Manual_IdemJuris

IdemSoft, S.L.
Web : www.idemsoft.com
IdemJuris
Version 2005
All rights reserved.
It remains prohibited, the total or partial reproduction of this manual without express authorization of the author.
INDEX
I - GENERALITIES.........................................................................................7
II.- INTRODUCTION........................................................................................7
III.- MONOUSER o MULTIUSER....................................................................8
IV.- BUTTONS...................................................................................................9
V.- ACCES TO JURISBELL...........................................................................13
VI.- DATABASE .............................................................................................15
VII.-GENERAL MENU ...................................................................................17
1.-LAW PRACTICEDATA.......................................................................19
2.-PROCESS..............................................................................................23
2.1.- Create a new Process......................................................................25
2.2.- Search a Process.............................................................................28
2.3.- Modify data of a Process................................................................29
2.4.- Change data of a Process................................................................30
2.5.- Erase a Process...............................................................................31
2.6.- Send notices from a Process...........................................................31
2.7.- Print Processes................................................................................31
3.-LISTINGS..............................................................................................32
3.1.- List Customers................................................................................32
3.2.- Lis Processes...................................................................................34
3.3.- List Mailings-export.......................................................................35
4.-FILESS..................................................................................................36
4.1.- Fax Server.......................................................................................37
4.2.- Customers.......................................................................................38
4.2.1.- Create new Customer................................................................38
4.2.2.- Search Customer.......................................................................40
4.2.3.- Modify Customer......................................................................41
4.2.4.- Erase Customer.........................................................................41
4.3.- Administrative Area.......................................................................42
4.3.1.- Create new Administrative Area..............................................42
4.3.2.- Erase Administrative Area........................................................43
4.4.- Attorneys.........................................................................................44
4.4.1.- Create new Attorney.................................................................45
4.4.2.- Search Attorney........................................................................45
4.4.3.- Erase Attorney..........................................................................45
4.5.- Courts..............................................................................................46
4.5.1.- Create new Court......................................................................46
4.5.2.- Erase Court...............................................................................46
4.6.- Cities...............................................................................................47
4.6.1.- Create new City........................................................................47
4.6.2.- Search City................................................................................48
4.6.3.- Erase City..................................................................................48
4.7.- Alarms types...................................................................................49
4.7.1.- Create new Alarm type.............................................................49
4.7.2.- Modify Alarm type...................................................................50
4.7.3.- Erase Alarm type......................................................................51
4.8.- State................................................................................................51
4.8.1.- Create new State.......................................................................51
4.8.2.- Modify State.............................................................................51
4.8.3.- Erase State................................................................................51
4.9.- Opponents.......................................................................................52
4.9.1.- Create new Opponent...............................................................52
4.9.2.- Search, Modify and Erase Opponent........................................52
4.10.- Work group...................................................................................53
4.10.1.- Create new Work group..........................................................53
4.10.2.- Modify Work group................................................................53
4.10.3.- Erase Work group...................................................................53
4.11.- Users.............................................................................................54
4.11.1.- Create new user.......................................................................55
4.11.2.- Search , Modify and Erase user..............................................56
4.12.- Code of Performance....................................................................57
4.12.1.- Create new Code of Performance...........................................57
4.12.2.- Search Code of Performance..................................................58
4.12.3.- Modify Code of Performance.................................................58
4.12.4.- Duplicate Code of Performance..............................................59
4.12.5.- Assigning Code of Performance.............................................59
4.12.6.- Change between Code of Performance...................................60
4.13.- Court types....................................................................................61
4.13.1.- Create new Court type............................................................61
4.13.2.- Modify Court type..................................................................61
4.13.3.- Erase Court type.....................................................................61
4.14.- Model document Levels...............................................................62
4.14.1.- Create new Model document Level........................................62
4.14.2.- Modify Model document Level..............................................63
4.14.3.- Erase Model document Level.................................................63
4.15.- Model document Level.................................................................64
5.-DOCUMENTS......................................................................................65
5.1.- Create new documents....................................................................68
5.2.- Search documents...........................................................................70
5.3.- Modify documents..........................................................................72
5.4.- Making changes in information documents....................................73
5.5.- Duplicate a document.....................................................................74
5.6.- Transferring a document between processes..................................74
5.7.- More than one open document.......................................................74
5.8.- Information about process data.......................................................75
5.9.- Models............................................................................................76
5.9.1.- Show a Model...........................................................................76
5.9.2.- Selecting a Model.....................................................................77
5.9.3.- Insert a Model...........................................................................78
5.10.- Showing tool bar...........................................................................79
5.11.- Mailing..........................................................................................80
5.12.- Interest calculation........................................................................81
6.-REPORTS..............................................................................................82
6.1.- Create a report.................................................................................83
6.2.- Search a report................................................................................85
6.3.- Erase a report..................................................................................85
6.4.- Print reports....................................................................................86
6.5.- Utilities for reports..........................................................................86
7.-FAX.......................................................................................................87
7.1.- Create new Fax...............................................................................87
7.2.- Search a Fax....................................................................................88
7.3.- Consulting information faxes.........................................................88
7.4.- Erase a Fax......................................................................................89
7.5.- Print a Fax.......................................................................................89
8.-REGISTER SHEET...............................................................................90
8.1.- Create new Message.......................................................................90
8.1.1.- Create new Message, not for invoice........................................91
8.1.2.- Create new Message for invoicing...........................................92
8.3.- Showing day Messages...................................................................93
8.4.- Seach Messages by lawyer..............................................................94
8.5.- Erase a Message..............................................................................95
9.-ADMINISTRATION.............................................................................96
9.1.- Bringing up to date the Expenses...................................................96
9.1.1.- New expenses by process.........................................................97
9.1.2.- Search a expense.......................................................................97
9.2.- Doing Minute of earned honorarium/Invoicing..............................98
9.2.1.- Create new invoice...................................................................99
9.2.2.- Search a invoice......................................................................100
9.2.3.- Show and Modify a invoice....................................................100
9.2.4.- Erase a invoice........................................................................101
9.2.5.- Print a invoice.........................................................................101
9.2.6.- Receipts .................................................................................102
9.2.7.- Messages.................................................................................102
9.2.8.- Agreed fees.............................................................................102
9.3.- Doing Agreed fees........................................................................104
9.3.1.- Create new Agreed fees..........................................................104
9.3.2.- Search Agreed fees.................................................................104
9.3.3.- Modify Agreed fees................................................................104
9.3.4.- Erase Agreed fees...................................................................105
9.3.5.- Create invoice.........................................................................105
9.4.- Revising VAT...............................................................................106
9.5.- Office`s Management...................................................................107
10.-INTERNET........................................................................................108
11.-LIBRARY..........................................................................................109
11.1.- Files............................................................................................109
11.1.1.- Cards.....................................................................................109
11.1.1.1.- Create new card..............................................................109
11.1.1.2.- Search a card...................................................................110
11.1.1.3.- Erase a card.....................................................................111
11.1.2.- Matters , Formats, Authors , Places y Publishers.................111
11.2.- Showing y Lending.....................................................................112
11.3.- Showing y Returning lend..........................................................112
12.-E_MAIL.............................................................................................113
12.1.- Create new message....................................................................114 12.2.- Showing message...................................................................................114
13.-UTILITIES.........................................................................................115
13.1.- Back up.......................................................................................115
13.2.- License........................................................................................116
13.3.- Statistical....................................................................................117
13.4.- Access control.............................................................................117
13.4.1.- Modify access group.............................................................117
13.5.- Export Documents and Models..................................................118
13.5.1.- Export Documents ...............................................................118
13.5.2.- Exportar Models...................................................................118
13.6.- Import Documents .....................................................................119
13.6.1.- Import Documents ...............................................................119
13.6.2.- Import Models......................................................................119
13.7.- Program path...............................................................................120
13.8.- Import Customers.......................................................................121
13.9.- Re-index Database......................................................................122
13.10.- Tool bar/Dock...........................................................................122
13.11.- Erase database...........................................................................122
13.12.- Use control................................................................................123
13.13.- Database modification..............................................................124
13.13.1.- Create new database...........................................................124
13.13.2.- Open database.....................................................................125
13.13.3.- Modify database size..........................................................125
13.14.- Export to accounting (ContaBell).............................................127
14.- CALCULATION SHEET.................................................................128
14.1.- Create new calculation sheet......................................................128
14.2.- Search calculation sheet..............................................................129
14.3.- Import fields................................................................................129
15.-APPOINTMENTS/TERMS..............................................................131
15.1.- Appointment/Terms maintenance...............................................131
15.2.- Appointment/Terms remenber....................................................132
VIII.-LITTLE MENU.......................................................................................133
1.-AGENDA/ ALARMS..........................................................................134
1.1.- Create/Modify alarms...................................................................136
1.2.- Alarms..........................................................................................137
1.3.- Search a message..........................................................................139
1.4.- Erase a message............................................................................139
1.5.- Print a message.............................................................................140
2.-INFORMATION.................................................................................141
2.1.- Searching a Telephone or Name ..................................................141
2.2.- Searching a Customer..................................................................141
2.3.- Searching an Attorney..................................................................144
2.4.- Searching a Court.........................................................................145
2.5.- Searching a User...........................................................................146
2.6.- Buscar un Contrario......................................................................146
3.-USERS CONTROL/CHAT (Only multiuser).....................................147
4.-TIMMING CONTROL........................................................................149
5.-CALCULATOR..................................................................................151
6.-INTEREST CALCULATION.............................................................152
I.- Generalities.
This Manual is going to guide us through the operation of the program, besides seeing the immediate results that are obtained. It is obvious that all the abilities that encloses cannot be included in a manual. The daily management is the best way to obtain some optimum performances.
II.- INTRODUCTION
IdemJuris has been designed for the professional of the Law. It is fully oriented to give a simple, fast, and adequate answer, to all the demands that requires the modern office of Lawyers.
Thus, all the problematic has been predicted that the Lawyer has daily, creating a very efficient Management, and that contemplates the minutación, the word processing (with an adequate system of file of the writings that are done daily, so that the work of the Lawyer be not lost with the passing of time), the messaging among the members of the law Practice, the Agenda, the Models of writings, the Expenses.
The professional of the Law knows the need that the office of Lawyers has at the moment of to study the matters, seeking jurisprudence and even previous works already carried out on the same matter, and that with the time they remain in the oversight.
IdemJuris is in disposition to facilitate to Lawyer, all those works and writings that with the time has forgot. And not only the writings, but any type of matter. Having multiple alternatives of searches.
On the other hand, is very important to keep in mind, that IdemJuris permits to have available all the Texts created, in any another database and under any format.
Besides IdemJuris selects automatically the Numbers presentation Format that will utilize the program, depending on the option selected in the operating system in that of eyelash" Number of the Regional Configuration in Windows (Start/Configuration/Control Panel/Configuration). For example to Use the comma [,] as decimal and the point [.] like separator of thousands for the case that the operating system utilize the comma as separator of decimals and the point as separator of thousands, IdemJuris will utilize the same format.
IdemJuris also selects automatically the Format presentation of the Date that will utilize in the program depending on the option selected in the operating system in that of eyelash dated of the Regional Configuration (Start/Configuration/ Control Panel/Configuration).
III.- MONOUSER o MULTIUSER
IdemJuris adapts so much individual professionals (Monopuesto), as to law Practices in which is needed the communication and file of all the information so that they be available for all (Client /Server.).In both cases is the same program, so that if in a future we want to pass from one to another system, so alone there will be that to hire it without having that to carry out no change.
The operation in network Client/Server consists of a computer that does of center of database (Server) where is kept all the information of the office. All the teams of the office (Clients) will be connected for network to Server.
In both cases all the information is kept in an ONLY file, so that is not possible that someone be carried the information and can consult it without being carried all the program.
IV.- BUTTONS
Along all the IdemJuris they will appear a series of buttons that will always have the same meaning. These buttons, are the following:
- New :
For the introduction of a new one puts on file in the file in whose maintenance we find us. Also he permits the introduction of a new line in a slip. In the case that you put on file they be them composed by several lists of lines.
-Annulling :
It permits the annulment of the data of a slip, re-establishing the previous. This option is useful in the case in which the data be modified of a determined puts on file and then be wanted to leave as was. This will function if himself has not I press previously al button to RECORD. Also he permits to annul an action that itself be not desired to carry out.
-Save :
It keeps the data of a slip in the database. It brings up to date the modifications and changes that may have been able to be carried out in the slip of the maintenance that we find us. .
-Erase :
It permits to erase the data of the slip finally of the database, asking before confirmation.
-Exit :
This button permits to leave the screen in which is working in order to returning to the previous screen.
-Select :
This button is utilized in different actions, which they can be: to Select, OK, to Continue, etc.
-Print : There are two types of buttons:
- With the first button can be printed in role the data, reports, etc selected or shown in screen.
- With the second type of button, the dial of any Expedient is printed directly.
-Order lists :
This icon will always appear in the part upper right of some list or assembly of lists. Then, clicking on the name of the list that wants to be ordered, (not on the drawing) the list will obtain as a result itself or assembly of orderly lists according to the criterion selected.
-Accessing to maintenances :
It permits to agree since the screen in which al is working itself maintenance of the object al that is associated without need to leave al menu.
-Search : It has two options with this button:
1- When be placed al side of a name, attorney, etc. .., permits to seek the name, attorney, process, etc, by means of a series of criteria that will appear al I press said button.
2- When this it situated alone, will permit to agree to a list of the different objects of the same type al that is associated the magnifier. We can move us for ready happiness of the following form:
- Typing a letter, will seek the first one that harms with her.
- Arrow up and arrow downward we agree al upper and lower element in the list, respectively.
- Uppercase Key, along with the key of arrow up or down we move 5 elements.
- Key Ctrl (Windows) or Appel (MacOs) along with the key of arrow up or down we move 10 elements.
To select an element of the list we can give it to the key of return or to do «click» with the mouse over the element desired.
- Agenda / Alarm :
It permits to introduce a Message or an Alarm to a Client, User, etc. .., or to whom be wanted and since the Application in which is working itself.
-Menu :
This button permits to return al Main Menu without closing the screen in which is working itself.
-Send Fax :
This button is the one that takes charge of sending al maintenance of Fax, since the process in which is working, a fax to a Client, User, etc. If it is activated the Servant of Fax will send him of alone, automatic form one must indicate the date and hour.
-Information : There are two types of buttons:
With the first button access directly maintenance where can be consulted any telephone that have itself stored in the database, or information about the Clients, Proxies, Courts, Users and Contrary.
With the second button, can be seen more data on the section where be situated, like they are, the data of the law Practice, data on Processes, bookkeeper, etc..
- Expanding Screen :
There where this button be found, will be able to expand the window of the associated information, to be able to visualize better the contained information.
-Change password :
With this button, what can cause is to change the password of the User, introducing subsequently it desired.
-Register sheet :
This button agrees to the screen where can be consulted the visits, messages, etc, during the absence of the connected User.
- Manual :
With this button will be able to open the manual of the program. The manual will be opened directly when press the Manual button. In the case of find it not the IdemJuris will ask if you want to seek it. Subsequently a window will be seen since will be able to seek and to open the manual.
- FIN :
Al to do «click» in this button IdemJuris reports of which is the letter that corresponds him doing «click» in the button Letter and introduces automatically the correct letter in the country FIN to do «click» in the button to Leave. Only for Spanish Country.
V.- JURISBELL ACCESS
1- FIRST ACCESS .
When a new database is created, IdemJuris will ask that be introduced the name of the User and its Password, as well as the name of the business.
In the case that we introduce our license of use, the name of the business has to be the same one that the one that figures in the original certificate of the License.
Doing «double click» on the icon of IdemJuris, the first time that enter, the database of demonstration will be opened, to permit us to analyze the program with fictitious data already introduced.
First, we will visualize the window of presentation of the program.
- In the case to be a database of the version Demo to do «click» in CONTINUING.
- To introduce the codes Nº of Series of the Product, the Code of the License, that there will be supplied IdemSoft, S.L. to do «click» in the button LICENSE and, once introduced, we will do «click» in the button to SAVE moment in which they will disappear the limitations by version demonstration.
One must keep in mind that the configuration of the monitor of a PC to see correctly the screens of IdemJuris will have to be of 800 for 600 pixeles. To change this first configuration we will do «click» with the right button of the mouse on the fund of the screen of the monitor, to select the option Properties of the window that have visualized and, to do «click» on the label of Configuration of the screen Properties window. Already here, we should select the configuration indicated since where puts Area of the screen.
2.- ACCESO A JURISBELL
IdemJuris will show the User selection window, where the name of USER will ask us and the PASSWORD. Once this it put the License this window will appear directly, without visualizing previously the window of presentation mentioned previously. After introducing the password and the user must do "click" in F2 Connection" If by mistake is introduced another key that is not the correct one, IdemJuris will not permit the entrance to the same one of said User. .
With the Fax Servant button, if we work with Windows System and have the software WinFax For, we will be able to activate the servant of Fax with the one that will be able to send faxes automatically without leaving IdemJuris without printing them.
If itself assets the Servant of Fax from here, the alone team will be able to use for said function and, will not be able to be used the program in said team, that is to say that alone will be utilized like the Servant of Fax.
If it is desired to change the Password of access of the user, we press the button (F3-Change Password). IdemJuris will ask us that we indicate the new password
When we access to the program, IdemJuris will notify us of the messages of the Calls and Visits that may have been able to have during the absence of the User in question. Clicking on the desired Message, will be able to visualize the text, or to pass it to an alarm
.
If this information wants to be seen again, you should press the button , It situated in the screen of the General Menu. (Separated 8.- Leaf of Registration)
Case to have Alarms conquered, a small window will appear indicating us the number of pending Alarms. (Separated 1.- Agenda/Alarms of the capítuloVIII) from the version 2004.0 will also show us the fixing time limit that have set to recall us.
vi.- DATABASE
1.-MACINTOSH
The first time that opens the program, doing «double click» on the icon that executes the same one, we will be able to create a database or to open the database of the version DEMO.
To create a new database we will do «click» in the New button (New). It will show a window with the name of the management, which will be able to change. Once we be sure of the name, we will do «click» on Save, so that the new database is created. This process can delay some minutes.
It selected the database, the program will be executed, from now on of automatic form, with the chosen database.
If we want to change the database, immediately after doing «double click» on the icon that executes the program, you will maintain pressed the key «Alt». We will be able to create a New database of the form explained previously
2.-WINDOWS
The first time that opens the program, doing «double click» on the icon that executes the same one, we will be able to create a database or to open the database of the version DEMO.
To create a new database we will do «click» in the New button (New). It will show a window with the name of the management, which will be able to change. Once we be sure of the name, we will do «click» on Save, so that the new database is create with extension (.4dd). This process can delay some minutes.
It selected the database, the program will be executed, from now on of automatic form, with the chosen database.
If we want to change the database, immediately after doing «double click» on the icon that executes the program, you will maintain pressed the key «Alt». We will be able to create a New database of the form explained previously
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta el mismo, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión DEMO.
ViI.-MENU GENERAL
Once the personal password has been introduced, we agree al general menu of IdemJuris.
In the Main Menu, IdemJuris identifies us and our name will appear like the User Connected. Doing «click» on said name, we will be able to change of User, introducing the new data, as are the name and the password This option will be very useful, in the case that the computer be left connected and itself be not wanted that nobody access.
Doing «click» in the button where is the logo of IdemSoft (splits upper left of the general menu), the screen of presentation will appear of IdemJuris, since where we can agree to the License of Use.
Also it is shown in the General menu the Language in which is going to work IdemJuris, that by defect, will be English.
As already it was mentioned previously, if press the button , you will be able to visualize in screen all the Messages received during the absence of the User that is connected in those moments.
From General Menu we will be able to select the language of work of IdemJuris, that is to say the language in which the static text of buttons appears, title of fields, etc.
The General Menu is comprised of the following sections, that willshown in the following chapters: Process, Listings, Information, Files, Agenda/Alarms, Documents, Reports, Fax, Register sheet, Appointments/Proces date, Administration, Internet, Calculating, Library and Timming.
1.- bufete DATA.
Beside the Name of the Bufete, this button is found (DATA BUFETE), when ding «click» on him, will show all the data of the Office, such as, name, direction, population and preferences, where will be able to adapt IdemJuris according to our needs, for example if is for a lawyer or a attorney, if is a company or not..
If you want to carry out some modification in these data, first one must do «click» in the button to MODIFY and later, in that of SAVE.
The Data file of the law Practice is divided into three screens; a to introduce the general data and another for determine which are the preferences of the law practice that will utilize in IdemJuris.
Doing «click» in the "Eyelash" General we will be able to introduce the following information:
- Lawyer (law Practice) or Attorney. IdemJuris, in each case will use as main an or another figure.
- Company. If this option is chosen, alone will permit to invoice as such with an only bookkeeper and different Series. Otherwise, it will permit to invoice for each Lawyer that be desired.
- Saving New/Modifing Text. If a number is indicated, automaticaly will save the new writings that is typed in DOCUMENTS, with the interval indicated.
This value can vary from the maintenance of DOCUMENTS.
- Numbering of Process. If we mark the Manual option, each time that create an process we will have to assign it a number.
On the other hand, if we mark the Automatic option the management will assign the following number that corresponds when create a new one.
- Counter. For numering the Invoices, by Lawyer or Attorney, if is not marked the option Company, one must press the button INVOICES COUNTER NUMBER and a list with the listing of all the will appear Lawyers.
Selecting the Lawyer/Attorney desired, the number of the following Invoice can be modified. Once it selected the Lawyer, the Management will ask the year, and later will be able to modify the number of the following Invoice. To finish, just «click» in the button to SAVE.
Also the previous years Invoices bookkeeper can be visualized, for it selecting the Lawyer and doing «click» in SEARCH, the year will be introduced desired and IdemJuris will show in a box the Invoices of the year selected. Also the number can be modified of Proforma, selecting the corresponding field.
Also, if it is a Company, do «click» in INVOICES COUNTER NUMBER, a list indicating will appear the numbering of said Invoices. In this case, the Invoices can be divided them into Series and can be created as many series as be needed.
- Work Language,. We will be able to select the language with the one that each time that access to IdemJuris.
It will be selected the language in the screen of access to IdemJuris but if we access with a user that have another language selected in his slip we will visualize IdemJuris in the language of the user connected. The language of work can be selected so much since the screen of access to IdemJuris as since the general menu.
- Language spelling revision,. We will be able to select the language of the dictionary with the one that each time that agree to a field or a text IdemJuris will be selected, although we will be able to change it by hand.
Doing «click» in the "eyelash" of Preferences we will be able to indicate the following information about the preferences of the law Practice.
- Time limit for Appointments/Process date, Here we will indicate the days before, by omission, that we want that the fixing recall us or the time limit
- Nº of Process in Invoice. If this option is selected, the number of Process in the foot of the Invoice will be printed.
- To Use Code of Action. If it is desired to work with the writings classification system, calls and visits. (To see section 4.10.- Type of Action).
- Access to information by working Party. Marking this option is restricted the access to the information of Process, for all those users that do not belong the working Party of the selected in you said processes.
Therefore also it affects this restriction in the access to the information of all those maintenances that be necessary the selection of an process, as in Reports, Documents, Expenses, Invoices, Management, Book of VAT (when be not as company) and listing of processes.
The users of the Group IdemJuris will always have access to all the information independently of the working Party that have selected. From Agenda/Alarsm a message destined to the users of a working party can be left in concrete.
- Internet Use Control. This option permits to control the time that is connected to Internet. If itself it is not selected, will create, of automatic form, an annotation in the Register sheet, as private connection and without hour of end, by each one of the connections.
- 4D Security Copy Control Backup. Marking this option, each time that leave IdemJuris reports us of when was the last copy and the possibility of carrying out gives us the copy of security (Only monouser).
- Control Use of the Base. If we mark this option each time that we do a modification (to Create, to modify, to erase) of the ficheros Processes, Clients, Preferences, Control Accesses and Users, IdemJuris will keep it automatically in a report, which we will be able to see or to print from utilities with the USE CONTROL button.
- Client birth date Notice with maximum difference. If you want that IdemJuris notify of the date of birth and the age al to select a client we should mark this option.
In case that we mark happiness option we will indicate a time limit, in days, so that notify us IdemJuris, if the date of birth is found inside the previous or subsequent time limit indicated respect the present date.
- Select Currency. We have the possibility to select the currency that interest us.
We only have to introduce the complete name of the currency, its symbol and the number of decimals that are going to utilize with the currency.
In the case that the currency be Euro the symbol and the number of decimals will put it the Management of automatic form.
Also we will be able to modify the currency of work introducing the new currency of the form explained, and IdemJuris will ask us that we introduce the coefficient by the one that is going to multiply the values to become the new currency.
Doing «click» in the "eyelash" of Accounting, we will be able to indicate the accounts of link with ContaBell.
ContaBell is the program for accounting of Idemsoft, which has link direct with IdemJuris.
2.- PROCESSES.
In this maintenance are all the necessary information of each Process, as is: the number of the Process (that can be assigned automatic or by hand), the title of the matter, the name of the Customer, the Opponent, the class of matter, the Lawyer Director, the amount of the matter, the Court and decree number, the Lawyer and Attorney, contrary, etc.
Besides, if we have marked the option of Access to Information by working Group in data we will be able to select a Working Group for the process, restricting thus the access to all those different users from group of user IdemJuris and that belong not al Working Group of process.
As it is observed in the previous screen, there are some fields in the upper part that always they are visualized; these are number of process, button to visualize the changes of the process, If is open or closed, date of start and closing if is closed, if is court or not, matter, State, Matter Type, Matter, Lawyer/Attorney and Working Party if is marked the corresponding option in Data preferences under these fields there is a series of "tabs" to visualize more information in the process; if we do «click» on them we will see Data of the Client, Data of the Opponent, alone Court in the case to have marked the Judicial option, Observations and Collaborating.
If it is desired to print the dial of the process with the one that is working itself, only one must do «click» in the button (PRINT DIAL).
Doing «clic» on we will access to maintenance of agenda to be able to keep in the agenda and to put an alarm to the messages related to the process.
