Manual_IdemInmo

IdemSoft, S.L.
Web : www.idemsoft.com
IdemINMO
Versión 2007.2
Todos los derechos reservados.
Queda prohibida la reproducción total o parcial de este manual
sin autorización expresa del autor.
INDICE
I.- INTRODUCCION.......................................................................................4
II.- GENERALIDADES....................................................................................5
III.- GLOSARIO.................................................................................................5
IV.- BOTONES...................................................................................................7
V.- ACCESO IdemINMO..................................................................................9
VI.- BASE DE DATOS.....................................................................................11
VII.-MENU GENERAL....................................................................................13
1.- CLIENTES...........................................................................................14
1.1.- Crear un nuevo Cliente.....................................................................14
1.2.- Buscar un Cliente..............................................................................15
1.3.- Modificar datos de un Cliente..........................................................16
1.4.- Consultar las Búsquedas Archivadas de un Cliente.........................16
1.5.- Borrar un Cliente..............................................................................19
1.6.- Imprimir un Cliente..........................................................................19
2.- PROPIETARIOS..................................................................................20
2.1.- Crear un nuevo Propietario...............................................................20
2.2.- Propiedades.......................................................................................21
2.2.1.- Crear una nueva propiedad.........................................................21
2.2.2.- Promociones...............................................................................26
2.2.3.- Venta de una propiedad..............................................................27
2.2.4.- Clientes potenciales....................................................................27
2.2.5.- Buscar propiedades.....................................................................28
2.2.6.- Borrar propiedades......................................................................28
2.3.- Buscar un Propietario.......................................................................29
2.4.- Modificar datos de un Propietario....................................................29
2.5.- Borrar un Propietario........................................................................30
2.6.- Imprimir un Propietario....................................................................30
3.- FICHEROS...........................................................................................32
3.1.- Empresa............................................................................................32
3.1.1.- Datos empresa.............................................................................32
3.1.2.- Datos de Trabajo.........................................................................32
3.1.3.- Datos para la facturación............................................................33
3.2.- Poblaciones.......................................................................................34
3.3.- Zonas................................................................................................35
3.4.- Comerciales......................................................................................36
3.5.- Tipos de Propiedad...........................................................................36
3.6.- Tipos de IVA....................................................................................36
3.7.- Tipos de Contratos............................................................................36
3.8.- Agencias...........................................................................................37
3.9.- Modelos Contrato.............................................................................38
3.10.- Conceptos.......................................................................................38
3.11.- IVA.................................................................................................38
3.12.- Usuarios..........................................................................................38
3.13.- Tipos de Alarmas............................................................................39
3.14.- Tipos de Calles...............................................................................39
3.15.- Teléfonos (Varios)..........................................................................39
4.- PUBLICIDAD......................................................................................40
5.- CAPTACIÓN.......................................................................................43
6.- UTILIDADES.......................................................................................45
6.1.- Control de Accesos...........................................................................45
6.2.- Licencia.............................................................................................46
6.3.- Carátula datos...................................................................................46
6.4.- Escaparate.........................................................................................46
6.5.- Ruta Programa..................................................................................47
6.6.- Copia de Seguridad...........................................................................48
6.7.- Instalar QUICKTIME.......................................................................50
6.8.- Barra de herramientas/Dock.............................................................50
6.9.- Borrado de la base de datos..............................................................50
6.10.- Modificación Fichero de Datos......................................................51
6.10.1.- Crear un nuevo Fichero de Datos.............................................51
6.10.2.- Abrir un Fichero de Datos........................................................51
6.10.3.- Modificar tamaño de un Fichero de Datos...............................52
6.11.- Exportación a Contabilidad (IdemConta).......................................53
7.- BÚSQUEDAS DE PROPIEDADES....................................................54
7.1.- Búsquedas por selección...................................................................54
7.2.- Búsquedas por calle..........................................................................57
7.3.- Búsquedas por referencia..................................................................57
7.4.- Buscar promociones..........................................................................58
7.5.- Grabar una búsqueda en un cliente...................................................59
8.- GESTIÓN INMOBILIARIA...............................................................60
8.1.- Albaranes..........................................................................................60
8.1.1.- Crear un nuevo Albarán..............................................................60
8.1.2.- Buscar y modificar un Albarán...................................................61
8.2.- Facturas.............................................................................................62
8.2.1.- Crear una nueva Factura.............................................................62
8.2.2.- Buscar y modificar una Factura..................................................62
8.3.- Contratos.......................................................................................... 64
8.3.1.- Crear un nuevo Contrato.............................................................64
8.3.2.- Buscar y modificar un Contrato..................................................65
9.- TEXTOS / MAILING...........................................................................67
9.1.- Crear un nuevo Texto.......................................................................67
9.2.- Buscar Textos...................................................................................69
9.3.- Mailing..............................................................................................70
10 - INFORMES COMERCIALES
10.1.- Crear un informe.............................................................................72
10.2.- Revisado de un informe..................................................................72
11.- HOJA DE CÁLCULO........................................................................73
11.1.- Crear una nueva Hoja de Cálculo...................................................73
11.2.- Buscar una Hoja de Cálculo...........................................................75
11.3.- Importar Campos............................................................................76
12.- E-MAIL..............................................................................................77
12.1.- Crear un Nuevo Mensaje................................................................79
12.2.- Visualizar un Mensaje....................................................................80
13.- INTERNET / NAVEGADOR............................................................81
14.- VISUALIZAR OTRAS MONEDAS..................................................82
VIII.- AGENDA / EUROCALCULADORA.....................................................83
1.- AGENDA.............................................................................................83
1.1- Crear un Nuevo Mensaje...................................................................85
1.2.- Alarmas.............................................................................................87
1.3.- Buscar un Mensaje............................................................................90
2.- EUROCALCULADORA.....................................................................91
IX.- NIF..............................................................................................................92
X.- IMÁGENES.................................................................................................93
XI.- ENLACE CON WEB.................................................................................95
I.- INTRODUCCION.
IdemINMO ha sido diseñada para el profesional de Inmobiliarias. Está plenamente orientada para dar la adecuada respuesta, rápida y sencilla, a todas las exigencias que se requiere.
Es necesario que el equipo que utilice el programa IdemINMO tenga instalado QUICKTIME. Si no lo tiene, puede descargarlo a través de Internet, para poder instalarlo, GRATUITAMENTE desde la siguiente página web:
http://www.apple.com/es/quicktime/download
Para la instalación de QUICKTIME IdemINMO le dará la opción de :
- Acceder automáticamente a la web para instalar QUICKTIME al crear una base de datos.
