar.

    Tenemos 2 opciones :

     

    1) Hacer clic en una de las reservas del Cliente, Grupo, Empresa o Agencia y haremos clic en el botón , lo que seleccionar el interesado automáticamente.

    2) Poner el nombre o parte de él en el campo a la izquierda de la lupa y una vez localizado, lo seleccionaremos.

     

    Ahora si hacemos clic con el botón derecho sobre la lista de reservas, seleccionaremos el nombre del Cliente, Grupo, Empresa o Agencia (Ejem. Lucas Fernández, José) en la opción "Seleccionar habitaciones de: "

     

     

    Con esto, automáticamente seleccionará todas las reservas, que estén en la lista, del Cliente, Grupo, Empresa o Agencia seleccionado.

     

    En este mismo menú desplegable, podemos seleccionar la opción "Quitar de la lista las reservas NO seleccionadas", lo que eliminará las no seleccionadas y nos permitirá trabajar de forma más segura.

     

    Haremos clic en el botón para que de forma automática genere los servicios de habitación. Solo los creará en aquellos que tengan tarifa o precios seleccionado y que no hayan sido ya facturados en esta u otra factura.

    Ahora ya solo queda revisar si falte algún servicio por crear, haremos clic en grabar factura y ya tenemos la factura creada.

     

     

    Todas las facturas que realicemos en IdemHotel podremos exportarlas a un fichero para poder importarlas desde IdemCONTA para su contabilización automática (Ver apartado 5.6.- Exportar Facturas a Contabilidad).

     

    2.3.2.- Modificar una Factura.

     

    Para modificar una factura, lo podemos hacer desde 3 sitios:

     

    1) Rejilla reservas

    2) La reserva

    3) Listados de facturas

     

    1) Rejilla reservas

     

    a) Hacer clic en el botón facturas que se encuentra en el recuadro inferior izquierdo de botones de la rejilla.

    Seleccionaremos buscar y seleccionaremos la interesada.

    b) Hacer clic, con el botón derecho, en la reserva de la factura y seleccionaremos la opción Facturación - [Habitación ... y seleccionaremos la interesada.

     

    Una vez tengamos la factura en el listado de pantalla, haremos doble clic en ella y nos mostrará la misma pantalla que al crear, solo que figurará a la izquierda en fondo rojo e indicando <| Modificando ... :

     

     

    Ahora podremos modificar la factura conforme nos interese.

     

    - La fecha de la factura, la entrega a cuenta, la forma de pago, ...

    - Podremos eliminar reservas de habitaciones haciendo clic en la columna , con la diferencia de que aparecerá . Esto nos indicará que al grabar se borrará de esta factura esta reserva.

    Esto es útil por si añadimos otra reserva/habitación que no estuviese facturada, en este caso, si la de-seleccionamos mostrará en la columna en blanco. Mientras que una reserva/habitación ya facturada que de-seleccionemos mostrará

     

    - Así mismo, podremos eliminar o añadir servicios. La columna , seguirá el mismo criterio de antes. Solo que en servicios podremos también crear, modificar o borrar directamente un servicio

     

     

     

    2.3.3.- Borrar una Factura.

     

    Se puede borrar una Factura de dos formas diferentes:

    - Una forma es, directamente desde el listado de Facturas, haciendo «clic» sobre la que se quiera borrar y pulsando el botón BORRAR .

    - Otra forma es, seleccionando la Factura con «doble clic», aparecerá la ficha de dicha Factura y pulsando el botón ( BORRAR ).

     

    En ambos casos, IdemHotel pedirá confirmación antes de proceder a su borrado.

     

    Solo en el caso que el número de la factura borrada tenga como prefijo la serie asignada en Empresa, IdemHotel nos da la opción de poner automáticamente en el contador de facturas el número correspondiente a la factura eliminada.

     

     

    2.3.4.- Imprimir/Enviar por e-mail una Factura.

     

    Para poder imprimir una Factura determinada, lo único que hay que hacer es seleccionarla haciendo «doble clic» sobre ella, y pulsar el botón ( IMPRIMIR ) o ( Enviar por e_mail ).

     

    IdemHotel imprime los datos del hotel como Nombre Social, Nombre Comercial, NIF/CIF, Dirección completa, Tipo de Hotel, Categoría del Hotel, e_mail y Web.

     

    Antes de salir por impresora, IdemHotel nos da la oportunidad de poder visualizarla por pantalla, seleccionando esta opción.

     

    Si tenemos seleccionada en Ficha de Empresa la moneda Euros y la opción Ver en Pesetas, al imprimir la factura visualizaremos el importe de cada línea y el total en Euros y Pesetas.

     

    Además tenemos las siguientes opciones a la hora de imprimir las facturas.

    - Tamaño del papel.

    Por defecto será el tamaño seleccionado en la opción correspondiente en la ficha de Empresa (ver apartado 1.1.- Empresa).

    Para cada factura podemos seleccionar el tamaño del papel para imprimir la factura sin tener que ir a Empresa, pero solo servirá para la factura seleccionada.

     

    - Papel Pre-impreso.

    Podremos imprimir las facturas con papel pre-impreso. Para ello seleccionaremos la opción correspondiente en la ficha de Empresa (ver apartado 1.1.- Empresa).

    Para cada factura podemos seleccionar papel pre-impreso solo si seleccionamos antes el tamaño Pequeño (1/2 A4).

     

    - Imprimir Precios.

    IdemHotel nos da la opción de imprimir las facturas de forma valorada o sin valorar, según esté marcada la opción Imprimir Precios o no.

     

    Además según que factura sea y a quien vaya dirigida tendrá matices diferentes.

    - Imprimir Factura a empresa.

    Al imprimir facturas de clientes que tienen asignada una empresa pondrá solo los datos de la empresa asignada al cliente.

    En el caso que en empresa tengamos seleccionada la opción Tamaño 1/2 A4 solo el nombre del cliente debajo del de la empresa, pero no los datos del cliente.

     

    - Imprimir Facturas Pro-forma.

    Solo en el caso que imprimamos facturas Pro-forma tendremos la posibilidad de que no imprima los datos del Hotel, imprimiendo solo el anagrama.

    También nos da la posibilidad IdemHotel que no imprima el detalle de la factura, es decir que no imprimirá los importes parciales e imprimirá solo el importe total.

     

    3.- TEXTOS / MAILING.

     

    En este mantenimiento podemos crear, modificar y borrar los escritos. Podremos utilizar el tratamiento de textos 4D Write que incluye IdemHotel. No necesitaremos salir del programa para hacer textos y guardarlos en la propia base de datos..

     

    También podremos crear mailing desde aquí, utilizando los mismos textos para distintos destinatarios, sin tener que crear un texto diferente para cada uno.

    &NBSP;

    &NBSP;

    3.1.- CREAR UN NUEVO TEXTO.

     

    Lo primero que habrá que indicar para poder crear un nuevo modelo es el Título.

     

    Después de introducir el Título, introduciremos el texto en cuestión, para lo cual podremos utilizar las herramientas del tratamiento de textos.

     

     

    En el texto que creemos podremos poner el Anagrama de la empresa haciendo «clic» en el botón ( ANAGRAMA ), solo en el caso que hayamos importado la imagen del Anagrama de la empresa en el mantenimiento de Empresa (Ver Apartado 1.1.- Empresa). También podremos imprimir el texto haciendo «clic» en el botón o utilizando el tratamiento de textos.

     

    Una vez terminado el texto hay que hacer «clic» en el botón GRABAR .

     

    Tanto el Título como las fechas de creado y modificado sirven para ser utilizados como criterios de búsqueda, como se explica a continuación.

     

    Por último, el seleccionando un texto que queramos borrar y haciendo «clic» en el botón Borrar, el texto quedará eliminado de la base de datos.

     

    3.2.- BUSCAR UN TEXTO.

