Manual_IdemPubli

IdemSoft, S.L.
Web : www.idemsoft.com
IdemPubli
Versión 2006
Todos los derechos reservados.
Queda prohibida, la reproducción total o parcial de este manual
sin autorización expresa del autor.
INDICE
I.- INTRODUCCION.......................................................................................3
II.- GENERALIDADES....................................................................................3
III.- GLOSARIO.................................................................................................3
IV.- BOTONES...................................................................................................4
V.- INICIO/ACCESO IdemPubli.......................................................................6
VI.- BASE DE DATOS.......................................................................................7
VII.-MENU GENERAL......................................................................................9
1.- REGISTROS........................................................................................10
1.1.- Búsqueda de propiedades.................................................................10
1.1.1.- Búsqueda general de propiedades...............................................11
1.1.2.- Búsqueda de propiedades por cliente.........................................13
1.2.1.- Crear un nuevo cliente..............................................................15
1.2.2.- Crear una nueva propiedad.......................................................16
1.1.3.- Búsqueda de propiedades publicadas.........................................16
1.2.- Exportación.......................................................................................17
2.- CLIENTES...........................................................................................20
2.1.- Crear un nuevo cliente......................................................................20
2.2.- Buscar un cliente...............................................................................21
3.- FICHEROS...........................................................................................23
3.1.- Publicaciones....................................................................................24
3.1.1.- Crear, borrar y modificar una publicación..................................24
3.1.2.- Crear, borrar y modificar un grupo.............................................25
3.1.3.- Ccrear, borrar y modificar un apartado.......................................26
3.2.- Usuarios............................................................................................27
3.2.1.- Crear un nuevo usuario...............................................................27
3.2.2.- Buscar un usuario.......................................................................28
3.2.3.- Borrar y modificar datos de un usuario......................................29
3.3.- Empresa............................................................................................30
3.4.- Poblaciones.......................................................................................32
3.4.1.- Crear, borrar y modificar un país................................................33
3.4.2.- Crear, borrar y modificar una provincia.....................................34
3.4.3.- Crear, borrar y modificar una población.....................................35
3.5.- Control accesos.................................................................................37
3.6.- Licencia.............................................................................................38
3.7.- Texto exportación.............................................................................39
3.8.- Copia de seguridad...........................................................................40
3.9.- Registro envio de e_mails.................................................................42
3.10.- Opción barra herramientas..............................................................42
3.11.- Envio información técnica..............................................................42
I.- INTRODUCCION
IdemPubli ha sido diseñada para la creación y gestión de anuncios y su exportación de forma automática en formato QuarkXPress o PageMaker.
Como programa estándar, está totalmente abierto a las necesidades de cada cliente, mejorando con sus sugerencias y las mejoras tecnológicas.
ii.- Generalidades:
Este Manual nos va a guiar a través del funcionamiento del programa, además de ver los resultados inmediatos que se obtienen. Es obvio que todas las habilidades que encierra no se pueden incluir en un manual. El manejo diario es la mejor manera para obtener unos rendimientos óptimos.
III.- GLOSARIO
A continuación se va a hacer una breve explicación de diferentes conceptos válidos para la mejor comprensión de la Aplicación. Estos son:
- Ficha: bloque de información. Por ejemplo, todos los datos de un cliente.
- Campo: parte específica de una ficha que identifica una parte de ésta. Por ejemplo, el nombre de un cliente, la referencia de una propiedad.
También hace referencia a los datos que queremos exportar de los registros.
-Fichero: conjunto de fichas. Por ejemplo, el fichero Clientes, que contiene los datos
de todos los clientes.
- Registro : Propiedad que asignamos a un cliente.
Iv.- BOTONES
A lo largo de toda la Aplicación, hay una serie de botones, los cuales en todas sus apariciones, significan lo mismo. Estos botones son los siguientes:
- Nuevo
Permite la introducción de una nueva ficha en el fichero, en cuyo mantenimiento se está trabajando.
También permite la introducción de una nueva línea en una ficha. Esto es debido a que hay algunas fichas que están compuestas por listas de líneas.
- Anular
Dicho botón permite la anulación de los datos de una ficha, reestableciendo los datos anteriores. Esta opción es muy útil, en el caso de que se modifique los datos de una determinada ficha y luego se quiera dejar como está.
Hay que tener en cuenta, que todo esto ocurrirá mientras no se pulse el botón GRABAR, ya que si ocurriese esto, los datos de la ficha se habrán grabado en el fichero correspondiente y para poder modificarlos, habrá que reescribirlos de nuevo.
Al igual que con el botón anterior, este botón funciona igual para las distintas líneas dentro de una misma ficha.
- Grabar
Este botón permite grabar los datos de una ficha en el fichero con el que se está trabajando. Del mismo modo funciona, para las distintas líneas de dentro de una misma ficha.
- Borrar
Este botón permite borrar los datos de la ficha en el fichero con el que se esté trabajando, en cuyo mantenimiento se había entrado.Del mismo modo funciona para las distintas líneas dentro de una misma ficha. Hay que tener en cuenta que tambien existe el botón Borrar todas las lineas.
- Salir
Este botón permite salir de la pantalla donde se está trabajando, de manera que se puede volver a la anterior pantalla.
- Buscar
Este botón buscar los datos de una ficha en el fichero donde se esté trabajando. Por defecto, el criterio de búsqueda siempre es el de Comiena por..., aunque esta opción se puede variar y seleccionar la opción de ...Contiene... .
El símbolo comodín en las búsquedas, es la arroba (@), es decir, la arroba representa a cualquier símbolo. Por ejemplo, si se pone @ab, el ordenador buscará todos aquellos campos de la ficha qu contengan las letras ab, incluidos los que empiezan por ab.
- Imprimir
Permite imprimir sobre papel los datos, informes, etc..., seleccionados en un determinado momento.
- Acceder a mantenimientos
Botón mediante el cual se puede acceder, desde la pantalla en la que se está trabajando, al mantenimiento del objeto al que está asociado, sin necesidad de salir al menú.
v.- INICIO IdemPubli
1.- inicio
Haciendo «doble clic» sobre el icono de IdemPubli, en primer lugar visualizaremos la ventana de presentación del programa (en el caso que no hayamos introducido la Licencia en el programa).