Doing «clic» on we will access to maintenance of Information since where we will be able to visualize telephones and another information that have stored in the files of Customers, Lawyers, Attorneys, Opposite, Courts, Users.
In the upper part of the screen there is a box in which a listing with the processes located appears, where we can see the number of the process, the customer, the opponent, the class of procedure, ... .
2.1.- CREAR UN NUEVO PROCESO.
Clicking in the NEW button, IdemJuris will assign a new one NUMBER OF PROCESS, if is selected the option of Automatic Numbering in the General Data preferences but, if on the contrary, is selected the Manual option, there will be that type the number of the Process to create.
The screen of processes is divided into two parts, the superior with some fixed fields to introduce certain information and, the lower one where we see a box with different from "tabs" for complete the information of the process, for visualize and to introduce the information of the same one of a simple form and that be seen with clarity.
You must keep in mind that, like the Application can wors in way Multiuser, when you press the NEW button, in order to creating a new Process, automatically, this is saved in the database. Therefore, if after you press the NEW button, itself was not wanted to keep this Process and tried to leave here without you press the button to SAVE, IdemJuris will store it any way, although with all its empty fields. This is done to avoid errors working in an environment Multiuser, since two different Users may be creating new Processes at the same time.
After having you press the NEW button you will pass to introduce the information, being able to pass from a field to another with the Tab key or puncturing it with the mouse. You will introduce the information in the fields as:
- Matter, the Title of the Matter of the one that treats said Process.
- The SITUATION Open/Closed, in which the Process is found. If you do not indicate anything will be Open, but will be able to change to closed when the case have finished doing «click» in Closed or Close and indicating the corresponding date, which will be the present one if we do not indicate none.
- The Start/Close Date, IdemJuris puts the present day, but can be modified, simply typing the new one. When the case have finalized, the date End selecting can be introduced before the option Closed, that the same as before if not if do not we indicate none, puts that of the present day, being able to modify it for the one that correspond.
- To Select Judicial or Extra-Judicial option, if you do not indicate anything, always is selected Extra-Judicial
-The State in which the Process is found, refers to if is a matter of First diligence, second, etc. If some it wants to be sought in concrete, one must do «click» in the button , or if what is wanted is to create a new State, you will press the button .
- For Lawyer/Attorney (Users) can be selected by clicking the button or introducing the first digits of the surname and pressing the tab key. Also it can be created, erase or modify a Lawyer, for it you must do «click» in the button accessing to maintenance of Users. Attorney or Lawyer will appear depending on the option enter in Data preferences.
-The Type of Matter, will permit to classify the Processes through this field. As same as in the country field previous, an enclosed deployable list can be selected by means of, permitting also to enter to maintenance to add, modify or erase any of them.
- Matter. Also it can be classified the Processes according to the type of Matter (Divorce, dismissal, etc.) to which belongs said Process. As it occurred in the three previous fields, it can be search pressing the button , or create a new one clicking on .
- Working Group (Only can be accessed in the case of have selected the option Access to Information by Working Group in Data preferences) The Working Group can be selected by clicking button or introducing the first digits of the Working Group and pressing the tabulador key. Also it can be created, erase or modify a Working Group , doing «click» in the button for Working Group maintenance access. Once Working Group is selected, only user from Working Group will have access to the process.
Once we have introduced the information in the previous fields that have considered opportune, we will complete the information of the process clicking in corresponding "tabs" and introducing the information. Data of the customer is obligator
- The Customer, onces typed (the first letters, or all), if not exists, IdemJuris will ask for create it. In the case to wanted to create one new, will open automatically the Customers maintenance screen where we will introduced all the data of the Customer. This window is the same one that appeared in the section of Customers , as will be seen further on. In this section there is a field of Reference, where it will be indicated desired by the Customers , so that thus can identify better the Process. The Attorney/Lawyer one of the Customers . This field functions the same as that of Customer , lests enter the maintenance to be able to create, modify, or erase. Attorney will appear if you select in preferences program to work as a Lawyer or will appear Lawyer if you select to work as a Attorney.
- Data of the Opponent. Here you will tpe the informatin for the oppsite.
- Court. By «click» in the corresponding "tabs" you will choss the right one Subsequently will type the city where the Judgment will be carried out If it not exist, can be created, pressing the NEW button and to introduce the type, the number and the telephone. Always a type of Court can be erased, selecting it and doing «click» in the button to ERASE. If Extra-Judicial is selected you will not be able to enter the "tab" Court. On the contrary, if the Judicial option is selected, IdemJuris will permit to access to the Judged tab, the tipe of Procedure, ... .
- Observations. Clicking in this "tab" we see a box in the lower part, where will be able to type the Observations, related to the Process in question.If you click the button , the screen will be expanded to be able to see better what you are writting. Also, it permits you to introduce the amount and the coasts predicted of the matter and further on, when already known, the data of the sentence, if proceeds.
- Collaborating. Clicking in this "tab" you see a box in the lower part, where will be able to introduce the collaborators of the proccess, to see them when you use the buttons of information of the process in the different maintenances of IdemJuris.
We have to emphasize that the fields of Customer, Matter, Opposite and Attorney, they are related to their files. So, if you type a text in their fields, IdemJuris will search in the corresponding database , and in the case that not exist, IdemJuris will give you the possibility to create it. By defect, always search the text in the form of «begins by…», although also the possibility to search according to the option exists «...content...» In the case that locate more than one, will show a list with all the names, for you to choose one. If none it exists, IdemJuris will communicate it and will ask you to create it.
2.2.- SEARCH A PROCESS.
IdemJuris let you to search the Processes by practically any of the fields. If we have marked the option of Access to Information by Working Group in preferences data, restricts the access to the processes to all those users that do NOT belong to Working Group selected for said process.
We will do «click» in the criterion, typing what we want to search and subsequently press the button to SEARCH.
IdemJuris will tell us the number of processes located and gives us two options:
1.- See the selection. In this case IdemJuris will show for screen all the Processes that comply said criterion and we will select the desired, doing «click» on it.
2.- Search in the selection. This permits us to search inside the present selection as many times as we select this option once indicated the new criterion of search, we will do «click» in the button to SEARCH.
2.3.- MODIFYING DATA IN A PROCESS.
To MODIFY a Process, first one we must search it, pressing the button to SEARCH or typing the number of Process (in the field), if is known.
Once in screen the Process in question and doing «click» in the button to MODIFY, the Application will permit to enter all the fields, to be able to modify those data that interests us. For finishing, we must press the button to SAVE for saving the modifications carried out and store them in the corresponding file.
2.4.- CHANGING DATA OF A PROCESS.
We must differentiate among, to carry out modifications and to carry out changes inside the same Process. While the first option (modification) in which causes is to change for other the original data, the second option (Change), first save the original data of the process in a historic for to be able to consult subsequently and, then permits to carry out the modifications in the same one. This is very useful to be able to consult which has been the evolution of selected Process, since was opened up to now.
For example, a Process could begin being extra-court and now passes to be court, or changes of court, etc. The previous data would be kept and would continue with the same Process, with what would have the data brought up to date and all the history of the same one.
For it, with the Process selected, doing «click» on the button of CHANGE, a box with the data of the Process will appear. Later one must press the button CHANGE OF THE PROCESS.
After carrying out the change, can be carried out the modifications in the Process, although at the end always one must SAVE to confirm the changes.
There are two forms to visualize the changes carried out in a determined Process: - - Selecting previously the Process in question and I press later the button .
- Selecting previously the Process in question and I press the button CHANGE, later one must press the button to SEE HISTORY OF CHANGE to visualize the changes carried out.
The field situated under the button , will indicate by a number, the number of changes that have itself carried out for selected Process.
2.5.- DELETE A PROCESS.
Selecting the Process that be wanted to erase and doing «click» on the button to ERASE, IdemJuris will erase the Process in question, although before doing it, will ask for confirmation that you really wants to be erased and will indicate the files that will be seen affected by the elimination of said Process. Accepting this confirmation, automatically will erase it from the database.
2.6.- SENDING MESSAGES FROM A PROCESS.
With the button AGENDA, in the slip of process can be created and send Messages to other Users. Doing «click» in said button, a new Message will shown and inthe text of message, the number of Process and the name of the Clientof the Process will appear automatically, the type the Message to send to the connected user, to All or Other users, at same time you can activated the Alarm to message. Finally you must «click» in the button to SAVE.
2.7.- PRINTING A PROCESS.
Doing «click» in the button of PRINT, IdemJuris will print the Process that have selected.
A box will appear where you can indicated the type of listing wished, by Relation or by file, being the same as to print it since the maintenance of Listings.
Finally, press the button , if you wants to print, or the button to CANCEL, if you do not want print the Process.
3.- LISTINGS.
IdemJuris is in disposition to offer all the listings you need, for Customers, Processes and also to do Clients mails with Labels.
Doing «click» in the button LISTINGS, is the option of listing for so much printer data of Customers, as of Processes or of Labels.
3.1.- CUSTOMER LIST.
Doing «click» in the button CUSTOMERS, since the screen of LISTINGS, can be selected the or the Customers desired, to be able to print said listing.
IdemJuris permits to be able to list to all the given Customers of high or only to one in concrete. We have the option to select the type of listing of the customers.
- Complete, it will print the most prominent information of the slip of the customer as social name, physical person, complete address, F.I.N, date of active and inactive, telephones and general observations and basic data.
- Reduced, prints the social name, physical person, city, F.I.N, and the telephones.
- Telephones, prints the social name, physical person and the telephones.
If you get the option to list an only customer, its name will be introduced. Also it will be able to select according to the date in which was given of active or inactive, by the type of Activity/Profession and the type of customer, doing «click» in and selecting the name of the Lawyer of said customer.
If on the contrary, you decided to list various Customers that comply some you determined characteristic, first one must select the option ALL and then, you could select all those that belong to a determined city, province or country.
Besides if it has the option ALL will be able to order according to its social name, the physical person or the city.
Once they selected all the criteria previously mentioned, will be done «click» in the button to PRINT.
If you want to leave the screen, without printing any type of listing, will cause doing «click» in the button CANCEL.
3.2.- PROCESS LISTS .
Doing «click» in the button PROCESSES, in the screen of Listings in the General Menu, has the possibility of listing Processes, selecting criterias. If we have marked the Information Access option according to working group in preferences, they will not be able to list the processes all those Users that belong to another different working group of the process.
There are possibility to select open Processes, or the ones that are closed, or both. Also you can select the ones that are between two numbers of Process or between two specific dates.
IdemJuris, also permits to restrict the selection of Processes according to the name of the Attorney and of the Lawyer, being selected All the Lawyers, if itself not one is selected.
There it will be that to select the processes listing type that interests us to print:
- File; prints the Nº of process, Nº of Changes, Situation, Class Procedure, Type of Matter, Matter, Date Start and End, Nº and Day of last report, Lawyer and Attorney of the customer and of the opponent, amounts and coasts, Nº of process, Matter and Courts.
- Relation; prints Date of Start Nº of process, Nº of changes, Client, Matter, Learned, Proxy, opponent and Reference customer, ordered by number of Process, by date of Activate, or by the names of the customer, of the Lawyer and of the Attorney the relation of Processes.
Finally, press the button to PRINT, the listing will be printed, with all the Processes found.
3.3.- MAILINGS LIST -EXPORTATION.
If you do «click» in the button MAILING-EXPORTATION, from the screen of LISTINGS, in the General Menu, IdemJuris will permit to carry out Mailings to customers, printing labels or exporting the fields that be selected, to a file on disk.
The Mailings are created with the purpose to be able to keep them in the database for its subsequent utilization at any moment.
If a predefined mailing of the list is selected, IdemJuris will show the following data:
- The nº of Clients to the ones that has been sent them that mailing. Doing «click» in the button to VISUALIZE, will be shown in screen a list of those customers, with the name of the Company that represent and their names and surnames. From here, can also be eliminated of this list, Mailings temporary or permanently, doing «click» in the corresponding button. Also it can be added customers or opponents so that also receive that mailing, doing «click» in the button to ADD and filling the opportune fields (name of the Company, name and surnames, city, province, country, activity/ profession, type of customers and lawyer). On the other hand, a customer can be selected for various criteria at the same time for example, if is wanted the customers of Los Angeles (California) and whose activity is that of the Lamps, would be selected «All» the customers and in population would be put «Los Angeles» and in activity «Lamps».
- The nº Total of Mailings that there is for the type selected.
- Doing «click» in the button to EXPORT TO TEXT, a list with all of the fields that can export, of which will be selected the desired, doing «click» in them, or if what is desired is to export all, will be assigned them a +, to all, doing «click» in the button that carries a +. Once it has selected the fields that wants to export, you must do «click» in the button to EXPORT and IdemJuris will ask the name of the files to the ones that wants to export itself. These will save adocument type text, separating each field by tabs, with the return at the end of any registry, thus will be able to open with any word processing.
- Doing «click» in the button of LABELS, will be able to design and to printy our own Labels (type of printer, type of letter, size of the source, etc.) Once definite the Label that is going to utilize, as well as the data that be wanted to include, like name, direction, city, etc, the format can be save to be able to utilize it again.
4.- FILES.
The following screen corresponds to maintenance of Files. Doing «click» in the buttons you will access to the corresponding maintenances, where you will introduce information that will use along the program and whose operation is explained in this chapter.
When IdemJuris requires additional information of auxiliar files in another maintenance, it can be obtained of this maintenance of Files, without need to leave the first one, with the button .
IdemJuris itself transfer to these maintenances when be wanted to do massive introductions of information without a direct and immediate relation with another information of IdemJuris.
In this section they are found stored all those files, later, information is utilized in IdemJuris. Once create, no longer it will be necessary to introduce them again, each time that be wanted them to utilize.
4.1.- FAX SERVER.
Doing «clic» in the button FAX SERVER , the Fax Server is actived, to be able to send faxes automatically without need to print them. One must keep in mind that, this button only will activate the faxserver if we have installed, in the case we have Windows O.S. and the software Winfax Pro installed.
4.2.- CUSTOMERS.
This file contains all the data of the Customers that can be needed, as can be its name and surnames, the residence, the telephone, the social reason (if is a physical person), NIF, profession or activity and the person by whom comes recommended.
4.2.1.- Create new customer.
For creating a new Customer, you must press the NEW button and introduce the data that asks IdemJuris, such as:
- Company: if it is a Company.
- Name, 1º and 2º Surname: if he is a physical person ,you must write its name, but if it is a Company, you can use this field for person of contact.
- Name of the Manager. For the case that it is a company orths manager is different than the owner we will indicate the name of the manager.
- Web Page. For the customer web pag. Once indicated the direction of the web doing «click» in the button (CONNECT TO WEB PAGE) we will open directly the web page indicated in this field.
Other data: - Processing, F.I.N., address, city (will get it from the file of cities), zip Code.
When «clicking» in the button (F.I.N.) IdemJuris reports of which is the letter that corresponds him doing «click» in the button Letter and introduces automatically the correct letter in the field F.I.N doing «click» in the button to Leave (Only for Spanish country).
- Name of the User. Here you have to select form the list the user that gives the customer.
- In the section Sent by, the name of the person that has recommended
- Observations. Later it can be introduced all the General Observations about the Client in question.
- Private Data of the Customer, Only can visualize those Users belonging to the groups with access to said information.
- Date of active and Date of inactive, it can be use for searching options.
- Date Birth. You will indicate the date of birth of the client. This will permit us for example to search the customers by the month of birth to send them a mail shot of congratulations.
- Activity/Profession to which the cusotmer is dedicated. Doing «click» in , a list with the different activities will appear that have itself given of high previously. If the desired was not exists , it can be introduced, doing «click» in the button .
- Type of Customer. This information permits to classify the customers, to be able to search them , according to these concepts.
- Photography. If you has scanned the photography of the customer, it can be put in the place destined for it. The photography we will be able it to expand doing «click» in the button (to EXPAND).
Once it introduced all the data we will do «click» in the button to RECORD.
- Communication. Doing «click» in the button F4- COMMUNICATION, also we will be able to introduce without limit Telephones, Faxes, e_maisl. Doing «click» on any registration (Telephone, e-mail, …) IdemJuris showns the date of active of said registration and the date of modification in case of having be modified.
Creating a new customer, IdemJuris will ask if is desired to introduce Telephones and if is thus, you will access COMMUNICATION maintenance , where you will be able to indicate Telephones, Faxes and e-mail addresses of the cusotmer.
4.2.2.- Buscar un Cliente.
Haciendo «clic» en el botón CLIENTES, IdemJuris abrirá una ventana donde indicaremos el o los criterios de búsqueda deseados ya que no son excluyentes entre si. Estos criterios son :
- Sociedad, Nombre, Apellidos, Gerente, NIF, Mes de nacimiento, Actividad / Profesión, Tipo de Cliente, Enviado por.
Con introducir los primeros dígitos en el campo correspondiente y hacer «clic» en el botón BUSCAR IdemJuris localizará los clientes según hayamos marcado la opción empieza por… o …contiene… .
Si no se introduce ningún criterio de búsqueda, mostrará todos los Clientes dados de alta hasta ahora.
Si localiza más de un Cliente, mostrará una lista con todos ellos y habrá que seleccionar el deseado haciendo «doble clic» sobre él.
Al seleccionar un cliente si tiene seleccionada la opción de Preferencias en Datos del Bufete Aviso fecha nacimiento cliente con máxima diferencia IdemJuris nos mostrará la fecha y edad del cliente si ésta coincide don los días de diferencia indicados en dicha opción entre la fecha actual y la de nacimiento del cliente.
Además también podremos imprimir Etiquetas de los Clientes e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde la pantalla de Clientes localizados.
Al pulsar el botón Etiquetas visualizaremos una ventana en la que seleccionaremos los campos relacionados con la base de datos de IdemJuris que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre del cliente, dirección, número de teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón .
En la parte inferior de la ventana vemos opciones para poder cambiar los atributos de los campos seleccionados como tipo de letra, color, … Pinchando en la pestaña Disposición seleccionaremos las características de las etiquetas como número de las mismas, tamaño de la etiqueta, orientación vertical u horizontal …
Con el botón Informes podremos hacer un listado de los Clientes que tengamos en IdemJuris introduciendo en dicho informe los campos relativos a información de la base de datos de Clientes como dirección, teléfono,…, haciendo «doble clic» sobre los que nos interese para el informe. La fila Encabezamiento corresponde al título del campo seleccionado, en la fila Detalle visualizaremos la información que tengamos en IdemJuris sobre dicho campo, aunque en esta fila podremos indicar un textos, visualizando el mismo y no la información del campo seleccionado. En la fila Total podremos hacer operaciones.
Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color,…, tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.
Una vez tengamos confeccionado el informe podremos imprimirlo, guardarlo en un fichero fuera de IdemJuris,…, seleccionando la opción correspondiente desde Ficheros en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.
4.2.3.- Modificar un Cliente.
IdemJuris también permite modificar los datos de un Cliente que ya esté dado de alta. Basta con buscarlo según se ha indicado en el apartado anterior y modificar todos los campos deseados, haciendo después «clic» en el botón GRABAR, para que como siempre, actualice dichos datos en el fichero correspondiente.
4.2.4.- Borrar un Cliente.
Desde esta misma pantalla, se puede eliminar de la Base de Datos, cualquier Cliente que esté almacenado en ella. Tan solo hay que buscarlo, del modo mencionado anteriormente en el apartado 4.2.2 y posteriormente, haciendo «clic» en el botón BORRAR.
Antes de proceder al borrado del mismo, IdemJuris pedirá antes confirmación, para asegurarse de que no se trata de un error.
4.3.- PARTIDOS JUDICIALES.
Se podrá crear todos los Partidos Judiciales con los que normalmente se trabaje, asignando a cada cual las poblaciones que le corresponda.
Esto permitirá a cualquier abogado consultar el Partido Judicial al que pertenece una población o saber en que Partido Judicial pueden actuar los distintos Procuradores.
Se puede teclear el Partido Judicial en el que se esté interesado, o buscarlo entrando en el mantenimiento, haciendo «clic» en . Automáticamente aparecerán todas las poblaciones (dadas de alta previamente) que pertenecen a ese Partido Judicial.
Si se quiere dar de alta una nueva población perteneciente a un determinado Partido Judicial, habrá que introducir primero el nombre del Partido Judicial en cuestión, de la forma mencionada anteriormente y después, hacer «clic» en el botón NUEVO. Posteriormente habrá que teclear el nombre de la nueva población y el nombre de la provincia a la que pertenece.
Hay que tener en cuenta que, la población está relacionada con el fichero de poblaciones y si dicha población no esta dada de alta, automáticamente IdemJuris lo comunicará, además de permitir darla de alta inmediatamente.
No hay que olvidar grabar los datos, siempre antes de salir del mantenimiento, pulsando el botón GRABAR.
4.3.1.- Crear un nuevo Partido Judicial.
Haciendo «clic» en el botón que hay en el campo Partido Judicial, se entrará en el mantenimiento general, donde se podrá dar de alta tantos Partidos Judiciales como se desee.
Para ello hay que pulsar previamente el botón NUEVO y teclear el nombre del mismo, seguidamente hay que hacer «clic» en el botón GRABAR, para que los datos queden almacenados en la Base de Datos.
4.3.2.- Borrar un Partido Judicial.
Para borrar algún Partido Judicial, hay que seleccionarlo primero, hay que hacer «clic» sobre el deseado y después pulsar el botón BORRAR.
IdemJuris antes de borrar del fichero correspondiente, el Partido Judicial seleccionado, pedirá confirmación, para asegurarse de que no es un error por parte del Usuario.
4.4.- PROCURADORES.
Haciendo «clic» en el botón PROCURADORES se podrá crear todos aquellos que se considere de interés, o con los que se trabaje con más frecuencia.
Además de poner su nombre y apellidos, también se puede introducir, su dirección, teléfono, fax y el Partido Judicial al que pertenece.
4.4.1.- Crear un nuevo Procurador.
Para dar de alta en el fichero correspondiente los datos de un nuevo Procurador, se pulsará el botón NUEVO. Hay que introducir los datos del mismo tales como:
- Nombre. IdemJuris nos pedirá que indiquemos el nombre y apellidos del Procurador.
Una vez indicados haremos «clic» en el botón GRABAR para que IdemJuris introduzca en el campo nombre el nombre y apellidos del procurador con el formato 1er Apellido, 2º Apellido, Nombre.
- NIF, Dirección, Población (la buscará en el fichero de poblaciones), Código Postal.
Al hacer «clic» en el botón (NIF) IdemJuris informa de cual es la letra que le corresponde haciendo «clic» en el botón Letra e introduce automáticamente la letra correcta en el campo NIF al hacer «clic» en el botón Salir.
- Partido Judicial. Indicar al partido judicial que pertenece dicho Procurador. Se puede consultar las poblaciones y/o Partidos Judiciales haciendo «clic» en el botón ),
- Números de Teléfono y Fax. Podemos indicar dos números de teléfono y uno de fax.
- E_Mail. Indicar la dirección de correo electrónico del procurador.
Una vez tecleados todos estos datos, hay que hacer «clic» en el botón GRABAR, para que IdemJuris los archive.
4.4.2.- Buscar un Procurador.
Si hacemos «clic» sobre el botón BUSCAR, IdemJuris mostrará en un listado, todos aquellos que hayan sido dados de alta hasta ese momento.
Para buscar un Procurador en concreto y poder consultar todos sus datos, hay que seleccionar los criterios de búsqueda. Para ello hay que teclear el nombre del mismo y después, pulsar el botón BUSCAR. Por ejemplo, si se quiere buscar todos aquellos Procuradores cuyo nombre empiece por ALF, se tecleará las letras alf y entonces, localizará a todos aquellos cuyos nombres que empiecen por ALF, por ejemplo, Alfonso, Alfredo,etc..
4.4.3.- Borrar un Procurador.
Como es lógico, IdemJuris también permite borrar del fichero a todos aquellos Procuradores que se desee.
Para ello, primero hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y después hay que pulsar el botón BORRAR.
Antes de proceder al borrado del mismo, la Aplicación pedirá confirmación, para asegurarse de que es este y no otro, el Procurador que se quiere borrar.
4.5.- JUZGADOS.
Se puede dar de alta a todos aquellos Juzgados con los que se vaya a trabajar. El fichero permite grabar el tipo de Juzgado, teléfono y dirección.
Por otra parte, permitirá entre otras, buscar los Procesos que se tiene pendientes en un Juzgado determinado.
Desde este fichero, se puede obtener todos los datos del Juzgado en cuestión, que sean necesarios en los ficheros posteriores tales como Procesos, Textos y Facturas.
4.5.1.- Crear un nuevo Juzgado.
Para dar de alta en al Base de Datos un Juzgado determinado, primero hay que hacer «clic» en el botón NUEVO si ya existe un Juzgado seleccionado.
Después de teclear el nombre de la población donde se quiere crear el nuevo Juzgado , IdemJuris mostrará una lista con todos los Juzgados que se ha dado de alta .
A continuación, hay que teclear el tipo de Juzgado, su número y su teléfono.
4.5.2.- Borrar un Juzgado.
Hay que teclear la población a la que pertenece dicho Juzgado y después de seleccionarlo en la lista, haciendo «clic» sobre él, hay que pulsar el botón BORRAR, para que deje de estar archivado.
4.6.- POBLACIONES.
En este fichero se introducen todas las poblaciones, provincias y países que posteriormente se vaya a utilizar en cualquier otra sección.
4.6.1.- Crear una nueva Población.
Una vez dentro del mantenimiento de Poblaciones, primero se empieza introduciendo el nombre del PAIS al que pertenece la población en cuestión (si hubiese algún país dado de alta, aparecerá en pantalla).
Para dar de alta un país nuevo, habrá que hacer «clic» en el botón y seguidamente, en el botón NUEVO, después habrá que teclear el nombre de dicha población, sin olvidar pulsar el botón GRABAR.