     

    Para buscar, en la Base de Datos, un texto que haya sido dada de alta previamente, hay que indicar los criterios por los que quiere que IdemHotel realice la búsqueda. Para seleccionar un criterio, primero haremos «clic» sobre el recuadro de cada apartado para poder visualizarlo y seguidamente hay que indicar lo deseado:

    - Título. Primero marcaremos si queremos que busque el Título por el criterio Empieza por... o ...contiene... e introducir el título o parte de él y pulsar el Tabulador

    - Fecha creado. Marcar el cuadro correspondiente e introducir la fecha en que creamos el texto o textos que nos interesa.

    - Fecha modificado. Marcar el cuadro correspondiente e introducir la fecha en que modificamos el texto o textos que nos interesa.

     

    Al acabar de introducir cualquiera de estos datos, hay que pulsar el botón BUSCAR y aparecerá una pantalla con los textos que cumplan dichos criterios. Si no selecciona ningún criterio de búsqueda visualizará todos los textos dados de alta. Para seleccionar el texto que desee, hay que hacer «doble clic» sobre él.

     

    A partir de entonces, IdemHotel mostrará el texto y se podrá proceder a su consulta o a su modificación, si se desea pulsando por último el botón GRABAR si quiere que se guarden los cambios del texto en la base de datos.

    3.3.- MAILING

     

    El mantenimiento de TEXTOS vamos a poder utilizarlo para la confección de mailing, por lo que un texto podremos imprimirlo con diferentes destinatarios sin necesidad de tener que escribir uno diferente para cada destinatario.

     

    Sobre la pantalla donde introducimos el texto haremos «clic» con el botón de la derecha del ratón, visualizando una lista con las bases de datos de IdemHotel.

    Al poner el ratón sobre la base de datos deseada nos muestra otra lista con los campos que podemos insertar, de los cuales seleccionaremos el que nos interese haciendo «clic» sobre él.

    Por ejemplo, si en el texto necesitamos poner el nombre de los clientes seleccionaremos la base de datos del proceso Clientes y luego haremos «clic» en el campo Nombre y Apellidos de la lista desplegada, visualizando .

     

    Haciendo «clic» en el botón podremos visualizar los nombres de los campos correspondientes a los campos que hemos seleccionado. Seleccionando el campo podemos cambiar los atributos del mismo como tipo de letra, color, … .

     

    Una vez tenemos el texto con todos los campos que queremos integrar, seleccionaremos la opción del menú de herramientas Imprimir con datos… visualizando la siguiente ventana.

     

     

    En esta ventana nos permite seleccionar la base de datos de donde queremos seleccionar los elementos a integrar con el texto.

    En primer lugar seleccionaremos con un «clic» la base de datos de la que queremos seleccionar los elementos.

    Después pulsaremos el botón Buscar… e indicaremos los criterios de búsqueda en una ventana de búsquedas que visualizaremos, pulsando el botón Consulta .

     

    Por ejemplo, si queremos hacer un mailing de felicitación a los clientes que hayan nacido en el mes de octubre.

    - Primero. Introduciremos el texto de felicitación e insertaremos los campos de los elementos que queremos integrar, haciendo «clic» en el lugar que lo queremos insertar con el botón derecho del ratón y luego, «clic» en el campo que nos interese de la lista desplegada.

    Si en el texto necesitamos poner el nombre de los clientes seleccionaremos la base de datos del proceso Clientes y luego haremos «clic» en el campo Nombre y Apellidos de la lista desplegada, visualizando .

     

    - Segundo. Haremos «clic» en Imprimir con datos… del menú de herramientas.

    - Tercero. Haremos «doble clic» sobre Clientes, y pulsaremos el botón Buscar… .

    Indicaremos el criterio de búsqueda Mes_Nacimiento haciendo «clic» sobre él y después desde la columna de comparaciones (Derecha) seleccionaremos con un «clic» la opción Es Igual a, e indicaremos el valor "10" correspondiente al mes de octubre y haremos «clic» en el botón CONSULTA .

     

    - Cuarto. Haremos «clic» en el botón Imprimir… .

     

    Se imprimirán tantos textos como clientes tengamos creados en IdemHotel y que hayan nacido en Octubre, sustituyendo los campos insertados por los datos que están grabados en IdemHotel.

    &NBSP;

    4.- LISTADOS

     

    Haciendo «clic» en el botón LISTADOS desde el Menú General, visualizaremos este otro menú desde el cual podremos hacer listados, de facturas, para poder llevar un control de la facturación del hotel, y otro de Clientes por fechas.

     

    Además, al igual que desde el Menú General y del Menú Ficheros, podremos visualizar la pantalla de presentación del programa, el manual y cambiar de usuario conectado con los botones correspondientes, como se explica en el apartado de Menú General.

    &NBSP;

    4.1.- RELACIÓN DE FACTURAS.

     

    Desde este mantenimiento podremos visualizar e imprimir un listado con las facturas realizadas en IdemHotel..

     

    Haciendo «clic» en el botón RELACIÓN FACTURAS desde el menú de Ficheros entraremos en el mantenimiento visualizando la siguiente pantalla, para poder localizar las facturas que nos interese.

     

    Podremos seleccionar los siguientes criterios, incluso combinándolos:

     

    - Fecha Factura Desde - hasta. Al indicarlas buscará todas la facturas comprendidas entre dichas fechas.

    - Número de factura. Al indicar el número buscará solo la factura con dicho número.

    - Cliente. Seleccionar cliente a quien pertenece la/s factura/s que buscamos. Para buscar el cliente podemos indicar algunos caracteres del nombre y/o DNI y IdemHotel localizará los clientes que coincidan según esté marcada la opción empieza por… o …contiene…

    - Agencia. También podemos buscar facturas que pertenezcan a agencias. Marcaremos la opción Agencias y procederemos igual que en clientes para localizar la agencia.

    - Facturas / Pro-forma. Podremos seleccionar que nos muestre en la relación solo las Facturas, solo las Facturas Pro-forma o ambas, marcando la opción correspondiente.

    En la relación de facturas distinguiremos las Facturas Pro-forma porque llevan una "P" antes del número.

     

    Después hay que hacer «clic» en el botón BUSCAR visualizando todas las facturas que cumplen los criterios indicados. Este listado lo podremos imprimir haciendo «clic» sobre el botón IMPRIMIR .

     

    Si no queremos imprimir todos, haciendo «clic» sobre una factura y a la vez mantener la tecla «MAYÚSCULAS» apretada, quedarán seleccionadas hasta la siguiente factura que hagamos «clic» sobre ella. Si queremos seleccionar de una en una hay que hacer «clic» sobre la factura y mantener apretada a la vez la tecla «CONTROL».

     

    También nos da la posibilidad IdemHotel de imprimir o exportar la relación de facturas con toda la información necesaria para el impuesto del IVA. Para imprimir la relación para el impuesto IVA haremos «clic» en el botón ( IMPRIMIR ).

    Así, por ejemplo, para la liquidación trimestral o anual del IVA seleccionaremos las fechas correspondientes al trimestre a liquidar, imprimiendo toda la información relativa al IVA entre las fechas seleccionadas (Bases IVA, porcentaje, cuota,...)

    También podremos exportar a un fichero fuera de IdemHotel la selección de facturas con información relativa al IVA (IVA de cada factura, Total factura, ...). Para ello haremos «clic» en el botón ( EXPORTAR ).

     

    Desde aquí también podemos seleccionar las facturas haciendo «doble clic» sobre las mismas, y una vez seleccionadas podremos borrar, modificar o imprimirlas, igual que desde reservas (Ver apartado 2.3.-Facturas)

    4.2.- LISTADO CLIENTES POR FECHAS

     

    Con el botón de Listados CLIENTES POR FECHAS podremos imprimir o guardar en un fichero fuera de IdemHotel, una relación de los clientes hospedados en el hotel entre las fechas que nosotros indiquemos, para disponer de forma fácil y rápida dicho listado siempre que lo necesitemos, por ejemplo cuando las autoridades nos requiere la información sobre los clientes hospedados.