- Botón desde UTILIDADES para acceder a la web desde donde instalar gratuitamente QUICKTIME. (Ver apartado 6.7.- Instalar Quicktime)
Incorpora en el mismo paquete:
- Gestión de Propiedades, Clientes y Propietarios.
- Agenda, con sistema de Alarmas.
- Gestión de fotografías relacionadas con las Propiedades.
- Utilidad de la letra NIF.
En IdemINMO podremos tener archivados y al día todos los datos de los Clientes, Propietarios y Propiedades de éstos, etc... .
Se podrá realizar Búsquedas de determinadas Propiedades, así como realizar Contratos, Albaranes y Facturas.
Por otro lado, también se tendrá información sobre qué Propiedades está interesado el Cliente.
IdemINMO contiene archivos de las poblaciones, zonas, etc.., ya que será de gran ayuda para el trabajo.
IdemINMO selecciona automáticamente el Formato presentación de Números, dependiendo de la opción seleccionada en el sistema operativo en la "pestaña" Número de la Configuración Regional en Windows (Inicio/Configuración/Panel de Control/Configuración Regional). Por ejemplo Usar la coma [,] como decimal y el punto [.] como separador de miles para el caso que el sistema operativo utilice la coma como separador de decimales y el punto como separador de miles, IdemINMO utilizará el mismo formato.
IdemINMO también selecciona automáticamente el Formato presentación de la Fecha que utilizará en el programa dependiendo de la opción seleccionada en el sistema operativo en la "pestaña" Fecha de la Configuración Regional (Inicio/Configuración/Panel de Control/Configuración Regional).
II.- Generalidades.
Este Manual nos va a guiar a través del funcionamiento del programa, además de ver los resultados inmediatos que se obtienen. Es obvio que todas las habilidades que encierra no se pueden incluir en un manual. El manejo diario es la mejor manera para obtener unos rendimientos óptimos.
III.- GLOSARIO.
A continuación se va a hacer una breve explicación de diferentes conceptos válidos para la mejor comprensión de la Aplicación. Estos son:
-Ficha: bloque de información. Por ejemplo, todos los datos de un cliente.
-Campo: parte específica de una ficha que identifica una parte de ésta. Por ejemplo, el nombre de un cliente.
-Fichero: conjunto de fichas. Por ejemplo, el fichero Clientes, que contiene los datos de todos los clientes.
IV.- BOTONES.
A lo largo de toda la Aplicación aparece una serie de botones que siempre tienen el mismo significado. Estos botones son los siguientes:
a) Nuevo
Permite la introducción de una nueva ficha en el fichero del mantenimiento en que nos encontremos.
También permite la introducción de una nueva línea en una ficha. Esto se puede hacer cuando haya algunas fichas que estén compuestas por listas de líneas.
b) Anular
Este botón anula los datos de una ficha reestableciendo los anteriores. Esta opción es útil en el caso en que modifiquemos los datos de una determinada ficha y luego la queramos dejar como estaba. Es importante destacar que todo esto funcionará si no hemos dado previamente al botón de Grabar; si no los datos de la ficha se habrán grabado en el fichero y para modificarlos habrá que rescribirlos de nuevo.
Del mismo modo funciona para las distintas líneas dentro de una misma ficha.
c) Grabar
Permite grabar los datos de una ficha en el fichero en que nos encontremos. Hay que destacar la importancia de este botón, ya que es imprescindible para que los datos queden almacenados en la Gestión.
Del mismo modo funciona para las distintas líneas dentro de una misma ficha.
d) Borrar
Permite borrar los datos de la ficha en que nos encontramos, dentro del fichero del mantenimiento en que se haya entrado.
Del mismo modo funciona para las distintas líneas dentro de una misma ficha.
e) Salir
Permite salir de la pantalla en la que nos encontramos y volver a la anterior.
f) Buscar
Permite buscar los datos de una ficha en el fichero en que nos encontramos. Por defecto el criterio de búsqueda siempre es el de comienza por, a no ser que exista una opción que permita seleccionar otro criterio. El símbolo comodín en las búsquedas es la arroba (@), es decir, la arroba representa a cualquier símbolo. Por ejemplo, si ponemos lo siguiente: @ab, el ordenador buscará todos aquellos campos de la ficha que contengan ab, incluidos los que empiezan por ab.
En algunas pantallas de búsqueda aparece el criterio de empieza por… o …contiene… , que nos indica si en la búsqueda que vamos a realizar, la Gestión localizará todas aquellas fichas que empiecen por el término introducido o simplemente lo contiene..
g) Imprimir
Permite imprimir sobre papel los datos, informes, etc..., seleccionados en un determinado momento.
h) Acceder a mantenimientos
Permite acceder desde la pantalla en la que estamos al mantenimiento general del objeto al que está asociado sin necesidad de salir al Menú General.
i) Lupa
Permite acceder a un listado de los distintos conceptos existentes del mismo tipo al que está asociada la lupa. Podremos movernos por dicha lista de la siguiente forma:
- con las teclas del teclado flecha hacia arriba y flecha hacia abajo se accederá al elemento superior e inferior de la lista, respectivamente. El desplazamiento por la lista es circular, es decir, si estamos en el primer elemento y pulsamos la tecla de flecha hacia arriba pasamos al último elemento, y si estamos en el último elemento y pulsamos la tecla de flecha hacia abajo accederemos al primero.
Para seleccionar un elemento de la lista hay que pinchar con el ratón encima del elemento deseado.
j) Ampliar pantalla
Cada vez que pinchemos sobre este botón ampliará a toda la pantalla del monitor el recuadro sobre el que esté dicho botón. Para volver de la pantalla ampliada a la pantalla en que estábamos solo hay que hacer «clic» en el botón esc - Salir.
k) Ordenar
En cada pantalla que salga estos botones podremos ordenar de mayor a menor o de Z a A haciendo «clic» en el botón o de menor a mayor o de A a Z haciendo «clic» en el botón
v.- ACCESO A IdemINMO.
1.- ACCESO POR PRIMERA VEZ .
Haciendo «doble clic» sobre el icono de IdemINMO, la primera vez que entremos, tendremos la opción de crear una nueva Base de Datos, o por otra parte, se podrá abrir una Base de datos ya existente, como se explica más adelante, en el apartado Base de Datos.