Con las PROVINCIAS, hay que proceder de la misma forma que en país; hacer «clic» en el botón , seleccionar el País en el que se quiere dar de alta a dicha Provincia, hacer «clic» en el botón NUEVO y escribir el nombre de la provincia en cuestión. Para terminar y como siempre hay que pulsar el botón GRABAR.
Por último, hay que seleccionar el País y la Provincia, en las listas correspondientes, donde se quiere crear la Población en cuestión, haciendo «clic» sobre los deseados.
Después hay que hacer «clic» en el botón NUEVO y escribir el nombre de la POBLACION.
Al igual que antes, hay que grabar la nueva Población, pulsando el botón GRABAR, para que quede almacenada en el fichero correspondiente.
4.6.2.- Buscar una Población.
Se puede buscar cualquier población archivada en la Base de Datos, haciendo «clic» en el botón BUSCAR y tecleando en el recuadro, el nombre o parte de él, de la población que se desea buscar.
Si se introduce solo algunos dígitos del nombre y hay archivadas varias Poblaciones con estas características, IdemJuris mostrará un listado con todas ellas.
Una vez seleccionada la Población deseada, también aparecerá la Provincia y el País, a los cuales pertenece la misma.
4.6.3.- Borrar una Población.
Para borrar una Población determinada, primero hay que buscarla , y para ello, hay que hacer «clic» en el País y Provincia a los que pertenece la misma.
Una vez seleccionados, habrá que buscarla en el listado y seleccionarla del mismo y finalmente haciendo «clic» en el botón BORRAR, la Aplicación la eliminará del listado automáticamente.
Hay que tener en cuenta que, en este mismo mantenimiento, además de borrar Poblaciones, también se puede borrar Provincias y Países, entrando en los mantenimientos de cada uno de ellos (botón ). Hay que tener en cuenta que no se puede borrar un País, si antes no se ha borrado las Provincias y Poblaciones que están dadas de alta dentro de ese País en concreto. Lo mismo ocurre con las Provincias, no se puede borrar de la Base de Datos una Provincia que tenga dada de alta alguna Población, antes se tendrá que borrar todas las Poblaciones que existan en esa Provincia.
Antes de borrar, IdemJuris pedirá confirmación con el fin de asegurarse de que no se trata de un error.
4.7.- TIPOS DE ALARMAS.
IdemJuris permite personalizar la Agenda/Alarmas de forma que se pueda clasificar los Mensajes, tanto con los tipos de alarmas preestablecidos, como con otros que interese crear.
Dentro de este mantenimiento, se observa 3 columnas:
- la columna A, corresponde al Orden de preferencia en que se desee que aparezcan en el listado por pantalla dichas Alarmas.
- La columna B representa el Código de la Alarma. Dicho código consta tan solo de 3
dígitos.
- la columna Título, donde se muestra el nombre completo de cada una de las Alarmas que se haya dado de alta.
Los tipos de Alarmas predefinidas no podrán ser modificadas, excepto el orden de preferencia, aunque sí se puede crear sin límite, otras que se considere necesarias.
4.7.1.- Crear un nuevo Tipo de Alarma.
Para crear un tipo de Alarma que todavía no esté almacenado en la Base de Datos, se podrá hacer de dos formas diferentes:
- pulsando primeramente el botón NUEVO, IdemJuris introduce directamente el Número de Orden de la columna A, que será el número siguiente al último introducido. Aunque es conveniente saber que este número se puede modificar, si se desea.
- introduciendo directamente el Número de Orden con que se quiera almacenar dicha Alarma. Esta forma se utiliza, si se desea almacenar un tipo de Alarma con un Número de Orden que ya exista. Por tanto, el tipo de Alarma que estaba almacenado con este Número de Orden y por consiguiente los siguientes, pasarán a tener el Número de Orden siguiente al que tenían , y el nuevo tipo de Alarma, se almacenará con el Número de Orden deseado.
Después de introducir el Número de Orden, habrá que introducir el Código/Contracción del título que se quiera introducir (permite teclear 3 dígitos) y luego el Título de la misma, completo.
Una vez tecleado todo lo anterior, habrá que hacer «clic» en el botón GRABAR y automáticamente, el nuevo Tipo de Alarma se añadirá a la lista.
4.7.2.- Modificar un Tipo de Alarma.
Si se tiene ya, algún tipo de Alarma dado de alta y se quisiera cambiar el orden de prioridad, habría que hacer «clic» sobre el número y teclear el nuevo número, reordenándose automáticamente.
No hay que olvidar que para que estas modificaciones queden almacenadas, es necesario pulsar el botón GRABAR.
4.7.3.- Borrar un Tipo de Alarma.
Para borrar un tipo de Alarma determinado, hay que seleccionarlo primero, haciendo «clic» sobre él y seguidamente, pulsando el botón BORRAR, este tipo de Alarma se eliminará del listado de tipos de Alarmas dados de alta en la Base de Datos.
4.8.-ESTADO
En este fichero es donde se guarda los diferentes Estados en que se encuentra los Procesos que se haya dado de alta previamente, como por ejemplo, si se trata de Primeras Diligencias, de Segundas, de Terceras, etc.
4.8.1.- Crear un nuevo Estado.
Para poder crear un Estado de Proceso nuevo, hay que hacer «clic» en el botón NUEVO.
Después hay que teclear el nombre del Estado en cuestión y por último, hay que grabarlo en IdemJuris, pulsando el botón GRABAR.
4.8.2.- Modificar un Estado.
También se puede hacer modificaciones en un Estado determinado que ya esté dado de alta previamente, para ello, primero hay que seleccionarlo haciendo «clic» sobre él, dentro de la lista y posteriormente teclear las modificaciones pertinentes.
Como siempre, antes de salir de este mantenimiento general, hay que GRABAR los cambios realizados, haciendo «clic» en el botón con este nombre.
4.8.3.- Borrar un Estado.
También se puede eliminar algún Estado de la lista, si por alguna razón ya no interesase.
Para ello, hay que seleccionarlo primero, de la misma forma que se ha mencionado anteriormente y pulsar el botón BORRAR después, para que así desaparezca del listado. Antes de proceder a su eliminación de la Base de Datos, IdemJuris se asegurará de que es este y no otro el borrado que se desea, haciendo la pregunta oportuna, a la cual habrá que contestar positiva o negativamente, según convenga.
4.9.- CONTRARIOS.
En este fichero se almacena todos los datos de los Contrarios que hay en cada uno de los Proceso dados de alta, como son: nombre y apellidos , domicilio, teléfono, etc.
4.9.1.- Crear un nuevo Contrario.
- Sociedad/Particular. Indicaremos si el contrario pertenece a una sociedad.
- Nombre (cuando es una Sociedad). Indicar nombre de la Sociedad.
- Nombre (cuando es un Particular). IdemJuris nos pedirá que indiquemos el nombre y apellidos del Contrario.
- NIF, Dirección, Población ,Código Postal.
- Partido Judicial. Al que pertenece el Procurador.
- Números de Teléfono y Fax.
- E_Mail. Indicar la dirección de correo electrónico del procurador.
4.9.2.- Buscar, Modificar y Borrar un Contrario.
Se puede buscar un Contrario en particular, haciendo «clic» en el botón BUSCAR.
El paso siguiente será seleccionar el deseado, haciendo «clic» sobre él y después se podrá modificar o borrar, según se desee, pulsando los botones correspondientes.
4.10.- GRUPO TRABAJO.
Aquí se crea los distintos Grupos de Trabajo, como podría ser matrimonial, laboral, o los que le interese al Usuario, para así poder restringir el acceso a los procesos, textos de procesos, facturas de procesos, gastos de procesos, etc. que tiene seleccionado un Grupo de Trabajo, de los usuarios con un Grupo de trabajo diferente.
También podremos dejar mensajes en el mantenimiento de Agenda / Alarmas a los usuarios de un Grupo de Trabajo en concreto.
Haciendo «clic» en GRUPO TRABAJO, desde el mantenimiento de FICHEROS, IdemJuris mostrará una lista con todos los grupos de trabajo que previamente, han sido dados de alta, pudiendo crear nuevos, modificarlos, borrarlos o imprimirlos.
4.10.1- Crear un nuevo Grupo de Trabajo.
Bajo esta lista, mencionada en el apartado anterior, se visualiza un recuadro en blanco, que será donde se introducirá el nombre del Grupo de Trabajo, simplemente haciendo «clic» en el botón NUEVO y escribiendo el nombre del Grupo de Trabajo que se quiera dar de alta, y finalmente haciendo «clic» en el botón GRABAR. Automáticamente se añadirá el nuevo Grupo de Trabajo a la lista anterior.
4.10.2.- Modificar un Grupo de Trabajo.
Para MODIFICAR cualquier Grupo de Trabajo, hay que seleccionarlo del listado, haciendo «clic» sobre él y tecleando los cambios deseados.
Como siempre, después de realizar estos cambios, hay que hacer «clic» en el botón GRABAR, para que se actualice los datos.
4.10.3.- Borrar un Grupo de Trabajo.
Para borrar un Grupo de Trabajo determinado, que esté almacenado en la Base de Datos, hay que seleccionarlo del listado, de la misma forma mencionada anteriormente y posteriormente, pulsar el botón BORRAR, para que así desaparezca automáticamente del fichero correspondiente.
Antes de proceder al borrado del mismo, habrá que contestar al mensaje de si es ese el Grupo de Trabajo que se quiere borrar.
4.11.- USUARIOS.
En este fichero se grabará todos los datos del USUARIO que se dé de alta. Estos datos pueden ser, su nombre y apellidos, su teléfono, dirección, fotografía, etc.
Haremos «clic» en el botón de USUARIOS y veremos, en un listado en la parte izquierda de la pantalla, los Usuarios existentes en la Base de Datos hasta el momento.
Por defecto mostrará solo, los que están Activos, y como se ve en la parte inferior, indica numéricamente los Usuarios que hay en total. Para visualizarlos todos, hay que hacer «clic» en el botón SOLO ACTIVOS (lo desactiva en caso de que esté activo y viceversa).
El botón FACTURAS, solo aparecerá cuando se tenga seleccionado, en los datos generales de la empresa en cuestión, las opciones Letrado o Procurador, pero nunca, la opción Sociedad, ya que si se trata de una Sociedad, los distintos Usuarios no facturarán por separado, sino que se facturará en conjunto, por tanto no tendría sentido que apareciese este botón en la ficha de cada uno de los Usuarios.
El Grupo de Trabajo solo se podrá seleccionar en el caso que tengamos seleccionada la opción Acceso a Información por Grupo de Trabajo.
4.11.1.- Crear un nuevo Usuario.
Para dar de alta en la Base de Datos a un nuevo Usuario, hay que hacer «clic» en el botón NUEVO e introducir todos los datos referentes al Usuario en cuestión, tales como:
- Nombre y apellidos del mismo.
- NIF, Dirección , Población, Código Postal y Tratamiento (a la hora de enviar cartas y en la facturación-minutación) del Usuario.
Al hacer «clic» en el botón (NIF) IdemJuris informa de cual es la letra que le corresponde haciendo «clic» en el botón Letra e introduce automáticamente la letra correcta en el campo NIF al hacer «clic» en el botón Salir.
- Grupo Usuario: a cada Grupo de Usuarios se le da ciertos derechos de acceso a las distintas opciones de la Gestión. Por lo que, al asignar un Usuario a un Grupo, se está definiendo para ese Usuario los mismos derechos que tiene asignados el Grupo al que está asociado. Los derechos de acceso se pueden modificar en el apartado de Control de Accesos, como se verá más adelante.
- Grupo de Trabajo ( solo en el caso que esté seleccionada la opción Acceso a Información por Grupo de Trabajo en Datos del Bufete ) : hay que hacer «clic» sobre el o los Grupos de Trabajo (creados previamente desde el fichero Grupo Trabajo ) que queramos seleccionar para el Usuario, para que tenga acceso a la procesos con dichos grupo de trabajo seleccionado y demás mantenimientos afectados por el grupo de trabajo que se detalla en el apartado de Datos del Bufete (pág. 19).
- Situación: se puede seleccionar si el Usuario esta en Activo ó no. Si no está activo, no se le permitirá entrar en IdemJuris.
- Facturas: con esto se le indica a IdemJuris, si el Usuario va a realizar Facturas o no (cuando no se trate de una Sociedad).
- Usuario: nombre por el cual conocerá IdemJuris a dicho Usuario.
- Clave: Haciendo «clic» en el botón (CLAVE) podremos introducir la clave de acceso del usuario. (Ver apartado V- 2.- Acceso IdemJuris). Al introducirla será invisible y a medida que se van introduciendo los dígitos aparecerán en forma de asterisco con el fin de aportar mayor seguridad al Usuario.
- Lenguaje de Trabajo. Al seleccionar un idioma para el usuario, cada vez que entremos en IdemJuris con dicho usuario IdemJuris seleccionará automáticamente el idioma que tenemos seleccionado en la ficha del usuario.
El idioma de trabajo lo podremos cambiar desde la pantalla de Acceso a IdemJuris y desde el Menú General.
- Conectar a página web. En este campo pondremos la dirección de la página web en la que queremos que se inicie el navegador, al hacer «clic» en el botón de INTERNET del menú principal de IdemJuris.
- Firma y Foto. Se puede poner la firma y la foto del Usuario, para ello se necesitará tener escaneadas ambas cosas.
La fotografía la podremos ampliar haciendo «clic» en el botón (AMPLIAR).
- INTERNET. Con el botón INTERNET se pueden crear todas las cuentas de e-mail del usuario seleccionado para poder enviar y recibir correo electrónico.
Para enviar correo a través de los servidores SMTP que requieren autentificación se añade los campos Usuario y Clave para poder autentificar.
Una vez introducidos los datos, pulsar el botón GRABAR. Seguidamente, IdemJuris preguntará si se desea introducir los números de teléfono de dicho Usuario, a lo que se contestará afirmativa o negativamente, según se desee.
También se puede introducir posteriormente, más números de teléfono, haciendo «clic» sobre el botón del TELEFONO.
4.11.2.- Buscar, Modificar y Borrar un Usuario.
Como en otras opciones también se puede BUSCAR un Usuario en concreto, bien haciendo «clic» en el botón BUSCAR y tecleando el nombre deseado, o bien, seleccionándolo en la lista que aparece en el lado izquierdo de la pantalla. hay que hacer Una vez seleccionado el Usuario, IdemJuris permite MODIFICAR alguno de sus datos, si es lo que se desea, y después, haciendo «clic» en el botón GRABAR, se actualizará las modificaciones realizadas.
Como es de suponer, también se puede Borrar un Usuario concreto de la lista, haciendo «clic» en el botón BORRAR.
Como ocurre en casi todos los mantenimientos, IdemJuris pedirá confirmación antes de proceder al borrado del mismo.
4.12.- TIPOS DE ACTUACIóN.
Aquí se creará los distintos Tipos de Actuación. Si además, se utiliza los códigos del Colegio de Abogados correspondiente, esto permitirá, además de tener clasificados mediante estos códigos, los textos, llamadas, visitas y las minutas, así como los controles de ocupación que hayamos efectuado de los procesos, tener de forma automática, la facturación de acuerdo con las normas del Colegio de Abogados.
Los códigos se dividen en tres niveles de clasificación: la Actuación, la Acción y el Procedimiento.
4.12.1.- Crear un Tipo de Actuación.
Para ello, hacer «clic» en el botón NUEVO, teclear primero la ACTUACION procesal (demanda, querella, etc..) de la cual se quiere crear una nueva, seguidamente se escribirá la ACCION que corresponda a dicha Actuación, y por último se tecleará el PROCEDIMIENTO del que se trata (menor cuantía, cognición, etc...).
No es necesario que se utilice los tres niveles en todos los casos, pudiendo dejar en blanco cualquiera de ellos, si interesa.
Como siempre, al acabar de introducir los datos, hacer «clic» en GRABAR y así quedará almacenado en el fichero correspondiente.
Hay que tener en cuenta, que una vez se dé de alta un nuevo Tipo de Actuación, este ya no se puede borrar posteriormente de la Base de Datos.
4.12.2.- Buscar un Tipo de Actuación.
Para buscar un Tipo de Actuación concreto, hacer «clic» en BUSCAR
Puede buscar según la Actuación, Acción o Procedimiento, pudiendo poner texto (buscará en el formato «Comienza por …») en cualquiera de los tres campos o en los tres a la vez.
Una vez localizados, IdemJuris permite ordenarlos por código y por procedimiento, haciendo «clic» en los botones correspondientes, según convenga.
4.12.3.- Modificar un Tipo de Actuación.
Seleccionando el que se quiera modificar, haciendo «doble clic» sobre él, aparecerá una nueva ventana para que se pueda modificar si se desea.
4.12.4.- Duplicar un Tipo de Actuación.
Hacer «clic» sobre el botón VER TODOS-MODIFICAR y automáticamente aparecerá la lista con todos los Tipos de Actuación creados en IdemJuris.
Seleccionando el que se quiera modificar, haciendo «doble clic» sobre él, aparecerá una nueva ventana con los mismos recuadros que en la del listado, pero con solo el Tipo de Actuación deseado desde donde podremos duplicarlo.
Haciendo «clic» en el botón DUPLICAR visualizaremos la misma pantalla que al crear uno nuevo pero con los datos del tipo de actuación a duplicar, procediendo a la realización de los cambios deseados y haciendo clic en el botón F2- GRABAR para que se cree el nuevo tipo de actuación en IdemJuris.
4.12.5.- Asignar Tipos de Actuación.
Solo en el caso que tengamos seleccionada la opción Usar Código de Actuación en datos del Bufete (Ver apartado 1.- Datos del Bufete). El código de actuación lo asignaremos al crear un nuevo escrito, al registrar una visita o una llamada en la hoja de registro, siempre que no esté marcada la opción Particular y también para cuando terminemos el control de ocupación de un proceso.
Si por ejemplo, queremos crear un escrito de acuerdo de separación, tenemos dos opciones para localizar el código de actuación :
1.- Si no conocemos el código de actuación lo buscaremos desplegando una lista de cada campo (Procedimiento, Acción y actuación), y para seleccionarlo haremos «clic» sobre el que corresponda.
- Seleccionar la palabra «civil» en el campo PROCEDIMIENTO.
- Seleccionar la palabra «separación» del campo ACCIÓN.
- Seleccionar la palabra «Acuerdo» del campo ACTUACIÓN.
Una vez seleccionada la actuación se activa el botón F2- SELECCIONAR.
- Hacer «clic» en el botón F2- SELECCIONAR.
2.- Si conocemos la Acción (a) o conocemos la Actuación (b) del código de actuación, una vez seleccionado el Procedimiento podremos buscar el código de actuación con los botones de los campos Acción y Actuación, según el caso.
(a)1.- Si conocemos la Acción una vez seleccionado el Procedimiento haremos «clic» en el botón del campo Acción o la tecla F5 del teclado.
(a)2.- Indicaremos el nombre de la Acción y haremos «clic» en el botón Buscar.
Visualizaremos los códigos localizados de los cuales haremos un «clic» sobre el que buscamos y luego «clic» en el botón F2- SELECCIONAR.
(b) Si conocemos la Actuación seguiremos los pasos (a)1 y (a)2, pero haciendo «clic» en el botón del campo Actuación o la tecla F6 del teclado.
4.12.6.- Cambio entre Tipos de Actuación.
Esta utilidad va dirigida a facilitar los cambios de Tipos de Actuación. Indicaremos el tipo de actuación a cambiar por y IdemJuris pasará todos los escritos, avisos, ... de forma automática a ese nuevo código.
4.13.- TIPOS DE JUZGADO.
Aquí se crea los distintos tipos de Juzgados, como Primera Instancia, Instrucción, Audiencia, etc.
Haciendo «clic» en TIPO DE JUZGADO, desde el mantenimiento de FICHEROS, la Gestión mostrará una lista con todos los Juzgados que previamente, han sido dados de alta.
4.13.1- Crear un nuevo Tipo de Juzgado.
Bajo esta lista, mencionada en el apartado anterior, se visualiza un recuadro en blanco, que será donde se introducirá el nombre de los nuevos Juzgados, simplemente haciendo «clic» en el botón NUEVO y escribiendo el nombre del Juzgado que se quiera dar de alta, y finalmente haciendo «clic» en el botón GRABAR. Automáticamente se añadirá el nuevo Juzgado a la lista anterior.
4.13.2.- Modificar un Tipo de Juzgado.
Para MODIFICAR cualquier Tipo de Juzgado, hay que seleccionarlo del listado, haciendo «clic» sobre él y tecleando los cambios deseados.
Como siempre, después de realizar estos cambios, hay que hacer «clic» en el botón GRABAR, para que se actualice los datos.
4.13.3.- Borrar un Tipo de Juzgado.
Para borrar un Juzgado determinado, que esté almacenado en la Base de Datos, hay que seleccionarlo del listado, de la misma forma mencionada anteriormente y posteriormente, pulsar el botón BORRAR, para que así desaparezca automáticamente del fichero correspondiente.
Antes de proceder al borrado del mismo, habrá que contestar al mensaje de si es ese el Tipo de Juzgado que se quiere borrar.
4.14.- NIVELES DE MODELOS.
El objetivo de este fichero es, tener debidamente agrupados y clasificados todos los Modelos de escritos.
Para ello, se puede crear tres niveles de clasificación para los distintos Modelos de escritos existentes.
4.14.1.- Crear un nuevo Nivel de Modelo.
Los Niveles funcionan en modo jerárquico, de forma que se debe crear el NIVEL 1 para poder luego pasar a crear el NIVEL 2 y después el NIVEL 3.
Para poder crear nuevos Niveles de Modelos, se procederá de la siguiente forma: primero se creará el Modelo del NIVEL 1, para ello, hay que pulsar el botón NUEVO, teclear el nombre de dicho Modelo y hacer «clic» en el botón GRABAR.
Una vez creado el Modelo del primer Nivel, habrá que seleccionarlo para poder crear dentro de este, Modelos en el Nivel 2. Al seleccionarlo, automáticamente aparecerá, el área destinada a los Modelos del segundo Nivel, con todos sus botones desactivados, excepto el botón NUEVO, que habrá que pulsar para poder dar de alta un Modelo en este segundo Nivel. Una vez creados los nuevos Modelos y antes de crear los Modelos del Nivel posterior, hay que pulsar el botón GRABAR y así quedarán almacenados en la Base de Datos.
Al seleccionar el Modelo del Nivel 2 donde se quiera crear nuevos Modelos en el Nivel posterior, aparecerá en pantalla el área destinada al Nivel 3, incluyendo todos sus botones desactivados, excepto el botón NUEVO, para así poder crear cuantos Modelos desee. Por último y como siempre, hay que pulsar el botón GRABAR, para darlos de alta en IdemJuris.
Con este sistema jerárquico lo que se pretende es hacer que IdemJuris sea lo más adaptable posible para que cada abogado o bufete trabaje lo mejor posible con ella.
4.14.2.- Modificar un nivel de Modelo.
En los tres niveles se procederá de la misma forma, para ello, se seleccionará el Modelo de escrito que se quiera MODIFICAR, haciendo «clic» sobre el botón MODIFICAR, posteriormente se tecleará las modificaciones oportunas y por último, se hará «clic» en el botón GRABAR.
4.14.3.- Borrar un nivel de Modelo.
En los tres niveles se procederá de la misma forma, primero se seleccionará y a continuación se pulsará el botón BORRAR.
Hay que añadir que no se puede borrar un tipo de Modelo, hasta que no se haya borrado los que están relacionados con él, en otros Niveles de Modelo posteriores, es decir, si se pretende borrar un Modelo del Nivel 1 que tenga Modelos en los Niveles 2 y 3, la Aplicación no lo permitirá hasta que no se elimine de la misma, el Modelo del Nivel 3 y posteriormente el del Nivel 2.
4.15.- MODELOS TEXTO.
Al entrar en este mantenimiento, se puede realizar las siguientes operaciones:
- Visualizar cualquier Modelo que haya sido dado de alta previamente. Para ello, hay que recordar que los Modelos están clasificados en 3 Niveles. Por tanto, habrá que ir seleccionando hasta llegar al Nivel 3, que será donde se encuentre archivado el Modelo que se desea consultar, haciendo «clic» en él, se mostrará el texto del mismo.
- Importar como Modelo cualquier Texto que se tenga guardado en cualquier directorio (o carpeta) externo a la Base de Datos, pulsando el botón IMPORTAR TEXTO. Para ello, primero hay que indicarle a IdemJuris donde se quiere importar el/los textos, seleccionando cada uno de los Niveles hasta llegar al Nivel 3, con lo cual el botón IMPORTAR TEXTO se activará y haciendo «clic» en él, deberá seleccionar el directorio (o carpeta) donde se tenga guardados el Texto para ser utilizado como modelo. Inmediatamente después, los importa con el mismo nombre que tengan, pero añadiéndole una [i] de prefijo. Solo podremos importar un texto cada vez.
- Pulsando el botón NIVELES, se entra directamente en el mantenimiento general de Niveles, donde se podrá dar de alta nuevos Niveles o borrar ya existentes.
- A través del botón BUSCAR EN TEXTO, se accede a la pantalla donde se puede buscar cualquier palabra o palabras, en cualquiera de los textos que estén almacenados en la Base de Datos. Este punto se verá con más detenimiento en el punto 6.2.
- Crear un nuevo Modelo, pulsando previamente el botón NUEVO y posteriormente, introduciendo los datos y haciendo «clic» en el botón GRABAR.
- Borrar cualquier Modelo que haya sido dado de alta previamente en la Base de Datos, haciendo «clic» en el botón BORRAR.
5.- TEXTOS / mailing.
Este es uno de los apartados más importantes para el trabajo diario del Letrado, ya que la elaboración de documentos, es una de las tareas más común y extensa que desarrolla el abogado.
Se ha procurado diseñarlo lo más sencillo posible, para que el Letrado pueda realizar sus escritos con toda comodidad, teniendo además, a su alcance y sin moverse de la pantalla, todos los elementos de consulta precisos, como son los Modelos, antiguos escritos, información sobre el Proceso, datos de interés de cualquier Cliente o Procurador, etc.