     

     

    Indicaremos las fechas en que queremos el listado y haremos «clic» en el botón F8-IMPRIMIR . El listado lo podremos visualizar por pantalla antes de imprimirlo o imprimirlo directamente con las opciones correspondientes.

    Si no marcamos la opción Incluir solo nueva entrada (Policía) incluirá todas las reservas que tengan al menos un día reservado en el intervalo de tiempo seleccionado. En el caso de seleccionar dicha opción solo incluirá las reservas que coincida la fecha de entrada con el intervalo de fechas seleccionado.

    &NBSP;

    4.3.- LISTADO CLIENTES POR DÍAS

     

    Con el botón LISTADO CLIENTES POR DÍAS podremos imprimir una relación de los clientes hospedados en el hotel.

     

    Indicaremos las fechas de los días que queremos el listado de los clientes que ocupan habitación y haremos «clic» en el botón F8-IMPRIMIR . El listado lo podremos visualizar por pantalla antes de imprimirlo o imprimirlo directamente.

     

    El listado contendrá los clientes a los que hemos asignado una reserva / registro en el hotel en los días indicados y ordenado cada día por el número de habitación. Por ejemplo si indicamos fecha desde 17/09 hasta 18/09 visualizará primero todos los clientes que tienen reserva de habitación el 17/09 y debajo todos los clientes que tienen habitación el 18/09, ordenado cada día por el número de habitación.

    &NBSP;

    &NBSP;

    4.4.- LISTADO ESTADÍSTICAS I.N.E.

     

    Con el botón LISTADO Estadísticas I.N.E. nos pedirá la fecha de inicio de la estadística y a partir de esa fecha calculará e imprimirá de forma automática la mayoría de los datos que necesitamos para la estadística del I.N.E.

     

    Módulo envío de estadística del I.N.E. de la encuesta de Ocupación en Alojamientos Turísticos (establecimientos Hoteleros) con fichero XML.

    Establezca sus datos una vez y luego cada mes solo tiene que indicar mes y año, días abierto y personal. Y a partir de entonces con solo hacer clic en grabar le generará el fichero XML que deberá pasar al I.N.E.

     

     

     

    Desde 2017 dos opciones:

     

    1) Establecimientos Hoteleros

    2) Alojamientos Rurales

    &NBSP;

    &NBSP;

    4.5.- LISTADO COMEDOR

     

    Con el botón LISTADO Comedor. nos permitirá saber entre las fechas que indiquemos y los tipos de régimen alimenticio, relación de los clientes por habitación.

    También dispone de listado para cocina y para camareras por fechas.

     

     

    4.6.- LISTADO JEFE SERVICIO

     

    Con el botón LISTADO Jefe Servicio. relación diaria de la situación por habitación, indicando si hay que cambiar sábanas, personas en la habitación, niños y cunas, así como las observaciones del cliente para la Jefe Servicio.

     

     

     

    4.7.- ARQUEO DE CAJA

     

    Esta opción nos permite realizar arqueos de caja, por usuario, entre fechas, formas de pago, ..

    4.8.- PREVISIÓN DE FACTURACIÓN

     

    Nos permite obtener una hoja de cálculo con la información de las facturación prevista entre las fechas seleccionadas, con un solo clic.

     

     

    &NBSP;

    5.- UTILIDADES.

     

    Desde el menú de Utilidades podemos acceder a la pantalla de presentación del programa, al manual y cambiar de usuario conectado de igual forma que en el Menú General.

     

    En este menú de utilidades vemos los siguientes botones : Control de Accesos de los usuarios, Copia de Seguridad tanto del programa como de los datos y otros ficheros, acceso a la Licencia de Uso, Ruta Programa, para poder consultar la localización del programa y datos que estamos utilizando, Comprobar Facturas, Exportación Facturas a Contabilidad.

    A continuación se presenta el funcionamiento de cada uno de las utilidades mencionados anteriormente.

    &NBSP;

    5.1.-COPIA DE SEGURIDAD.

     

    Esta función es muy importante ya que permite copiar toda la información que poseemos en la Gestión para que ante los posibles fallos que pueden hacer perder dicha información, ésta se pueda recuperar. A continuación enumeramos algunos de los casos más frecuentes que pueden provocar pérdidas de información:

    1.- Fallos externos del equipo como cortes de luz.

    2.- Fallos internos del equipo como fallos en la CPU, discos, etc.

    3.- Robos, incendios, etc.

     

    Para que la información se pueda recuperar cuando se produce alguno de los anteriores casos, es aconsejable lo siguiente: en el primer caso copiar la información en cualquier disco; en el segundo caso copiarla en un disco diferente del de trabajo y en el tercer caso copiarla en discos extraibles (CD, discos ópticos,....). Usted debe elegir la combinación apropiada según el nivel de seguridad que quiera.

     

    Solo Cliente - Servidor, al pulsar el botón Copia de Seguridad , situado en el menú de Ficheros veremos la siguiente pantalla en la cual la Gestión mostrará los usuarios conectados.

     

    Pulsando el botón EMPEZAR COPIA SEGURIDAD , IdemHotel nos permitirá dar un tiempo de demora para el comienzo de la copia ya que durante el tiempo que dure ésta, los usuarios no podrán trabajar. IdemHotel avisará de esto a los usuarios conectados.

     

    Para realizar la copia utilizaremos la siguiente ventana en la cual deberá estar seleccionada la opción Datos ( ya que es donde se guarda toda la información que hemos introducido de IdemHotel y, si se pierde la información por cualquier causa, no se podría recuperar). También se podrá hacer copias de seguridad del programa seleccionando el cuadro correspondiente, así como los ficheros, estén o no relacionados con la Gestión, seleccionando el icono correspondiente a ficheros.

    Se puede seleccionar el número de juegos distintos que queramos para guardar la copia, recomendándose un mínimo de tres juegos. La primera copia se hará en el primer juego, la siguiente en el segundo y así sucesivamente hasta completar el número de juegos que se ha seleccionado, A partir de esa copia, la siguiente se empezará a hacer en el primer juego, borrando el juego más antiguo y así sucesivamente.

     

    Si hemos marcado desde la ficha de Empresa la opción Control Copia Seguridad 4D Backup , cada vez que salgamos del programa, si no hemos hecho copia en un periodo de un día, IdemHotel nos pedirá que hagamos la copia de seguridad para que no se nos olvide hacer dicha copia.

     

    - Solicita información para copia de seguridad automática en la NUBE.

    &NBSP;

    5.2.- CONTROL DE ACCESO.

     

    Desde aquí se puede modificar el acceso a los diferentes procesos de cada uno de los Grupos que se tenga dados de alta.

     

    Cuando se entre en esta Aplicación, se observa un área destinada al listado de los diferentes Grupos, otro área donde se encuentra los Usuarios de cada Grupo y el tercer área donde se muestra el listado con todos los accesos que tiene el Usuario de cada uno de esos Grupos.

     

     

    Al seleccionar un Grupo del listado, aparecerá en el recuadro de la derecha de la pantalla todos los Usuarios que pertenecen a ese Grupo y en el recuadro inferior, se muestra el listado con todos los Procesos a los que les estará permitido acceder.

     

    Para modificar algún acceso, hay que seleccionar primero el Grupo y luego el Usuario, dentro de ese Grupo, después se hace «clic» en el botón MODIFICAR . Por último, hay que activar o desactivar los Procesos deseados, haciendo «clic» sobre el nombre del Proceso en cuestión.

     

    Como medida de seguridad, se observa que al seleccionar el grupo IdemHotel para intentar modificarlo, (Grupo que tiene acceso a todos los procesos), IdemHotel muestra un mensaje diciendo que no se puede modificar. Por tanto, es el único Grupo que no se puede modificar y el que tiene acceso a todos los procesos.

    5.3.- LICENCIA.

     

    Este mantenimiento sirve para introducir o actualizar el Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia en los siguientes casos:

    - El caso que tengamos instalada la versión Demo y hayamos adquirido la Licencia de Uso.

    - El caso que actualice la versión del programa.

    - El caso que se contraten nuevos Usuarios.