2.- ACCESO A IdemPubli
La primera pantalla que aparece es la ventana de presentación del programa, cuando todavía no se ha introducido la Licencia. Hay que hacer «clic» en el botón SEGUIR para acceder a la ventana de selección de Usuario, donde se pide el nombre de USUARIO y la CLAVE. Una vez este puesta la Licencia esta ventana aparecerá directamente, sin visualizar previamente la ventana de presentación mencionada anteriormente. Si por error se introduce otra clave que no es la correcta, IdemPubli no permitirá la entrada a la misma de dicho Usuario.
Si se desea cambiar la Clave de acceso, se pulsará el botón y seguirá las instrucciones que muestre IdemPubli.
VI.- BASE DE DATOS
1.-MACINTOSH
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta el mismo, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión DEMO.
Para crear una nueva Base de Datos haremos «clic» en el botón Nuevo (New). Mostrará una ventana con el nombre de la gestión, el cual podremos cambiar. Una vez estemos seguros del nombre, haremos «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos. Este proceso puede tardar unos minutos.
Seleccionada la Base de Datos, se ejecutará el programa, a partir de ahora de forma automática, con la Base de Datos elegida.
Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta el programa, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos de la forma explicada anteriormente.
2.-WINDOWS
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta el mismo, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión DEMO.
Para crear la Base de Datos hay que pulsar el botón New (Nuevo).Mostrará una ventana con el nombre de la gestión, el cual podremos cambiar. Una vez estemos seguros del nombre, haremos «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos. IdemPubli gardará la Base de Datos con la extensión (.4dd) Este proceso puede tardar unos minutos.
Seleccionada la Base de Datos, se ejecutará el programa, a partir de ahora de forma automática, con la Base de Datos elegida.
Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta el programa, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos de la forma explicada anteriormente.
Vi.- MENU GENERAL
Dentro del Menú General se encuentra los siguientes mantenimientos, los cuales serán ampliamente explicados en los puntos siguientes:
1.- REGISTROS.
2.- CLIENTES.
3.- FICHEROS.
1.- REGISTROS.
Entrando en este mantenimiento, haciendo «clic» sobre el botón REGISTROS desde el Menú Principal, se puede buscar cualquier Propiedad que haya sido dada de alta previamente en la Base de Datos.
También podremos crear, modificar y borrar las propiedades, además de poder exportar a un fichero fuera de IdemPubli dichas propiedades.
1.1- BúSQUEDA DE PROPIEDADES.
IdemPubli, por defecto, busca en Todas las Publicaciones, en Todos los Grupos y en Todos los Apartados. Aunque esta búsqueda se puede variar, desplegando cada una de las listas y seleccionando el deseado.
Además de esto, IdemPubli permite restringir la búsqueda introduciendo otros criterios, tales como:
- El Código Postal al que pertenezca la Propiedad o Propiedades que se busca, dentro de una determinada Población.
- La Zona, dentro de una Población, donde esté ubicada la misma.
- El Importe aproximado de la Propiedad. Para ello, IdemPubli permite introducir dos valores, entre los cuales buscará la o las Propiedades cuyo importe esté entre los valores introducidos.
- La Fecha en la que se dió de alta la Propiedad. Al igual que ocurría con el Importe, aquí también permite introducir dos fechas, entre las cuales se encontrará la o las Propiedades.
Una vez introducidos los criterios de búsqueda, tenemos tres posibilidades para realizar la búsqueda :
- Búsqueda General. Haciendo «clic» en el botón F1- BUSCAR, IdemPubli localizará TODOS los registros que cumplan los criterios de búsqueda introducidos, incluidos los que pertenezcan a clientes que no tienen marcada la opción de Publicar en revista o Publicar en Web.
- Buscar Solo Publicar. Haciendo «clic» en el botón F7- BUSCAR SOLO PUBLICAR, IdemPubli localizará SOLO, los registros que cumplan los criterios de búsqueda introducidos, y además pertenezcan a clientes que tienen marcada la opción de Publicar en revista, Publicar en Web o ambas. (Ver apartado 1.3.- Búsqueda General)
- Buscar por Cliente. Haciendo «clic» en el botón F2- BUSCAR x CLIENTE, IdemPubli localizará SOLO los registros que pertenezcan al cliente seleccionado y que además cumplan los criterios de búsqueda introducidos tenga o no tenga marcada la opción de Publicar en revista o Publicar en Web el cliente seleccionado. (Ver apartado 1.2.- Búsqueda por cliente)
1.1.1.- Búsqueda general de propiedades.
Una vez introducidos los criterios de búsqueda, haciendo «clic» en el botón F1- BUSCAR, IdemPubli IdemPubli automáticamente mostrará un listado con todas las Propiedades encontradas y que cumplan las características anteriores.
Este listado se puede ordenar según la Referencia, el nombre del Cliente, la Zona donde está ubicada dicha Propiedad y el Precio de la misma.
Haciendo «clic» en el botón QUITAR SELECCION y seleccionando previamente alguno del listado, IdemPubli lo eliminará de la lista.
La diferencia que existe con el botón BORRAR SELECCION, es que este botón no elimina temporalmente la Propiedad seleccionada, sino que la borra de la Base de Datos.
También se puede imprimir el listado, pulsando el botón (IMPRIMIR).
Haciendo «doble clic» sobre una Propiedad del listado, IdemPubli automáticamente, mostrará la ficha con todos los datos de la misma. Datos como: Ref. del Cliente, Zona donde está ubicada la Propiedad, Calle, Código Postal y Población, Precio de la misma, Características generales de la Vivienda (nº de habitaciones, nº de baños, nº de terrazas,…), nombre de la Publicación, Grupo y Apartado.
Desde esta pantalla, se puede crear una NUEVA Propiedad con el botón F1- NUEVO y MODIFICAR la ficha de una propiedad ya existente, pulsando posteriormente el botón GRABAR.
También podemos borrar propiedades haciendo «clic» en el botón BORRAR.