Antes de empezar a escribir sobre un Proceso, hay que darlo de alta. Si no se hace así, no se podrá crear un nuevo escrito, dado que el sistema siempre pide que se identifique el Proceso donde se quiere crear el nuevo escrito.
Además, si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver los textos del proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso y que no sean del grupo de usuario IdemJuris. En este caso encima del recuadro de procesos, veremos el mensaje "Procesos localizados de su Grupo de Trabajo".
Podemos cambiar un escrito de fase, con tan solo arrastrarlo a la fase que deseamos cambiarlo.
Sin salir de la pantalla de textos, hay una serie de botones, con los que se puede realizar las siguientes acciones:
- En caso de tener S.O. Windows y WinFax Pro, . Pulsando dicho botón se podrá enviar un fax sin salir de IdemJuris, seleccionando previamente el escrito. Aparecerán los datos telefónicos del Cliente sobre el que se está realizando el escrito. También se tiene la opción de cambiar los datos de envío y poner la fecha y hora a la que se quiere enviar dicho Fax.
- Generar una Alarma a cualquier Usuario de IdemJuris. Haciendo «clic» en el botón , IdemJuris abrirá automáticamente la ventana de Mensajes y pondrá en el cuadro de los mensajes TEXTOS, el número del Proceso que corresponda y el Cliente, desde aquí se puede introducir Mensajes y Alarmas a cualquiera de los Usuarios de IdemJuris, así como a nosotros mismos.
Nuevas opciones con diccionario:
- Con el botón podemos activar la corrección automática a la vez que escribimos.
- Con el botón podemos cambiar el idioma del diccionario a utilizar en el escrito.
- Con el botón podemos activar la corrección manual.
- También se puede saber cualquier información almacenada de los ficheros Clientes, Procuradores, Juzgados, Usuarios o Contrarios, para ello, haciendo «clic» en el botón e indicando los criterios por lo que se quiere buscar, aparecerá la información deseada.
- En DATOS, aparece toda la información de dicho Proceso (nombre y apellidos del Cliente, nombre de la Sociedad, nombre del Contrario, etc.).Permite introducir en el texto, cualquiera de estos datos, sin necesidad de teclearlos. El funcionamiento de dicho botón se explica con mayor detenimiento, más adelante en el apartado 5.3 Modificar un escrito.
- En INFORMES, abre los Informes existentes para el Proceso con el que se está trabajando.(Ver apartado 6.- INFORMES).
- El botón muestra información del proceso, como es el cliente y el contrario, los colaboradores, el juzgado, observaciones, histórico del proceso así como toda la información de la minuta del proceso y los recibos.
Desde este mantenimiento de textos, se puede salir al Menú General de dos formas diferentes:
- Sin cerrar el escrito. Haciendo «clic» en el botón MENÚ, sale directamente al Menú General, pero sin cerrar el escrito que se tiene abierto, de forma que cuando se vuelva otra vez a la pantalla de textos, el escrito seguirá abierto.
- Cerrando el escrito. Otra forma es, haciendo «clic» en el botón SALIR. A diferencia del botón que se ha mencionado anteriormente, este botón si que cierra, antes de salir al Menú General, el escrito con el que se estaba trabajando.
Por otra parte, haciendo «clic» en el botón (AMPLIAR PANTALLA) IdemJuris ampliará la pantalla donde introducimos el texto. Para volver a ver la pantalla normal, tendremos que hacer «clic» en el botón (PANTALLA NORMAL).
5.1.- CREAR UN NUEVO ESCRITO.
Para crear un texto nuevo, lo primero que hay que hacer es, identificar el Cliente con el que se quiere trabajar, para ello, hay que teclear su nombre (las primeras letras con las que comienza su apellido, si se trata de Personas Físicas, o las primeras del nombre de la Sociedad, después pulsar las teclas TABULADOR y luego INTRO), si se conoce
También podemos buscar por proceso, haciendo «clic» en el botón (BUSCAR PROCESOS). (Ver apartado 2.2.-Buscar un proceso)
Además, si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán crear los textos del proceso todos aquellos Usuarios distinto de grupo de usuario IdemJuris y que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
Cuando tengamos localizados los procesos haremos clic en el deseado, y veremos a la derecha todos los escritos que hay creados para ese Proceso, dentro de la Fase General.
Las FASES permiten clasificar los escritos de cada Proceso. Cada escrito se creará en la Fase seleccionada. La única Fase que se crea de forma automática en cada Proceso es la Fase General. Para crear más Fases, habrá que pulsar el botón , situado a la izquierda del recuadro de la Fase. A continuación hay que escribir el nombre de dicha Fase nueva y grabarla. En el recuadro que hay a la derecha del nombre de la fase, se puede visualizar el número de escritos que hay en esa Fase, mientras que en el recuadro de la izquierda, lo que se visualiza es el número total de escritos que hay creados en ese Proceso.
Además podremos asignar al escrito cuando lo creemos una Subfase para poder tener clasificados los escritos de una forma más especifica.
Si se quisiera más información acerca de los Procesos o de los Escritos, habría que hacer «clic» en el botón (Información proceso) que está junto la número de proceso seleccionado.
Una vez seleccionada la Fase adecuada, hay que hacer «clic» en el botón NUEVO para crear el escrito. Introduciremos el Título del documento, seleccionaremos la Fase que le queremos asignar el documento e indicaremos el nombre de la Subfase.
Solo en el caso que tengamos seleccionada la opción Usar Código de Actuación en datos del Bufete (Ver apartado 1.- Datos del Bufete), deberemos asignar el código de actuación al escrito. (Ver apartado 4.12.5.- Asignar un Código de Actuación).
Ahora IdemJuris ya nos permite comenzar a escribir el texto.
IdemJuris también permite Guardar Automáticamente los escritos cada cierto tiempo. Para ello, hay que pulsar el botón , entonces surgirá la siguiente pantalla y IdemJuris pedirá, cada cuanto tiempo se quiere guardar automáticamente los textos. Hay que introducir el tiempo deseado y hacemos «clic» en el botón GRABAR.
Por último, no hay que olvidar pulsar el botón GRABAR, para que IdemJuris guarde inmediatamente el texto en el proceso que tenemos seleccionado para el escrito.
De esta forma si se cierra inesperadamente el programa mientras estaba abierto el escrito por un corte de luz, por ejemplo, IdemJuris recupera dicho escrito de forma automática y lo asigna al proceso correspondiente pero a la fase General.
Si queremos asignar un documento externo, como un texto Word, Hoja de cálculo, Video, ... , haremos clic en la carpeta amarilla al lado de "Desde Archivo".
Se abrirá una ventana de navegación de Windows que nos permitirá seleccionar el documento deseado.
La única limitación es en el tamaño, no se recomienda guarda documentos mayores de 30 Mb. Si necesitan guardar documentos de mayor tamaño, ponganse en contacto con Idemsoft.
IdemJuris guardará en la carpeta definida en preferencias de IdemJuris, los documentos que vaya guardando, con un codigo y clasificados por expediente y fase/subfase.
De manera que con solo hacer clic en IdemJuris, éste lo buscará por Ud. y lo abrirá.
Si lo modifica deberá como siempre hacer clic en el botón guardar, para que IdemJuris guarde el docuemnto modificado.
5.2.- BUSCAR UN ESCRITO.
Para buscar cualquier Texto en la Base de Datos, hay que pulsar el botón (situado en la barra del menú).
IdemJuris busca cualquier escrito que haya sido grabado previamente en la Base de Datos.
Desde aquí, IdemJuris permite realizar copias, duplicados y modificaciones de escritos previamente creados.
Al hacer «clic» en el botón (BUSCAR) que está justo encima del espacio reservado para el texto, IdemJuris mostrará una nueva pantalla, en la que se puede buscar cualquier escrito. Si no se elige ningún criterio de selección, aparecerán todos los escritos que se haya grabado en IdemJuris previamente. Haciendo doble clic sobre el escrito lo seleccionaremos y desde la pantalla del escrito seleccionado podremos Modificarlo, Duplicarlo o Imprimirlo. Podremos pasar de un escrito a otro con los botones
Por otro lado, se puede buscar el escrito según determinados criterios de selección, como puede ser por: el nombre del Cliente, el número de Proceso, la fecha en que se realizó dicho texto, el nombre del Letrado que realizó el escrito, el título del documento, el código de actuación o las observaciones.
Una vez seleccionados estos criterios de selección, se podrá restringir la selección a los que están abiertos, los que están cerrados, o a todos los escritos. A continuación, pulsando el botón BUSCAR, IdemJuris mostrará el escrito o el listado con todos los que haya localizado y que respondan al criterio de selección.
Una vez encontrados los escritos, se puede restringir la búsqueda de cualquier palabra o texto, pulsando el botón BUSCAR EN EL «TEXTO» DEL DOCUMENTO -EN LA SELECCION-, que se encuentra en esta pantalla. A continuación, introduciendo la o las palabras (separadas por comas), que se desee buscar, aparecerán en un listado, todos aquellos documentos que contienen cualquiera de las palabras buscadas. Dicha búsqueda se puede restringir, seleccionando las opciones:
- Palabra completa, si se desea únicamente buscar toda la palabra introducida o aquellas que contengan dicha palabra.
- Sensible a las MAYUSCULAS / minúsculas, opción por la cual busca dicha palabra, teniendo en cuenta que está escrita con mayúsculas, o haciendo caso omiso de ello.
Es importante el hecho de grabar alguna observación cuando se elabora algún escrito, ya que puede sernos muy útil a la hora de buscarlo posteriormente, debido a su complejidad o interés.
Volviendo a la pantalla general de búsqueda de escritos, se observa un botón denominado BUSCAR EN EL TEXTO DEL DOCUMENTO, que lo que hace es, buscar cualquier palabra dentro de cualquiera de los textos existentes. Como se observa, esta pantalla es la misma que la que aparecía al pulsar el botón BUSCAR EN EL «TEXTO» DEL DOCUMENTO -EN LA SELECCION-, la diferencia es que en este caso, busca en todos los textos dados de alta hasta el momento y en el caso anterior, solo busca en los textos que han sido encontrados tras una búsqueda previa.
Una vez localizado y seleccionado el escrito haciendo un «clic» sobre él, podemos eliminar el escrito, solo tenemos que hacer «clic» en el botón .
De igual modo que antes, seleccionando el escrito y haciendo «clic» en el botón podremos imprimir el escrito.
5.3.- MODIFICAR UN ESCRITO.
Primeramente, hay que seleccionar el Proceso y dentro de este, el texto que se quiera modificar, para ello solo hay que hacer «clic» sobre el deseado, y una vez seleccionado pulsar el botón MODIFICAR.
IdemJuris pedirá confirmación, se contestará y a continuación pedirá cada cuanto tiempo se quiere grabar automáticamente el documento. Será a partir de entonces, cuando se podrá entrar en el escrito y modificarlo.
Por otra parte, IdemJuris permite modificar el texto seleccionado, de una manera rápida y sencilla. Pulsando el botón DATOS, aparecerá una pequeña ventana donde están todos los datos del Proceso al que pertenece dicho Informe. Con este botón se puede realizar 3 operaciones diferentes:
- Insertar en el lugar donde se encuentre el cursor, el dato que se haya seleccionado de esta lista, pulsando el primer botón .
- Reemplazar el texto seleccionado una sola vez, a partir de donde se encuentre el cursor, por el dato previamente seleccionado de dicha lista, pulsando el botón .
- Reemplazar el texto seleccionado en todo el escrito, por el dato que se haya seleccionado de esta lista, pulsando el botón .
Al terminar las modificaciones, no hay que olvidar realizar el paso de GRABAR o no se guardará los cambios realizados. Como ya se ha mencionado anteriormente, la Aplicación da la oportunidad de poder grabar el documento de dos formas diferentes: una es, utilizando el botón GRABAR, con el que graba y se sale, y otra forma es utilizando el botón , que también graba pero no sale. Se utilizará este último botón cuando se desee grabar en cualquier momento de forma automática cada intervalo de tiempo que se indique.
5.4.- REALIZAR CAMBIOS EN UN ESCRITO.
Hacer «clic» sobre el título del texto que se quiera cambiar y seguidamente, haciendo «clic» en el botón junto al recuadro de los escritos, se abrirá una ventana con todos los datos del escrito, tales como la Fecha, el Título, Autor, quien lo ha creado, el Código de Actuación, Título, clase de Procedimiento, Subfase y Observaciones, las cuales aparecerán en en la parte inferior del documento.
Desde aquí se podrán realizar modificaciones, una vez se haya seleccionado el escrito del proceso y haber pulsado el botón MODIFICAR. Si no se pulsa dicho botón, los datos que aparecen en esta pantalla no se podrán cambiar.
Una vez realizados todos los cambios, como siempre, habrá que grabarlos, pulsando el botón GRABAR, para que así, la Aplicación actualice los datos.
5.5.- DUPLICAR UN ESCRITO.
Esta opción se puede realizar mediante el botón denominado UTILIDADES, siempre y cuando se tenga seleccionado el Proceso deseado.
En la opción Duplicar, al hacer «clic» sobre ella, se duplicará automáticamente el escrito que se tenía seleccionado en el Proceso en el que se está trabajando, poniendo en el título que se introduzca, el prefijo D- (de duplicar), para que se pueda identificar el escrito más rápidamente y se distinga del original.
El escrito duplicado lo guardará en la misma fase en la que estaba asignado el escrito original.
5.6.- TRASLADAR UN ESCRITO DE UN PROCESO A OTRO.
La opción Mover documento a otro Proceso, al igual que antes, se la puede seleccionar desde el botón UTILIDADES, con la que se permite trasladar el escrito que se tenga seleccionado a otro Proceso.
Una vez seleccionados los criterios e identificado el Proceso, IdemJuris trasladará automáticamente el escrito al Proceso seleccionado.
Por otra parte, si lo que se desea es trasladar un escrito de una Fase a otra dentro del mismo Proceso, se procederá de la siguiente manera: una vez se tiene el texto que se quiere trasladar seleccionado, se pulsará el botón MODIFICAR y después se seleccionará la Fase a donde se quiere trasladar dicho documento.
5.7.- VARIOS ESCRITOS ABIERTOS.
La posibilidad de tener varios escritos abiertos es de enorme ayuda, tanto para crear uno NUEVO, como para MODIFICAR.
En ambos casos después de seleccionar un texto y hacer «clic» en los botones NUEVO o MODIFICAR (según proceda), al seleccionar cualquier otro, nos lo mostrará en una nueva ventana, desde donde podremos copiar todo o parte del texto, seleccionando la parte del texto a copiar para pegarlo en el documento actual.
5.8.- INFORMACION SOBRE LOS DATOS DE UN PROCESO.
Haciendo «clic» sobre el botón situado al lado del número del Proceso, se abrirá una ventana donde estarán todos los datos del Proceso seleccionado, tales como el número de Proceso, asunto, nº de cambios hechos en él, la fecha en la que se abrió, si está terminado o no, la clase de procedimiento, tanto los datos del Cliente como los del Contrario, el tipo y nº del Juzgado, Colaboradores, etc.
En esta misma ventana, si se hace «clic» sobre la "pestaña" Histórico, se podrá visualizar todos los Cambios que se ha producido en dicho Proceso.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Observaciones, IdemJuris mostrará todas las observaciones que se introdujeron sobre el Proceso, en el momento de su creación.
En la "pestaña" Minuta / Recibos se encuentra toda la información acerca de las Facturas y Recibos elaborados para ese Proceso. Haciendo «clic» sobre él, surgirá una lista con todas las Facturas de ese Proceso en concreto (número de Proceso, nº de Factura, fecha Factura, total Factura y dinero pendiente de cobro).
Si se selecciona una Factura, haciendo doble «clic» sobre ella, surgirá otra pantalla con todos los datos detallados de dicha Factura. En esta misma pantalla, se ve un botón al lado del recuadro Pdte. de Cobro, que haciendo «clic» sobre él, se visualizará todos los datos de los diferentes Recibos elaborados para esa Factura en concreto.
5.9.-MODELOS
En el botón MODELOS estarán almacenados todos los escritos creados, clasificados en 3 niveles. Estos niveles y subniveles han sido previamente creados en fichero Modelos.
La Aplicación también permite guardar otros tipos de textos como son: Leyes, Sentencias, etc.
Al hacer «clic» en el botón MODELOS o en el botón , se tiene las opciones de Visualizar o Seleccionar un Modelo.
5.9.1.- Visualizar un Modelo.
Desde aquí, IdemJuris mostrará el texto seleccionado para poder copiar y pegar en el documento con el que se esté trabajando.
Para poder copiar y pegar fragmentos de Modelos predefinidos, en nuestro texto, necesariamente antes, hay que pulsar el botón MODIFICAR.
Después de hacer «clic» en el botón , accedemos al mantenimiento de MODELOS, donde habrá que seleccionar un Modelo de cada uno de los 3 niveles. A continuación aparecerá una lista con todos los Modelos de textos existentes, de los cuales hay que seleccionar uno. A partir de entonces se podrá realizar las siguientes tareas:
- Importar Modelos, haciendo «clic» en el botón IMPORTAR TEXTOS. Como ya se dijo en su momento (apartado 4.15), la Gestión permite incorporar, de forma automática, Modelos externos a la base.
- Haciendo «clic» en el botón NIVELES, se entrará en el mantenimiento, donde se podrá crear nuevos, o borrar los ya existentes.
- Entrando en el mantenimiento del botón NUEVO, también se puede crear nuevos Modelos, en los niveles que se desee. IdemJuris pedirá el nombre del nuevo Modelo que se quiere crear.
- El botón BORRAR, como su nombre indica, borra el Modelo que esté seleccionado, siempre pidiendo antes confirmación.
- Una vez seleccionado el texto del modelo hay que hacer «clic» en el botón SELECCIONAR para poder copiar el texto del modelo. Pulsando el botón SELECCIONAR TODO seleccionará todo el texto del modelo. También podemos seleccionar una parte marcándolo con el ratón. Cuando tenemos seleccionado el texto que nos interesa hay que hacer «clic» en el botón Copiar Selección y, una vez volvemos Textos podemos pegar la selección pulsando las teclas “Manzanita + V” en Macintosh y “Control + V” en Windows.
Con el botón visualizaremos la siguiente ventana, sin salir del texto, desde la cual podremos Visualizar un Modelo de una forma más rápida.
Hay que seleccionar un Modelo de cada uno de los 3 niveles y después seleccionar el modelo que nos interesa. Cada vez que seleccionemos un nivel visualizaremos el primer modelo del nivel siguiente.
Hasta que no seleccionemos un texto el botón VISUALIZAR UN MODELO no se activará. Cuando hayamos seleccionado el Modelo y hagamos «clic» en el botón Visualizar un Modelo podremos seleccionar todo el texto del modelo pulsando el botón SELECCIONAR TODO. También podemos seleccionar una parte marcándolo con el ratón. Cuando tenemos seleccionado el texto que nos interesa hay que hacer «clic» en el botón Copiar Selección y, una vez volvemos Textos podemos pegar la selección pulsando las teclas “Manzanita + V” en Macintosh y “Control + V” en Windows.
5.9.2.- Seleccionar un Modelo.
Esta opción lo que permite es crear un nuevo documento basado en el Modelo seleccionado previamente. Existen dos botones para realizar esta función, cuya diferencia ya se explicó antes:
- Después de hacer «clic» en el botón , dentro del mantenimiento de MODELOS, habrá que seleccionar un Modelo de cada uno de los 3 niveles. A continuación aparecerá una lista con todos los Modelos de textos existentes, de los cuales hay que seleccionar uno. A partir de entonces se podrá realizar las mismas tareas que antes.
Una vez seleccionado el texto del modelo hay que hacer «clic» en el botón SELECCIONAR, y IdemJuris pedirá el Código de Actuación, si tenemos marcada la opción Código de Actuación marcada en Datos del Bufete. Si se sabe, se teclea y si no se sabe, habrá que buscarlo.
Una vez hecho esto, la Aplicación pasará automáticamente el texto al Proceso que hay abierto, como un nuevo documento.
Este nuevo escrito aparecerá en la lista de escritos para el Proceso que teníamos seleccionado previamente.
- Con el botón visualizaremos la misma ventana del apartado Visualizar un Modelo, sin salir del texto, desde la cual podremos Seleccionar un Modelo de una forma más rápida.
Hay que seleccionar un Modelo de cada uno de los 3 niveles y después seleccionar el modelo que nos interesa. Cada vez que seleccionemos un nivel visualizaremos el primer modelo del nivel siguiente.
Una vez seleccionado el modelo al hacer «clic» en el botón Seleccionar un Modelo la Aplicación creará automáticamente el texto en un nuevo documento dentro del Proceso que teníamos seleccionado, teniendo que asignar el Código de actuación si tenemos marcada la opción correspondiente. Es decir, que es el mismo proceso y simplemente se diferencia en que de esta última forma se selecciona el modelo de una forma más rápida sin tener que salir de la pantalla de textos.
5.9.3.- Insertar un modelo.
Con el botón visualizaremos la misma ventana del apartado Visualizar un Modelo, sin salir del texto, desde la cual podremos Insertar un Modelo
Si tenemos seleccionado un texto y hemos hecho «clic» en Modificar el botón SELECCIONAR UN MODELO no estará y en su lugar veremos el siguiente botón . Al hacer «clic» sobre dicho botón, después de haber seleccionado el modelo de la misma forma que en los apartados de Visualizar un Modelo y Seleccionar un Modelo, IdemJuris insertará automáticamente dicho Modelo a partir de donde estuviera colocado el cursor.
5.10.- Visualizar barras herramientas.
Esta opción permite al usuario prefijar o visualizar de forma rápida las barras de herramientas que desee.
Una vez tengamos abierta esta ventana indicaremos que Barras de herramientas queremos visualizar en el texto marcando los cuadritos correspondientes.
Para guardar las preferencias a la hora de visualizar las barras de herramientas, después de marcar los cuadritos correspondientes haremos «clic» en . Después cada vez que creemos o seleccionemos un escrito haciendo «clic» en el botón visualizaremos las barras de herramientas seleccionadas y guardadas anteriormente.
Para salir de esta ventana pulsaremos el botón ESCAPE del teclado o haremos «clic» en el botón .
5.11.- mailing
El mantenimiento de TEXTOS vamos a poder utilizarlo para la confección de mailing, por lo que un texto podremos imprimirlo con diferentes destinatarios sin necesidad de tener que escribir uno diferente para cada destinatario.
Sobre la pantalla donde introducimos el texto haremos «clic» con el botón de la derecha del ratón, visualizando una lista con las bases de datos de IdemJuris.
Al poner el ratón sobre la base de datos deseada nos muestra otra lista con los campos que podemos insertar, de los cuales seleccionaremos el que nos interese haciendo «clic» sobre él.
Haciendo «clic» en el botón podremos visualizar los nombres de los campos correspondientes a los campos que hemos seleccionado. Seleccionando el campo podemos cambiar los atributos del mismo como tipo de letra, color, …
Una vez tenemos el texto con todos los campos que queremos integrar, seleccionaremos la opción del menú de herramientas Imprimir con datos… visualizando la siguiente ventana.
En esta ventana nos permite seleccionar la base de datos de donde queremos seleccionar los elementos a integrar con el texto.
En primer lugar seleccionaremos con un «clic» la base de datos de la que queremos seleccionar los elementos.
Después pulsaremos el botón BUSCAR… e indicaremos los criterios de búsqueda en una ventana de búsquedas que visualizaremos, pulsando el botón CONSULTA.
Cuando tengamos los elementos seleccionados haremos «clic» en el botón IMPRIMIR…, se imprimirán tantos textos como elementos estaban seleccionados, sustituyendo los campos por los datos que estaban grabados en IdemJuris.
Por ejemplo, si en el texto necesitamos poner el nombre de los clientes seleccionaremos el campo nombre del proceso Cliente visualizando . Este campo, al Imprimir con Datos… sustituirá este campo por el nombre y apellidos de los clientes que pertenezcan a los elementos que hayamos seleccionado.
5.12.-CALCULO DE INTERESES
Desde textos podemos usar la utilidad Cálculo de Intereses, de forma que nos incorpore el cálculo de los mismos en el escrito.
Para mas información consulte en la sección VIII el apartado 5 Cálculo de intereses
6.- INFORMES.
Desde aquí se puede crear y actualizar los Informes, con datos de los diferentes Procesos. Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver los Informes del proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
También se puede visualizar e incluso modificar, como se verá más adelante.
Esto es útil para poner citas o acuerdos a los que se ha podido llegar en cada Proceso, además se puede ver los Históricos para ver como se ha ido modificando en cada caso, y como se ha ido desarrollando el Proceso.
Haciendo «clic» desde el Menú General en el botón INFORMES, se entra en la pantalla Informes de Proceso donde indicará en un recuadro el nombre del Usuario conectado en ese momento.
- Alarma Informes. Haciendo «clic» en el botón IdemJuris podrá crear alarmas automáticamente de todos aquellos procesos que no tienen movimiento tantos días igual o mayor a los que hayamos indicado en el campo Días sin movimiento. También tendremos que indicar la fecha en que queremos crear la alarma en el campo Fecha de consulta y la Periodicidad con que queremos crear las alarmas de los procesos sin movimiento.
Dichas alarmas las creará IdemJuris en el Tipo de mensaje Alarma Automática.
Para SELECCIONAR un Proceso se puede hacer de dos formas diferentes:
1.- Pulsando el botón PROCESO, automáticamente IdemJuris mostrará un recuadro con una serie de criterios, número de Proceso, fecha, Cliente, etc, de los que se seleccionará los que se desee, seguidamente se hará «clic» en el botón BUSCAR, de este modo aparecerá en la pantalla de Informes el Proceso seleccionado.
2.- Pulsando el botón INFORMES, entonces IdemJuris mostrará un recuadro en el que indicará que tipo de Informes se desea buscar; con o sin informe, desde hace 7 días o más, o de una fecha concreta, que tenga en cuenta los escritos o no, también de todos los Letrados o de uno en particular. Una vez puesto y seleccionado las opciones deseadas, se hará «clic» en el botón BUSCAR y aparecerá en la pantalla de Informes los Procesos localizados con los criterios indicados.