    Hay que introducir los códigos Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia, que habrá suministrado Idemsoft, S.L., para ese propósito y hacer «clic» en el botón GRABAR .

    &NBSP;

    &NBSP;

    5.4.- RUTA PROGRAMA.

     

    Este botón nos permite tener localizado tanto el programa IdemHotel como los datos del mismo que estamos utilizando.

     

    Al hacer «clic» en el botón RUTA PROGRAMA visualizaremos en la pantalla una ventana en la que se detalla la localización del programa IdemHotel donde pone Programa y de la información que guardamos en la base de datos del programa, donde pone Datos.

    &NBSP;

    &NBSP;

    5.5.- COMPROBAR FACTURAS.

     

    Esta utilidad nos sirve para que de producirse algún fallo de luz, fallo del sistema, … mientras trabajamos en IdemHotel, en el caso de encontrarse con discrepancias entre facturas y servicios facturados. Haciendo «clic» en el botón COMPROBAR FACTURAS , IdemHotel chequeará todas las facturas, corrigiendo automáticamente los fallos que encuentre.

    &NBSP;

    &NBSP;

    5.6.- EXPORTACIÓN FACTURAS A CONTABILIDAD.

     

    Todas las facturas que hagamos en IdemHotel podremos exportarlas a un fichero para luego poder importar el fichero desde IdemCONTA (Ver manual IdemCONTA).

     

    La exportación supondrá:

    1- Se creará o modificará automáticamente en IdemCONTA los clientes con los datos fiscales (nombre, nif, ...) de facturación.

    2.- Creará las cuentas contables tanto de clientes, ventas, ... .

     

    (Esta exportación de las facturas de IdemHotel solo podrá importarse con el programa IdemCONTA para su contabilización automática; para más información acerca de IdemCONTA puede llamar al teléfono 963 455 103 o a través de la Web https://www.idemsoft.com)

     

    Haciendo «clic» en el botón EXPORTACIÓN FACTURAS A CONTABILIDAD podremos localizar las facturas que nos interese exportar. Podremos seleccionar los siguientes criterios, incluso combinándolos:

    - Fecha Factura Desde - hasta. Al indicarlas buscará todas la facturas comprendidas entre dichas fechas.

    - Número de factura. Al indicar el número buscará solo la factura con dicho número.

    - Cliente. Seleccionar cliente a quien pertenece la/s factura/s que buscamos. Para buscar el cliente podemos indicar en parte el nombre y/o DNI y IdemHotel localizará los clientes que coincidan según esté marcada la opción empieza por… o …contiene

    - Agencia. También podemos buscar facturas que pertenezcan a agencias. Marcaremos la opción Agencias y procederemos igual que en clientes para localizar la agencia.

    - Contabilizada / No Contabilizada. Podremos seleccionar que nos muestre en la relación solo las Facturas que SI han sido exportadas, solo las Facturas que NO han sido exportadas o ambas, marcando la opción correspondiente.

     

    Una vez localizadas las facturas deberemos seleccionar las facturas que deseamos exportar. Si queremos seleccionar varias facturas a la vez tenemos dos posibilidades :

    - Hacer «clic» en una factura y luego, manteniendo la tecla "Mayúsculas" pulsada, hacer «clic» sobre otra, quedando seleccionadas todas las facturas entre la primera factura seleccionada y la última.

    - Hacer «clic» sobre una factura y luego, manteniendo la tecla "Control"("Manzanita" en Macintosh) pinchar en las demás facturas que queramos seleccionar, una a una.

     

    Una vez seleccionadas las facturas que vamos a exportar hay que hacer «clic» en el botón EXPORTAR A CONTABILIDAD , e indicar donde queremos guardar la exportación. Las facturas que exportemos luego estarán marcadas con una "E" en la columna de la izquierda de la pantalla de facturas localizadas.

     

    Cuando existan facturas que le falten algún dato necesario para contabilizar en IdemCONTA, IdemHotel avisará de esta circunstancia y cancelará la exportación.

     

    En la pantalla de facturas localizadas visualizaremos los datos que faltan para que se pueda exportar a la contabilidad :

     

    - IdemHotel marcará con una "C" junto a la columna Cliente que no tiene la cuenta contable asignada. Hará lo mismo en la columna Agencia.

     

    - Marcará con una "N" junto a la columna Cliente que no tenga NIF/CIF. Hará lo mismo en la columna Agencia.

    - Indicará si falta indicar población, provincia o país al cliente o agencia en la columna correspondiente (Población Cliente, Población Agencia).

    En la columna de Población Cliente, además marcará con una "E", si es a la empresa asignada al cliente la que le falta estos datos.

    &NBSP;

    &NBSP;

    5.7.- BARRA DE HERRAMIENTAS/DOCK.

     

    Se da la posibilidad tanto en WINDOWS (barra de herramientas) como en MacOs (Dock) de que el usuario defina como lo tiene en el sistema. De esta forma la aplicación se abrirá respetando el espacio, en el caso de que este activo, que ocupe la barra de herramientas (o Dock en MacOs).

    &NBSP;

    &NBSP;

    5.8.- IMPORTACIÓN DATOS DE CLIENTES.

     

    Este mantenimiento, nos permite importar desde un fichero de texto, los datos de clientes. De manera que los incorporará de forma automática a la base de datos de clientes de IdemHotel.

    &NBSP;

    &NBSP;

     

    para facilitar la importación, se ha dejado totalmente libre el formato en que tiene que estar el fichero. El usuario solo tiene que indicar en esta pantalla la información que quiere importar y como está en el fichero. IdemHotel se encarga de todo lo demás.

    6.- HOJA DE CÁLCULO.

    &NBSP;

    6.1.- CREAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO.

     

    Entrando en dicho mantenimiento, lo primero que habrá que indicar para poder crear un nuevo modelo es el Título, indicando el título de la Hoja de Cálculo que vamos a crear.

     

    Después de introducir el título, empezaremos a trabajar con la hoja de cálculo, para lo cual podremos utilizar las herramientas de la misma.

     

     

    Podremos insertar el Anagrama de la empresa haciendo «clic» en el botón INSERTAR ANAGRAMA , solo en el caso que hayamos importado la imagen del Anagrama de la empresa en el mantenimiento de Empresa (Apartado 1.1). También podremos imprimir la hoja de cálculo haciendo «clic» en el botón IMPRIMIR o utilizando el botón IMPRIMIR del menú.

     

    Una vez terminado hay que hacer «clic» en el botón GRABAR para que los datos introducidos en la hoja de cálculo sea dado de alta en la base de datos, asignándole la Fecha creado. En el caso que no fuera nueva sino una seleccionada, al grabar le asignará la gestión la Fecha modificada.

    También podemos guardar la hoja de cálculo en un fichero fuera de la gestión utilizando el botón GUARDAR del menú de la hoja de cálculo. El formato estándar para guardar las hojas de cálculo es ".slk".

    Este fichero luego podremos utilizarlo con otras hojas de cálculo (Excel).

     

    Seleccionando una hoja de cálculo que queramos borrar y haciendo «clic» en el botón BORRAR , la hoja de cálculo quedará eliminada de la gestión.

     

    Tanto el Título como las fechas de creado y modificado sirven para ser utilizados como criterios de búsqueda, como se explica a continuación.

    &NBSP;

    &NBSP;

    6.2.- BUSCAR UNA HOJA DE CÁLCULO.

     

    Para buscar, en la Base de Datos, una hoja de cálculo que haya sido dada de alta previamente, hay que indicar los criterios por los que quiere que la gestión realice la búsqueda. Para seleccionar un criterio, primero haremos «clic» sobre el recuadro de cada apartado para poder visualizarlo y seguidamente hay que indicar lo deseado:

     

    - Título. Primero marcaremos si queremos que busque el Título por el criterio Empieza por... o ...contiene... e introducir el título o parte de él y pulsar el Tabulador

     

    - Fecha creado. Marcar el cuadro correspondiente e introducir la fecha en que creamos la hoja de cálculo que nos interesa.