Primero visualizaremos la ventana de presentación del programa, la cual solo aparecerá en el caso que no hayamos introducido la Licencia en el programa. Para introducir la Licencia hay que hacer «clic» en el botón LICENCIA para introducir los códigos Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia, que habrá suministrado IdemSoft, S. L.y, hacer «clic» en el botón GRABAR, momento en el cual desaparecerá la limitación por fecha de finalización.
En el caso de ser una base de datos de la Demo para probar el programa y no querer introducir la Licencia hacer «clic» en SEGUIR.
Cuando se cree una nueva base de datos IdemINMO pedirá que se introduzca el nombre del Usuario y su Clave, así como el nombre de la empresa. El nombre de la empresa tiene que ser el mismo que el de la Licencia.
La configuración del monitor de un PC para ver correctamente las pantallas de IdemINMO tendrá que ser de 800 por 600 pixeles. Para cambiar esta configuración primero haremos «clic» con el botón derecho del ratón sobre el fondo de la pantalla del monitor, seleccionar la opción Propiedades de la ventana que hemos visualizado y, hacer «clic» sobre la etiqueta de Configuración de la ventana de Propiedades de pantalla. Ya aquí, deberemos seleccionar la configuración indicada desde donde pone Area de la pantalla.
2.- ACCESO A IdemINMO.
La primera pantalla que aparece es la ventana de presentación del programa, cuando todavía no se ha introducido la Licencia. Hay que hacer «clic» en el botón SEGUIR para acceder ala ventana de selección de Usuario, donde se pide el nombre de USUARIO y la CLAVE.
Una vez este puesta la Licencia, esta ventana aparecerá directamente, sin visualizar previamente la ventana de presentación mencionada anteriormente. Si por error se introduce otra clave que no es la correcta, IdemINMO no permitirá la entrada a la misma de dicho Usuario.
Si se desea cambiar la Clave de acceso del usuario, pulsaremos el botón (F3-CAMBIO CLAVE).
IdemINMO nos pedirá que indiquemos la nueva clave y para comprobar que no nos equivocamos al introducirla repetiremos la clave.
Al hacer «clic» en el botón F2- GRABAR IdemINMO guardará la nueva clave del usuario seleccionado.
Vi.- BASE DE DATOS
1.-MACINTOSH
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta el mismo, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión DEMO.
Para crear una nueva Base de Datos haremos «clic» en el botón Nuevo (New). Mostrará una ventana con el nombre de la gestión, el cual podremos cambiar. Una vez estemos seguros del nombre, haremos «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos. Este proceso puede tardar unos minutos.
Seleccionada la Base de Datos, se ejecutará el programa, a partir de ahora de forma automática, con la Base de Datos elegida.
Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta el programa, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos de la forma explicada anteriormente.
2.-WINDOWS
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta el mismo, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión DEMO.
Para crear la Base de Datos hay que pulsar el botón New (Nuevo).Mostrará una ventana con el nombre de la gestión, el cual podremos cambiar. Una vez estemos seguros del nombre, haremos «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos. La gestión guardará la Base de Datos con la extensión (.4dd) Este proceso puede tardar unos minutos.
Seleccionada la Base de Datos, se ejecutará el programa, a partir de ahora de forma automática, con la Base de Datos elegida.
Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta el programa, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos de la forma explicada anteriormente.
VII.- MENU PRINCIPAL.
Desde la pantalla del Menú General, se podrá entrar en las diversas opciones del programa, haciendo «clic» en los distintos botones que la componen, los cuales son : Clientes, Propietarios/Propiedades, Otros Ficheros, Publicidad, Captación, Utilidades, Búsquedas de Propiedades, Gestión Inmobiliaria, Textos, E_mail, Internet/Navegador.
El Menú desaparecerá después de seleccionar alguna de estas opciones. A lo largo de este Manual se procederá a la explicación detallada de cada uno de los submenús anteriormente mencionados.
Además, desde todos los menús de IdemINMO, podemos acceder a al pantalla de presentación del programa haciendo «clic» en , acceder al Manual haciendo «clic» en el icono del libro y cambiar de usuario conectado haciendo «clic» en el recuadro con el nombre del usuario conectado.
1.- CLIENTES.
En esta sección se tiene archivados todos los datos de los Clientes que pertenezcan a la Empresa, así como las Propiedades en las que están interesados.
1.1.- CREAR UN NUEVO CLIENTE.
Haciendo «clic» en el botón NUEVO, se entrará en el mantenimiento de Clientes y se podrá introducir los datos del Cliente que se quiera dar de alta, tales como:
- Nombre, Dirección, Código Postal, Población, NIF y el Comercial que atiende al cliente, Observaciones Personales, Observaciones Comerciales, Teléfonos y Fax, % IVA y tipo IVA, cuneta contable (solo en el caso de enlace con contabilidad : IdemConta)
Cuando se termine de introducir todos estos datos, hay que grabarlos pulsando el botón GRABAR y automáticamente IdemINMO pedirá confirmación y archivará a dicho Cliente.
Con el tiempo, se puede dar el hecho de tener unos Clientes con los cuales ya no se trabaje, pero sus datos nos pueden seguir interesando para mandarles información, ofertas, etc. A esos Clientes, los buscaremos y seleccionaremos el botón Inactivo, de tal manera que cuando se entre en una búsqueda, sólo aparecerán en pantalla cuando la casilla Solo Activos no esté marcada.
1.2.- BUSCAR UN CLIENTE.
Para buscar Clientes que ya estén dados de alta, ya sea para modificar sus datos o para ver las Propiedades en las que están interesados, IdemINMO nos da las siguientes opciones para buscarlos.
- Por Nombre, Teléfono o Comercial. Marcaremos la opción deseada e indicaremos su nombre, teléfono o comercial completo o parcialmente y, pulsaremos el botón BUSCAR, localizando IdemINMO aquéllos que comiencen o contengan los dígitos que hemos introducido, según hayamos marcado la opción Comienza por… o …contiene…
Si no indicamos nada localizará todos los clientes.
- Por Fecha de búsqueda archivada. Es la opción localizará los clientes a los que hemos grabado búsquedas entre las fechas desde y hasta que indiquemos.
Además podremos buscar los clientes Solo Activos, Solo Inactivos o Ambos, que coincidan con los criterios anteriores, marcando la opción correspondiente o ninguna si queremos buscar ambos.
La lista con todos los propietarios que localice la podremos ordenar según el Nombre Social del Cliente o según el comercial que tiene asignado con los botones .
1.3.- MODIFICAR DATOS DE UN CLIENTE.
Una vez se tiene seleccionado el Cliente deseado de la lista, haciendo «doble clic» sobre él, aparecerán todos los datos básicos de dicho Cliente.
