IdemSoft, S.L.

Web : www.idemsoft.com

IdemHOTEL

Versión : 2010.0

Todos los derechos reservados.

Queda prohibida, la reproducción total o parcial de este manual

sin autorización expresa del autor.

INDICE

- Tarifa Servicios Asignada.

En el campo Tarifa Servicios Asignada de la ficha del cliente asignaremos la Tarifa del cliente. Esta tarifa la asignará automáticamente IdemHotel en la ficha de los servicios cuando esté asignado el cliente a la reserva.

De todos modos podremos seleccionar cualquier Tarifa que nos interese como se explica en el apartado de Servicios.

Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha del cliente sin ninguna tarifa de servicios asignada haremos «clic» en el botón .

- Idioma.

El idioma preferido por el cliente para los impresos.

- Forma de Pago.

En el campo Forma de Pago asignaremos la Forma en que el cliente pagará la habitación. Esta forma de pago la asignará IdemHotel en la ficha de la reserva cuando asignemos dicho cliente a la reserva.

De todos modos podremos seleccionar en la reserva cualquier otra forma de pago como se explica en el apartado Reservas.

Si queremos de-seleccionar la Forma de pago y dejar la ficha del cliente sin ninguna forma de pago asignada haremos «clic» en el botón .

- Jefe Servicio.

Se añade una nueva pestaña Jefe Servicio, donde le permite indicar observaciones del cliente para el listado diario de Jefe Servicio..

- Moroso.

Si marcamos la opción Moroso, IdemHotel pondrá una etiqueta en la ficha del cliente indicando que es un cliente Moroso.

Al seleccionarlo para las reservas y facturas, IdemHotel también nos recordará que es un cliente Moroso.

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Cuando introduzca un número de documento, IdemHotel comprueba si existe algún cliente con este mismo número.

Fecha de Nacimiento, Nombre de la madre y del padre, Población, Provincia y País de nacimiento del cliente.

Para ello haremos «clic» en la "pestaña" Datos Empresa de la ficha del cliente y asignaremos la empresa a la que pertenece. Si no existe la podremos crear desde el botón mantenimiento.

Solo en el caso de tener una empresa asignada al cliente, se activa en la "pestaña" Contabilidad el campo Cuenta contable empresa, donde podremos asignar una cuenta contable para la empresa que tenemos asignada al cliente, esto nos permitirá exportar las facturas de la empresa asignada al cliente.(Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad)

Al acabar de introducir todos los datos, hay que pulsar el botón ( GRABAR ), desde cualquiera de las "pestañas" de la ficha del cliente, para que así quede archivado el cliente en la Base de Datos.

Hay dos formas de buscar un Cliente que ya esté dado de alta, para consultar o cambiar algún dato. Al pulsar el botón CLIENTES , desde el mantenimiento de Ficheros y IdemHotel preguntará si se desea ver todos los Clientes dados de alta hasta el momento:

1- Si se contesta NO , a la pregunta de si se quiere ver todos, entonces aparecerá una ventana de búsqueda, para hacer la selección. Podremos buscar por Nombre y Apellidos, DNI, Teléfono, Empresa, Nacionalidad y Mes Nacimiento, además de poder combinar estos criterios.

Con introducir los primeros dígitos en el campo correspondiente al hacer «clic» en el botón F5- BUSCAR IdemHotel localizará los clientes según hayamos marcado la opción empieza por… o …contiene… .

De todas formas, aunque tengamos localizados solo algunos clientes, siempre podremos visualizar todos los clientes haciendo «clic» en el botón TODOS .

El botón nos permitirá buscar, a la vez, un texto en nombre y apellidos.

2- Si por el contrario, se contesta que SI , aparecerá el listado con todos los que están almacenados en la Base de Datos, y se podrá buscar alguno en concreto, pulsando el botón BUSCAR .