     

    - Fecha modificado. Marcar el cuadro correspondiente e introducir la fecha en que modificamos la hoja de cálculo que nos interesa.

     

    Al acabar de introducir cualquiera de estos datos, hay que pulsar el botón BUSCAR y aparecerá una pantalla con las hojas de cálculo que cumplan dichos criterios. Si no selecciona ningún criterio de búsqueda visualizará todas las hojas de cálculo dadas de alta. Para seleccionar la hoja de cálculo que desee, hay que hacer «doble clic» sobre ella.

     

    A partir de entonces, la gestión mostrará la hoja de cálculo y se podrá proceder a su consulta o a su modificación, si se desea pulsando por último el botón GRABAR si quiere que se guarden los cambios de la hoja de cálculo en la base de datos.

    &NBSP;

    &NBSP;

    6.3.- IMPORTAR CAMPOS.

     

    Las Hojas de Cálculo vamos a poder integrarlas con los datos de la base de datos de la gestión.

    Podremos importar en una misma hoja de cálculo datos que tengamos en la gestión sin necesidad de tener que introducirlos manualmente, como pueden ser datos de diario contable, direcciones, nombre de clientes y proveedores, etc.

     

    Para incorporar campos a la hoja de cálculo, por ejemplo el "nombre y dirección de los clientes" que tenemos creados en la gestión :

     

    1º.- Haremos «clic» en Base de datos en la barra de herramientas de la hoja y luego en Importar Campos , visualizando una lista con las bases de datos de la gestión.

    2º.- Seleccionaremos la base de datos de la lista desplegable, en este caso "Clientes".

     

    3º.- Para insertar los campos que queremos importar, haremos «clic» para seleccionar la base de datos deseada, en este caso "Clientes" visualizando otra lista con los campos que podemos insertar, de los cuales seleccionaremos el que nos interese haciendo «clic» sobre él. En este caso haremos «clic» sobre "Nombre Clientes".

    Para insertar otro campo haremos «clic» en el botón Nuevo y repetiremos el proceso, para seleccionar en este caso "Dirección Clientes".

    4º.- Después pulsaremos el botón Buscar para localizar los clientes de los cuales queremos importar la información, indicando los criterios de búsqueda y pulsando posteriormente el botón Consulta .

     

    5º.- Por último haremos «clic» sobre el botón Importar .

     

    La gestión importará el nombre y la dirección de los clientes seleccionados que estén creados en la base de datos.

    7.- ENVÍO INFORMACIÓN A D.G.G.CIVIL/D.G.P./MOSSOS/ERTZAINTZA .

     

    Caso D.G.Policía, Guardia Civil y Mossos, Si tenemos puestos los datos de usuario y clave IdemPARTES revisará cada cierto tiempo, el que hayamos definido (por defecto cada 120 minutos) si hay partes por enviar y los enviará automáticamente.

    Si queremos forzar el envío en este momento haremos clic en el botón:

    Este botón estará personalizado para cada caso.

     

    Caso Ertzaintza, podemos enviar el fichero haciendo clic en el botón:

     

     

    Desde este mantenimiento, podremos enviar el informe de partes, con tan solo seleccionar el día y hacer clic en el botón "Enviar"

     

     

    Caso D.G.Policía, Guardia Civil y Mossos: Si tenemos puestos los datos de usuario y clave, con solo hacer clic en el botón "Enviar", IdemPARTES se encarga de todo.

     

    Caso Ertzaintza: Nos pedirá confirmar el lugar donde guardar el histórico de ficheros enviados y de forma automática se conectará a la Web a través del navegador de Internet.

    Una vez nos identifiquemos en la Web de la policía, tendremos que entrar en el mantenimiento de enviar datos, localizar el fichero que hemos guardado desde IdemPARTES y enviarlo.

     

    IMPORTANTE : En ambos casos, la opción "Solo viajeros NO enviados", no deberíamos des-marcarla, salvo solicitud por parte de la policía, ya que de lo contrario se enviarán fichas de viajeros ya enviadas y nos dará un error.

     

     

    8.- INTRODUCCIÓN MASIVA DE SERVICIOS .

     

    Desde este mantenimiento, podremos introducir de forma masiva servicios, sin tener que ir reserva por reserva.

     

     

    Para ello, deberemos :

     

    1) Introducir la fecha del servicio.

     

    IMPORTANTE: al introducir la fecha del servicio, IdemHotel, para ayudarle a no cometer errores, en Habitación solo les mostrará aquellas que están ocupadas en esa fecha.

     

    2) Seleccionar la habitación.

    3) Introducir los datos del servicio.

     

    De esta forma podremos cambiar la fecha del servicio y/o la habitación e introducir todos los servicios desde la misma pantalla.

    9.- IMPUESTO ESTANCIAS .

     

    Desde la versión 2013.0, IdemHOTEL contempla el impuesto de estancias en establecimientos turísticos de Cataluña.

     

    Para ello, primero deberá ir a configuración, en la pantalla principal y entrar en el apartado Facturación.

    Una vez ahí veremos una nueva opción que podemos marcar "Impuesto estancia". Haciendo clic en ella nos dará dos casillas para rellenar con la información que se necesita para cálculo del impuesto. Número máximo de días a cobrar del impuesto y precio a cobrar.

    A partir de ahora, cuando entremos en una reserva, nos mostrará los datos relativos a las viajeros sujetos o exentos de la misma. En esos campos indicaremos lo que corresponda en cada caso.

     

     

    Cuando indiquemos alguna persona exentas, se mostrará una impresora al lado de la cantidad de viajeros exentos. Haciendo clic sobre la impresora nos imprimirá en el lenguaje del hotel (por defecto) y el que elijamos para que se imprima la declaración de la persona responsable de que el/los exentos lo son de acuerdo con la ley que regula el impuesto.

     

    Para imprimir la relación del impuesto entre fechas, podemos ir desde el menú principal a listados y seleccionar "Impuesto - Estancia". Nos pedirá las fechas entre las que queremos el listado y lo imprimirá.

    En el caso de que ya tuviese facturas con este impuesto en un servicio creado con anterioridad, puede cambiar al nuevo servicio desde mantenimiento servicios.

    &NBSP;

    &NBSP;

    VIII.- CALCULADORA.

     

    IdemHotel le incluye una Calculadora con el fin de hacer más cómodo y rápido los cálculos.

     

     

    Se accede a ella, desde el menú pequeño .

     

    Se podrá realizar las operaciones básicas que se necesite, como son: sumas, restas, multiplicaciones, etc...

     

    Además podremos copiar el importe de la calculadora haciendo "clic" sobre dicho importe, para luego poder pegarlo donde nos interese, pulsando "Control + V" si el sistema operativo es Windows y "Manzanita + V" se es Macintosh.

    IX.- MODULO - INVENTARIO - .

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte, pero puede evaluarlo, ya que le permite introducir hasta 10 artículos en modo demostración.

     

    El módulo Inventario, le permitirá tener control tanto de la situación de todo el inmovilizado del hotel como de : su situación física, estado, reparaciones, informes.

    Para ello dentro de cada ficha de artículo que creemos, dispondrán de :

     

    1- Mantenimiento de Informes, donde poder reflejar, por día, los informes que se realicen de cada artículo.

    2- Mantenimiento de Reparaciones, donde poder reflejar, por cada reparación que halla precisado el artículo, el coste de reparación, el proveedor que ha realizado la reparación, así como un informe de la reparación.

    .

    Como todo mantenimiento en IdemHotel, al acceder nos permite buscar o crear un nuevo artículo.

     

    Al buscar, IdemHotel nos mostrará los artículos localizados :

     

    Además de poder, como en el resto de la gestión, utilizar las utilidades de Etiquetas e Informes y del botón nuevo para poder crear un nuevo artículo.

    Disponen de un botón que le permite saber la valoración de los artículos del hotel clasificados por, tipo, situación, ..., para ello deberá hacer clic en "Valoración" .

     

     

     

     

     

     

     

    Al entrar en una ficha de artículo pueden reflejar todas las características del mismo, incluso una fotografía.