Si se quiere ver más datos o modificar alguno de ellos, se hará «clic» en el botón MODIFICAR y se podrá realizar todos los cambios que se deseen, guardándolos luego con el botón GRABAR.
1.4.- CONSULTAR LAS BUSQUEDAS ARCHIVADAS DE UN CLIENTE.
Por otro lado, si lo que se quiere, es ver las Propiedades en las que está interesado un Cliente en concreto, una vez se tiene seleccionado haciendo «doble clic» sobre él, haremos «clic» en el botón BUSQUEDAS ARCHIVADAS. Visualizaremos las búsquedas que tenga archivadas el cliente, las cuales habremos grabado previamente desde BUSQUEDA DE PROPIEDADES, ver apartado 7.5.- Grabar una búsqueda en un cliente.
La Aplicación da la opción de borrar todas aquellas Búsquedas Archivadas que ya no nos interesen. Para ello primero seleccionaremos haciendo «clic» sobre la búsqueda y después, haremos «clic» en el botón BORRAR. Automáticamente IdemINMO la eliminará del fichero de Búsquedas Archivadas del cliente, pidiendo antes la conformidad.
Haciendo «clic» sobre una búsqueda y luego «clic» en el botón SELECCIONAR, IdemINMO mostrará un listado con las Propiedades de dicha búsqueda que grabamos en el cliente.
Con el botón podremos visualizar el importe en otras monedas. (Ver apartado 12.- Visualizar otras monedas).
En todas aquellas columnas que visualicemos estos botones , haciendo «clic» sobre ellos nos ordenará la columna de mayor a menor y viceversa según pinchemos en la flecha de arriba o de abajo y, también alfabéticamente si la columna es de texto.
Podremos indicar que propiedades han sido visitadas y cuales tienen interés para el cliente.
- Visitada. Cuando un cliente visite una de estas propiedades :
1.- Haremos «clic» sobre la propiedad que ha visitado.
2.- Haremos «clic» en el botón VISITADA. IdemINMO nos pedirá que indiquemos la fecha de la visita.
Si el cliente vuelve a visitar la misma propiedad :
1.- Seleccionaremos con un «clic» dicha propiedad.
2.- Haremos «clic» en el botón NO VISITADA.
3.- Volveremos a seleccionar con un «clic» la propiedad que ha visitado y luego «clic» en el botón VISITADA. IdemINMO nos pedirá que indiquemos la nueva fecha de la visita.
Si hacemos «clic» en el botón visualizaremos un histórico de las visitas a la propiedad hechas por el cliente.
- Tiene interés. Cuando el cliente muestre interés en la propiedad :
1.- Haremos «clic» sobre la propiedad de interés.
2.- Haremos «clic» en el botón INTERESADO.
Las Propiedades quedarán clasificadas, de tal manera que cada vez que entremos podremos consultarlas según:
- Todas (Aparecen todas las propiedades sin más)
- Interesado (Visualizamos las propiedades que tiene interés para el cliente)
- Visitadas (Visualizamos las propiedades que han sido visitadas por el cliente)
Dentro del recuadro Selección, se observa dos botones:
- QUITAR, que lo que hace es eliminar una Propiedad del listado.
- ACTUALIZAR, que actualiza las búsquedas realizadas con anterioridad. IdemINMO buscará en el fichero de Propiedades todas aquellas que cumplan los criterios de la búsqueda seleccionada, nos preguntará si queremos que nos muestre todas las Propiedades o solo las nuevas. Si se selecciona la opción TODAS, realizará la búsqueda de nuevo de todas las propiedades que cumplan los criterios de la búsqueda archivada pero a fecha de hoy. Si por el contrario, se elige la opción NUEVAS, IdemINMO buscará las propiedades nuevas que se hubiesen dado de alta en fecha posterior a la de la búsqueda y que cumplan los criterios de la búsqueda archivada seleccionada.
En esta pantalla tenemos el botón (OBSERVACIONES BÚSQUEDAS), con el que podremos introducir las Observaciones oportunas de la búsqueda.
Además, IdemINMO crea automáticamente observaciones de la búsqueda archivada seleccionada si actualizamos la lista de propiedades, al eliminar propiedades de de la búsqueda, etc.
Podemos imprimir una Hoja de Visita con los datos del cliente y comercial de esa ficha, incluso nos permite modificar los datos de impresión haciendo clic en el botón
Desde aquí también se permite realizar el Contrato de cualquier Propiedad, seleccionándola primero y luego haciendo «clic» en el botón de CONTRATOS. Este apartado está más detallado en el apartado 8.3.- CONTRATOS.
En este mantenimiento también se tiene acceso al botón (IMPRIMIR), que permitirá imprimir las fichas de las Propiedades Archivadas, con o sin los datos del Cliente según la opción que seleccionemos después de haber pulsado el botón de la Impresora. Si imprimimos con los Datos del Cliente, imprimirá una ficha con las propiedades seleccionadas y sus características, observaciones del cliente…, y en la cabecera pondrá el texto que hemos indicado en la ficha de la Empresa en el campo Texto listado propiedades con Datos Cliente.
También nos da la opción de imprimir la ficha de las propiedades seleccionadas o en forma de listado.
En esta pantalla, si se hace «doble clic» sobre una propiedad del listado, aparecerá una pantalla con los datos de la misma, sólo para ver, en la cual se puede ver los siguientes botones:
- Los botones PASEO FOTOGRÁFICO (automático y guiado) mostrará de forma automática las fotos del inmueble por el orden establecido y con un intervalo de tiempo, el cual se puede modificar. (Ver apartado X.- Imágenes).
- El botón + DATOS, que permite pasar a otra pantalla con más datos sobre la propiedad.
- El botón - DATOS, botón que permite volver a la pantalla anterior, donde se tiene los datos básicos de la Propiedad.
La función de estos dos últimos botones, se explicará con mayor detenimiento más adelante.
Con el botón podremos visualizar el importe en otras monedas. (Ver apartado 12.- Visualizar otras monedas).
1.5.- BORRAR UN CLIENTE.
Una vez tenemos seleccionado un Cliente de la lista, haciendo «doble clic» sobre él, si se quisiera borrar de la Base de Datos, habría que hacer «clic» en el botón MODIFICAR y después se pulsaría el botón BORRAR, desapareciendo dicho cliente del listado.
1.6.- IMPRIMIR UN CLIENTE.
Desde esta misma pantalla también se puede IMPRIMIR todo el listado de Clientes o únicamente el Cliente seleccionado, pulsando el botón cuyo icono es una impresora.