Para poder ir pasando de un registro a otro, sin necesidad de salir de esta pantalla, pulsando los botones , se podrá mostrar los datos del primero del listado, el anterior, el posterior o el último, respectivamente.
1.1.2.- BUSQUEDA DE PROPIEDADES POR CLIENTE.
IdemPubli permite limitar la búsqueda de Propiedades, únicamente a aquellas que pertenecen al mismo Cliente. Podremos buscar dicho Cliente, mediante su Nombre o mediante su número de Teléfono.
Una vez se ha introducido alguno de los dos criterios de búsqueda anteriormente mencionados haremos clic en el botón F2- BUSCAR x CLIENTE, y IdemPubli mostrará un listado con todas las Propiedades localizadas y pertenecientes al Cliente en cuestión.
Por otra parte, si no se introduce ningún criterio de búsqueda , IdemPubli mostrará un listado con todos los Clientes dados de alta hasta el momento.
Si se hace «clic» en el botón F2- BUSCAR GENERAL, se vuelve a la pantalla principal de búsquedas.
Desde la pantalla del listado con todos los clientes localizados, si se selecciona uno de ellos y posteriormente se hace «clic» en el botón F3- SI PUBLICAR R, IdemPubli marcará la casilla Si de la columna Publicar en revista. Si por el contrario se pulsa el botón F4- NO PUBLICAR R, IdemPubli marcará la casilla No.
Desde la pantalla del listado con todos los clientes localizados, si se selecciona uno de ellos y posteriormente se hace «clic» en el botón F6- SI PUBLICAR W, IdemPubli marcará la casilla Si de la columna Publicar en Web. Si por el contrario se pulsa el botón F7- NO PUBLICAR W, IdemPubli marcará la casilla No.
Desde esta misma pantalla, se puede volver a realizar otra búsqueda de Cliente, pulsando el botón F2- BUSCAR.
Haciendo «doble clic» en un cliente podremos crear, modificar y borrar registros, además de visualizar las propiedades del mismo.
Pulsando el botón VER PROPIEDADES, IdemPubli mostrará una lista con todas las Propiedades de ese Cliente, dadas de alta hasta el momento.
Este listado se puede ordenar según la Referencia, el nombre del Cliente, la Zona donde está ubicada dicha Propiedad y el Precio de la misma.
Haciendo «clic» en el botón QUITAR SELECCION y seleccionando previamente alguno del listado, IdemPubli lo eliminará de la lista.
La diferencia que existe con el botón BORRAR SELECCION, es que este botón no elimina temporalmente la Propiedad seleccionada, sino que la borra de la Base de Datos.
También se puede imprimir el listado, pulsando el botón (IMPRIMIR).
Haciendo «doble clic» sobre una Propiedad del listado, IdemPubli automáticamente, mostrará la ficha con todos los datos de la misma. Datos como: Ref. del Cliente, Zona donde está ubicada la Propiedad, Calle, Código Postal y Población, Precio de la misma, Características generales de la Vivienda (nº de habitaciones, nº de baños, nº de terrazas,…), nombre de la Publicación, Grupo y Apartado.
Desde esta pantalla, se puede crear una NUEVA Propiedad con el botón F1- NUEVO y MODIFICAR la ficha de una propiedad ya existente, pulsando posteriormente el botón GRABAR.
También podemos borrar propiedades haciendo «clic» en el botón BORRAR.
Para poder ir pasando de un registro a otro, sin necesidad de salir de esta pantalla, pulsando los botones , se podrá mostrar los datos del primero del listado, el anterior, el posterior o el último, respectivamente.
1.1.2.1- Crear Un Nuevo Cliente.
Si se quiere crear un nuevo Cliente, haciendo «clic» en el botón F1- NUEVO, IdemPubli muestra la pantalla donde están todos los campos de los datos del Cliente vacios. A continuación habrá que proceder a la introducción de los mismos, tales como: el Nombre del Cliente, la Dirección, los Teléfonos, el Teléfono de la Publicación y la Población. Después de teclear todos los datos, no hay que olvidar pulsar el botón GRABAR para que los datos queden almacenados en la Base de Datos.
Este apartado queda explicado más detalladamente, (en el apartado 2.1.- Crear un nuevo Cliente), dentro del punto dedicado a los Clientes, ya que este fichero está relacionado con el fichero de Clientes.
1.1.2.1.- Crear Una Nueva Propiedad.
Desde la pantalla del listado con todos los Clientes encontrados, si se hace «doble clic» sobre uno de ellos, IdemPubli mostrará todos los datos de dicho Cliente, tales como:
- Datos generales del Cliente, como su Nombre, Dirección, Teléfono y Población.
- Datos referentes al tipo de Publicación, Grupos y Apartados. Estos campos pueden ser modificados, desplegando las listas correspondientes y seleccionando el deseado.
Si se desea crear una nueva Propiedad de ese Cliente, hay dos formas :
- Seleccionar con «doble clic» un cliente y hacer «clic» en el botón NUEVA PROPIEDAD, con lo que IdemPubli mostrará la ficha de Propiedades con todos los campos de los datos vacíos.
- Seleccionar con «doble clic» un registro y desde la ficha del registro hacer «clic» en el botón F1- NUEVO.
Cuando se acabe de introducir todos los datos, hay que grabar los datos, haciendo «clic» en el botón GRABAR y así quedarán almacenados en el fichero correspondiente.
1.1.3.- BUSQUEDA DE PROPIEDADES PUBLICADAS.
Otra forma de restringir las búsquedas de las Propiedades, es buscar tan solo aquéllas que pertenezcan a clientes que tienen marcada la opción de Publicar en revista, Publicar en Web o ambas.
Para ello, introduciendo los criterios de búsqueda y haciendo «clic» en el botón BUSCAR SOLO PUBLICAR, desde la pantalla general de búsquedas, IdemPubli mostrará el listado con todas las Propiedades encontradas, de tal forma que todas ellas tienen en común la característica de que son Propiedades publicadas.
Este listado se puede ordenar según la Referencia, el nombre del Cliente, la Zona donde está ubicada dicha Propiedad y el Precio de la misma.