     

     

    Como pueden observar en la ficha del artículo, pueden :

    1) Clasificar los artículos por Tipos de artículo, entrando en el mantenimiento y creando los que consideren necesarios.

    2) Asignar el proveedor

    3) Indicar la ubicación, aquí también podremos crear los que necesitemos. Cuando se trate de una habitación, seleccionando la opción habitación nos mostrará todas las habitaciones que estén de alta y podremos seleccionar la correcta.

    4) Estado del artículo, entrando en el mantenimiento y creando los que consideren necesarios.

     

    Haciendo clic en la pestaña Informes, podrán ver los informes del artículo

     

     

     

    Haciendo clic en la pestaña Reparaciones, podrán ver las reparaciones realizadas al artículo, incluyendo, coste, proveedor e informe de la reparación.

     

    Todo ello les permitirá llevar un control y análisis adecuado de la situación de los artículos del hotel.

     

    Para acceder a esta información, podemos hacerlo también desde Ficheros -> Habitaciones.

     

    Al entrar en una habitación que tenga reflejado algún artículo, la ficha de la habitación les mostrará la información relativa al importe de los bienes que hay en la misma, así como el importe de reparaciones realizadas en ella.

    Y si queremos ver la información detallada, tan solo deberán hacer clic sobre el botón de la carpeta con el ojo y accederán a todos los artículos incluidos en esta habitación.

    Pudiendo acceder tanto al artículo, como a los informes y mantenimiento de reparaciones.

     

     

    X.- MODULO - CENTRALITA

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte, pero puede evaluarlo si conoce la configuración de conexión con su centralita, o bien poniéndose en contacto con nuestro departamento comercial para ayudarle.

     

    El módulo Centralita, le permitirá tener control de todas las llamadas realizadas desde su centralita, asignándole de forma automática como un servicio, cada llamada a la reserva de la habitación que corresponda con la extensión desde que se realizó la llamada, según los precios prefijados.

    Es decir, no más olvidos de cobro de llamadas.

     

    Para ello tiene los siguientes medios :

     

    1- Configuración de la centralita y precios. Desde el menú principal seleccionaremos Ficheros -> Empresa/Preferencias . En esta pantalla haremos clic en la pestaña "Enlace teléfono"

     

    Desde aquí podremos :

     

    1-1 Definir los precios y definir la centralita , así como la forma de conexión.

    1-2 Activar y para el proceso de conexión con la centralita.

    2- Registro de llamadas. Desde el menú principal seleccionaremos Ficheros -> Registro de llamadas. Como su nombre indica, aquí están registradas todas las llamadas realizadas desde la centralita.

    Tanto las asignadas a las habitaciones, como las realizadas desde extensiones no asignadas. Permitiéndonos asignar la llamada realizada desde cualquier extensión a una reserva concreta.

    Las llamadas "No asignadas" se marcan con un asterisco.

     

    3- Habitaciones. En la ficha de la habitación se ha añadido un nuevo campo "Extensión teléfono".

    Aquí le indicaremos la extensión telefónica asignada a la habitación. De esta forma cualquier llamada realizada desde ésta generará, de forma automática, un servicio a la reserva de esa habitación.

    Para ver las llamadas realizadas desde esa extensión haremos clic en el botón del teléfono al lado del campo.

     

    4- Facturación. Para evitar olvidos en cobro de llamadas "No asignadas", desde facturación podemos ver las llamadas no asignadas haciendo clic en el botón , permitiéndonos asignarla en ese momento.

     

     

    XI.- MODULO - AGENDA/ALARMAS

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

    Pero puede evaluarlo durante un periodo de tiempo, que le indicará el programa al iniciarse.

     

    Desde el menú principal podremos acceder a este módulo, desde el botón Agenda/Alarmas.

    . Al entrar en este mantenimiento, visualizaremos los mensajes del día.

     

    Mostrará la primera línea del texto de los mensajes, la hora, el tipo de mensaje (Tel.,Men.,Vis...), y el nombre del Usuario que recibió el mensaje.

    Haciendo «clic» en cualquiera de ellos, se puede entrar en el Mensaje y modificar lo que se quiera de él, el texto, la fecha, la hora en que se creó el mensaje, poner o quitar la alarma y cambiarla de hora y fecha, etc..

     

    Haciendo «clic» en Mes o Año tendremos acceso a cualquier mes o cualquier año para poder crear mensajes en esa fecha. También podemos navegar con los botones flechas adjuntos a cada caso. Incluso si el año no está en los comprendidos en el calendario, podremos ir a él con la flecha

     

    También desde aquí se da la posibilidad de trasladarnos a cualquier día del mes en que estamos, simplemente haciendo «clic» en el día deseado en el calendario

     

    Haciendo «clic» en VISTA SEMANAL , se abre una ventana en la que se puede visualizar la semana completa con los Mensajes que se tienen de cada día.

     

    Si tuviéramos la necesidad de entrar en uno de esos días para anotar cualquier Mensaje o Visita prevista, se puede hacer haciendo «clic» en VISUALIZAR MENSAJES que aparece al lado de cada día.

     

    Por último, si lo que se quiere es ver los Mensajes que se han enviado a otros Usuarios y no han contestado, habrá que hacer «clic» en el icono que aparece en la pantalla VISUALIZAR MENSAJES DE OTROS USUARIOS .

    En la pantalla de Visita Semanal también aparece este icono.

    &NBSP;

    &NBSP;

    XI.1.- CREAR UN NUEVO MENSAJE.

     

    Para crear un Mensaje nuevo, hay que pulsar el botón NUEVO .

     

    Debe seleccionar el usuario a quien se quiere mandar el Mensaje. Se puede dirigir el Mensaje al mismo USUARIO, a TODOS o, a OTROS.

     

    Si se selecciona la opción OTROS, aparecerán los Usuarios y se podrá seleccionar uno o varios.

     

    El campo de Obligada Contestación, obliga a los Usuarios receptores del Mensaje a que contesten, ya que no se les permite Olvidarlo.

     

    En la casilla de Alarma, haciendo «clic» en CAMPANA ALARMA se activa la alarma quedando de esta forma . Pondremos la fecha y hora en que queremos que nos avise. Se añade la utilidad de los botones 1,2,3...7, para automáticamente indicar que nos avise el número de días antes del día del mensaje.

     

    Por otro lado, haciendo «clic» otra vez en CAMPANA ALARMA se desactiva la Alarma quedando de esta forma .

    Después de indicar todo lo mencionado anteriormente, se procederá a escribir el texto correspondiente, sin olvidar guardarlo con el botón GRABAR , una vez concluido el escrito.

    &NBSP;

    XI.2.- MENSAJE REPETITIVO.

     

    El botón No repetir, nos permite crear alarmas repetitivas.

    Haciendo clic en este botón nos mostrará las posibles opciones para configurar una alarma repetitiva.

     

    Podremos indicarle el periodo : diario, quincenal, mensual o anual y cada cuanto tiempo de ese periodo seleccionado queremos que repita el aviso.

     

    Es decir que si queremos que diariamente nos avise será el ejemplo de la imagen, si quisiéramos cada 2 día cambiaríamos el 1 por un 2 en el campo cada. De igual forma actuaríamos si seleccionásemos cualquiera otro de los periodos.

    Sólo en el caso de no estar seleccionado Siempre, podremos indicar una fecha fin de la alarma repetitiva, al lado de y en el caso de que queramos localizar la fecha con el calendario haremos clic en y doble clic en la fecha deseada, para que la ponga en este campo.

    La fecha de inicio que queremos la alarma la indicaremos en el campo fecha al lado de

    Para modificar un mensaje repetitivo lo podremos hacer seleccionando el mensaje y haciendo clic en al botón repetitivo.

     

    Cuando se trate de un mensaje repetitivo y modifiquemos o borremos, la aplicación nos mostrará una ventana para que le indiquemos si el cambio afecta solo a este día o a todas las repeticiones.

     

    XI.3.- ALARMA.