Además también podremos imprimir Etiquetas de los Clientes e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde la pantalla de Clientes localizados.
Al pulsar el botón Etiquetas visualizaremos una ventana en la que seleccionaremos los campos relacionados con la base de datos de IdemINMO que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre del cliente, dirección, número de teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón .
En la parte inferior de la ventana vemos opciones para poder cambiar los atributos de los campos seleccionados como tipo de letra, color, … Pinchando en la pestaña Disposición seleccionaremos las características de las etiquetas como número de las mismas, tamaño de la etiqueta, orientación vertical u horizontal …
Con el botón Informes podremos hacer un listado de los Clientes que tengamos en IdemINMO introduciendo en dicho informe los campos relativos a información de la base de datos de Clientes como dirección, teléfono,…, haciendo «doble clic» sobre los que nos interese para el informe. La fila Encabezamiento corresponde al título del campo seleccionado, en la fila Detalle visualizaremos la información que tengamos en IdemINMO sobre dicho campo, aunque en esta fila podremos indicar un textos, visualizando el mismo y no la información del campo seleccionado. En la fila Total podremos hacer operaciones.
Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color,…, tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.
Una vez tengamos confeccionado el informe podremos imprimirlo, guardarlo en un fichero fuera de IdemINMO,…, seleccionando la opción correspondiente desde Ficheros en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.
2.- PROPIETARIOS.
Al igual que en el fichero de Clientes, en este estarán almacenados todos los datos de los Propietarios así como sus Propiedades, y desde donde se podrá consultar todos sus datos así como sus propiedades y los clientes potenciales de cada propiedad.
2.1.-crear un nuevo propietario
Haciendo «clic» en el botón NUEVO, se entrará en el mantenimiento de Propietarios y se podrá introducir los datos del Propietario que se quiera dar de alta, tales como:
- Nombre, Responsable del propietario, Dirección, Código Postal, Población, NIF y el Comercial que atiende al cliente.
- Observaciones Personales
- Observaciones Comerciales
- Teléfonos y Fax
- % IVA y tipo IVA
- Es Inmobiliaria. Si marcamos esta opción al seleccionar sus propiedades estará indicado que dicha propiedad pertenece a otra inmobiliaria.
Además, desde búsquedas podremos quitar de la selección aquellas propiedades cuyos propietarios tengan marcada la opción Es inmobiliaria, para que así queden eliminadas de la selección las propiedades de otras inmobiliarias.
Cuando se termine de introducir todos estos datos, hay que grabarlos pulsando el botón GRABAR y automáticamente IdemINMO pedirá confirmación y archivará a dicho Propietario.
Con el tiempo, se puede dar el hecho de tener unos Propietarios con los cuales ya no se trabaje, pero sus datos nos pueden seguir interesando para mandarles información, ofertas, etc. A esos Propietarios, los buscaremos y seleccionaremos el botón Inactivo, de tal manera que cuando se entre en una búsqueda, sólo aparecerán en pantalla cuando la casilla Solo Activos no esté marcada.
2.2.- PROPIEDADES
La pantalla de propiedades se compone de varias subpantallas dentro de la misma para disponer de una información completa de cada propiedad.
Para acceder a estas subpantallas solo hay que hacer «clic» sobre las "Pestañas" que visualizamos debajo de la cabecera (Características, Dirección, Cartel Predefinido, Cartel Libre, Observaciones, Aviso, Reserva, Fotografías) según la información que nos interesa introducir o visualizar de la propiedad.
2.2.1.- Crear una nueva Propiedad.
Una vez tecleados todos los datos del nuevo Propietario, como se ha explicado en el apartado anterior, se dará de alta todas las Propiedades que posea éste. Para ello seleccionaremos el propietario y pulsaremos el botón F5-PROPIEDADES y después «clic» en el botón NUEVO.
La cabecera de la pantalla es común en todos los casos, excepto si seleccionamos Fotografía que no la visualizaremos, donde tendremos que indicar los siguientes datos:
- Comercial Encargado, Nº de Llave.
- Alquiler y / o Venta. Marcaremos la opción /es correspondiente e indicaremos el precio de venta y / o alquiler según proceda.
Con el botón podremos visualizar el importe en otras monedas. (Ver apartado 12.- Visualizar otras monedas).
- Tipo de Propiedad. Es obligatorio indicar de que tipo de propiedad se trata. Haciendo «clic» en el botón y haciendo «clic» sobre el tipo de propiedad que nos interese quedará seleccionado automáticamente. Además, haciendo «clic» en el botón podremos crear, modificar y borrar los tipos de propiedad.
- Activo -Inactivo. Marcando la opción Inactivo no podremos localizar ni seleccionar dicha propiedad si no lo indicamos al hacer la búsqueda de propiedades desde propietarios.
- No ver otros. Tenemos la opción de poder ocultar la Propiedad a los demás Usuarios que tengan acceso a las propiedades, para ello activaremos la opción No ver otros y la Propiedad permanecerá oculta en las búsquedas que hagan el resto de Usuarios que en su grupo de usuario no tenga asignado el proceso Propiedades - NO VER OTROS. Solamente la podrá visualizar el Usuario que la introdujo y tenga derecho de acceso a dicho proceso. ( Ver Apartado 3.4.1. Control de Accesos ).
- Visitada. También podremos ver desde esta pantalla el número de visitas, las cuales se irán anotando automáticamente cada vez que asignemos a un Cliente la Propiedad y la marquemos como visitada, como ya se explicó en el apartado de Clientes (Búsquedas archivadas).
- Número de Referencia. Si no tenemos marcada la opción Control manual de números de referencia en la ficha de Empresa, IdemINMO asignará un número de referencia automáticamente. Además no podremos modificar dicho número. En el caso que si tengamos marcada esta opción en Preferencias Empresa, el campo de número de referencia se activará.
Entonces podremos indicar el número manualmente o, haciendo «clic» en el botón IdemINMO asignará el número correspondiente que tenemos indicado en el contador de siguiente nº referencia en Preferencias Empresa. También podremos modificar cualquier número de referencia de cualquier ficha de propiedad.
- Solo en el caso que queramos distinguir si una propiedad pertenece a una Promoción inmobiliaria marcaremos la opción Promoción y seleccionaremos una. (Ver apartado 2.2.2.- Promociones).
- Haciendo «clic» en el botón PUBLICIDAD podremos
- Comprobar en que Publicación/es está incluida la propiedad seleccionada.