Haciendo «clic» en el botón QUITAR SELECCION y seleccionando previamente alguno del listado, IdemPubli lo eliminará de la lista.
La diferencia que existe con el botón BORRAR SELECCION, es que este botón no elimina temporalmente la Propiedad seleccionada, sino que la borra de la Base de Datos.
También se puede imprimir el listado, pulsando el botón (IMPRIMIR).
Haciendo «doble clic» sobre una Propiedad del listado, IdemPubli automáticamente, mostrará la ficha con todos los datos de la misma. Datos como: Ref. del Cliente, Zona donde está ubicada la Propiedad, Calle, Código Postal y Población, Precio de la misma, Características generales de la Vivienda (nº de habitaciones, nº de baños, nº de terrazas,…), nombre de la Publicación, Grupo y Apartado.
Desde esta pantalla, se puede crear una NUEVA Propiedad, y modificar la ficha, pulsando posteriormente el botón GRABAR.
También podemos borrar propiedades haciendo «clic» en el botón BORRAR.
Para poder ir pasando de un registro a otro, sin necesidad de salir de esta pantalla, pulsando los botones , se podrá mostrar los datos del primero del listado, el anterior, el posterior o el último, respectivamente.
1.2.- EXPORTACIóN.
La exportación tiene el mismo funcionamiento en las tres formas de búsqueda (General, Solo Publicar y Por Cliente), solo cambia la relación de propiedades localizadas.
Para exportar Registros, hay que hacer «clic» en el botón F9-EXPORTAR y automáticamente, IdemPubli mostrará una ficha con todos los campos que se pueden exportar, pudiendo seleccionar el o los que nos interesen.
Si se desea ir seleccionando los campos de uno en uno para su posterior exportación, hay que hacer «clic» en la columna , situada a la izquierda, a la altura del campo que se desee seleccionar.
Si se quisiera exportar todos los campos, haciendo «clic» en el botón (SELECCIONAR TODOS), IdemPubli los selecciona todos a la vez, para ser exportados. Si por el contrario, se quiere deseleccionar todos los campos, hay que hacer «clic» en el botón (DESELECCIONAR TODOS) y automáticamente quedarán todos deseleccionados.
Al hacer «clic» en alguno de los campos de la lista, IdemPubli muestra en el campo Orden, el número de orden que ocupa en la lista. Podremos cambiar el número de orden introduciendo el número y después clic en el botón .
Si se quiere dar un determinado formato (Negrita, Cursiva y MAYÚSCULAS) a cualquiera de los campos a exportar, tan solo hay que seleccionar el deseado, haciendo «clic» sobre él y después, marcar la opción correspondiente del recuadro Formato.
Desde aquí, también se puede seleccionar que tipo de formato se desea en los Resaltados, pudiéndose marcar como tipo de letra Negrita y/o Cursiva. Al igual que también se puede introducir el número del campo hasta el que se quiere resaltado.
IdemPubli también permite introducir un Texto, si no hay ningún importe, introduciendo el texto indicado en el lugar que le correspondería el importe del precio.
Por otra parte, se puede Ordenar Por: Precio-Zona, Zona-Precio y Población-Cód. Postal-Precio.
Para determinar los registros que vamos a exportar de la relación de registros localizados, debemos seleccionar el tipo de Publicación, la clase de Grupo y el Apartado del que se trate, desplegando las listas correspondientes y seleccionando, en cada caso el deseado.
Para hacer la exportación de los registros tenemos dos posibilidades :
1.- Hacer «clic» en el botón F8- EXPORTAR, para hacer la exportación de los registros localizados, según el tipo de Publicación, la clase de Grupo y el Apartado seleccionados.
2.- Hacer «clic» en el botón F7- EXPORTAR FECHA. IdemPubli pedirá que se introduzca la Fecha Desde y la Fecha Hasta, para limitar la exportación de los registros localizados y según el tipo de Publicación, la clase de Grupo y el Apartado seleccionados, a aquellos que se crearon entre las fechas indicadas.
En ambos casos seguiremos los siguientes pasos :
Primero IdemPubli nos pedirá que seleccionemos la carpeta/directorio donde queremos guardar la exportación.
Haciendo «clic» en el botón podremos cambiar el lugar (carpeta/directorio) donde guardaremos la exportación.
En segundo lugar indicaremos el Nombre del Fichero en el que vamos a guardar la exportación.
En tercer lugar, IdemPubli nos da varias opciones para exportar los registros de la selección que cumplan los criterios indicados:
- Exportar Fichero para InterNet -Extensión .DAT. Si no marcamos la opción Exportar solo clientes Web, IdemPubli exportará los registros en un fichero .DAT para internet y otro .TXT, los dos con los mismos registros.
- Exportar solo clientes Web. Opción para que IdemPubli exporte TODOS los registros localizados en un fichero con extensión .TXT, y SOLO aquellos registros que pertenezcan a un cliente con la opción Publicar en web en un fichero .DAT para internet.
- No marcar ninguna opción. Opción para que IdemPubli exporte TODOS los registros en un fichero con extensión .TXT
Por último haremos «clic» en el botón F2 - EXPORTAR IdemPubli nos pedirá que seleccionemos el formato de exportación (Macintosh o Windows), seleccionando el que corresponda según que sistema operativo utilicemos.
IdemPubli exportará al fichero indicado los campos seleccionados de todos los registros que estaban en la selección y que coincidan con la Publicación, el Grupo y el Apartado seleccionados.
2.- CLIENTES.
En este fichero se tiene archivado todo lo referente a los Clientes dados de alta hasta el momento.
2.1.- CREAR UN NUEVO CLIENTE.
Para dar de alta en la Base de Datos un nuevo Cliente, hay dos formas de hacerlo, bien desde la pantalla del listado con los Clientes encontrados, después de pulsar el botón BUSCAR o bien, desde la pantalla principal de Clientes. En ambos casos, hay que hacer «clic» en el botón NUEVO y automáticamente IdemPubli mostrará la ficha del Cliente con todos los campos vacíos.