     

    La Alarma se muestra cuando el Usuario entre en la aplicación. Desde aquí podremos imprimirlo, o que nos lo recuerde siguiendo los criterios que nos ofrece (10 min., 30 min., 1 Día, EXACTO por días, horas o minutos ).

     

     

    Haciendo «clic» en el recuadro Día/Hora, aparecerá otra ventana donde se indicará el día y hora a la que se desea modificar dicha Alarma.

    También si se indica los días, horas y minutos y se hace «clic» en el botón EXACTO , se aplazará la Alarma el tiempo que se haya indicado.

     

    Para contestar a un Mensaje, hay que hacer «clic» en el botón CONTESTACIÓN ( solo activo si es de otro usuario ) y se procederá a escribir el Mensaje.

     

    También se puede elegir desactivar la alarma con el botón OLVÍDALO . Si está seleccionado Obligada Contestación en el mensaje, el botón OLVÍDALO no estará activo y por lo tanto no se podrá olvidar.

     

    Para PARAR de ver Alarmas hay que hacer «clic» en el botón ESC-PARAR VER MENSAJES , saliendo automáticamente de la Alarma y dejando de visualizar el resto de Alarmas. A los 10 minutos o bien al salir de Agenda/Alarmas se reactivan automáticamente.

     

    - Vista listado. Se añade una nueva opción, con el botón para poder ver todas las alarmas en formato listado, en lugar de forma individual

    XI.3.- BUSCAR UN MENSAJE.

     

    Se pueden realizar búsquedas de Mensajes de unas determinadas fechas, alarmas o texto, seleccionando los criterios oportunos de búsqueda. Primero se selecciona el tipo de mensaje (Todos, visita, llamadas, ... ), aunque por defecto siempre aparecerá TODOS. Luego se puede elegir la fecha del mensaje o de la alarma, o ambas fechas, por la que se quiere buscar el mensaje.

     

    También se puede buscar por texto señalando la frase o palabra a encontrar e, IdemHotel buscará los textos que las contengan. Si solo se selecciona el criterio Texto y no se escribe nada para la búsqueda, la gestión mostrará todos los mensajes. Haciendo «clic» en el Mensaje deseado, desde el listado de mensajes buscados, IdemHotel entrará en el texto de dicho

     

    Mensaje. Desde aquí se podrá cambiar el texto del mensaje , la fecha del mismo y la fecha de la alarma del mensaje. Después de hacer los cambios habrá que guardarlo con el botón GRABAR .

     

    De los criterios se podrán seleccionar los que se quieran, incluso los tres a la vez. Una vez seleccionados se activará el botón BUSCAR y habrá que hacer «clic» sobre él para que muestre los mensajes seleccionados.

     

    XII.- MODULO LLAVES - INHOVA - ONITY

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    En primer lugar, debemos configurar el módulo para que actúe directamente con el sistema de INHOVA ó ONITY de generación de tarjetas de las puertas.

     

    Para ello, deberemos entrar desde configuración de IdemHOTEL y seleccionaremos la pestaña Llaves.

     

     

    INHOVA ó ONITY nos permiten configurar hasta 8 sitios distintos de control de accesos, a parte de las habitaciones.

     

    Con esto, IdemHOTEL ya puede generar las tarjetas, sin temor a errores humanos, ya que lo hace de forma automática desde la reserva.

     

    Para ello, entraremos en la reserva, de la que queremos generar la(s) tarjeta(s) donde tenemos unos botones específicos:

     

     

    Para generar la tarjeta haremos clic en el primer botón

     

    Esto nos abrirá la ventana de opciones de generación de la tarjeta.

     

    Tenemos los botones de generación de Nueva o copia de tarjeta, de acuerdo con las opciones de arriba.

    En otras habitaciones (Solo ONITY), podremos seleccionar hasta tres habitaciones más a parte de la actual, donde podrá tener acceso esa tarjeta (por ejem. para los padres que tengan hijos en otras habitaciones)

     

    En el apartado autorizaciones, vendrán hasta 8 posibles, según la configuración que tengamos, para dar accesos a puerta de entrada general, piscina, ...

    XIII.- MODULO - CHAR

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    Este módulo es sustitutivo del módulo centralita.

     

    Con éste, IdemHOTEL realiza una conexión directa con el programa CHAR, que es uno de los mejores programas específicos para control de centralitas.

    De esta forma podemos tener un control más amplio de la centralita, a parte de reflejar las llamadas realizadas por la habitación, asignadas automáticamente como un servicio en la reserva. Con lo que no se escapará de cobrar ninguna llamada.

     

    XIV.- MODULO - CUPOS-

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    Este módulo nos permite reflejar en la ficha de la Agencia, los distintos contratos de cupos de habitaciones por periodos.

    En la ficha de la agencia se ha añadido una pestaña nueva : Cupo. Al hacer clic en ella nos mostrará los contratos vigentes. Si queremos ver todos haremos clic en la opción "Ver todos".

     

     

    Desde la rejilla y reserva disponemos de un nuevo icono , haciendo clic sobre él obtendremos la información de los cupos.

     

    Desde rejilla, al hacer clic, nos muestra las asignaciones por día/contrato/agencia, para darnos la información relativa a los cupos, indicando los días antes (o vencimiento cupo), cupo (nº hab.) tipo habitación, reservadas, pendientes de reserva, ... .

     

     

    Desde reserva, al hacer clic, nos muestra la misma información que desde rejilla, pero solo de la agencia de la misma y además nos da la posibilidad de seleccionar el cupo para la reserva.

     

     

    Caso de tener seleccionado algún cupo lo indicará con el nombre del mismo en la zona de agencia de la reserva.

     

    XV.- MODULO - TPV BDP/MAITRE

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    Este módulo permite el enlace automático con el programa de TPV:

    La habitación debe estar OCUPADA, para que se anote el servicio.

     

    De la firma: AGORA De la firma: BDP

     

     

    De la firma ASTARTE - MAITRE.

     

    XVI.- MODULO - TPV BAR/RESTAURANTE -

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    Este módulo, desarrollado por Idemsoft, es un TPV para bar y restaurante, integrado con el programa, de manera que nos permite generar los tickets de Bar/Restaurante, tanto contado, tarjetas, ..., como asignarlo a una habitación como servicio. Por seguridad, solo podremos asignar el ticket a habitaciones ocupadas.

     

    Integra mantenimientos para:

     

    ZONAS: Permite crear las zonas que necesite Barra, Salón 1, ...

    FAMILIAS: Crear familias de producto para una rápida localización de los productos

    PRODUCTOS: Productos clasificados por familias. En el que podrá introducir, el precio y fotografía del mismo.

     

    El TPV Bar/Restaurante, está preparado para funcionamiento normal con teclado, ratón, y/o pantalla táctil.

     

    Impresora optimizada para tipo EPSON TM-T88IV 8cms papel

     

    Puede trabajar

    1.- En el mismo equipo que se utiliza para la gestión del Hotel.

     

    Hacer clic en el botón del menú principal

     

    Seleccionar Enlace TPV- IdemTPVBar

     

    Desde aquí seleccionaremos el botón IdemTPV Bar

     

     

    2.- En modo multi-puesto, trabajando uno de los equipos como TPVBar, de manera que al entrar mostraría directamente la pantalla del TPV.

     

     

    Pantalla completa IdemTPVBar

     

     

    El botón nos permite bloquear el TPV para seguridad de que nadie pueda abrir cajón o manipularlo. Es un código numérico que podemos definir, por defecto es 000.

     

    En la parte superior izquierda nos mostrará la fecha y hora actual del sistema.

     

    Desde los botones de fecha, podemos seleccionar la fecha que queremos ver de movimientos anteriores o reservas futuras.

     

    Bajo de este botón se encuentran las zonas que hayamos creado.

     

    Podremos seleccionar la zona de trabajo.

     

    Una vez seleccionado nos mostrará los tickets o reservas que tenemos en ese día y esa zona

    Si el icono de los muñecos está en color es que han llegado los clientes, si está en gris es que no han llegado todavía.