- Seleccionar Publicación/es en la que queremos incluir la propiedad seleccionada.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Características, podremos introducir la siguiente información:
- Si está Vacío o Amueblado, marcando la opción correspondiente.
- Si es Nuevo, Usado o está en Construcción, marcando la opción correspondiente.
- Rellenar los campos correspondientes a Nº Habitaciones, Baños, Año Construcción, m2, etc. y marcar las características de la propiedad que aparecen en la pantalla.
- Vistas. Indicar si tiene vistas al Mar, la Montaña o es Urbana, e introducir observaciones de dichas vistas.
- Observaciones Publicidad: Dejando la flecha del ratón sobre las flechas de Observaciones Publicidad, se mostrará un texto con la función de la misma. Pulsando el botón (OBSERVACIONES PUBLICIDAD)compondrá el texto de observaciones con lo datos de la ficha listo para IMPRIMIR. Con el botón (OBSERVACIONES PUBLICIDAD) la información de la ficha de propiedades se pueda enviar por INTERNET.
Con el botón (AMPLIAR) las observaciones ocupan toda la pantalla.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Dirección, aparece una pantalla donde indicaremos más datos de la Propiedad seleccionada, como son:
- El campo Dirección, está formado por: Tipo de Calle (calle, avenida, plaza...), Nombre (Colón, Germanías, Tetuán,…), y Número ( 12, 35, 112,…), es importante teclear todos los campos que aparecen en Dirección.
En el campo Tipo de Calle, tenemos acceso a su mantenimiento, pudiendo crear desde aquí más tipos de calle si lo deseamos, haciendo «clic» en el botón .
Haciendo «clic» en la tendremos todos los que dimos de alta desde el mantenimiento de Ficheros y pinchando con el ratón sobre el que nos interese queda automáticamente seleccionado en la ficha de la propiedad.
- Indicar la Zona y la Agencia. Tiene el mismo funcionamiento que Tipo de Calle.
Haciendo «clic» en la "Pestaña" Reserva podremos indicar que la propiedad está reservada a un cliente.
- Indicaremos el nombre del cliente en el campo correspondiente. como siempre, bastará con indicar las letras con las que empieza el nombre del mismo y pulsar la tecla tabulador. En el caso de que sea nuevo podremos acceder con el botón al fichero de clientes para crear, modificar o borrarlos.
- En el campo Entrega a Cuenta indicaremos si hay alguna entrega a cuenta o cualquier observación referente a la reserva de la propiedad.
Haciendo «clic» en la "Pestaña" Observaciones podremos introducir textos sobre la propiedad que veremos al seleccionar la misma al hacer una Búsqueda. Las Observaciones Confidenciales no las visualizaremos si marcamos la opción Información cliente en Búsquedas de propiedades (Ver Apartado 4.-Búsqueda de propiedades).
En el caso que hayamos vendido la propiedad y hayamos pulsado el botón ACTUALIZAR DATOS PROPIEDAD Y PROPIETARIO para mantener los datos de la propiedad y el nuevo propietario, en las Observaciones de la propiedad visualizaremos los datos de la venta como Fecha, Importe y Antiguo Propietario.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Aviso indicaremos las notas acerca de la propiedad para que nos sirvan de aviso cada vez que seleccionamos la propiedad.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Cartel Predefinido podremos introducir una fotografía para que sirva de escaparate de la propiedad,
- Podremos crear la foto de la vista general (la fachada…) del inmueble con una descripción informativa,
- Podremos pegarla o importarla y por último, GRABAR.
- Podremos imprimir esta fotografía con el botón IMPRIMIR CARTEL.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Cartel Libre podremos introducir Texto y fotografías para que sirva de escaparate de la propiedad, igual que en cartel predefinido, pero aquí utilizamos el Tratamiento de textos 4DWrite (igual que en el mantenimiento de textos), por lo que tenemos total libertad para confeccionar el cartel.
Para introducir imágenes:
- Pincharemos sobre la fotografía de cartel predefinido o seleccionaremos con «doble clic» una imagen de la pestaña Fotografías y pincharemos sobre ella.
- Pulsaremos «control+c» en Windows y «Manzanita +c» en Macintosh.
- Seleccionaremos la pestaña cartel libre, pinchando sobre el texto y pulsando «control+v» en windows o «manzanita+v» en Mac para pegar la imagen en el cartel libre.
Haciendo «clic» en el botón con la imagen del anagrama, se insertará donde esté el cursor el anagrama de la empresa que está grabado en el fichero Empresa. (Para ver este botón debemos tener un anagrama en EMPRESA Ver apartado 3.1.-Empresa).
Por último hay que hacer «clic» en el botón GRABAR para guardar en la propiedad el cartel libre que hemos confeccionado.
Haciendo «clic» en la pestaña Fotografía visualizaremos una lista con las fotografías que tenemos creadas en la propiedad. Para introducir las imágenes:
- Hay que pulsar el botón NUEVO, luego el botón (IMPORTAR IMAGEN),
- Seleccionar la imagen y pulsar botón ABRIR.
- Una vez tengamos la imagen, introduciremos la descripción (Salón, Cocina, Dormitorio Principal...) y la observación de la misma, sin olvidarnos de GRABAR posteriormente.
- Podemos introducir fotografías panorámicas de 360 º. Para que CentralInmo las distinga, haremos clic en esa opción Panorámica 360º.
Podemos seleccionar las fotografías haciendo «doble clic» sobre la que nos interese y modificarla, cambiando la imagen de la misma forma que para crearla.
Pulsando el botón BORRAR eliminaremos la fotografía de la propiedad.
Una vez introducida toda la información de la propiedad y teniendo seleccionada Características, Dirección o Cartel de la pantalla de propiedades haremos «clic» en el botón GRABAR.
Cuando grabemos una propiedad que tenga Observaciones publicidad, IdemINMO nos preguntará si queremos dar de alta dicha propiedad en los medios de publicidad, pinchando sobre los medios que nos interese para seleccionarlos, seleccionar todos con el botón o deseleccionar todos con el botón , y por último pulsar el botón F2- SELECCIONAR para que la propiedad quede grabada en la relación de propiedades de los medios seleccionados.
Si queremos crear más propiedades del mismo propietario, desde esta misma pantalla de propiedades podremos crear nuevas propiedades haciendo «clic» en el botón NUEVO y siguiendo los mismos pasos mencionados.
Haciendo «clic» en la pestaña Centralinmo . Desde aquí podremos introducir la información necesaria para poder mantener de forma automática toda la información que queramos tener publicada en Internet, a través de Centralinmo .