Una vez se tiene el listado de los Procesos seleccionados, hay dos opciones, o Visualizar el Informe de dicho Proceso, o Actualizarlo. En el primer caso, IdemJuris no va a permitir modificar ningún dato del mismo, únicamente se podrá consultar, mientras que si se hace «clic» en el botón ACTUALIZAR, se podrá realizar todos los cambios que se desee en dicho Informe.
Una vez en la pantalla de informes del proceso seleccionado haciendo «clic» en el botón podremos ver la información del proceso como es el cliente y el contrario, los colaboradores, el juzgado, observaciones, histórico del proceso así como toda la información de la minuta del proceso y los recibos.
6.1.- CREAR UN NUEVO INFORME.
Se puede crear un informe NUEVO en un Proceso donde ya haya Informes realizados, o en uno donde no haya ninguno dado de alta todavía. Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán crear los Informes del proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
Una vez en pantalla todos los Procesos o el Proceso seleccionado (de la forma anteriormente mencionada), haciendo «clic» sobre el que se quiere hacer un Informe ó simplemente sobre el que se quiere consultar sus datos, aparecerá todos los datos de este en los campos correspondientes.
Una vez seleccionado el Proceso se podrá actualizar y crear Informes nuevos haciendo «clic» en el botón ACTUALIZAR para crear un Informe nuevo. Automáticamente aparecerá una pantalla con todos los datos del Proceso y si este tuviera algún Informe ya hecho, IdemJuris mostrará en pantalla el último elaborado. Posteriormente, pulsar el botón NUEVO y la pantalla donde aparecían los Informes se quedará en blanco. IdemJuris automáticamente pondrá el número de Informe, la fecha y el nombre del Autor, que por defecto pondrá el del Usuario.
A partir de entonces se podrá comenzar a introducir el texto del nuevo Informe. IdemJuris también indicará:
- En el campo Total, el nº total de Informes que hay para ese Proceso y el número que tiene el que se está mostrando por pantalla.
- En OK Usuario y OK Responsable, se seleccionará si el Informe ha sido leído por cada uno de ellos o no.
- En el botón Informes, se podrá visualizar los tres últimos Informes que se tenga de dicho Proceso.
- En el botón Escritos, se podrá visualizar el número de escritos que hay para ese Informe en concreto y haciendo «clic» sobre el escrito que nos interese visualizaremos el mismo, donde podremos copiar todo o la parte que nos interese del escrito.
Si se observa con detenimiento, en esta pantalla no hay botón GRABAR puesto que, esta sección graba automáticamente.
6.2.- BUSCAR UN INFORME.
Para ello se procederá de la misma forma que si se crease uno nuevo, es decir, seleccionando un Proceso que ya tenga Informes escritos y cuando aparezca por pantalla, hacer «clic» en el botón VISUALIZAR. Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver los Informes del proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
Aparecerá el Informe con el único Cambio que se realizó. Este Informe solo se puede ver, no modificar, por ello, IdemJuris no permitirá entrar en ninguno de sus campos para cambiar nada.
Una vez seleccionado el Proceso donde se quiera buscar un determinado Informe(siguiendo los pasos anteriormente mencionados), se podrá consultar los escritos que se tenga de ese Proceso, para ello hay que hacer «clic» en el botón ESCRITOS y en el listado que aparezca, seleccionar el que se desee ver y IdemJuris automáticamente lo mostrará por pantalla.
Entrando en la pantalla de Informes, ya sea en la forma de actualizar o visualizar, se podrá acceder a los datos del Proceso en el que se está interesado, haciendo «clic» en el botón de información, se abrirá una ventana donde estarán todos los datos del Proceso seleccionado, tales como el número de Proceso, asunto, nº de cambios hechos en él, la fecha en la que se abrió, si está terminado o no, la clase de procedimiento, tanto los datos del Cliente como los del Contrario, el tipo y nº del Juzgado, Colaboradores, etc.
En esta misma ventana, si se hace «clic» sobre la "pestaña" Histórico, se podrá visualizar todos los Cambios que se ha producido en dicho Proceso.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Observaciones, IdemJuris mostrará todas las observaciones que se introdujeron sobre el Proceso, en el momento de su creación.
En la "pestaña" Minuta / Recibos se encuentra toda la información acerca de las Facturas y Recibos elaborados para ese Proceso. Haciendo «clic» sobre él, surgirá una lista con todas las Facturas de ese Proceso en concreto (número de Proceso, nº de Factura, fecha Factura, total Factura y dinero pendiente de cobro).
Si se selecciona una Factura, haciendo doble «clic» sobre ella, surgirá otra pantalla con todos los datos detallados de dicha Factura. En esta misma pantalla, se ve un botón al lado del recuadro Pdte. de Cobro, que haciendo «clic» sobre él, se visualizará todos los datos de los diferentes Recibos elaborados para esa Factura en concreto.
6.3.- BORRAR INFORMES.
Una vez seleccionado, hacer «clic» en el botón BORRAR.
IdemJuris antes de proceder al borrado de dicho Informe, pedirá confirmación del mismo.
Si el Informe que se quiere borrar, tiene como Letrado director a otro que no sea el que desea borrar dicho Informe, aparecerá un mensaje que dirá, que primero hay que contactar con ese Letrado, no permitiendo el borrado del mismo.
Por tanto, hay que destacar que IdemJuris, no permite borrar Informes de otros Letrados que no sean ellos mismos.
6.4.- IMPRIMIR INFORMES.
Cuando se hace una selección de Informes y estos pertenecen a distintos Procesos, se puede imprimir dichos Informes, pulsando el botón IMPRIMIR y seleccionando los Informes a imprimir, así como las condiciones de dicha impresión.
Por otra parte, si se tiene seleccionados varios Informes dentro del mismo Proceso, también se podrá imprimir todos ellos, pulsando el botón (con un +), o únicamente el seleccionado, pulsando el otro botón de la (con un 1).
6.5.- BOTONES DE UTILIDADES.
Como en muchas otras secciones hay una serie de botones desde los que se puede realizar una serie de operaciones adicionales, como son:
- Botón : Enviar por Fax el Informe realizado al Cliente en cuestión.
- Botón : Poner Mensajes ó Alarmas dirigidas a uno o varios Usuarios.
- Botón : Consultar información sobre Teléfonos, Clientes, Usuarios, Procuradores, Juzgados y Contrarios.
- Botón : Regresar al Menú General, sin necesidad de pulsar en el botón SALIR.
7.- FAX.
Al hacer «clic» en el botón de FAX desde el Menú General, la Aplicación entra en el mantenimiento de envío de Faxes, en el que se presenta una lista con todos los Faxes archivados hasta el momento.
En este listado se puede visualizar todos los Faxes que se ha dado de alta en IdemJuris o también si se desea restringir la lista, y visualizar solo los que están pendientes de envío, o los que ya están enviados. Para ello, hay que seleccionar una de las tres opciones.
Además de esto, IdemJuris también muestra toda la información que los referencia, como es, la fecha y hora en que fue creado, la fecha y hora en que se quiere enviar, el nombre del Usuario que envía dicho Fax, el nº del Fax y si este, ya ha sido enviado o no (columna OK).
Si trabajamos con S.O. Windows que tiene el software WinFax Pro, en esta misma pantalla, también se muestra si el Servidor de Fax está en funcionamiento, o por el contrario está parado (opción por la cual, habrá que enviar el fax de forma tradicional). Cuando está activado podremos enviar los faxes sin imprimirlos de forma automática.
Si lo que se quiere es, ver los Faxes que han creado cada uno de los Usuarios, hay que hacer «clic» en el campo donde está el nombre de Usuario. Inmediatamente se desplegará una lista en la que se visualizará todos los Faxes que se crearon con anterioridad o únicamente los de un Usuario en concreto.
7.1.- CREAR UN NUEVO FAX.
Pulsando el botón NUEVO se podrá crear un nuevo Fax, visualizando una pantalla donde podremos escribir el texto del Fax. Además, pulsando el botón podremos utilizar herramientas de texto (negrita, subrayado, tabuladores, etc. ). Antes hay que proceder a la introducción de los datos, tales como:
- Nombre a quien se le quiere enviar el Fax.
- Número de Fax correspondiente.
- Fecha y Hora a la que se quiere mandar dicho Fax, que si no se indica nada, serán siempre las actuales. En caso de tener en funcionamiento el Servidor de Fax, será enviado automáticamente en la fecha y hora indicada.
- Por último, solo queda teclear el texto del Fax en cuestión en el que se puede utilizar tratamiento de textos 4D accediendo a esta pantalla con el botón .
Antes de proceder al grabado del mismo, hay que indicar si se desea enviar o no, seleccionando la opción deseada en el lado derecho de la pantalla, para controlar los faxes que se han enviado y los que no.
A continuación, tan solo resta archivar dicho Fax en la Base de Datos, pulsando el botón GRABAR.
7.2.- BUSCAR UN FAX.
Para buscar algún Fax en particular, hay que pulsar el botón BUSCAR.
Haciendo «clic» otra vez, en el botón BUSCAR, la IdemJuris mostrará por pantalla un listado con todos aquellos Faxes que hayan sido encontrados, bajo esas características.
Si no se introduce ningún criterio de selección y se pulsa directamente el botón BUSCAR, IdemJuris mostrará todos los Faxes que estén archivados en la Base de Datos.
También se puede acceder al mantenimiento de búsqueda de Faxes, desde la pantalla de información de los faxes (cuando se selecciona uno de ellos del listado, haciendo «doble clic» sobre él), pulsando el botón BUSCAR que hay en esta pantalla.
7.3.- CONSULTAR Y MODIFICAR INFORMACION DE LOS FAXES.
Dentro del mantenimiento de Faxes, haciendo «doble clic» sobre la línea que corresponda al Fax que se quiera consultar, la Aplicación mostrará un cuadro con toda la información del Fax que ha sido seleccionado, como es, el nombre del destinatario, su número de Fax, la fecha y hora en las que fue creado, la fecha y hora en las que fue enviado y por supuesto, el contenido textual del mismo.
También se puede ver si el Fax en cuestión ha sido enviado ya o no, observando el contenido de la columna correspondiente.
Los datos del fax y el texto podrá ser modificado haciendo los cambios deseados y luego guardando dichos cambios con el botón GRABAR.
Por otra parte, si se desea entrar directamente en el mantenimiento de Información, para poder consultar, entre otros, algún número de fax, se consigue pulsando el botón denominado FAX.
7.4.- BORRAR UN FAX.
Hay dos formas de borrar Faxes de la Base de Datos:
- Directamente desde el mantenimiento de Faxes, seleccionando del listado, el o los que se quiera borrar, haciendo «clic» sobre él y pulsando después el botón BORRAR. De esta forma, si no hubiera ningún Fax seleccionado, IdemJuris lo comunicará enseguida, para que se proceda a la selección de alguno.
Antes de proceder al borrado del mismo, la Aplicación pedirá confirmación, para asegurarse de que no se trata de un error.
- Haciendo «doble clic» en el listado, sobre el Fax que se desee borrar, se entrará en la pantalla donde se muestra toda la información del mismo. Pulsando el botón BORRAR, también se elimina de la Base de Datos dicho Fax.
7.5.- IMPRIMIR UN FAX.
Como es lógico, IdemJuris, también proporciona la posibilidad de imprimir todos los Faxes que se desee. Para ello, hay dos formas de hacerlo:
- Directamente desde la pantalla donde se encuentra el listado con todos los Faxes seleccionados y pulsando el botón IMPRIMIR. Desde aquí, se puede imprimir todos los que se desee, tan solo hay que seleccionarlos.
- Entrando en el Fax que se quiera imprimir, haciendo doble «clic» sobre él en el listado y pulsando posteriormente el botón IMPRIMIR. Esta opción, solo permite imprimir un Fax cada vez, en este caso, el que se haya seleccionado.
8.- HOJA REGISTRO.
Haciendo «clic» desde el Menú General, en el botón de HOJA DE REGISTRO, se accede al mantenimiento donde se puede dar de alta y consultar, tanto las llamadas como las visitas que reciba cualquier Usuario durante su ausencia, sustituyendo así, el papel de llamadas/visitas tradicional y que no siempre llega a su destino.
También podremos consultar los registros que crea automáticamente IdemJuris de las conexiones a Internet y el Control de Ocupación de un usuario en un proceso.
Todos estos registros podremos Reflejarlos en las facturas del proceso correspondiente.
8.1.- CREAR UN NUEVO MENSAJE.
En este mantenimiento podremos crear apuntes manualmente de Visitas y Llamadas (Teléfono) para su posterior consulta. Además IdemJuris creará apuntes automáticamente de las conexiones a Internet y Control de Ocupación (Timming).
Desde esta pantalla se introducirá información, como:
- Si se trata de una llamada telefónica (seleccionar la opción teléfono) o de una visita (seleccionar la opción visita).
- También se puede seleccionar la opción Particular, por si se trata de una llamada o visita de algún particular. En este caso no se reflejará en la facturación.
- El día en que se produjo dicha llamada o visita.
- La duración de la misma (hora de inicio y fin).
- Nombre del Cliente que la realizó.
- Nombre del Usuario a quien va destinada.
- Número del Proceso donde va destinada la misma, para poder ser facturada posteriormente. Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán seleccionar el proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
- Las Observaciones al respecto.
- Existe la posibilidad de mandarle un Mensaje al Usuario en su ausencia, seleccionando la opción Mensaje al Usuario cuando se registre una llamada o una visita.
Cuando el Usuario vuelva y entre en IdemJuris, al introducir su clave, automáticamente IdemJuris le mostrará por pantalla, un listado de las llamadas y visitas que ha recibido en su ausencia. También podemos ver dichos mensajes haciendo clic en el botón .
Desde aquí, IdemJuris permite, tanto borrar alguna visita o llamada cualquiera, seleccionando la deseada y haciendo «clic» en el botón OLVIDAR, como borrar todo el listado, haciendo «clic» en el botón OLVIDARLO TODO.
También se puede poner Alarmas a dichos Mensajes, para ello, hacer «clic» en el botón y aparecerá el mantenimiento Mensaje/Agenda, donde hay que indicar la fecha y hora a la que se quiere que suene dicha Alarma.
8.1.1.- CREAR UN NUEVO MENSAJE , SIN QUE SE REFLEJE EN NINGUNA MINUTA DE HONORARIOS.
Como ya se ha dicho en el apartado anterior, primeramente hay que indicar lo que proceda:
- Si se trata de una llamada, seleccionar la opción Teléfono.
- Si ha sido una visita, seleccionar la opción Visita.
En ambos casos, hay que seleccionar la opción Particular, ya que es el caso de una llamada o visita de alguien que no corresponde a ningún Cliente, sino de algún particular. En este caso, no se podrá indicar ningún nombre de Cliente ni ningún número de Proceso y por consiguiente, tampoco podrá ser facturada, la llamada o visita en cuestión. Por tanto, solo hay que introducir el nombre del Usuario al que va destinado, teniendo en cuenta que si se trata de una persona física, la reconoce por los apellidos, primero y el nombre después.
Una vez seleccionado todo lo anterior, hay que introducir el día, que por defecto será el actual, y la hora de inicio y fin de la llamada o visita.
A continuación, hay que teclear el Mensaje que se desea mandar, en el recuadro correspondiente.
Por otra parte, si se desea que se le muestre el Mensaje al Usuario que va destinado cuando entre en IdemJuris, habrá que seleccionar la opción Mensaje al Usuario.
Por último y como siempre, habrá que pulsar el botón GRABAR, para que quede almacenado en la Hoja de Registro.
8.1.2.- CREAR UN NUEVO MENSAJE, QUE SE REFLEJe EN LA MINUTA DE HONORARIOS.
Como en el apartado anterior, primero hay que seleccionar, si se trata de una llamada o de una visita.
Posteriormente se indicará la fecha y hora de inicio, que por defecto las pone el Sistema y la fecha y hora en que termina la llamada o visita en cuestión.
En este caso, no se indicará que se trata de un Particular, sino que, habrá que introducir el nombre del Cliente (tecleando el nombre completo o únicamente algunos dígitos del mismo y pulsar el TABULADOR) o el número de proceso al cual se le quiere cargar dicha Minuta.
Automáticamente aparecerá el nombre del Usuario de quien es Cliente y el número de Proceso donde se va a facturar dicho Gasto. También se puede introducir alguna observación, si las hay, del Cliente en cuestión.
Como en el caso anterior, también se puede seleccionar la opción mandar el Mensaje al Usuario, si se desea que le aparezca un Mensaje de aviso al Usuario en cuestión, cuando entre en IdemJuris.
Una vez se tiene todos los campos con los datos correspondientes, hay que hacer «clic» en el botón GRABAR, para que la Aplicación guarde dicha llamada o visita en la Hoja de Registros.
Solo en el caso que tengamos seleccionada la opción Usar Código de Actuación en datos del Bufete (Ver apartado 1.- Datos del Bufete), deberemos asignar el código de actuación al registro y una vez seleccionado quedará grabado dicho registro (Llamada o visita). (Ver apartado 4.12.5.- Asignar un código de actuación).
8.3.-VISUALIZAR LOS MENSAJES DEL DIA.
Haciendo «clic» en el botón VER DIA se puede consultar tanto las llamadas telefónicas, como las visitas y conexiones a Internet del Usuario.
Para ello hay que seleccionar LLamada, Visitas, InterNet u Ocupación, y IdemJuris mostrará los existentes, con la hora de inicio y fin correspondiente (si la tiene), de la fecha seleccionada.
Los registros de Llamadas y Visitas los crearemos desde este mantenimiento. En cambio los registros de Internet y Ocupación no.
Los registros de Internet, en el mismo momento en que se conecta el Usuario a Internet, IdemJuris automáticamente realizará un apunte en la Hoja de Registro, para su posterior consulta, en caso de tener seleccionada la opción Control Uso InterNet.
Los registros de Ocupación los creará IdemJuris automáticamente en este mantenimiento al terminar el control de ocupación (Timming) del proceso seleccionado, visualizando la fecha de inicio, fin, número de proceso, cliente y usuario conectado en el momento del control de ocupación así como las observaciones que hubiéramos creado.(Ver apartado 10.- Control de ocupación)
Desde aquí, también se puede ver los Mensajes de un día en concreto, para ello, hay un recuadro, en la parte superior izquierda, con la fecha y unas flechas desde las que se puede seleccionar el día deseado, posteriormente se hará «clic» en el botón VER DIA.
Por otra parte, IdemJuris también permite imprimir cualquier Mensaje grabado previamente, haciendo «clic» en el botón IMPRIMIR, con lo que sacará un listado por impresora de los Mensajes seleccionados.
También se puede exportar esta información a cualquier texto, pulsando el botón EXPORTAR A TEXTO. Para ello, hay que buscar los registros que se desee de la forma que se explica en el siguiente apartado.
Una vez localizados los registros que queremos exportar haremos «clic» en el botón EXPORTAR A TEXTO, y elegiremos el lugar y el nombre del archivo donde queremos guardar la exportación.
Finalmente hay que hacer «clic» en el botón Guardar. La exportación a texto recoge los siguientes campos (en formato texto, separados por tabulador y retorno de carro al final de cada registro): Fecha, Letrado/Usuario, Cliente, Observación, Proceso, Código Actuación, Hora de inicio, Clase de registro (ocupación, teléfono, visita o InterNet), Duración (min.).
8.4.- BUSCAR MENSAJES POR LETRADO.
Para buscar Mensajes de algún Letrado en concreto, primero hay que pulsar el botón VER DIA, después hay que hacer «clic» en BUSCAR.
Posteriormente introduciendo todos los criterios de búsqueda deseados, como son:
- Tipo de mensaje. Marcaremos la opción correspondiente al tipo de mensaje archivado en la Hoja de Registro.
- Nombre del Usuario/Usuario. Indicaremos el nombre del letrado al que van dirigidos los mensajes que buscamos.
- Número del Proceso. Al indicar el número de proceso indicará automáticamente el nombre del cliente asignado al mismo.
- Nombre del Cliente. Indicaremos el nombre del cliente al que pertenece el mensaje.
Tenemos la posibilidad de buscar los mensajes te todos los clientes, marcando la opción Todos. En el caso de haber indicado un proceso no tendremos esta opción.
- Indicaremos las fechas Desde y Hasta, en la que se encuentran comprendidos los mensajes.
- Haremos «clic» en el botón BUSCAR, y IdemJuris procederá a la búsqueda de los Mensajes.
A continuación aparecerá una lista con todos los Mensajes que se haya encontrado. Si se desea ver más información de cualquiera de ellos, solo hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él.
Con el botón IMPRIMIR podremos imprimir los mensajes localizados.
Con el botón EXPORTAR A TEXTO podremos exportar los mensajes localizados a fichero fuera de IdemJuris.
8.5.- BORRAR UN MENSAJE.
Tenemos dos formas para eliminar los mensajes guardados en la Hoja de Registro.
1.- Buscar una selección de mensajes archivados en la hoja de registro y borrarlos todos a la vez. Por ejemplo si queremos borrar el control de ocupación registrado de un usuario (DEMO) correspondiente al mes de Enero haremos lo siguiente :
- Desde la pantalla principal de la Hoja de registro haremos «clic» el botón BORRAR.
- Seleccionaremos el usuario "Demo" haciendo «clic» en la lista desplegable y luego en el nombre del usuario.
Podremos seleccionar un usuario inactivo si marcamos la opción Ver No Activos.
- Marcaremos la opción Ocupación.
Podremos marcar Todas las opciones a la vez para que localice todos los tipos de mensaje archivados en la Hoja de Registros. (Ocupación, Llamadas, Visitas e Internet)
- Indicaremos la fecha Desde 01/01/2002 Hasta 31/01/2002.
- Después habrá que pulsar el botón BUSCAR y IdemJuris, indicará el número de Mensajes que cumplen estos criterios y por consiguiente los que se borrarán.
- Por último, si se está conforme, tan solo queda pulsar, de nuevo el botón BORRAR.
2.- Eliminar los mensajes de uno en uno, por ejemplo cualquier Mensaje que ya se haya contestado o que no interese, por algún motivo, para ello :
- Hacer «clic» en el botón VER DIA.
- Localizar el deseado de la forma que se explica en el apartado 8.4.- Buscar un mensaje de un letrado.
- Hacer «clic» en el botón BORRAR. Automáticamente IdemJuris borrará dicho Mensaje de su Base de Datos.
Como siempre, IdemJuris, antes de realizar el borrado de los mismos, pedirá confirmación.
9.- ADMINISTRACION.
Este botón del Menú General está diseñado para la facturación y archivo de todos los Gastos que se haya producido en un determinado Proceso, por Letrado. Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver ni introducir información relativa al Administración de los procesos todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
Al hacer «clic» en el botón ADMINISTRACION, desde el Menú General, se podrá acceder a los siguientes mantenimientos: Gastos, Facturas, Igualas, Libro IVA/IRPF y Gestión.
9.1.- ACTUALIZAR LOS GASTOS.
Se llevará un control de los Gastos archivados en cada uno de los Proceso, ya sean facturables o no, especificando en cada caso de que se trata (desplazamiento, dietas, etc..).
Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver los Gastos del proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
Haciendo «clic» en el botón GASTOS, aparecerá una ventana con una serie de criterios, con los que, la Aplicación, buscará el Proceso donde se quiere introducir estos nuevos Gastos.
9.1.1.-Introducir nuevos Gastos en un Proceso.
En el mantenimiento de búsquedas, haciendo «clic» en el botón NUEVO, se entra en la pantalla de Gastos, donde después de verificar la fecha, habrá que introducir el nº de Proceso en cuestión, que en caso de no saberlo, se podrá introducir el nombre del Cliente.
Si hubiera más de un Proceso abierto de ese Cliente, IdemJuris lo hará saber y mostrará un listado, en el cual habrá que seleccionar el deseado. Automáticamente aparecerán todos los datos del Proceso seleccionado.
Una vez se haya introducido todos los datos del encabezamiento, se definirá el resto de los apartados:
- Concepto del Gasto, para ello se hará «clic» en y se elegirá de la lista desplegable, el concepto deseado.
- Departamento y Forma de pago.
- Importe y la Observación pertinente, en caso de haberla.
Finalmente, si se quiere que el Gasto en cuestión, quede reflejado en la minuta, habrá que seleccionar la opción Facturable.
Cuando se haya terminado de introducir todos los datos necesarios en los campos correspondientes, habrá que hacer «clic» en el botón GRABAR, para que archive dicho Gasto en la minuta.
9.1.2.- Buscar un Gasto concreto.
Para buscar un Gasto concreto, que haya sido archivado previamente en la Base de Datos, se puede hacer de dos formas:
- Seleccionando los criterios y haciendo «clic» en el botón BUSCAR del mantenimiento inicial, aparecerá el listado con todos los Gastos que cumplen estos criterios.
- Por el contrario, si en dicha pantalla no se indica ningún criterio de búsqueda, la Aplicación mostrará un listado con todos los Gastos archivados hasta ese momento.
En ambos casos, cuando aparezcan los listados, se podrá seleccionar uno en concreto y al hacer «doble clic» sobre él, IdemJuris mostrará todos sus datos, pudiendo ser modificados e incluso borrados si es lo que se desea.
9.2.- CONFECCIÓN DE MINUTAS/FACTURAS.
Con las Facturas se puede llevar un control de lo que se va facturando en cada caso y para cada Cliente, también se puede hacer Recibos y llevar un control de las Facturas que están pagadas y de las que no.
Cada una de estas Facturas se hará por Letrado y Proceso y además todas irán numeradas. Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver las facturas del proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
Haciendo «clic» en el botón FACTURAS, IdemJuris entra en el mantenimiento desde el cual se podrá elaborar tantas Facturas como se desee.
Lo primero que hay que hacer es introducir el nº de Proceso en el que se quiere realizar la Factura y luego hacer «clic» sobre el botón BUSCAR, automáticamente aparecerán los datos de dicho Proceso y en el apartado de Facturas Emitidas, aparecerán las que se haya creado previamente para dicho Proceso, si es que tiene alguna, así como el Total al que asciende dicha Factura.