Posteriormente se puede proceder a la introducción de los datos del mismo, tales como: el Nombre, Dirección, Teléfonos, Teléfono de la Publicación, dirección de E_Mail, Web del cliente, Población.
Hay dos opciones que servirán para restringir las búsquedas de los registros de los clientes y las exportaciones de los mismos (Ver apartado 1.1- Búsqueda de propiedades y 1.2.- Exportación) . Estas opciones son Publicar en revista y Publicar en web.
Cuando se termine de introducir todos los datos, habrá que grabarlos, haciendo «clic» en el botón GRABAR y así IdemPubli archivará dicho Cliente.
2.2.- BUSCAR UN CLIENTE.
IdemPubli permite buscar algún Cliente ya haya sido dado de alta previamente, ya sea para consultar su ficha, modificar alguno de sus datos o borrarlo de la Base de Datos, de dos formas diferentes:
- Según el Nombre del Cliente, para ello, si se conoce parte de él, se introduce los dígitos y se selecciona la opción Empieza por... o ...Contiene..., según convenga. Después hay que hacer «clic» en el botón BUSCAR correspondiente. Automáticamente, IdemPubli mostrará un listado con todos los Clientes encontrados.
- Según el número de Teléfono del Cliente, si se conoce. Si solo se conoce algunos dígitos de tal número, con introducirlo y pulsar posteriormente el botón BUSCAR correspondiente, IdemPubli mostrará un listado con todos los Clientes que en su número de teléfono tenga esos dígitos anteriormente introducidos.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que si no se conoce ningún dato del Cliente que se busca, ni el nombre ni su número de teléfono, pulsando directamente el botón BUSCAR, IdemPubli mostrará todos los Clientes dados de alta en la Base de Datos hasta el momento.
El listado de clientes que visualizamos lo pdremos ordenar por Nombre, según tenga opción Publicar en revista y según tenga opción Publicar en Web con los botones (ORDENAR).
Posteriormente, haciendo «doble clic» en el Cliente deseado, desde la pantalla donde se muestra el listado, con todos los Clientes localizados, IdemPubli mostrará la ficha del mismo con todos sus datos (Nombre, Dirección, Teléfono, Población, etc.).
Con los botones podremos pasar de un cliente a otro sin tener que salir de la pantalla.
3.- FICHEROS.
En este mantenimiento se tiene guardada toda la información referente a los siguientes ficheros:
3.1.- Publicaciones.
3.2.- Usuarios.
3.3.- Empresa.
3.4.- Poblaciones.
3.5.- Control Accesos.
3.6.- Licencia.
3.7.- Texto Exportación.
3.8.- Copia de seguridad.
3.9.- Registro envio de e_mails.
3.10.- Opción barra herramientas.
3.11.- Envio información técnica.
A continuación se procederá a la explicación detallada de cada uno de los apartados anteriormente mencionados.
3.1.- PUBLICACIONES.
Al hacer «clic» en el botón PUBLICACIONES, desde el menú de FICHEROS, se entra en el mantenimiento general de las Publicaciones, desde donde se podrá crear nuevas, borrar o modificar información de las ya existentes.
Hay que tener en cuenta que las Publicaciones están formadas por Grupos (Ventas, Compras, Alquileres, Traspasos, etc.) y estos a su vez están formados por Apartados (Apartamentos, Aticos, Chalets, Bajos, Garajes, Naves, Despachos, etc.).
3.1.1.- CREAR, BORRAR Y MODIFICAR UNA PUBLICACION.
Para dar de alta en la Base de Datos una nueva Publicación, hay que hacer «clic» en el botón (NUEVO) situado dentro del área de las Publicaciones.
Automáticamente se activará el campo donde habrá que introducir el nombre de la nueva Publicación y posteriormente hacer «clic» en el botón (GRABAR) para que quede almacenado en el fichero correspondiente.
Para modificar cualquier Publicación dada de alta previamente, tan solo hay que seleccionarla de la lista correspondiente, haciendo «clic» sobre ella y realizar las modificaciones oportunas, sin olvidar, una vez se ha concluido con las modificaciones, pulsar el botón (GRABAR), para que se actualice el fichero correspondiente.
Si lo que se desea es borrar alguna Publicación, que esté archivada en el fichero, la manera de proceder es, primero seleccionarla de la lista correspondiente y después, hacer «clic» en el botón (BORRAR).
Hay que tener en cuenta, que si la Publicación que se desea eliminar tiene algún Grupo, IdemPubli no dejará borrarla si antes no se ha borrado todos los Grupos que pertenecen a ella. Para ello, habrá que proceder de la manera que se explica en el posterior apartado 3.1.2., para eliminar primero, los Grupos que contenga.
3.1.2.- CREAR, BORRAR Y MODIFICAR UN GRUPO.
Para dar de alta en la Base de Datos un nuevo Grupo, primero hay que seleccionar la Publicación en donde se quiera crear el Grupo en cuestión, haciendo «clic» sobre ella.
Automáticamente se activará todos los botones del área correspondiente a los Grupos. A continuación, hacer «clic» en el botón (NUEVO) y teclear el nombre del nuevo Grupo. Posteriormente, pulsar el botón (GRABAR), para que quede almacenado en el fichero correspondiente el nuevo Grupo.
Para modificar algún Grupo, hay que seleccionar primero la Publicación a la que pertenece y después, hacer «clic» en el Grupo en cuestión. Una vez tecleadas las modificaciones, no hay que olvidar pulsar el botón (GRABAR), para que quede actualizado en el fichero correspondiente.
Para eliminar de la Base de Datos, alguno de los Grupos existentes, hay que seleccionar la Publicación a la que pertenece y después el Grupo a borrar. Haciendo «clic» posteriormente en el botón (BORRAR), el Grupo en cuestión se borrará del fichero donde se encontraba almacenado.
Hay que tener en cuenta que si el Grupo que se desea borrar, tiene dado de alta algún Apartado, IdemPubli no permitirá su borrado, si antes no se elimina sus Apartados. Para ello, habrá que proceder de la forma explicada en el posterior apartado 3.1.3.