Deberemos seleccionar el tipo de propiedad equivalente para la pagina en la Web. Así como, el texto que queremos que aparezca como observación de la propiedad en la Web.
Importante : la pestaña Centralinmo solo es necesario para los usuarios registrados en el portal de Internet Centralinmo . Para más información pueden ponerse en contacto llamando al teléfono 96 345 51 03 o a través de la web www.idemsoft.com.
2.2.2.- Promociones.
Cuando nos hagamos cargo de una promoción de un propietario, IdemINMO nos da la opción de crear la promoción y asignar las propiedades a dicha promoción.
Podremos crear tantas promociones como queramos por cada propietario.
Si por ejemplo nos hacemos cargo de una promoción de un propietario en la cual hay tres tipos de propiedades (Pisos tipo 1 = A, Pisos tipo 2 = B Dúplex = C y Áticos = D), para crear la promoción del propietario seguiremos los siguientes pasos:
1- Crearemos la promoción introduciendo el nombre y pulsando el botón GRABAR cada vez.
- PROMOCIÓN EJEMPLO
Para crear las promociones haremos «clic» en el botón desde la ficha de una propiedad de dicho propietario.
En el fichero PROMOCIONES, a parte de crearlas podremos :
- Modificar las promociones del propietario.
- Borrar las promociones del propietario.
Solo podremos acceder al fichero PROMOCIONES para crear, modificar y borrar promociones si está marcada la opción Promoción en la ficha de la propiedad.
Una vez creada las promociones podremos asignar las propiedades a la promoción.
2.- Desde la ficha de una nueva propiedad marcaremos la opción Promoción.
Seleccionaremos la promoción (PROMOCIÓN EJEMPLO). Introduciremos la información común del primer tipo de propiedad (A) en la ficha de propiedad. (Ver apartado 2.2.1.- Crear una propiedad)
Por último como siempre hay que pulsar el botón GRABAR.
IdemINMO nos pedirá el número de propiedades que queremos crear de este tipo de propiedad, todas con la misma información.
Ahora podremos modificar cada una de las creadas con los datos específicos de ella.
Haremos el mismo proceso para todos los tipos de propiedad que tengamos.
En el caso que queramos añadir posteriormente una propiedad a una promoción, tendremos que seleccionar la propiedad, marcando la opción Promociones y seleccionando la promoción deseada.
2.2.3.- Venta de una Propiedad.
Haciendo «clic» en el botón VENTA, cuando se realice la venta de la propiedad, se puede elegir entre borrar dicha Propiedad de la Base de Datos o actualizar los datos de la Propiedad en cuestión, haciendo «clic» en los botones BORRAR PROPIEDAD Y DATOS RELACIONADOS o ACTUALIZAR DATOS PROPIEDAD Y PROPIETARIO respectivamente.
BORRAR PROPIEDAD Y DATOS RELACIONADOS, cuando realicemos una venta y no nos interese tener almacenados los datos de la Propiedad, de esta forma se borrará automáticamente la Propiedad que tengamos seleccionada, así como todos los datos relacionados con ésta. Si el Propietario de dicha Propiedad que hemos vendido no tuviera más Propiedades también se borrará de la Base de Datos. Así mismo, eliminará esta Propiedad de todas las búsquedas archivadas de los Clientes.
ACTUALIZAR DATOS PROPIEDAD Y PROPIETARIOS, cuando vendamos y queramos mantener en la Base de Datos la Propiedad, de esta forma seleccionaremos al Cliente que realiza la compra, seguidamente indicaremos el precio, la fecha, y las observaciones oportunas para realizar la venta. Se dará de alta al Cliente como nuevo Propietario, que tendrá asignada la Propiedad que acaba de comprar. El nuevo Propietario estará activo, pero su Propiedad estará inactiva, la cual se puede activar para venderse o alquilarse, pasando a funcionar como una Propiedad normal, pudiéndose Buscar, Asignar a Clientes, etc.…
En las Observaciones de la propiedad visualizaremos los datos de la venta como Fecha, Importe y Antiguo Propietario.
2.2.4.- Clientes Potenciales
IdemINMO permite localizar con un simple «clic» sobre el botón CLIENTES POTENCIALES una relación de todos aquellos Clientes que pudiesen estar interesados en la Propiedad seleccionada.
Los clientes potenciales son los que tienen grabada alguna búsqueda archivada con las características de la propiedad seleccionada.
Desde este listado de clientes potenciales podremos visualizar los que han visitado la propiedad, los que están interesados o todos marcando la opción correspondiente.
Si queremos ver la fecha en que visitó la propiedad haremos «clic» en el botón situado en el recuadro de número de visitas, mostrando el cliente y la fecha en que la marcamos como visitada en la búsqueda archivada correspondiente.
Además se muestran las observaciones de la búsqueda archivada.
2.2.5.- Buscar Propiedades.
Para buscar una propiedad primero debemos buscar un propietario ( Ver apartado 2.3.- Buscar un propietario ) y seleccionarlo con «doble clic». Tenemos que indicar si queremos que busque todas las propiedades o solo las activas, dejando en este último caso la opción Solo activas marcada. Después hay que hacer «clic» en el botón F5 PROPIEDADES, mostrando IdemINMO un listado con todas las propiedades localizadas del propietario seleccionado. Después solo hay que hacer «doble clic» sobre la propiedad y accederemos a su ficha correspondiente.
Cuando en la propiedad que seleccionamos hay escrito algo en la "pestaña" Aviso IdemINMO nos da la posibilidad de visualizar directamente la "pestaña" Aviso al seleccionar la propiedad con «doble clic».
Con los botones y podremos visualizar las fotografías de la propiedad de forma automática o guiada, respectivamente.
2.2.6.- Borrar Propiedades.
Para borrar una propiedad primero la seleccionaremos de la forma explicada anteriormente y haremos «clic» en el botón BORRAR, eliminando IdemINMO la propiedad de la base de datos pidiendo antes la confirmación del usuario.
El botón BORRAR solo lo veremos cuando estemos dentro de Características, Dirección o Cartel en la pantalla de Propiedades.
2.3.- BUSCAR UN PROPIETARIO.
Para buscar un Propietario que ya esté dado de alta, ya sea para modificar sus datos o para ver sus Propiedades, en el menú principal del mantenimiento de Clientes, marcaremos la opción Nombre o Teléfono e indicaremos su nombre o teléfono, completo o parcialmente y, pulsaremos el botón BUSCAR, localizando IdemINMO aquéllos que comiencen o contengan los dígitos que hemos introducido, según hayamos marcado la opción Comienza por… o …contiene…
Además podremos buscar solo los propietarios Activo, solo los Inactivos o ambos marcando la opción correspondiente o ninguna si queremos ver ambos.