     

    Con el Botón podremos modificar el ticket o reserva.

     

    El botón permite ver los ticket ya cobrados.

     

     

    Con el botón podremos crear un nuevo ticket o reserva

     

     

    Desde esta ventana definiremos el ticket

     

     

    y haciendo clic en el botón podremos definir la reserva.

     

     

     

     

     

     

    En el caso de que sea para una habitación podremos seleccionarla.

    Por seguridad solo nos mostrará habitaciones que estén ocupadas.

     

    En la parte derecha tenemos las diferentes familias de productos que hemos creado y haciendo clic sobre cada familia, nos mostrará los productos que hemos creado.

     

     

     

    Para anotar consumos en el ticket tenemos dos opciones

     

     

     

    1) Seleccionar el producto en la parte derecha y hacer clic en el botón

     

    2) Seleccionar el producto de la lista del ticket y hacer clic en el mismo botón.

     

    En ambos casos, cada vez que hagamos clic en ese botón sumará una unidad del producto al ticket.

     

    Si queremos reducir la cantidad de un producto en el ticket, seleccionaremos el producto en el ticket y haremos clic en el botón restar.

     

    Lo mismo para borrar una linea del ticket, pero con el botón borrar.

     

    Con el Botón podremos modificar la linea de ticket, texto, cantidad y precio.

     

     

    Para abrir el cajón utilizaremos el botón

     

     

     

     

    Para imprimir un ticket haremos clic sobre el botón

     

     

     

     

     

     

    Podremos cobrar contado. Haremos clic en el botón

     

    En este caso podremos indicar por teclado o haciendo clic en los billetes y/o monedas la cantidad entregada por el cliente. Indicándonos el cambio.

    Al final haremos clic sobre el botón impresora para que imprima el ticket.

     

     

    Podremos cobrar con tarjeta. Haremos clic en el botón

     

    Aquí nos saldrá un campo para indicar el número de tarjeta con el que se ha cobrado.

     

    Podremos asignarlo a una habitación. Haremos clic en el botón

     

    En este caso nos mostrará las habitaciones que estén ocupadas.

    Al seleccionar la correcta, creará de forma automática el servicio en la reserva e imprimirá el ticket por si queremos que lo firme el cliente.

    XVII.- MODULO - MAILING -

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    Este módulo, permite realizar mailings masivos personalizados a los clientes.

    &NBSP;

     

    Una vez seleccionado el mailing haremos clic en el botón nuevo envío, desde aquí podremos seleccionar a quien queremos enviar este mailing

     

     

    Con los botones

     

    Una vez definidos haremos clic sobre el botón enviar.

     

     

    Desde esta pantalla podemos componer el mensaje.

    Haciendo clic en el botón insertará el texto <--AAA_AAA-->, donde IdemHOTEL cambiará en caso caso por el nombre correspondiente en cada envío.

     

    Al enviar, guardará un informe de a quién se ha enviado y si ha habido errores al enviar.

    &NBSP;

    XVIII.- MODULO - SMS -

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    Este módulo, permite SMS a teléfonos móviles desde IdemHOTEL.

     

    Para ello, deberá tener una cuenta contratada en ESENDEX (http://www.esendex.es)

    Normalmente les regalarán 25 SMS para probarlos durante 7 días.

     

     

    En Empresa pestaña otros hace clic en el botón .

     

     

    Aquí deberá rellenar los datos que le suministren desde Esendex, así como los de defecto del módulo.

     

     

    Una vez definido en Contador les deberá poner el número de SMS que tienen disponibles.

     

     

     

     

     

     

     

     

    Cuando vayamos a una reserva, tenemos una nueva pestaña SMS

     

     

     

    Nos mostrará los SMS enviados y pendientes de enviar.

    Tanto la fecha y hora de envío, el número de teléfono y texto.

    Seleccionando un SMS que está pendiente de envío podemos borrarlo.

     

     

     

    Haciendo clic en el botón SMS podemos crear un nuevo mensaje:

     

     

    Tan solo tendrá que hacer clic en el botón SMS para enviarlo.

     

     

     

     

    Si hacemos clic sobre "Mas tarde" podemos programar el envío para un día y hora determinado.

     

     

    También podemos ver los SMS enviados o pendientes desde la "Rejilla" en la pestaña SMS

     

     

    XIX.- MODULO - REGISTRO JORNADA -

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    Este módulo, permite Registro Diario de Jornada Laboral desde IdemHOTEL.

    Le permitirá llevar el control individual por cada trabajador de las horas trabajadas, cumpliendo así con la obligación establecida en los artículos 12.5 h) y 35.5 del estatuto de los trabajadores.

     

    En la ficha de usuario ahora podemos indicar el horario normal del mismo:

     

     

    Si no tenemos definidas las jornadas podremos crearlas haciendo clic en y luego en la pantalla:

    Para entrar a registrar nuestra jornada haremos clic en el botón del menú pequeño

     

    y nos mostrará un mensaje donde indicar la clave de nuestro usuario:

     

     

    Si quisiéramos entrar con otro usuario directamente haremos clic en Anular.

     

     

    Desde aquí podremos registrar nuestro horario por día, semana o mensual.

    IdemHOTEL, si tenemos definido un horario pre-definido nos lo propondrá. Si no es laborable o festivo, también nos lo propondrá. Podremos modificarlo siempre que queramos.

    Los tipos de jornada son: Laborable, No laborable, Festivo y Ausencia

    Para cambiar el "Tipo" haremos doble clic sobre el tipo en la fila que queremos cambiar y nos dará las opciones posibles.

    Si seleccionamos tipo Ausencia, nos permite poner una observación de la misma.

    Así mismo, haciendo clic en cada linea en la imagen firmamos esa linea o bien podemos firmar todas con un clic en el botón "Firmar TODOS"

    Una vez firmado nos mostrará en la linea el icono . Y si hacemos clic en el podemos eliminar la firma.

    En el caso de que veamos un icono en lugar del anterior, quiere decir que ha sido revisado por nuestro supervisor y no podemos cambiar el estado sin hablar con él.

     

    Ejemplo de vista semanal:

     

     

    Podemos también imprimir la vista que tenemos :

    En la columna Firma, indica fecha y hora en que se firmó y entre corchetes quien la ha revisado.

     

    La revisión de los registros se realiza desde un nuevo Menú en Ficheros que se titula "Registro Jornada"

     

     

    Desde aquí podremos revisar, si tenemos acceso, cualquier usuario.

    No podremos modificar nada, tan solo marcarlo como revisado haciendo clic en cada linea en el icono o bien todos los de la vista con un clic en el botón "Cambiar a revisado".

    Los que estén revisados pasarán a mostrar el icono y el usuario no podrá modificar esa linea sin que nosotros lo permitamos haciendo clic de nuevo en ella, eliminando la revisión.

     

    XX.- MODULO - PORTALES -

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

     

    Este módulo, actualmente contempla el enlace automático con las webs de IdemHOTEL de forma automática.

     

    Estamos trabajando para que se enlace también con Channel Managers.

     

    Solo tiene que definir los equivalentes entre los tipos de habitación que Ud. haya definido en IdemHOTEL y los definidos en su WEB.

     

     

     

    +

     

     

     

     

     

    Además y muy importante, puede definir el número de habitaciones, por tipo de habitación, que quiere reservarse para que no se muestren como libres en la web.

     

    Incluso puede indicar que esa restricción sea a partir de una fecha que Ud. defina.

     

    &NBSP;

    XXI.- MODULO - DISPONIBILIDAD -

     

     

    Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

     

    Deje que IdemHOTEL haga el trabajo por Ud., sin problemas de overbooking, ni dedicación por su parte a la disponibilidad en la web.

     

    IdemHOTEL, cada vez que Ud. modifique las reservas en la parrilla, de forma automática actualizará la disponibilidad de su página web.

     

    Le mostrar la pantalla de disponibilidad que puede ver en cualquier momento y si lo desea forzar actualizar.