En el apartado de los Grupos existen las opciones de Formato Normal o Resaltado, en los cuales hay que introducir el nombre del Color, el de la Fuente, el Tamaño de la Fuente, el del Filete y el número del interlineado. Hay que tener en cuenta que estos nombres deben existir en el QuarkXPress.
3.1.3.- CREAR, BORRAR Y MODIFICAR UN APARTADO.
Para crear un nuevo Apartado, dentro de un determinado Grupo, primero hay que seleccionar la Publicación donde se encuentra el Grupo, en donde se quiere introducir el Apartado en cuestión, después, hacer «clic» en el Grupo deseado y automáticamente se activára los botones del área correspondiente a los Apartados.
A continuación, hay que hacer «clic» en el botón (NUEVO) y teclear el nombre del nuevo Apartado. Como siempre, después de introducir el nombre, hay que pulsar el botón (GRABAR) y IdemPubli automáticamente, lo almacenará en el fichero correspondiente.
Para modificar cualquier Apartado, dado de alta previamente, hay que proceder de la misma forma que se procedió para los Grupos. Para ello, hay que hacer «clic» en la Publicación que contiene al Grupo, que a su vez contiene el Apartado en cuestión. Después, una vez localizado en la lista, el Grupo, hacer «clic» sobre él y por último, seleccionar el Apartado a modificar. Una vez hecho todo esto, se teclea las modificaciones oportunas y se pulsa el botón (GRABAR), para actualizar los datos en el fichero correspondiente.
Si lo que se desea es borrar algún Apartado que esté dado de alta en la Base de Datos, hay que seleccionarlo, de la manera que ya se conoce, siguiendo los pasos anteriores y después pulsar el botón (BORRAR).
3.2.- USUARIOS.
Para entrar en el mantenimiento de Usuarios, hay que hacer «clic» en el botón USUARIOS, dentro del menú general de Ficheros. Aquí se encuentra almacenada toda la información acerca de todos los Usuarios que tendrán acceso a la Aplicación.
Desde aquí se puede buscar cualquier Usuario o dar de alta en la Base de datos a un Usuario nuevo.
A continuación se verá detalladamente como realizar cada una de las dos operaciones mencionadas anteriormente.
3.2.1.- CREAR UN NUEVO USUARIO.
Para dar de alta en la Base de Datos un nuevo Usuario, hay que hacer «clic» en el botón NUEVO. Automáticamente, IdemPubli mostrará la ficha de Usuario con todos los campos en blanco, aptos para ser rellenados con los datos correspondientes.
Los datos a introducir son los siguientes:
- El Nombre con el que se va a conocer IdemPubli al Usuario que se va a dar de alta en al Base de Datos. IdemPubli admite 10 dígitos como máximo para introducir el nombre.
- La Clave de dicho Usuario. Para más seguridad, a medida que se vaya tecleando ésta, se irá mostrando un * por cada dígito tecleado. Esta clave será necesaria introducirla cada vez que el Usuario quiera entrar en IdemPubli y hay que teclearla tal y como se escribió cuando se dió de alta, de lo contrario IdemPubli no la reconocerá y no dejará acceder al Usuario al programa.
- El Nombre y los Apellidos del Usuario en cuestión.
- El Grupo al que pertenece dicho Usuario. Si se desea dar de alta algún otro Grupo, pulsando el botón , IdemPubli entra en el mantenimiento de Grupo, pudiéndose crear nuevos y modificar o borrar, ya existentes. A cada Grupo de Usuarios, se le asigna unos determinados derechos deacceso a las distintas opciones de IdemPubli, de forma que, al asignar un Grupo al Usuario en cuestión, se está definiendo los mismos derechos que tiene el Grupo asignado. Estos derechos de acceso, pueden ser modificados en el mantenimiento de Contrrol de Accesos, dentro del apartado de las Utilidades.
- Si por cualquier motivo, el Usuario en cuestión, no se encuentra en activo, habrá que activar la casilla de Inactivo, haciendo «clic» en ella.
3.2.2.- BUSCAR UN USUARIO.
Si se quiere consultar, por algún motivo, la información referente a algún Usuario de laAplicación, hay que introducir los criterios de búsqueda del mismo, que en este caso, es su nombre, si se conoce y si no, introducir algún dígito y pulsar el botón BUSCAR, desde la pantalla general del mantenimiento de Usuarios.
Automáticamente, IdemPubli mostrará un listado con todos los Usuarios encontrados, bajo esas características. Hay que tener en cuenta que si no se introduce ningún nombre y se hace «clic» directamente en el botón BUSCAR, IdemPubli mostrará un listado con todos los Usuarios dados de alta hasta el momento en la Base de Datos.
La información que se muestra en dicho listado, es el nombre del Usuario, su Nombre completo (incluyedo los apellidos), la Situación actual (si se encuentra activo o inactivo) y el Grupo al que pertenece.
Este listado se puede ordenar, según cualquiera de los datos que se acaba de mencionar (Nombre, Situación, Usuario y Grupo), desplegando la lista correspondiente y seleccionando el deseado.
Además de esto, desde esta pantalla, también se puede crear un nuevo Usuario, pulsando el botón NUEVO. Automáticamente, IdemPubli mostrará la ficha del Usuario con todos los campos vacios, aptos para ser completados, sin olvidar pulsar el botón GRABAR, cuando se termine de teclear todos los datos.
Por otra parte, haciendo «clic» en el botón BUSCAR, IdemPubli vuelve a la pantalla anterior de búsqueda y creación de un Usuario. Este botón se pulsará cuando se desee realizar otra búsqueda de Usuario.
3.2.3.- BORRAR Y MODIFICAR DATOS DE UN USUARIO.
Para hacer algún tipo de modificación en los datos de alguno de los Usuarios archivados, primero hay que localizarlo, de la forma explicada en el anterior apartado 3.2.2 y una vez se tiene en pantalla la ficha con todos sus datos, se puede proceder a realizar los cambios oportunos.
Tras realizar dichas modificaciones, hay que hacer «clic» en el botón GRABAR, para que IdemPubli actualice el fichero correspondiente.