Si no se introduce ningún dato para realizar la búsqueda y se pulsa directamente el botón de BUSCAR, aparecerá un listado con todos los Propietarios dados de alta hasta el momento. Dicho listado lo podremos ordenar según el nombre del propietario.
2.4.- MODIFICAR DATOS DE UN PROPIETARIO.
Una vez tenemos seleccionado el Propietario, siguiendo los pasos que se han explicado anteriormente, donde se muestra los datos básicos del mismo, desde aquí y haciendo «clic» en el botón MODIFICAR, la Gestión permitirá hacer todos los cambios deseados.
Una vez se ha realizado las modificaciones pertinentes, para que queden almacenadas en la Base de Datos, habrá que pulsar el botón de GRABAR.
2.5.- BORRAR UN PROPIETARIO.
Para poder borrar cualquier Propietario de la Base de Datos, primero habrá que seleccionarlo, siguiendo los pasos que ya conocemos, y después se hará «clic» en el botón BORRAR, automáticamente la Gestión borrará todos los datos de dicho Propietario.
2.6.- IMPRIMIR UN PROPIETARIO.
La Aplicación permite tanto imprimir toda la relación de Propietarios como imprimir únicamente los datos de un Propietario.
Si lo que se quiere es imprimir todo el listado de Propietarios dados de alta en la Base de Datos, habrá que entrar en el mantenimiento y obtener el listado de todos. Desde aquí, hacer «clic» en el botón de la IMPRESORA y dando la confirmación, se imprimirá toda la lista.
Si únicamente se quiere imprimir los datos de un Propietario, habrá que seleccionar el deseado del listado y después hacer «clic» en el botón de la IMPRESORA.
Además también podremos imprimir Etiquetas de los Propietarios e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde la pantalla de Propietarios localizados.
Al pulsar el botón Etiquetas visualizaremos una ventana en la que seleccionaremos los campos relacionados con la base de datos de IdemINMO que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre del propietario, dirección, número de teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón .
En la parte inferior de la ventana vemos opciones para poder cambiar los atributos de los campos seleccionados como tipo de letra, color, … Pinchando en la pestaña Disposición seleccionaremos las características de las etiquetas como número de las mismas, tamaño de la etiqueta, orientación vertical u horizontal …
Con el botón Informes podremos hacer un listado de los Propietarios que tengamos en IdemINMO introduciendo en dicho informe los campos relativos a información de la base de datos de Propietarios como dirección, teléfono,…, haciendo «doble clic» sobre los que nos interese para el informe. La fila Encabezamiento corresponde al título del campo seleccionado, en la fila Detalle visualizaremos la información que tengamos en IdemINMO sobre dicho campo, aunque en esta fila podremos indicar un textos, visualizando el mismo y no la información del campo seleccionado. En la fila Total podremos hacer operaciones.
Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color,…, tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.
Una vez tengamos confeccionado el informe podremos imprimirlo, guardarlo en un fichero fuera de IdemINMO,…, seleccionando la opción correspondiente desde Ficheros en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.
3.- FICHEROS.
Aquí se encuentran todos los ficheros con los datos de la Empresa, las Poblaciones, las distintas Zonas de una Población, los diferentes Usuarios de la Aplicación, los distintos tipos de Propiedades, los Comerciales, los tipos de IVA, los diferentes tipos de Calles, los tipos de Contratos, las Agencias, los tipos de Alarmas, los Teléfonos de cualquier entidad, los Modelos de Contrato, los distintos Conceptos y el IVA.
La función de todos estos ficheros se explican detalladamente a continuación.
3.1.- Empresa.
La ficha de Empresa se divide en seis pestañas.
Datos empresa .- Los datos generales de la empresa.
General .- Datos de preferencias de uso.
El texto que indiquemos en el campo Cláusula Carátula se imprimirá cuando imprimamos la Carátula de Datos de la propiedad desde el menú de Utilidades.
El texto que indiquemos en el campo Texto Listado Propiedades con Datos Clientes se imprimirá cuando imprimamos una Búsqueda Archivada de un cliente y seleccionemos la opción Imprimir con Datos Cliente (Ver apartado 1.4.- Búsquedas Archivadas)
Al marcar la opción Control manual de números de referencia visualizaremos el campo Siguiente número Referencia, el cual es un contador para poder llevar un control de los números de referencia que asignamos a las propiedades, asignando el nº de referencia con el botón correspondiente de la ficha de propiedades. También podemos asignar el nº de referencia de forma manual, sin que afecte al contador. (Ver apartado 2.2.-Propiedades).
Si no marcamos esta opción, IdemINMO es la que asigna de forma automática el número de referencia de la propiedad, y además no podremos modificarlo de ninguna propiedad.
Facturación.- Desde aquí podremos introducir, el nº siguiente de factura y albarán, porcentajes estándar de comisiones, la moneda, decimales, ..., el título (según el país) del NIF, e impuestos.
Contabilidad.- Si queremos que IdemINMO genere los asientos contables de las facturas que generemos, haremos clic en el botón Enlace con contabilidad (IdemConta).
De esta forma podremos exportar e importar automáticamente en el programa de contabilidad IdemConta.
Módulo enlace web.- Es un sistema UNICO en el mercado que permite mantener de forma automática la Web en Internet sincronizada con IdemINMO. SIN MAS TRABAJO, sin depender de nadie, mantendremos al día nuestra Web.
e_mail.- Aquí introduciremos la información adecuada de nuestro servidor de correo electrónico.
Marcando el cuadrito de Control Copia Seguridad 4D Backup, cada vez que salimos de IdemINMO nos informa de cuando fue la última copia y nos da la posibilidad de realizar la copia de seguridad. Esta opción es común a las tres pantallas de la ficha de Empresa.
Cuando hemos introducido o modificado la información que nos interesa de la empresa siempre hay que pulsar el botón F2 - GRABAR.
3.2.- Poblaciones.
En este fichero se introducirá todas aquellas Poblaciones, Provincias y Países que posteriormente se utilicen en cualquier otra ficha.
Se empezará por el País, si hubiese alguno dado de alta nos aparecerá en pantalla, si no habrá que crearlo. Para ello haremos «clic» en el botón , que aparece al lado de País, después haremos «clic» sobre NUEVO, se teclea el nombre y por último se GRABA.