Seleccionando cualquier Factura del listado, IdemJuris permitirá realizar las siguientes acciones:
- Haciendo «clic» en el botón AVISO, se puede mandar cuantos Mensajes se desee a los Usuarios deseados y también se puede poner Alarmas, indicando en cada caso el nº de Proceso y la Factura de la que se trate.
- Haciendo «clic» en , situada al lado de Facturas Emitidas, se podrá buscar cualquier Factura, que haya sido dada de alta previamente.
9.2.1.- Crear una nueva Factura.
Haciendo «clic» en el botón NUEVO, IdemJuris entrará en el mantenimiento de Facturación, con el fin de poder crear tantas Facturas como se desee.
Aquí aparecerán los datos del Proceso seleccionado, seguidamente hacer «clic» en el botón NUEVO ( situado en el área de Facturas Emitidas) e indicar si se trata de una Factura (con su correspondiente Iva), una Proforma (sin IVA ni IRPF) o una Provisión (que será controlada por IdemJuris, de forma que cada vez que se realice una nueva Factura, IdemJuris preguntará si se quiere compensar dicha Proforma con la Provisión, hasta que lo esté completamente).
En el caso de que se trate de una Sociedad, en este recuadro aparecerán las Series que se hubiese dado de alta desde los datos del Bufete. Cuando se seleccione la opción Proforma, IdemJuris automáticamente, cambiará dicha Serie por la P de Proforma.
En caso contrario, es decir, que se trate de un Letrado o Procurador, aparecerá un recuadro donde se podrá elegir al mismo, que por defecto será el Usuario con el que se esté conectado en esos momentos y la fecha, será la actual.
En ambos casos, la Aplicación pondrá automáticamente el nº de Factura que corresponda. Si se quiere ver o modificar la numeración de las Facturas, ya sea de los Letrados o de la Sociedad en cuestión, hay que hacer «clic» en el botón , situado al lado de la fecha de la Factura.
Posteriormente, hay que indicar los conceptos y departamentos, y los conceptos minutables (visitas, llamadas, gastos, etc...) seleccionándolos del campo Seleccionar. Si se selecciona la opción Todo, IdemJuris buscará automáticamente los Gastos y Suplidos que haya de ese Letrado, así como los registros facturables de la Hoja de Registros.
Así, todos los apuntes de la Hoja de Registros que no tengan la opción Particular marcada, Visitas y llamadas, podremos seleccionarlos para facturarlos. Los apuntes de la Hoja de Registro que creó automáticamente IdemJuris (Internet y Control de Ocupación) también podremos facturarlos seleccionando la opción Otros del campo Seleccionar.
A continuación, aparecerán en la pantalla los Gastos de ese Proceso que hayamos seleccionado y se podrá ir valorando línea a línea, cada uno de ellos.
Para introducir una línea nueva, hay que hacer «clic» en el espacio de línea, en el botón NUEVO, y proceder a introducir asientos nuevos, indicando el coste y el importe de cada una de las líneas. También hay que escribir el concepto del que se trata, y una vez finalizado, hacer «clic» en GRABAR para que guarde la Factura.
Para poder salir de aquí y volver a la pantalla principal de Facturas, hay que hacer «clic» en el botón BUSCAR.
Desde esta misma pantalla principal, se puede consultar los Gastos, en caso de haberlos, para ello hay que seleccionar la Factura deseada y hacer «clic» en de No Facturado, situada en el recuadro, al lado derecho de la pantalla.
9.2.2.- Buscar una Factura.
Desde el mantenimiento de Facturas, para buscar cualquiera de ellas, se puede seguir uno de los siguientes pasos:
- Introduciendo el nº del Proceso o el nombre del Cliente y haciendo «clic» en el botón BUSCAR, automáticamente aparecerán los datos del Proceso seleccionado y las Facturas del mismo.
- Haciendo «clic» en , situada al lado de Facturas Emitidas, donde aparecerá un recuadro donde se podrá buscar Facturas por fecha, número, Cliente o por Letrado/ Procurador, según interese. Automáticamente, aparecerán todas aquellas Facturas que cumplan los criterios anteriormente señalados.
Hay que tener en cuenta, que IdemJuris solo mostrará en la lista desplegable de Letrado, aquellos que tienen activa la opción de poder facturar, en su ficha personal.
9.2.3.- Visualizar y Modificar una Factura.
Después de haber introducido el nº del Proceso y hecho «clic» en el botón BUSCAR, aparecerá, en el apartado de Facturas Emitidas, todas las Facturas que tenga dicho Proceso. Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver las facturas del proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
Haciendo «clic» en una de ellas y después en el botón SELECCIONAR, inmediatamente aparecerán todos los datos de dicha Factura.
A partir de aquí, se puede realizar todas las modificaciones y cambios que se desee, sobre los datos almacenados previamente. Una vez hecho esto, hacer «clic» en el botón GRABAR para actualizar los cambios en la línea y seguidamente «clic» en MODIFICAR para que actualice los datos de dicha Factura.
También se puede pasar de una Provisión ya creada a una Factura, para ello se seleccionará la Proforma deseada de la pantalla principal de Facturas y una vez dentro de ella, se seleccionará la opción Factura haciendo «clic» sobre ella.
Automáticamente aparecerá un mensaje, indicando si se quiere cambiar de Proforma a Factura. Si es esto lo que se desea, habrá que indicarle a IdemJuris que Si y habrá que elegir del recuadro la Serie que se desee para la nueva Factura.
Como siempre, antes de finalizar la sesión hay que hacer «clic» en el botón MODIFICAR, para que IdemJuris actualice dichos datos.
9.2.4.- Borrar una Factura.
La Aplicación permite, borrar tanto Líneas de Facturas, como borrar Facturas enteras, incluyendo todas las Líneas por las que está formada. A continuación, se explica como hacer cada uno de los dos borrados:
- Para borrar Líneas de Facturas, hay que seleccionar la Factura donde esté la Línea que se desee borrar. Después, seleccionar la línea, haciendo «clic» sobre ella y por último, pulsar el botón BORRAR, para que realice el borrado definitivo de dicha Línea. Antes de finalizar esta tarea, hay que pulsar el botón MODIFICAR, para que IdemJuris, actualice dicha Factura.
- Por otra parte, para borrar una Factura entera, hay que seleccionarla, desde la sección donde se muestra el listado con todas las Facturas Emitidas para ese Proceso, haciendo «clic» sobre ella y después haciendo «clic» en el botón BORRAR, del mismo área. De esta forma, IdemJuris automáticamente borrará la Factura seleccionada.
9.2.5.- Imprimir una Factura.
Para imprimir una Factura, hay que seleccionarla primero y después pulsar el botón IMPRIMIR. Seguidamente aparecerá un recuadro para introducir el Asunto de la Factura, es decir, el Concepto General referido a la Factura a imprimir de ese Proceso.
IdemJuris también proporciona la opción de imprimir dicha Factura con cabecera o sin ella.
En este recuadro, hay un espacio para introducir los datos del Asunto de la Factura y un botón podremos ver la información del proceso como es el cliente y el contrario, los colaboradores, el juzgado, observaciones, histórico del proceso así como toda la información de la minuta del proceso y los recibos del proceso seleccionado para dicha Factura.
Una vez introducidos todos los datos de este recuadro, hacer «clic» en el botón IMPRIMIR e inmediatamente la Aplicación imprimirá dicha Factura, o por el contrario, se puede pulsar el botón ANULAR, si no se desea imprimir dicha Factura.
9.2.6.- Recibos.
Por cada Factura se puede elaborar tantos Recibos como se quiera, para ello, hacer «clic» sobre la Factura en cuestión y después pulsar el botón NUEVO del área de Recibos.
Automáticamente se activará la última línea del Recibo, a partir de entonces, hay que introducir la fecha, el importe a pagar, la fecha de vencimiento, la fecha de pago y la forma de pago (contado ó aplazado).
Una vez introducidos todos los datos, hacer «clic» en el botón GRABAR para que la Gestión actualice el Recibo en cuestión.
También se tiene la oportunidad de ver todos los Recibos hechos de una Factura, haciendo «clic» en el botón VER TODOS, donde aparecerán en pantalla todos los Recibos elaborados para la Factura seleccionada.
También se puede imprimir los Recibos, seleccionando una Factura y haciendo «clic» seguidamente, en el botón IMPRIMIR dentro del apartado destinado a los Recibos.
Automáticamente, la Aplicación sacará impresos todos los Recibos que hayan sido seleccionados.
Desde aquí también se tiene la oportunidad de Borrar cuantos Recibos se desee, únicamente hay que seleccionar el que se quiera borrar y hacer «clic» en el botón BORRAR que está dentro del recuadro correspondiente a los Recibos.
9.2.7.- Mensajes.
Esta Aplicación también da la oportunidad de poner Mensajes a otros Usuarios o a él mismo, haciendo «clic» en el botón .
En los Mensajes que se mande, aparecerá el número de la Factura a la que corresponde, para que se la pueda identificar con facilidad.
9.2.8.- Igualas.
En el mantenimiento de Facturas, hay un botón denominado IGUALAS, que permite visualizar, borrar y modificar facturas generadas desde Igualas.
Para ello, hay que tener previamente seleccionado el cliente al que pertenece la Iguala en cuestión y hacer «clic» en el botón de Igualas con una lupa.
Después hacer «clic» en el botón denominado IGUALAS y automáticamente IdemJuris pedirá el año en el que se quiere consultar la misma. Se introduce el año (con 4 dígitos) y enseguida aparecerá un listado con todas las que IdemJuris haya encontrado, en la sección de Facturas Emitidas.
A partir de aquí, se puede realizar las mismas operaciones que las permitidas en el apartado de Facturas, es decir:
- Modificar cualquier factura generada desde Iguala, seleccionando la deseada del listado y haciendo «clic» en el botón SELECCIONAR, sin olvidar después de realizar todos los cambios, GRABAR dicha Iguala con el botón correspondiente, para actualizar los datos de la misma.
- Borrar todas las facturas generadas desde Igualas que nos interese, seleccionándola primero y haciendo «clic» en el botón BORRAR después.
9.3.- REALIZAR LAS IGUALAS.
Las Igualas, son Facturas periódicas iguales. IdemJuris permite indicar la periodicidad, concepto e importe para cada una de las Igualas.
9.3.1.- Crear una nueva Iguala.
Entrando en el mantenimiento de Igualas, dentro de ADMINISTRACION y haciendo «clic» en el botón IGUALAS, podremos dar de alta tantas igualas como deseemos.
Para ello, hacer «clic» en el botón NUEVO e introducir todos los datos de la nueva Iguala, como son: el nombre del Letrado (*), si se la quiere referir a alguno en particular, cada cuantos meses se va a realizar dicha Iguala, la fecha de comienzo de la misma, la forma de pago y si hay alguna observación al respecto.
Por último y como siempre, pulsar el botón GRABAR, para que se quede archivada en la Base de Datos.
(*) En el caso de que se trabaje como Sociedad, el dato del Letrado no se indica, en caso contrario, será obligatorio.
9.3.2.- Buscar una Iguala.
Entrando en el mantenimiento de Igualas, como se ha hecho anteriormente, se podrá buscar cualquiera, siempre y cuando hayan sido dadas de alta previamente.
Si no se introduce ningún criterio de búsqueda y se pulsa el botón BUSCAR, IdemJuris mostrará un listado con todas las Igualas que existan en la Base de Datos.
Por otra parte, se puede buscar, según alguna característica de la misma, como puede ser: número, nombre del Cliente, Letrado y por el intervalo mensual.
Para poder ver todos los datos de la Iguala en cuestión, únicamente hay que hacer «doble clic» sobre la deseada y automáticamente, IdemJuris mostrará por pantalla todos sus datos.
9.3.3.- Modificar una Iguala.
En este mismo mantenimiento de Igualas, al que se accede como ya se ha mencionado anteriormente, también existe la posibilidad de modificar los datos de cualquiera de ellas.
Para ello, hay que buscar la Iguala que se desee modificar, siguiendo los pasos que se ha explicado en el apartado 10.3.2, y una vez seleccionada, se procederá a la modificación de sus datos.
El último paso que hay que hacer, es GRABAR la Iguala con los nuevos datos, pulsando el botón con este nombre.
9.3.4.- Borrar una Iguala.
La Gestión también permite borrar definitivamente de la Base de Datos cualquier Iguala que se desee. Tan solo hay que buscar y seleccionar la Iguala que se desee borrar y después hacer «clic» en el botón BORRAR.
IdemJuris antes de realizar el borrado de la misma, pedirá la confirmación, para asegurarse de que es esta y no otra, la que se quiere borrar.
9.3.5.- Generar una Factura.
Haciendo «clic» en el botón de ADMINISTRACION (dentro del Menú General) y después en el botón de IGUALAS. Se podrá crear Facturas de las Igualas que estén creadas y en vigor durante el periodo de tiempo deseado, tan solo pulsando el botón GENERAR FACTURAS.
Dicha Aplicación, también dará la opción de imprimir las Facturas, si eso es lo que se desea.
9.4.- REVISAR EL IVA Y EL IRPF.
Todos estos datos son importantes para posteriormente proceder al listado del LIBRO DE IVA.
Como es sabido, trimestralmente hay que hacer la oportuna liquidación del IRPF e IVA ante la Hacienda Pública. Con tal motivo, se ha creado este Libro de IVA, que lista las Facturas pagadas por el Letrado, durante un periodo de tiempo determinado.
Pulsando el botón LIBRO IVA/IRPF, desde el mantenimiento de Administración, se podrá registrar los impuestos del IVA e IRPF. Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver la información del IVA del proceso todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso, excepto si estamos trabajando como Sociedad (Datos del Bufete) que aparecerá toda la información del IVA de todas las facturas de la Sociedad.
Se puede listar por fechas o por número o por las dos cosas a la vez. Hay que tener en cuenta que si el listado es por número, solo se podrá seleccionar un único Letrado, mientras que si el listado es por fechas se podrá seleccionar varios Letrados.
También se le puede indicar a la Aplicación, si se quiere que muestre las Proformas, además de las Facturas, seleccionando la opción Incluir Proformas y también se puede listar de manera que cambie de página según los diferentes Letrados, seleccionando la opción Cambio de página por Letrado.
Una vez seleccionados todos estos criterios y haciendo «clic» en el botón IMPRIMIR, IdemJuris sacará por impresora las Facturas de cada uno de ellos.
9.5.- GESTION.
El botón GESTION, dentro del mantenimiento de Administración, permite realizar la gestión del despacho y llevar un control de los Gastos e Ingresos del mismo.
Para ello, permitirá listar los Procesos pendientes de pago, los que estén abiertos y no se les haya hecho la oportuna revisión de fondos, o los que carecen de todo tipo de ingresos.
Por otra parte, también se puede ver los cobros efectuados a los Clientes y los que están todavía pendientes.
Si tenemos marcada la opción Acceso Información según Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, no podrán ver los listados con la información de los procesos todos aquellos Usuarios que pertenezcan a otro Grupo de Trabajo distinto al del proceso.
Al entrar en dicho mantenimiento, aparecerá una pantalla donde se definirá IdemJuris de Administración, rellenando todos los datos. De esta forma, se entrará en una Aplicación determinada.
Habrá que introducir el nombre del Letrado, para el que se quiere hacer IdemJuris y el nº de Proceso, a continuación se pulsa el botón INTRO y automáticamente aparecerán el nombre del Cliente y el título de dicho Proceso.
A continuación, seleccionar el Concepto y el Departamento del Gasto, seguidamente se puede poner las Observaciones que se crea necesarias de los Gastos en cuestión, y por último, introducir el nombre del Letrado que envía a dicho Cliente (estos apartados son optativos).
Una vez introducidos todos los datos, se seleccionará la fecha desde y hasta la que se quiere que busque y a continuación al hacer «clic» en el botón BUSCAR, IdemJuris realizará la búsqueda automática.
Al finalizar dicha búsqueda, aparecerá una pantalla indicando el orden del listado, se podrá seleccionar el orden y seguidamente, también se podrá definir, el orden de impresión que se quiere y el ajuste de la página.
Antes de terminar dicha tarea, se observa tres botones en la parte inferior de la pantalla, estos son: PROCESO SIN PROVISION, PROCESO SIN INGRESOS y PROCESO PENDIENTE DE PAGO. En cada uno de estos botones, al hacer «clic» sobre ellos, habrá que seleccionar la fecha de la que se quiere dicho listado, así como los Procesos abiertos o los cerrados. Al seleccionar esto, aparecerán los recuadros anteriormente mencionados en los que habrá que ajustar la página y definir el orden de impresión. Al igual que antes, estos listados de Procesos saldrán por impresora.
10.- INTERNET.
La primera vez, aparecerá el botón con el título INTERNET. Al hacer «clic» sobre él, IdemJuris pedirá localizar el Navegador con el que se quiera conectar.
Una vez seleccionado, se guardará en la Aplicación, como predeterminado para las siguientes ocasiones, apareciendo en el nombre del botón, en lugar de INTERNET, el del navegador elegido.
Cuando se conecte el Usuario a InterNet, haciendo «clic» sobre dicho botón:
- En el mismo momento en que se conecta el Usuario a Internet, IdemJuris automáticamente realizará un apunte en la Hoja de Registro, para su posterior consulta, en caso de tener seleccionada la opción Control Uso InterNet.
Si en el campo de Preferencias, se seleccionó la opción Control Uso InterNet (información acerca del Bufete en el Menú General), aparecerá una pantalla donde se indicará si se trata de una conexión a un Proceso de un Cliente determinado. Seguidamente aparecerá una pantalla con un botón de FIN, en el que se hará «clic» al terminar la conexión, con lo que la Aplicación anotará la hora de finalización para el posterior control en la Hoja de Registro.
- Si en el campo de Preferencias, NO se seleccionó la opción Control Uso InterNet tendremos que crear el apunte de la conexión a Internet de forma manual, marcando la opción Teléfono e indicando en observaciones que se trata de Internet.
- Además si el usuario tiene la dirección de una página web en el campo Conectar a página Web, se abrirá dicha página web por defecto al acceder a Internet.
Al visualizar la Hoja de Registro del día y seleccionando la opción InterNet, se podrá observar quien ha estado conectado a Internet y el tiempo que ha permanecido utilizando dicha red.
11.- BIBLIOTECA.
Desde este mantenimiento podremos crear fichas de todos los documentos que nos interese tener catalogado para tenerlos localizables y llevar un control sobre su uso mediante préstamo y devolución.
Solo en el caso de los USUARIOS de un grupo diferente al Grupo IdemJuris y que en Control de Accesos (Ver Apartado 13.4.- Control de Accesos) no tenga el derecho de acceso al proceso BIBLIOTECA MANTENIMIENTO pero si a BIBLIOTECA BUSCAR, al hacer «clic» en el botón BIBLIOTECA accederá a la pantalla de búsqueda de fichas, pero no podrá modificarlas, ni prestar ni devolver.
El Menú General de esta Utilidad, como se observa en la figura siguiente, está compuesto por las opciones: Ficheros, Visualizar y Prestar, Visualizar y Devolver Préstamos.
11.1.- FICHEROS.
En la Opción de Ficheros, se realiza todo el mantenimiento de las distintas Fichas, es decir, las altas, bajas, y modificaciones de éstas, como son: las distintas Materias que comprenden las fichas, los Autores de las mismas, los Lugares donde estarán almacenadas las Fichas y las Editoriales de las mismas.
11.1.1.- Fichas.
Al entrar en el mantenimiento de las Fichas, desde la pantalla de Ficheros, como se observa en la siguiente pantalla, se podrá tanto buscar una Ficha dada de alta anteriormente, como crear una nueva.
11.1.1.1.- Crear una nueva Ficha.
Pulsando el botón NUEVO, de esta misma pantalla, se accede a otra donde hay que rellenar los siguientes campos de la ficha:
En una primera pestaña Datos Básicos introducir el Formato, Título , Nombre del Autor, Materia a la que pertenece, Editorial de la misma, Lugar donde se encuentra ésta, Situación dentro del lugar indicado, ISBN (código único para cada libro), el año de Publicación, y el Número de Unidades a insertar, si es que hubiera varias.
En la pestaña Indice podremos introducir el índice de la ficha que archivamos en la biblioteca.
Esto nos permitirá localizar las fichas por el índice. Sin tener que abrir cada ficha. Muy útil para buscar jurisprudencia relacionada.
En la pestaña Observaciones podremos indicar comentarios relacionados con el documento archivado.
Una vez introducidos todos los datos, se pulsará el botón de GRABAR, quedando así, la Ficha almacenada en la Base de Datos.
Desde esta misma Pantalla, se podrá dar de alta tantas Fichas como se desee, pulsando, una vez grabada la Ficha, otra vez el botón NUEVO.
IdemJuris también da la oportunidad de Visualizar e Imprimir el Histórico de una Ficha, es decir, quién y cuándo, se ha Prestado y Devuelto la Ficha seleccionada, tan solo pulsando el botón VER HISTORICO, desde el mismo mantenimiento.
11.1.1.2.- Buscar una Ficha.
La Búsqueda de una Ficha se puede hacer utilizando distintos caminos:
1.- Usando solamente el ISBN o el Código asignado a la Ficha que se quiere buscar, quedando las demás opciones de búsqueda inhabilitadas, ya que este criterio de búsqueda identifica una única Ficha.
2.- Utilizando como criterio de búsqueda los distintos campos que corresponden a una Ficha, es decir, indicando el Título de la Ficha, el Formato (Por Ejemplo: CD, Libro, Revista,...), el Autor, la Materia, el Lugar donde se encuentra, la Editorial o el Estado de la misma (Prestado o no Prestado), situación, Año de publicación. Pudiendo hacer combinaciones de todos los campos según nos interese.
El campo Introduzca Palabras Clave es para buscar por palabras que hayamos introducido en la pestaña Observaciones.
Si no se introduce ningún criterio de búsqueda, IdemJuris nos mostrará todas las Fichas dadas de alta.
3.- Haciendo «clic» en el botón F6-BUSCAR EN EL «TEXTO» DEL DOCUMENTO visualizaremos una ventana para buscar documentos por el texto que hayamos introducido en la pestaña Textos.
Seguidamente, pulsando el botón BUSCAR, aparecerá un Listado con todas las que cumplen las características indicadas. Pudiendo ordenar la selección, por distintos criterios, como son: el Código, el Formato, el Título, el Autor, la Materia de las Fichas, la Editorial o el año de Publicación (por defecto ordenará según el código de la Ficha). Si se quiere más información de alguna de ellas, podrá obtenerse haciendo «doble clic» sobre ella , pudiendo modificar los que se deseen, o incluso, borrarla.
Desde esta selección, haciendo «clic» en el botón F6- BUSCAR EN EL «TEXTO» DEL DOCUMENTO-EN LA SELECCIÓN- visualizaremos una ventana para buscar documentos por el texto que hayamos introducido en la pestaña Textos de entre los documentos localizados.
11.1.1.3.- Borrar una Ficha.
Desde este mismo mantenimiento, como es lógico, IdemJuris también da la oportunidad de borrar cualquier Ficha de la Base de Datos, pulsando el botón BORRAR, habiendo seleccionado previamente al Ficha que se desee eliminar.
IdemJuris, antes de realizar el borrado de la Ficha en cuestión, pedirá confirmación, para más seguridad.
11.1.2.- Materias, Formatos, Autores, Lugares y Editores.
Todos estos Mantenimientos funcionan de igual manera, por tanto a continuación, se muestra uno de ellos, concretamente el de Formatos.
Todos los demás mantenimientos generales (Materias, Autores, Lugares y Editores) son muy parecidos, y su funcionamiento es el mismo que el que se muestra a continuación, concretamente el de Formatos.
Las acciones que se podrá realizar dentro de cada unos de estos mantenimientos, son las siguientes:
- Para Borrar un elemento, debe seleccionarse el deseado y después pulsar el botón BORRAR.
- Para introducir nuevos datos en cada uno de estos mantenimientos, se hará «clic» en el botón NUEVO y se escribirá la Materia, el Formato, el Autor. etc, que se desee dar de alta, pulsando seguidamente el botón GRABAR, para que así quede almacenado en la Base de Datos.
- Si mientras se está introduciendo nuevos datos, se comete alguna equivocación, pulsando el botón ANULAR, se puede volver a empezar, eliminándose automáticamente los datos que se haya introducido. Este botón también se utiliza para deseleccionar el elemento que esté seleccionado en esos momentos.
11.2.-VISUALIZAR Y PRESTAR.
En la Opción Visualizar y Prestar, se puede Visualizar las distintas Fichas, tanto Prestadas como No Prestadas, y Prestar aquellas Fichas que estén disponibles.
Para ello, buscaremos las Fichas obteniendo un Listado de las seleccionadas. Si se quiere más información de alguna de las Fichas, haremos «doble clic» sobre ella.
Esta pantalla será únicamente de Visualización de Datos, por lo tanto, la Gestión no permitirá modificar ningún dato.
Pulsando el botón PRESTAR, se introducirá el nombre del Usuario al cual se le va a Prestar la Ficha y la Fecha Prevista de Devolución. Finalmente, se pulsará el botón PRESTAR.
Volviendo a la pantalla anterior de visualización, si se pulsa el botón DEVOLVER, IdemJuris mostrará los datos del Préstamo y donde se introducirá la Fecha Real de Devolución, que por defecto será la Fecha Prevista de Devolución, la cual podrá ser modificada manualmente o mediante el botón
11.3.-VISUALIZAR Y DEVOLVER PRESTAMOS.
Desde aquí se puede buscar las Fichas Prestadas por distintos Criterios: según el Título de la Ficha Prestada, por su Código, su ISBN, el Usuario al que ha sido prestada la Ficha, la Fecha de Entrega y Fecha de Devolución Prevista de la misma. Para ellos, hay que pulsar el botón BUSCAR.