Si lo que se desea es borrar alguno de los Usuarios, definitivamente de la Base de Datos, la manera de proceder es la misma que la que se sigue para realizar algún tipo de modificación, pero cuando se tiene la ficha con los datos del Usuario en cuestión, hay que hacer «clic» en el botón BORRAR y automáticamente, ese Usuario quedará eliminado de la Aplicación.
3.3.- EMPRESA.
En este fichero se guarda toda la información referente a la Empresa que va a utilizar la Aplicación IdemPubli.
Por tanto, haciendo «clic» en el botón EMPRESA, desde el menú principal de Ficheros, IdemPubli muestra la ficha de ésta, donde se muestra datos como:
- Nombre de la Empresa en cuestión.
- Dirección de la misma.
- Número de Teléfono y de Fax, si es que tiene.
- Número de NIF.
- Código Postal y Población donde se encuentra ubicada la misma.
- El Anagrama de la Empresa. Como se observa, existe un botón, IMPORTAR IMAGEN, que sirve para importar de cualquier fichero, el anagrama de la misma.
- Control Copia Seguridad 4D Backup. Seleccionando esta opción, cada vez que salimos de IdemPubli, nos informa de cuando fue la última copia y nos da la posibilidad de realizar la copia de seguridad.
- Moneda.Tenemos la posibilidad de seleccionar la moneda que nos interese. Solo tenemos que introducir el nombre completo de la moneda, su símbolo y el número de decimales que vamos a utilizar con la moneda. En el caso que la moneda sea Euros el símbolo y el número de decimales lo pondrá IdemPubli de forma automática.
También podremos modificar la moneda de trabajo introduciendo la nueva moneda de la forma explicada, y IdemPubli nos pedirá que introduzcamos el coeficiente por el que va a multiplicar los importes para convertirlos en la nueva moneda.
Además podremos indicar si queremos ver en pesetas, cuando la moneda seleccionada sea Euros y viceversa, los importes de los registros cuando los exportemos desde Registro (Ver apartado 1.2.- Exportación de campos).
Si se desea hacer algún tipo de modificación en los datos de la Empresa, únicamente hay que hacer «clic» en el botón EMPRESA, dentro del mantenimiento de Ficheros y realizar las modificaciones oportunas.
Cuando se haya terminado de realizar los cambios oportunos, no hay que olvidar hacer «clic» en el botón GRABAR, para que IdemPubli actualice el fichero correspondiente.
3.4.- POBLACIONES.
En este fichero será donde se guarde todas las Poblaciones, Provincias y Países, que se vayan dando de alta en IdemPubli.
Para acceder a este mantenimiento, hay que hacer «clic» en el botón POBLACIONES desde el menú de Ficheros.
Al entrar en dicho mantenimiento, se observa todos los Países que hay archivados y haciendo «clic» en uno de ellos, se mostrará en el área correspondiente, todas las Provincias de ese determinado País. A su vez, haciendo «clic» en una determinada Provincia, se mostrará, en el área correspondiente, todas las Poblaciones que se han dado de alta para esa Provincia en concreto.
Desde este mantenimiento, ya se puede proceder a crear, modificar o borrar, Países, Provincias o Poblaciones. A continuación se verá como realizar todo esto.
3.4.1.- CREAR, BORRAR Y MODIFICAR UN PAIS.
Para dar de alta en la Base de Datos un País nuevo, hay que entrar en el mantenimiento general del País, haciendo «clic» en el botón situado en el área de Países.
A continuación, hay que hacer «clic» en el botón NUEVO de esta nueva pantalla y teclear el nombre del nuevo País. Una vez introducido, hay que pulsar el botón GRABAR, para que éste quede almacenado en el fichero correspondiente.
Si una vez creado un País, se quiere modificar, tan solo hay que hacer «clic» sobre el deseado en la lista y se teclea los cambios deseados, sin olvidar pulsar por último, el botón GRABAR, para que quede actualizado el fichero de Poblaciones.
Por otro lado, si lo que se quiere es eliminar un País del fichero, hay que seleccionarlo primero, haciendo «clic» sobre él y después pulsar el botón BORRAR, automáticamente IdemPubli lo eliminará si este País no tiene dados de alta ninguna Provincia, porque si tuviera dada de alta alguna, IdemPubli informará de ello y no permitirá su borrado, si antes no se borra dichas Provincias.
3.4.2.- CREAR, BORRAR Y MODIFICAR UNA PROVINCIA.
Para dar de alta cualquier Província, modificarla o borrarla de la Base de Datos, hay que entrar en el mantenimiento de Provincias, después de haber seleccionado el País al que pertenece.
Para ello, hay que hacer «clic» en el botón del área correspondiente a las Provincias y desde esa pantalla, se podrá realizar cualquiera de las operaciones anteriormente mencionadas.
Para crear una nueva Provincia, dentro de un determinado País, hay que hacer «clic» en el botón NUEVO de dicho mantenimiento y teclear el nombre de la misma. Después de esto, no hay que olvidar, hacer «clic» en el botón GRABAR, para que IdemPubli la almacene en el fichero correspondiente.
Para realizar algún cambio en alguna Província, hay que hacer «clic» sobre ella, en la lista y proceder a realizar las modificaciones oportunas, posteriormente, hay que pulsar el botón GRABAR, para que se actualice la información.
Si lo que se desea es eliminar de la Base de Datos alguna Provincia, primero hay que seleccionarla y después, hacer «clic» en el botón BORRAR.
Hay que tener en cuenta, que IdemPubli permitirá su borrado, si esta Provincia no tiene dadas de alta ninguna Población. Si por el contrario, tiene creadas alguna Población, IdemPubli informará de ello y no permitirá su borrado, si antes no se borra de la Base de Datos, dichas Poblaciones.
3.4.3.- CREAR, BORRAR Y MODIFICAR UNA POBLACION.
Desde la pantalla principal del mantenimiento de Poblaciones, se visualiza todas las Poblaciones de una determinada Província, dentro de un determinado País.
Si lo que se quiere es localizar alguna Población en concreto, hay que teclear su nombre y hacer «clic» en el botón BUSCAR. Automáticamente, IdemPubli mostrará en pantalla dicha Población, siempre que haya sido dada de alta previamente, sino informará de que no ha sido encontrada.
Para crear una nueva Población, primero hay que seleccionar, el País y Provincia, donde está ubicada, seleccionándolos en las áreas correspondientes y después, hacer «clic» en el botón NUEVO. Después se teclea el nombre de la misma y se pulsa el botón GRABAR, para que esta quede almacenada en el fichero de Poblaciones.
La forma de modificar alguna Población, es la misma que la que se ha estado siguiendo tanto en Paises, como en Provincias.
Para eliminar de la Base de Datos, cualquier Población dada de alta previamente, hay que seleccionarla primero, de la forma ya conocida, seleccionando primero el País, luego la Provincia y por último, la Población en cuestión. Tras esto, hay que hacer «clic» en el botón BORRAR y IdemPubli la eliminará para siempre del fichero correspondiente.
3.5.- CONTROL ACCESOS.
En este fichero se guarda los Accesos a los Usuarios en los diferentes procesos. Cada grupo tiene permitido el acceso a unos determinados procesos.
El grupo IdemPubli siempre tiene acceso a todos los procesos y Publiell no permite que sea modificado, borrado, ni que esté sin ningún Usuario activo.
Para realizar modificaciones en cuanto a los procesos que tiene acceso un determinado Grupo, lo que hay que hacer es, en primer lugar, seleccionar el Grupo que se quiere modificar y después, hacer «clic» en el botón MODIFICAR.
Automáticamente, IdemPubli mostrará una lista con todos los procesos y marcados con una «X», los procesos a los que tiene acceso el grupo seleccionado.
Para activar o desactivar algún acceso a un determinado Proceso, hay que hacer «clic» en él y si está marcado con una «X», se desactivará y el Grupo ya no tendrá acceso a él y si por el contrario, no está marcado con una «X», este se activará, pasando a tener acceso a él dicho Grupo.
Para que estos cambios queden actualizados en el fichero correspondiente, hay que hacer «clic» en el botón GRABAR, antes de salir de esta pantalla.
3.6.- LICENCIA.
En este fichero está almacenado el Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia y el Nº de Usuarios Contratados.
Este Nº de Serie y Código del Producto IdemPubli, que se introduzca, será lo que de el derecho a la licencia de uso del mismo.
3.7.- TEXTO EXPORTACION.
En este fichero se encuentra guardados los textos de todos los campos que se van a utilizar cuando realicemos las exportaciones de registros.
Como se observa, en esta pantalla aparecen los títulos «Master» de los diferentes conceptos (A.Acondicionado, Ascensor, Aseo, Garaje, etc.) y por otra parte, aparece el texto que ha de exportar IdemPubli.
IdemPubli permite modificar los títulos y poner los que interesen, sin olvidar pulsar el botón GRABAR cuando se termine de introducir los nuevos textos a exportar. Por tanto, será este texto modificado el que aparecerá en la exportación.
Ejemplo:
Master Texto a Exportar
A.Acondicionado A/A
Habitación 1 Habitación
Habitaciones Habs.
3.8.-COPIA DE SEGURIDAD.
Esta función es muy importante ya que permite copiar toda la información que poseemos en IdemPubli para que ante los posibles fallos que pueden hacer perder dicha información, ésta se pueda recuperar. A continuación enumeramos algunos de los casos más frecuentes que pueden provocar pérdidas de información:
1.- Fallos externos del equipo como cortes de luz.
2.- Fallos internos del equipo como fallos en la CPU, discos, etc.
3.- Robos, incendios, etc.
Para que la información se pueda recuperar cuando se produce alguno de los anteriores casos, es aconsejable lo siguiente: en el primer caso copiar la información en cualquier disco; en el segundo caso copiarla en un disco diferente del de trabajo y en el tercer caso copiarla en discos extraibles (CD, discos ópticos,....). Usted debe elegir la combinación apropiada según el nivel de seguridad que quiera.
Solo Cliente - Servidor , al pulsar el botón COPIA DE SEGURIDAD, situado en el menú de Ficheros veremos la siguiente pantalla en la cual IdemPubli mostrará los usuarios conectados.
Pulsando el botón EMPEZAR COPIA SEGURIDAD, IdemPubli nos permitirá dar un tiempo de demora para el comienzo de la copia ya que durante el tiempo que dure ésta, los usuarios no podrán trabajar. IdemPubli avisará de ésto a los usuarios conectados.
Para realizar la copia utilizaremos la siguiente ventana en la cual deberá estar seleccionada la opción Datos ( ya que es donde se guarda toda la información que hemos introducido de IdemPubli y, si se pierde la información por cualquier causa, no se podría recuperar). También se podrá hacer copias de seguridad del programa seleccionando el cuadro correspondiente, así como los ficheros, estén o no relacionados con IdemPubli, seleccionando el icono correspondiente a ficheros.
Se puede seleccionar el número de juegos distintos que queramos para guardar la copia, recomendándose un mínimo de tres juegos. La primera copia se hará en el primer juego, la siguiente en el segundo y así sucesivamente hasta completar el número de juegos que se ha seleccionado, A partir de esa copia, la siguiente se empezará a hacer en el primer juego, borrando el juego más antiguo y así sucesivamente.
Si se tiene seleccionado en la ficha de Empresa la opción Control Copia Seguridad 4D Backup, cada vez que salgamos del programa, si no hemos hecho copia en un periodo de un día, IdemPubli nos pedirá que hagamos la copia de seguridad para que no se nos olvide hacer dicha copia.
3.9.-Registro envio emails.
Desde aqui podremos revisar todos lo envios de listados que hemos realizado a los clientes.
Indicandonos quien hizo el envio, dia y hora y a que dirección de email.
3.10.-opción barra de herramientas.
Desde aqui indicaremos a la gestión, si tenemos activa u oculta la barra de herramientas. De esta forma nos respetará ese espacio.
3.11.-envio información técnica.
Este botón envia información ténica, no datos de la base, para su análisis por el departamento técnico de Idemsoft. Si se encontrase algún problema se reportaría de inmediato al cliente.