Obteniendo también un Listado de los Préstamos que cumplen los Criterios seleccionados y Pudiendo ordenar los Préstamos por el Código de la Ficha Prestada, el Título de la Ficha, el Usuario al que fue prestada, la Fecha de Entrega y la Fecha Prevista de Devolución de la misma.
Si se quiere más información o la Devolución de alguno de los Préstamos, podrá obtenerse haciendo «doble clic» sobre ella, a continuación aparecerá otra pantalla igual a la que aparece en la opción de Devolver Préstamo con todos los datos del Préstamo seleccionado.
Aquí se podrá modificar la Fecha de Devolución si es necesario, y después habrá que pulsar el botón DEVOLVER, haciendo efectiva la Devolución.
12.- E_MAIL
Desde esta opción, podemos enviar y recibir e_mails, sin tener que salir de la gestión, incluso adjuntar ficheros.
Cada usuario puede tener asignadas las cuentas que necesite, sin límites, de forma que seleccionará en cada caso la que desee. Para ello debe dar de alta cada una de ellas en el mantenimiento de usuarios, opción Internet .
Para el funcionamiento adecuado de e_mails el usuario debe tener una conexión contratada con cualquier proveedor de Internet funcionando y debidamente definida.
Se supone que el usuario ya conoce las normas básicas de recepción y envío de e_mail, ya que el funcionamiento de este sistema es igual al de cualquier otro estándar.
Lo primero que nos mostrará al entrar son los e_mails que tenemos guardados en la cuenta que tengamos seleccionada.
Cuando un mensaje tenga ficheros adjuntos, Nos mostrará un icono similar a un clip en la parte izquierda del mensaje. En visualizar un mensaje explicaremos como podemos acceder a estos ficheros.
12.1.- CREAR UN NUEVO MENSAJE.
Pulsando el botón NUEVO MENSAJE, de esta misma pantalla, se accede a otra donde hay que rellenar los campos correspondientes para el envío de e_mails.
Para adjuntar ficheros haremos «clic» sobre el icono y para eliminarlos sobre el icono seleccionando el ítem a eliminar.
Cuando queramos enviarlo deberemos hacer «clic» sobre el icono de enviar mensaje.
12.2.- VISUALIZAR MENSAJE.
Haciendo doble clic en el mensaje deseado nos mostrará el mensaje completo, así como una lista de los ficheros adjuntos si los tuviese.
En el caso de tener ficheros adjuntos, primero seleccionaremos el fichero deseado y luego tenemos dos opciones para trabajar sobre ellos:
1.- Guardar en disco el fichero . Una vez hagamos «clic» sobre este icono nos aparecerá el navegador del sistema para que le indiquemos donde queremos guardar el fichero.
2.- Abrir el documento . Una vez hagamos «clic» sobre este icono se abrirá el documento, siempre y cuando dispongamos del programa original que lo creó o un sustituto que nos permita abrirlo.
13.- UTILIDADES.
13.1.-COPIA DE SEGURIDAD.
Esta función es muy importante ya que permite copiar toda la información que poseemos en IdemJuris para que ante los posibles fallos que pueden hacer perder dicha información, ésta se pueda recuperar. A continuación enumeramos algunos de los casos más frecuentes que pueden provocar pérdidas de información:
1.- Fallos externos del equipo como cortes de luz.
2.- Fallos internos del equipo como fallos en la CPU, discos, etc.
3.- Robos, incendios, etc.
Para que la información se pueda recuperar cuando se produce alguno de los anteriores casos, es aconsejable lo siguiente: en el primer caso copiar la información en cualquier disco; en el segundo caso copiarla en un disco diferente del de trabajo y en el tercer caso copiarla en discos extraibles (CD, discos ópticos,....). Usted debe elegir la combinación apropiada según el nivel de seguridad que quiera.
Solo Cliente - Servidor , al pulsar el botón Copia de Seguridad, situado en el menú General veremos la siguiente pantalla en la cual la Gestión mostrará los usuarios conectados.
Pulsando el botón EMPEZAR COPIA SEGURIDAD, IdemJuris nos permitirá dar un tiempo de demora para el comienzo de la copia ya que durante el tiempo que dure ésta, los usuarios no podrán trabajar. IdemJuris avisará de ésto a los usuarios conectados.
Para realizar la copia utilizaremos la siguiente ventana en la cual deberá estar seleccionada la opción Datos ( ya que es donde se guarda toda la información que hemos introducido de IdemJuris y, si se pierde la información por cualquier causa, no se podría recuperar). También se podrá hacer copias de seguridad del programa seleccionando el cuadro correspondiente, así como los ficheros, estén o no relacionados con IdemJuris, seleccionando el icono correspondiente a ficheros.
Se puede seleccionar el número de juegos distintos que queramos para guardar la copia, recomendándose un mínimo de tres juegos. La primera copia se hará en el primer juego, la siguiente en el segundo y así sucesivamente hasta completar el número de juegos que se ha seleccionado, A partir de esa copia, la siguiente se empezará a hacer en el primer juego, borrando el juego más antiguo y así sucesivamente.
Si tenemos seleccionada la opción Control Copia Seguridad 4D Backup, en Datos del Bufete, cada vez que salgamos del programa, si no hemos hecho copia en un periodo de un día, IdemJuris nos pedirá que hagamos la copia de seguridad para que no se nos olvide hacer dicha copia.
13.2.- LICENCIA DE USO.
Este mantenimiento sirve para introducir o actualizar el Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia en los siguientes casos:
- El caso que tengamos instalada la versión Demo y hayamos adquirido la Licencia de Uso.
- El caso que actualice la versión del programa.
- El caso que se contraten nuevos Usuarios.
Hay que introducir los códigos Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia, que habrá suministrado IdemSoft, S.L., para ese propósito y hacer «clic» en el botón GRABAR.
13.3.- ESTADISTICAS.
Es en este botón donde se visualiza las estadísticas de uso de todos los ficheros existentes en la Base de Datos, visualizando los contadores de dichos ficheros.
13.4.- CONTROL DE ACCESO.
En este fichero se guarda los accesos permitidos para cada Grupo de Usuarios.
El único Grupo de Usuarios que crea por defecto IdemJuris , es el Grupo IdemJuris. Además de ser el único que no se puede modificar, es el único que tiene acceso a todos los procesos de IdemJuris.
Se Puede crear tantos Grupos de Usuarios como se desee, desde este mantenimiento de Usuarios dentro de Ficheros.
13.4.1.- Modificar los Accesos de cada Grupo.
Para modificar los accesos que tiene cada uno de los Grupos que estén almacenados en la Base de Datos, primero hay que seleccionar el Grupo en cuestión (mostrará los Usuarios que pertenecen a ese Grupo), seguidamente habrá que hacer «clic» en el botón MODIFICAR.
Automáticamente aparecerá otra ventana con todos los procesos de IdemJuris, y marcados con una «X» los procesos a los que tendrá acceso el Grupo seleccionado.
Para MODIFICAR el acceso a los diferentes procesos, se hará «clic» en el proceso que se desee y automáticamente se activará o desactivará dicho proceso, dependiendo de si se tenía marcado o no anteriormente.
Si se pulsa el botón que tiene una cruz, lo que hace IdemJuris es, permitir a dicho Usuario, el acceso a todos los procesos. Si por el contrario, se pulsa el botón vacío, deshabilitará todos los procesos para ese Grupo de Usuarios en concreto.
Para actualizar los accesos correspondientes a los Usuarios hay que pulsar el botón GRABAR y la Aplicación los almacenará en el archivo correspondiente.
13.5.- EXPORTACION TEXTOS y modelos.
Como ya se comentó en su momento, IdemJuris permite exportar todos los escritos y/o modelos de texto con un solo «clic» al disco destino que deseamos y en el formato de salida que deseemos (incluso MS Word).
Por otra parte, en cuanto al Formato en el que se quiere exportar el/los Textos, si no seleccionamos ninguno, será el RTF, que es el formato estándar reconocido por cualquier Tratamiento de textos, aunque se puede seleccionar cualquier otro formato de la lista.
13.5.1.- Exportar Escritos.
En el caso de los Escritos, al tener en IdemJuris los Textos clasificados por Procesos y dentro de estos por Fases/Subfases, IdemJuris permite exportar, todos los Escritos o bien seleccionándolos de los procesos que se desee.
Para ello, IdemJuris creará un directorio (carpeta) por cada Proceso con el nombre del Número de Proceso. Y creará, dentro de este directorio (carpeta), un directorio por cada Fase/Subfase existente en ese Proceso, donde guardará los Escritos.
IdemJuris borrará todos aquellos Escritos cuyo nombre coincida con el del que se va a exportar en el directorio (carpeta) que se exporte.
A la hora de introducir los números de Proceso Desde/Hasta los que se desea exportar, IdemJuris tiene seleccionado, si no indicamos nada, desde el primer hasta el último Proceso, de forma que si no se varía esta selección, exportará todos los Escritos dados de alta hasta el momento.
13.5.2.- Exportar Modelos.
En el caso de los Modelos de texto, IdemJuris creará en el directorio (carpeta) que seleccionemos para exportar, un directorio (carpeta) por cada nivel, introduciendo el Modelo de texto en la carpeta correspondiente al modelo del tercer nivel, que a su vez estará en la del modelo del segundo nivel, el cual estará en la carpeta del modelo del primer nivel y, así sucesivamente con todos los Modelos.
En el caso que los modelos exportados los queramos importarlos alguna vez a nuestra Base de Datos u otra de IdemJuris, desde utilidades (Ver apartado 16.5.2.- Importar Modelos), en la ventana donde seleccionamos el formato hay que marcar la opción Título con prefijo para que IdemJuris pueda de forma automática importar de nuevo los modelos exportados en sus correspondientes niveles y título de modelo.
13.6.- IMPORTACIÓN TEXTOs y modelos.
Pulsando los botones IMPORTACIÓN DE TEXTO / MODELO, desde el menú de Utilidades, se puede importar cualquier Texto o modelo que esté archivado en cualquier directorio (o carpeta).
Esto permite incorporar de forma masiva y fácil, a IdemJuris los texto y/o modelos para incorporar y poder trabajar de inmediato con toda nuestra antigua información.
13.6.1.- Importación Textos
Con el botón IMPORTAR TEXTOS IdemJuris importará todos los textos de la carpeta que seleccionemos automáticamente en los procesos correspondientes.
Para ello, habrá que crear un directorio (carpeta) cuyo nombre será el Número del Proceso, y dentro de esta todos los escritos. Si queremos que IdemJuris cree automáticamente Fase/Subfase e incorpore a las mismas los escritos. Crearemos una carpeta por cada fase/subfase y dentro los escritos a importar.
Al importar, IdemJuris comprobará si existe el Número de Proceso y la Fase, donde se desea importar los Textos, si no es así, automáticamente las creará.
13.6.2.- Importación Modelos.
Desde aquí solo podremos importar los modelos que hayamos exportado previamente marcando la opción Título con Prefijo, para que a la hora de importar IdemJuris sepa donde guardar los modelos en el fichero de Modelos Textos.
IdemJuris, dentro de la carpeta que habíamos seleccionado para exportar los modelos, habrá creado un directorio (carpeta) por cada nivel, introduciendo el Modelo de texto en la carpeta correspondiente al modelo del tercer nivel, que a su vez estará en la del modelo del segundo nivel, el cual estará en la carpeta del modelo del primer nivel y, así sucesivamente con todos los Modelos.
Después de pulsar el botón Importar Modelos, deberemos seleccionar la carpeta en la que se encuentra los modelos a importar y pulsar Aceptar. IdemJuris modificará el texto de aquellos modelos que ya existían en el fichero Modelos Texto y, en caso de no existir un nivel no importará los modelos de ese nivel.
También podemos importar modelos uno a uno desde el propio fichero Modelos Texto (Ver apartado 4.15.- Modelos Texto).
13.7.- ruta programa.
Este botón nos permite tener localizado tanto el programa IdemJuris como los datos del mismo que estamos utilizando.
Al hacer «clic» en el botón RUTA PROGRAMA visualizaremos en la pantalla una ventana en la que se detalla la localización del programa IdemJuris donde pone Programa y de la información que guardamos en la base de datos del programa, donde pone Datos.
13.8.- importar clientes / otros
IdemJuris nos da la posibilidad de importar clientes/otros desde un fichero externo a IdemJuris y asignarlos automáticamente al fichero de CLIENTES/Otros.
El funcionamiento es el mismo para Clientes que para Otros. Vamos a ver un ejemplo desde Clientes.
Para poder importar los el fichero debemos indicar los separador de campo y de Registro, los normales son el 9 (tabulador) y 13 (retorno de carro) respectivamente.
Los registros son las diferentes datos de los clientes a importar.
Los campos corresponden al nombre de la sociedad, dirección, etc.,
La Posición del campo en el registro, aquí debemos indicar la posición de los diferentes campos del registro que importamos para que IdemJuris pueda incorporar cada dato en los campos adecuados del fichero CLIENTES.
Por ejemplo, si tenemos en el primer registro del archivo: Juan Perales, S.L./San Valeriano/963582254....tendríamos los campos Nombre/dirección/teléfono y la posición que deberíamos poner sería : sociedad=1, dirección = 2, y teléfono =3 .
Los campos con Posición igual a 0 (cero) no serán importados. Por ejemplo si en teléfono ponemos Posición 0 no importará el teléfono del cliente.
En el caso del campo población solo lo importará si la población está creada en IdemJuris en el fichero POBLACIONES.
IMPORTANTE En el caso que el nombre de la sociedad coincida exactamente con el nombre de una sociedad que ya tenemos creada en el fichero CLIENTES tampoco la importará.
Si marcamos la opción Elimina 1er registro = cabecera texto IdemJuris eliminará del archivo a importar el primer registro. Esto es útil para cuando el archivo a importar tiene en su primera línea tiene los conceptos de cada campo, que lógicamente no queremos importar.
Después hay que hacer «clic» en el botón IMPORTAR visualizando una ventana desde la cual tenemos que seleccionar el archivo que queremos importar.
Antes de empezar a importar, IdemJuris nos mostrará una ventana con el primer registro a importar para confirmar la importación, haciendo «clic» en el botón F2-SEGUIR. Si hacemos «clic» en el botón CANCELAR se cancelará la importación.
13.9.- re-indexar base de datos
Esta utilidad solo deberemos utilizarla bajo la supervisión del departamento técnico de IdemSoft, S.L. Para ponerse en contacto puede llamar al teléfono
963 455 103 o a través del correo electrónico tec@idemsoft.com.
Esta utilidad nos servirá para corregir problemas de la(s) tabla(s) de la base de datos, por ejemplo Clientes, Procesos, Facturas, Escritos, etc., debido por ejemplo a algún mal funcionamiento del disco duro, corte de luz, etc..
Haciendo «clic» en el botón RE-INDEXAR BASE DE DATOS, IdemJuris nos muestra una ventana desde la cual seleccionaremos la tabla de la base de datos que queremos re-indexar (Clientes, Procesos, Facturas, Escritos, etc.) marcando la opción correspondiente.
Si queremos Re-indexar todas las tablas de la base de datos marcaremos la opción Toda la base de datos.
Por último haremos «clic» en el botón SEGUIR.
13.10.- BARRA DE HERRAMIENTAS/DOCK.
Se da la posibilidad tanto en windows (barra de herramientas) como en MacOs (Dock) de que el usuario defina como lo tiene en el sistema. De esta forma la aplicación se abrirá respetando el espacio, en el caso de que este activo, que ocupe la barra de herramientas (o Dock en MacOs).
13.11.- borrado de la base de datos.
Esta opción nos permite, solo en versión demostración, borrar toda la información para poder iniciar desde cero nuestra base de datos.
13.12.- control de uso.
Este mantenimiento nos permite visualizar el informe que IdemJuris va generando, de forma automática, en el caso de que hallamos seleccionado dicha opción en Empresa/Preferencias..
Este informe incluye la siguiente información :
- Fecha y hora del cambio realizado en el fichero.
- Nombre del fichero que se ha cambiado.
- El nombre del usuario que ha cambiado el fichero.
- La acción que ha supuesto el cambio del fichero (Nuevo/Modificación/Borrar).
Hay que destacar que este botón solo lo visualizaremos si el usuario tiene acceso al proceso Control de uso. (Ver apartado 13.4.- Control de Acceso).
Para que IdemJuris actualice dicho informe tenemos que tener marcada la opción Control Uso de la Base en Preferencias (Ver apartado 1.- Datos del Bufete).
Cuando el informe llegue a 200 páginas IdemJuris nos avisará de esta situación y nos da la opción de Guardar el informe fuera de IdemJuris.
En el caso de que guardemos el informe, IdemJuris inicializara en blanco dicho informe
Del mismo modo, con el botón (GUARDAR) podremos guardar dicho informe en un fichero fuera de IdemJuris siempre que queramos, indicando donde lo queremos guardar.
13.13.- mantenimiento ficheros de datos.
Nota importante : Este mantenimiento solo está disponible en la versión Monopuesto de IdemJuris.
El fichero de datos es único para todo el programa IdemJuris (Clientes, reservas, facturas, etc.). En él se guarda toda la información que introducimos.
En este mantenimiento podremos
- Crear un nuevo fichero de datos.
- Abrir otros ficheros de datos de IdemJuris que tengamos creados.
- Modificar el tamaño del fichero de datos que estamos utilizando, creando segmentos de un mismo fichero de datos.
13.13.1.- crear un nuevo fichero de datos.
IdemJuris nos da la posibilidad de crear una nueva base de datos sin necesidad de salir de IdemJuris.
Por ejemplo si hemos abierto el fichero de datos correspondiente al ejemplo de IdemJuris y queremos crear un nuevo fichero de datos para trabajar desde cero con nuestros datos.
Para ello seguiremos los siguientes pasos :
1º.- Haremos «clic» en el botón MANTENIMIENTO FICHERO DE DATOS.
2º.- Haremos «clic» en la opción Crear Un Nuevo Fichero De Datos.
3º.- Haremos «clic» en el botón F2- SEGUIR.
4º.- Indicaremos el nombre del nuevo fichero de IdemJuris (Si no cambiamos el nombre será "IdemJuris") y luego «clic» en el botón Seguir, siguiendo posteriormente los pasos indicados por IdemJuris.
El fichero de datos lo crea IdemJuris siempre con la extensión
- En Windows : ".4DD".
- En MacOs : ".data".
Siempre que creemos un nuevo fichero de datos IdemJuris, si no tenemos introducidos los códigos de la Licencia de Uso, nos da la opción de abrir el fichero de datos correspondiente al ejemplo de IdemJuris.
Seleccionaremos "NO" cuando lo que queramos sea crear un nuevo Fichero de Datos.
13.13.2.- abrir un fichero de datos.
IdemJuris nos permite abrir un fichero de datos ya existente desde IdemJuris.
Por ejemplo nos será útil si queremos abrir el fichero de datos correspondiente al ejemplo de IdemJuris, o si estamos en el ejemplo poder abrir el fichero de datos que vamos a utilizar definitivamente para nuestro trabajo.
Para abrir el fichero de datos correspondiente al ejemplo :
1º.- Haremos «clic» en el botón MANTENIMIENTO FICHERO DE DATOS.
2º.- Haremos «clic» en la opción Abrir un Fichero De Datos.
3º.- Haremos «clic» en el botón F2- SEGUIR.
4º.- Seleccionaremos con un «clic» el fichero de datos que queremos abrir, en este caso "JurisBellDemo.4DD" y haremos «clic» en el botón Abrir.
13.13.3.- modificar tamaño de un fichero de datos.
Con este botón podremos modificar el tamaño del fichero de datos de IdemJuris que estamos utilizando.
Muy Importante : No deberemos usar esta opción sin previa consulta con el departamento técnico de IdemSoft, S.L. Para ponerse en contacto puede llamar al teléfono (+34) 963 455 103 o a través del correo electrónico tec@idemsoft.com.
Podemos modificar el tamaño de la base de datos con la extensión .4DD o .data según el sistema operativo, o añadir segmentos a la base de datos :
En el caso que queramos añadir un segmento :
1º.- Haremos «clic» en el botón AÑADIR.
2º.- Indicaremos en el campo Nombre del archivo el nombre del segmento y lugar en el que lo queremos guardar.
3º.- Haremos «clic» en el botón Guardar.
4º.- Una vez creado el segmento haremos «clic» en Ajustar para definir el tamaño del mismo.
Supongamos que lo que queremos es guardar CD gravable copias de seguridad externas, entonces si tenemos CD de 700 Mbs deberemos ajustar tanto el primero con extensión .4DD o .data según el sistema operativo, a un máximo de 700000 bytes.
El tamaño total de todos los segmentos que creemos para una misma base de datos no puede superar los 132 Gb.
5º.- Repetiremos el proceso para todos los segmentos que queramos añadir.
Importante : Una vez creado un nuevo segmento, cuando este ha sido utilizado, no podremos eliminarlo, ya que en caso contrario no podríamos volver a utilizar el fichero de datos, perdiendo la información del mismo.
Para poder modificarlos deberán ponerse con el departamento técnico de IdemSoft, S.L.
13.14.- Exportación a Contabilidad (ContaBell)
Todas las facturas que hagamos en IdemJuris podremos exportarlas a un fichero para luego poder importar el mismo en ContaBell (Ver manual ContaBell).
La exportación supondrá:
1- Se creará o modificará automáticamente en ContaBell los clientes con los datos fiscales (nombre, nif, ...) de facturación.
2.- Creará las cuentas contables tanto de clientes, ventas, ... .
(Esta exportación de las facturas de IdemJuris solo podrá importarse con el programa ContaBell para su contabilización automática; para más información acerca de ContaBell puede llamar al teléfono 963 455 103 o a través de la web www.idemsoft.com puede descargarse una versión demostración, sin cargo)
Haciendo «clic» en el botón EXPORTACIÓN A CONTABILIDAD podremos localizar las facturas que nos interese exportar. Podremos seleccionar los siguientes criterios, incluso combinándolos:
- Fecha Factura Desde - hasta. Al indicarlas buscará todas la facturas comprendidas entre dichas fechas.
- Contabilizada / No Contabilizada. Podremos seleccionar que nos muestre en la relación solo las Facturas que SI han sido exportadas, solo las Facturas que NO han sido exportadas o ambas, marcando la opción correspondiente.
Una vez localizadas las facturas deberemos seleccionar las facturas que deseamos exportar.
Si queremos seleccionar varias facturas a la vez tenemos dos posibilidades :
- Hacer «clic» en una factura y luego, manteniendo la tecla "Mayúsculas" pulsada, hacer «clic» sobre otra, quedando seleccionadas todas las facturas entre la primera factura seleccionada y la última.
- Hacer «clic» sobre una factura y luego, manteniendo la tecla "Control"("Manzanita" en Macintosh) pinchar en las demás facturas que queramos seleccionar, una a una.
Una vez seleccionadas las facturas que vamos a exportar hay que hacer «clic» en el botón EXPORTAR A CONTABILIDAD, e indicar donde queremos guardar la exportación.
Cuando existan facturas que le falten algún dato necesario para contabilizar en ContaBell, IdemJuris avisará de esta circunstancia y cancelará la exportación.
14.- HOJA DE CÁLCULO.
14.1.- CREAR UNa NUEVa hoja de cálculo.
Entrando en dicho mantenimiento, lo primero que habrá que indicar para poder crear un nuevo modelo es el TÍtulo, indicando el título de la Hoja de Cálculo que vamos a crear.
Después de introducir el título, empezaremos a trabajar con la hoja de cálculo, para lo cual podremos utilizar las herramientas de la misma.
Podremos insertar el Anagrama de la empresa haciendo «clic» en el botón INSERTAR ANAGRAMA, solo en el caso que hayamos importado la imagen del Anagrama de la empresa en el mantenimiento de Empresa (Apartado 1.1). También podremos imprimir la hoja de cálculo haciendo «clic» en el botón IMPRIMIR o utilizando el botón IMPRIMIR del menú.
Una vez terminado hay que hacer «clic» en el botón GRABAR para que los datos introducidos en la hoja de cálculo sea dado de alta en la base de datos, asignándole la Fecha creado. En el caso que no fuera nueva sino una seleccionada, al grabar le asignará IdemJuris la Fecha modificada.
También podemos guardar la hoja de cálculo en un fichero fuera de IdemJuris utilizando el botón GUARDAR del menú de la hoja de cálculo. El formato estándar para guardar las hojas de cálculo es ".slk".
Este fichero luego podremos utilizarlo con otras hojas de cálculo (Excel).
Seleccionando una hoja de cálculo que queramos borrar y haciendo «clic» en el botón BORRAR, la hoja de cálculo quedará eliminada de IdemJuris.
Tanto el Título como las fechas de creado y modificado sirven para ser utilizados como criterios de búsqueda, como se explica a continuación.
14.2.- BUSCAR UNa hoja de cálculo.
Para buscar, en la Base de Datos, una hoja de cálculo que haya sido dada de alta previamente, hay que indicar los criterios por los que quiere que IdemJuris realice la búsqueda. Para seleccionar un criterio, primero haremos «clic» sobre el recuadro de cada apartado para poder visualizarlo y seguidamente hay que indicar lo deseado:
- Título. Primero marcaremos si queremos que busque el Título por el criterio Empieza por... o ...contiene... e introducir el título o parte de él y pulsar el Tabulador
- Fecha creado. Marcar el cuadro correspondiente e introducir la fecha en que creamos la hoja de cálculo que nos interesa.
- Fecha modificado. Marcar el cuadro correspondiente e introducir la fecha en que modificamos la hoja de cálculo que nos interesa.
Al acabar de introducir cualquiera de estos datos, hay que pulsar el botón BUSCAR y aparecerá una pantalla con las hojas de cálculo que cumplan dichos criterios. Si no selecciona ningún criterio de búsqueda visualizará todas las hojas de cálculo dadas de alta. Para seleccionar la hoja de cálculo que desee, hay que hacer «doble clic» sobre ella.
A partir de entonces, IdemJuris mostrará la hoja de cálculo y se podrá proceder a su consulta o a su modificación, si se desea pulsando por último el botón GRABAR si quiere que se guarden los cambios de la hoja de cálculo en la base de datos.
14.3.- importar campos.
Las Hojas de Cálculo vamos a poder integrarlas con los datos de la base de datos de IdemJuris.
Podremos importar en una misma hoja de cálculo datos que tengamos en IdemJuris sin necesidad de tener que introducirlos manualmente, como pueden ser datos procesos, direcciones, nombre de clientes y contrarios, etc.
Para incorporar campos a la hoja de cálculo, por ejemplo el "nombre y dirección de los clientes" que tenemos creados en IdemJuris :
1º.- Haremos «clic» en Base de datos en la barra de herramientas de la hoja y luego en Importar Campos, visualizando una lista con las bases de datos de IdemJuris.
2º.- Seleccionaremos la base de datos de la lista desplegable, en este caso "Clientes".
3º.- Para insertar los campos que queremos importar, haremos «clic» para seleccionar la base de datos deseada, en este caso "Clientes" visualizando otra lista con los campos que podemos insertar, de los cuales seleccionaremos el que nos interese haciendo «clic» sobre él. En este caso haremos «clic» sobre "Nombre Clientes".
Para insertar otro campo haremos «clic» en el botón Nuevo y repetiremos el proceso, para seleccionar en este caso "Dirección Clientes".
4º.- Después pulsaremos el botón Buscar para localizar los clientes de los cuales queremos importar la información, indicando los criterios de búsqueda y pulsando posteriormente el botón Consulta.
5º.- Por último haremos «clic» sobre el botón Importar.
IdemJuris importará el nombre y la dirección de los clientes seleccionados que estén creados en la base de datos.
15.- SEÑALAMIENTOS/PLAZOS.
15.1.- MANTENIMIENTO DE SEÑALAMIENTO/PLAZO.
Como siempre, al hacer clic sobre el botón nuevo entraremos en la ficha en blanco, donde deberemos indicar si se trata, de un señalamiento o un plazo.
Después rellenaremos todos los demás campos según nos interese.
La fecha que pongamos en el campo recordar, le servirá a IdemJuris para avisarnos a partir de esa fecha y hasta que seleccionemos como HECHO este evento. Lo recordará tanto al letrado, como a todos los intervinientes.
Para asignar un texto a este evento haremos clic sobre nos mostrará todos los escritos del proceso y seleccionaremos el deseado.
Para des-asignar el texto haremos clic sobre
Para visualizar el texto haremos clic sobre
Para imprimir el texto haremos clic sobre
15.2.- RECORDATORIO DE SEÑALAMIENTO/PLAZO.
Cuando entre un usuario IdemJuris buscará todos los señalamientos y plazos vencidos (según fecha recordatorio) y que no estén marcados como hechos y los mostrará conforme a la pantalla inferior. Pudiendo entrar a ver cada uno con un doble clic.
viii.- MENÚ PEQUEÑO
Este menú está totalmente relacionado con la Gestión, es decir, se puede acceder a él desde cualquier lugar de la Aplicación. Aquí se encuentra los mantenimientos de Información, Agenda, Tiempo de Ocupación (Timming) y Eurocalculadora.
Junto al menú de Agenda aparece la siguiente pantalla , parecida a la anterior, la cual permite ver las alarmas que hayamos creado. Al seleccionar el tipo de mensaje, pudiendo ser todos, aparece en el recuadro rojo el número de alarmas que tiene el tipo de alarma seleccionado.
Dentro de este menú se observa:
- Agenda. Haciendo «clic» en el botón se podrán crear, ver e imprimir mensajes de todo tipo con su correspondiente alarma.
En PROCESOS y FACTURAS hay un botón para acceder a AGENDA y que introduzca el número de proceso automáticamente en el mensaje.
- Información. Haciendo «clic» sobre el botón , se puede ver información perteneciente a los diferentes Clientes, Juzgados, Usuarios ...
- Llave pequeña. Haciendo «clic» sobre , se hace más pequeño este menú. Para volver a su estado normal, hay que hacer «clic» de nuevo, en la llave pequeña .
- Tiempo de Ocupación (Timming). Haciendo «clic» sobre el botón podremos controlar y registrar en el mantenimiento HOJA DE REGISTRO el tiempo que dedicamos a cada proceso creado en IdemJuris.
- Eurocalculadora. Haciendo «clic» sobre el botón podremos hacer todas las operaciones básicas de cualquier calculadora en euros y en las monedas de la zona EURO.
A continuación explicamos el funcionamiento de estos mantenimientos.
1.- AGENDA/ ALARMAS.
Este mantenimiento contiene una completísima Agenda personal, que permite no sólo poner nuestros señalamientos, visitas y cuestiones de interés, sino que también sirve para enviar Mensajes a los distintos Usuarios que trabajen en el despacho.
Así, se podrá lanzar un Mensaje a uno, varios o todos los Usuarios, dependiendo del Mensaje que se quiera grabar.
También se puede incluso, señalar que un Mensaje sea de obligada contestación, con lo que no le permitirá al Usuario destinatario borrar dicho Mensaje, sino que tan solo podrá contestar al mismo.
Por otra parte, también es posible, ver todos los Mensajes que tenga un Usuario pendientes de contestación, con el botón .
Podremos recordar a un Usuario determinado, que tiene una vista o un señalamiento, un día determinado ya que podemos seleccionar a que usuario o usuarios enviamos el mensaje/alarma. Éste a su vez, cuando reciba el Mensaje podrá contestar, guardando en todo momento el histórico de esos Mensajes.
El histórico de Mensajes es una herramienta muy útil, porque permite hacer un seguimiento extraordinariamente eficaz de todos los Procesos o señalamientos que se tenga.
Compartir Agenda, el usuario conectado podrá ver y modificar los mensajes de la agenda de todos los usuarios seleccionados para compartir Agenda. Para ello haremos «clic» en la opción Compartir Agenda, y con el botón visualizaremos una ventana para poder seleccionar a los usuarios con los que queremos compartir agenda. Una vez seleccionados haremos «clic» en el botón F2-GRABAR.
Aquellos mensajes de la agenda que tienen marcada la opción Privado, no podremos ver el texto del mensaje.
Para ver la agenda de otro usuario haremos «clic» en el botón que está junto al nombre del usuario, visualizando una ventana para poder seleccionar al usuario que nos interese.
Como se puede observar, en la pantalla principal de este mantenimiento, hay un calendario, en el que están marcados en rojo los días festivos y en azul, el día actual. Se puede visualizar el calendario de otro mes y de otro año que no sean los actuales, tan solo hay que seleccionar los deseados y automáticamente se mostrará el calendario correspondiente. Si se desea volver al día actual, se podrá hacer rápidamente, pulsando el botón HOY.
También se observa la existencia de otro botón, VISTA SEMANAL, el cual muestra por separado, cada uno de los días de la semana actual, con sus respectivos mensajes, si es que los hay.
Para visualizar los mensajes que se tiene pendientes de contestación por otros Usuarios, se hará «clic» en el botón y aparecerán en pantalla todos los Mensajes de los Usuarios que no hayan contestado al Mensaje.
1.1.- MANEJAR Y CREAR UN NUEVO MENSAJE.
Desde esta sección será donde se podrá introducir los Mensajes y Alarmas para poder llevar un control de las tareas pendientes, llamadas, futuras visitas y todos aquellos tipos de recordatorio que el usuario quiera crear desde el fichero Tipos Alarmas y no olvidarse de ellas indicando la fecha en que está programado realizar la tarea y activando la alarma para no olvidarse de la misma.
Para introducir un Mensaje nuevo hay que hacer «clic» en el botón NUEVO, a continuación habrá que seleccionar los siguientes datos:
-Fecha y Hora del Mensaje. Indicaremos el día y la hora del mensaje. En el caso de tratarse de una tarea indicaremos la hora fin de la misma.
- Si se desea que la agenda nos avise en un día y hora determinado deberemos activar la Alarma, para ello habrá que hacer «clic» en (ALARMA) e indicar la fecha y hora a la que se quiera que avise. Podemos indicar los días de antelación a la fecha de la agenda con los botones DÍAS ANTES asignando la fecha automáticamente.
- Seguidamente, se seleccionará, al Usuario(s), a los que queremos mandar dicho Mensaje. Estos podrán ser al usuario conectado, a todos los usuarios o a otros, pinchando sobre los usuarios de destino. En el caso de tener marcada la opción Acceso a Información por Grupo de Trabajo en Datos del Bufete, podremos seleccionar a los usuarios de un Grupo de Trabajo, marcando Otros Grupos, seleccionando un grupo para mandar el mensaje a los usuarios de dicho grupo que hayamos marcado previamente. Haciendo «clic» en el botón TODOS GRUPO de la opción Otros Grupos se marcarán todos los usuarios del grupo de trabajo seleccionado.
- Una vez indicado él o los destinatario(s), se introducirá el Texto de dicho Mensaje en el recuadro correspondiente.
- El tipo de Mensaje, es decir, si se trata de un mensaje o de una llamada telefónica o de una visita, etc.
- Si se desea que el Usuario destinatario, conteste a dicho Mensaje, habrá que seleccionar la opción OBLIGADA CONTESTACION.
- Privado. Si no queremos compartir un mensaje de la agenda marcaremos esta opción para que no pueda ser visto el texto del mensaje por otros usuarios en el caso que tengamos la opción Compartir Agenda. Aunque si se verá el mensaje pero en el texto solo se leerá [Privado] para permitir que otros usuarios, en el caso de ser una tarea, vean la duración de la misma.
Por último, antes de salir, habrá que pulsar el botón GRABAR, para que así quede almacenado el Mensaje en cuestión.
1.2.- alarmas
Cuando el Usuario entre en la Aplicación y aparezca una Alarma en el menú de Alarmas, que aparece en una pequeña ventana en la parte superior derecha de la pantalla, en caso de haber activado la alarma, haciendo «clic» en la banda roja del menú, IdemJuris mostrará el Mensaje, el cual se podrá aplazar para que suene más tarde u otro día. También podremos seleccionar el Tipo de Alarma, mostrando entonces solo las alarmas que tengan seleccionado esta opción cuando se creó el mensaje.
Para aplazar el Mensaje de la Alarma, hay que hacer «clic» sobre ella y seleccionar el tiempo en los recuadros inferiores.
Haciendo «clic» en el recuadro Día/Hora, aparecerá otro recuadro donde se indicará el día y hora a la que se desea que suene dicha Alarma. También si se indica los días, horas y minutos y se hace «clic» en el botón EXACTO , la Gestión aplazará la Alarma el tiempo que se haya indicado.
Para contestar a un Mensaje que se haya recibido, hay que hacer «clic» en el botón CONTESTACION y se procederá a escribir el Mensaje.
También se puede elegir desactivar la alarma con el botón OLVIDALO. Si está seleccionado Obligada Contestación en el mensaje, el botón OLVIDALO no estará activado y por lo tanto no se podrá olvidar.
Los botones y tienen la misma función que en el Menú Principal, donde también aparecen.
Además, haciendo "clic" en el botón Nuevo podremos crear un nuevo mensaje de la misma forma explicada en el apartado 5.1.- Crear un mensaje.
Para dejar de ver el resto de Alarmas hay que hacer «clic» en el botón esc-PARAR Ver Mensajes, saliendo automáticamente de la Alarma y dejando de visualizar el resto de Alarmas.
Prácticamente desde todas las pantallas se puede mandar Mensajes y visualizarlos en el caso de que tengamos alguno, y también se les puede poner Alarmas de la forma anteriormente explicada.
1.3.- BUSCAR UN MENSAJE.
La forma de buscar algún Mensaje que se haya grabado previamente en la Base de Datos, es haciendo «clic» en el botón BUSCAR y después, una vez seleccionado el tipo de Mensaje que se desea buscar, hay que introducir los criterios de búsqueda.
Posteriormente se hará «clic» de nuevo, en el botón BUSCAR y aparecerá automáticamente un listado con todos los que haya encontrado la Aplicación.
Seleccionando de dicho listado el deseado, haciendo «clic» sobre él, aparecerá una pantalla donde se podrá:
- Copiar el texto de dicho Mensaje en el portapapeles, pulsando el botón COPIA TEXTO, con el fin de poder copiarlo posteriormente donde se quiera.
- Pulsando el botón INFORMES, IdemJuris copia directamente, el texto del Mensaje seleccionado en el Informe que se desee.
- Poner Alarma a dicho Mensaje, pulsando el botón (ALARMA).
1.4.- BORRAR UN MENSAJE.
Si lo que se desea es borrar un Mensaje en concreto, tan solo hay que seleccionarlo del listado y pulsar posteriormente el botón BORRAR.
Antes de proceder al borrado definitivo, la Aplicación pedirá confirmación, para asegurarse de ello.
Por otra parte, si lo que se quiere es borrar varios Mensajes a la vez, hay que pulsar el botón BORRAR y después introducir los criterios de selección, como son: el tipo de Mensaje que se desea borrar, la fecha desde/hasta la que se desea borrar los Mensajes y si estos tienen asociada una Alarma Pendiente o no. Al igual que antes, también pide confirmación antes de proceder al borrado definitivo.
1.5.- IMPRIMIR UN MENSAJE.
IdemJuris permite imprimir todo el listado de Mensajes que existan para un determinado día, pulsando el botón IMPRIMIR.
Por otra parte también se puede imprimir únicamente un Mensaje determinado, para ello, hay que seleccionarlo y posteriormente pulsar el botón IMPRIMIR.
2.- INFORMACION.
Desde este botón se puede consultar la Información más usual sobre los siguientes ficheros: Teléfonos, Clientes, Procuradores, Juzgados, Usuarios y Contrarios.
Toda la Información que va a aparecer al hacer «clic» en estos botones habrá sido introducida previamente desde los mantenimientos de FICHEROS.
2.1.- BUSCAR UN TELéFONO o un nombre.
Según seleccionemos Teléfono o Nombre, IdemJuris buscará en TODA la base de datos, para mostrarnos aquellos que coincidan con el criterio de búsqueda.
Por tanto, si se desea saber a quien pertenece un determinado teléfono o se desea buscar alguno en concreto, hay que pulsar el botón TELÉFONOS, dentro de este mantenimiento y después de introducir el criterio de selección, pulsar el botón BUSCAR. A continuación, IdemJuris muestra el listado con todos los teléfonos localizados en la misma. Este listado muestra a quien pertenece cada uno de teléfonos.
Por otro lado, si no se introduce ningún criterio de selección y se pulsa directamente el botón BUSCAR, IdemJuris mostrará todos los teléfonos archivados en la Base de Datos. A este apartado se puede llegar desde cualquier mantenimiento, haciendo «clic» en el botón de INFORMACIÓN .
2.2.- BUSCAR UN CLIENTE.
Cuando se haga «clic» en el botón CLIENTES, se entrará en una ventana donde aparecerá una serie de criterios para buscar el o los Clientes deseados:
Para ver como se busca un cliente ver apartado 4.2.2.- Buscar un cliente.
Una vez seleccionados los criterios y haciendo «clic» en el botón BUSCAR, aparecerá un listado con todos los Clientes localizados. Por otra parte, si no se pone ningún criterio de selección, aparecerá un listado con todos los Clientes que estén dados de alta.
Para ver los datos de un Cliente, habrá que hacer «doble clic» sobre el deseado y aparecerá una pantalla con todos los datos de dicho Cliente, como son el nombre, la dirección, etc.
Al seleccionar el cliente, si tiene seleccionada la opción de Preferencias en Datos del Bufete Aviso fecha nacimiento cliente con máxima diferencia IdemJuris nos mostrará la fecha y edad del cliente si ésta coincide don los días de diferencia indicados en dicha opción entre la fecha actual y la de nacimiento del cliente.
Visualizaremos información introducida previamente en la ficha del cliente :
- Datos Generales. Nombre de la sociedad, de la persona física, NIF, Nombre del Gerente, Fotografía, Actividad / profesión, Tipo de Cliente, Dirección.
La fotografía la podremos ampliar haciendo «clic» en el botón (AMPLIAR).
- Observaciones. Haciendo «clic» en el botón OBSERVACIONES, visualizaremos las observaciones introducidas en la ficha del cliente, cuyos datos serán visibles para todos los Usuarios
- Datos Privados. Haciendo «clic» en el botón DATOS PRIVADOS, visualizaremos los datos Privados introducidos en la ficha del cliente que sólo podrán ser vistos por aquellos Usuarios cuyo Grupo tenga acceso al proceso Datos PRIVADOS Cliente en la utilidad Control de Accesos (Ver apartado 13.4.- Control Accesos).
- Página Web. Visualizaremos la dirección de la página web del cliente, que habremos grabado previamente en la ficha del cliente.
Cuando tenemos indicada una dirección de la página web IdemJuris nos mostrará el botón (CONECTAR A PÁGINA WEB) y haciendo «clic» sobre él accederemos directamente a la página web.
- Comunicación. Visualizaremos los Teléfonos, Faxes y direcciones de E_Mail grabados en el mantenimiento COMUNICACIÓN de la ficha del cliente.
Si hacemos «clic» sobre una dirección de E_Mail visualizaremos el botón (ENVÍO E_MAIL). Haciendo «clic» sobre él IdemJuris nos pedirá que indiquemos el asunto y nos abrirá el programa de Correo electrónico que tengamos instalado para poder enviar un correo electrónico.
A este apartado se puede llegar desde cualquier mantenimiento, haciendo «clic» en el botón INFORMACIÓN .
2.3.- BUSCAR UN PROCURADOR.
Haciendo «clic» en el botón PROCURADORES aparecerá un cuadro similar al de los Clientes, donde se encuentra los criterios de selección:
- Nombre: bastará con poner los primeros dígitos del mismo.
- Población: si se quiere buscar aquellos que pueden trabajar en una población (sin necesidad de saber el Partido Judicial al que pertenece) que pertenezca a un determinado Partido Judicial.
- Partido Judicial: para localizar a todos aquellos Procuradores que pertenezcan a uno en concreto.
Hay que tener en cuenta que es necesario poner algún criterio de búsqueda o por el contrario, IdemJuris mostrará un mensaje en el que pedirá que se introduzca algún criterio de búsqueda.
Una vez seleccionados los criterios, pulsar el botón BUSCAR y aparecerán los Procuradores localizados. Para ver la información de uno en concreto, hay que hacer «clic» sobre él e, inmediatamente, aparecerán los datos que tuviéramos grabados de dicho Procurador, como :
- Nombre, Dirección, Población, Teléfonos, Fax, Partido Judicial al que pertenece y Dirección de Correo Electrónico.
Si tenemos indicado una dirección de Correo Electrónico visualizaremos este botón (ENVÍO E_MAIL) y si hacemos «clic» sobre él IdemJuris nos pedirá que indiquemos el asunto y nos abrirá el programa de Correo electrónico que tengamos instalado para poder enviar un correo electrónico.
A este apartado se puede llegar desde cualquier mantenimiento, haciendo «clic» en el botón de INFORMACIÓN .
2.4.- BUSCAR UN JUZGADO.
Hacer «clic» en el botón JUZGADOS, teclear el nombre de la Población en la que se esté interesado, y después pulsar el TABULADOR , aparecerán los distintos Juzgados de esa población y la provincia a la que pertenecen.
Haciendo «clic» en el Juzgado interesado, IdemJuris mostrará en los recuadros inferiores, los datos de dicho Juzgado (dirección, teléfono, etc...).
A este apartado se puede llegar desde cualquier mantenimiento, haciendo «clic» en el botón de INFORMACIÓN .
2.5.- BUSCAR UN USUARIO.
Haciendo «clic» en dicho botón, se entra en una pantalla donde aparecerá un listado con todos los Usuarios dados de alta.
Si se quiere más información sobre uno en especial, hacer «clic» sobre él y se mostrará la información relativa a sus datos, como el nombre, la fotografía (si la tuviera), los teléfonos y un botón de MÁS DATOS, con información complementaria (solo accesible para los que tengan permiso concedido para ello).
A este apartado se puede llegar desde cualquier mantenimiento, haciendo «clic» en el botón de INFORMACIÓN .
2.6.- BUSCAR UN CONTRARIO.
Pulsando el botón CONTRARIOS desde el mantenimiento de Información, se entra en una pantalla donde se puede buscar cualquier Contrario por el nombre.
Con introducir los primeros dígitos en el campo correspondiente y hacer «clic» en el botón BUSCAR IdemJuris localizará los contrarios según hayamos marcado la opción empieza por… o …contiene… .
IdemJuris mostrará un listado con todos los Contrarios localizados.
Si no se introduce ningún criterio de selección y se pulsa directamente el botón BUSCAR, IdemJuris mostrará el listado con todos los Contrarios dados de alta hasta el momento.
Para ver la información de uno en concreto, hay que hacer «doble clic» sobre él e, inmediatamente, aparecerán los datos que tuviéramos grabados de dicho Contrario, como :
- Nombre, NIF, Dirección, Población, Teléfono, Fax, y Dirección de Correo Electrónico.
Si tenemos indicado una dirección de Correo Electrónico visualizaremos este botón (ENVÍO E_MAIL) y si hacemos «clic» sobre él IdemJuris nos pedirá que indiquemos el asunto y nos abrirá el programa de Correo electrónico que tengamos instalado para poder enviar un correo electrónico.
A este apartado se puede llegar desde cualquier mantenimiento, haciendo «clic» en el botón de INFORMACIÓN .
3.- Control de USUARIO Y CHAT.
En el menú pequeño se añade un nuevo botón (solo multipuesto) para el control de usuarios conectados . Al hacer clic sobre él, nos mostrará los usuarios conectados en ese momento y de forma automática se actualizará conforme se conecten o desconecten.
Si queremos establecer un chat o enviar un mensaje al (los) usuario(s) deseado(s) haremos clic sobre el primer botón de la izquiera
.
Si lo que queremos es enviar un mensaje/chat a todos los usuarios conectados haremos click sobre .
Se abrirá una ventana por cada usuario con el que establezcamos un chat.
Conforme nos contesten los usuarios nos mostrará la pantalla del chat.
Para contestar, tan solo debemos introducir la contestación y hacer clic en conexión.
Podemos seguir trabajando en otras pantallas y cuando nos contesten nos mostrará la pantalla de chat.
O bien, podemos para recuperar la conversación hacer doble clic sobre el usuario conectado.
3.- Control de ocupación (timming).
Desde este mantenimiento podremos controlar el tiempo que utilizamos en los diferentes procesos de IdemJuris.
Haciendo «clic» en el botón , visualizaremos la siguiente ventana, desde la cual, cada vez que queramos seleccionar un proceso, haciendo «clic» en el botón NUEVO . Seleccionaremos el proceso del cual nos interesa controlar el tiempo que se trabaja en él. Para localizar el proceso visualizaremos la pantalla de Búsqueda de procesos.
Para que empiece a contar el control de ocupación hay que hacer «clic» en cambiando a esta forma momento en que empieza a contar el tiempo que utilizamos en el proceso seleccionado. Siempre que esté en color rojo es que está en funcionamiento y cuando está azul es que todavía no se ha activado.
Con el botón visualizaremos la información del proceso seleccionado.
Una vez finalizamos de trabajar en el proceso seleccionado, pincharemos bien en o bien en el botón ESCAPE , visualizando la siguiente ventana.
En esta ventana indicará la fecha de inicio y fin del control de Ocupación (Timming) así como la duración. También podremos indicar observaciones acerca del control de ocupación y por último hay que pulsar el botón F2- GRABAR.
Solo en el caso que tengamos seleccionada la opción Usar Código de Actuación en datos del Bufete (Ver apartado 1.- Datos del Bufete), deberemos asignar el código de actuación al control de ocupación. (Ver apartado 4.12.5.- Asignar un Código de Actuación).
El control de ocupación (Timming) una vez finalizado, creará un registro en la hoja de registro, marcada con la opción Ocupación con la fecha de inicio fin, número de proceso, cliente y usuario conectado en el momento del control de ocupación así como las observaciones que hubiéramos creado.(Ver apartado 11.- Hoja de registro).
Podremos terminar bien con el botón , con el botón ESCAPE o bien con el botón NUEVO .
Cuando salimos con el botón ESCAPE no quedará seleccionado ningún proceso, en cambio con los otros podremos ir seleccionando todos los procesos que queramos.
Podemos tener seleccionados todos los procesos que queramos pero cada vez que seleccionemos un proceso nuevo el anterior cerrará el Control de Ocupación.
4.- CALCULADORA.
Con la calculadora, como es obvio, se podrá efectuar cálculos. Se accede a ella, haciendo «clic» en el botón CALCULADORA, desde el Menú General.
Se puede realizar las operaciones básicas que se necesite en un momento dado, como son: sumas, restas, etc...
La Calculadora realiza los cálculos deseados y a la vez que muestra los resultados en pesetas, también lo hace en euros. Además puede realizar los cálculos en cualquier moneda. Por defecto lo hará en pesetas, aunque se puede seleccionar la moneda deseada, simplemente haciendo «clic» en los botones con las banderas de los diferentes países.
Podremos copiar el importe de la calculadora haciendo «clic» sobre dicho importe, para luego poder pegarlo donde nos interese, pulsando "Control + V" si el sistema operativo es Windows y "Manzanita + V" se es Macintosh.
5.-CALCULO DE INTERESES
Esta utilidad nos permitirá obtener los intereses de un capital entre unas fechas determinadas. Tenemos hasta 3 tipos de interés que nos puede calcular esta utilidad : Legales, LEC y Tributarios.
Los tipos de interés podremos introducirlos por años haciendo clic en el botón"Ver Tipos Interés".
Además, si accedemos desde Textos a este mantenimiento, con el botón que está en la parte superior de dicha ventana
Tendremos una opción mas en el mantenimiento :
"Insertar en Texto"
Si hacemos clic sobre este botón, lo que nos abrirá un nuevo menú con el que podemos realizar las siguientes opciones :
Nos permite insertar en el texto que tengamos seleccionado, de forma automática el resultado del cálculo e incluso los detalles de cálculo, de los tipos de interés que hayamos seleccionado. Permitiéndonos, así mismo, elegir el tipo de letra y el tamaño de la fuente en cada caso.