Una vez en la pantalla de clientes localizados podremos hacer búsquedas rápidas de otros clientes haciendo «clic» en el botón BUSCAR . En esta ventana podemos combinar varios criterios de búsqueda como Nombre, DNI, Teléfono del cliente y Empresa que pertenece el cliente, Nacionalidad y Mes Nacimiento. En estos criterios podemos indicar algunos carácteres y IdemHotel localizará los clientes que empiecen o contengan la parte del nombre o DNI que hemos introducido según esté marcada la opción empieza por… o …contiene…

Si queremos tener más criterios de búsqueda haciendo «clic» en el botón MÁS OPCIONES visualizaremos un editor de búsqueda y así podremos seleccionar los criterios de búsqueda que queramos.

Por ejemplo, podremos buscar por el nombre y apellidos del cliente, por la empresa que tiene asignada, por teléfono, E_Mail, por mes Nacimiento, etc.

Una vez localizado en la lista el Cliente deseado, haciendo «doble clic» sobre él, se entrará en la correspondiente ficha, donde se podrá modificar lo que nos interese.

Además también podremos imprimir Etiquetas de los Clientes e, Informes de los clientes localizados haciendo «clic» en los botones correspondientes.

Al pulsar el botón ETIQUETAS seleccionaremos los campos que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre del cliente, dirección, teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón .

Con el botón INFORMES podremos realizar informes de los clientes localizados, seleccionando los campos como dirección, teléfono,… .

Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color,…, tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.

Haciendo «clic» en el botón ( EXPORTAR ) de la pantalla de clientes localizados, exportaremos el listado de los clientes que tengamos seleccionados, con toda la información que tenga asignada los clientes, a un fichero fuera de IdemHotel para poder utilizar dicha información fuera de IdemHotel.

Por otra parte, el listado de Clientes, se puede ordenar según multitud de criterios, pulsando el botón ORDENAR .

Ejemplo : Imprimir etiquetas para enviar felicitación a clientes que hayan nacido en el mes de Octubre.

Para poder modificar los datos de un Cliente, dado de alta previamente, habrá que localizarlo primero, de la forma que se ha explicado en el apartado anterior, y después, tan solo hay que poner el cursor donde se desee introducir nuevos datos.

Después de realizar los cambios oportunos, habrá que grabarlos, para que estos se modifiquen, pulsando el botón ( GRABAR ).

Para borrar de la Base de Datos algún Cliente almacenado, hay que seleccionarlo del listado, haciendo «doble clic» sobre él y después, pulsando el botón ( BORRAR ).

Antes de proceder al borrado, IdemHotel pedirá confirmación y si la respuesta el afirmativa, lo eliminará de la Base de Datos.

Podremos imprimir Etiquetas de los Clientes localizados e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde la pantalla de Clientes localizados.

En el apartado Cliente/Empresa, podremos crear todos las empresas de los clientes o viajeros. De esta forma tendremos una base de datos de Empresas de Clientes y tan solo deberemos indicar en el cliente la empresa a la que pertenece, si corresponde.

Para ayudarnos en la autenticación de datos, podremos validar el CIF de la empresa, para las empresas Españolas. Haciendo clic en el botón

 

1.3.- SERVICIOS.

Normalmente el Hotel, además de proporcionar habitación a los Clientes, proporciona una serie de Servicios adicionales.

Para acceder al mantenimiento general de Servicios, hay que pulsar el botón SERVICIOS , dentro de Ficheros. Una vez dentro, se procederá a la creación, borrado o impresión de los mismos.

Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se mostrará la "columna" Cuenta Contable .

Los servicios HABITACIÓN y TELÉFONO los cuales sirven para la facturación automática de las habitaciones no podremos borrarlos ni marcarlos como inactivos.

Si se desea dar de alta algún tipo de Servicio que proporcione el Hotel, habrá que hacer «clic» en el botón NUEVO y teclear el nombre del Servicio que se quiera crear y asignarle el porcentaje de IVA que le corresponde para cuando creemos el servicio en las reservas para facturarlo IdemHotel asigne automáticamente el IVA que le corresponde.

También podremos indicar si el servicio está activo o inactivo seleccionando en el campo Activo SI para activo y NO para inactivo.

Solo en el caso que desde reservas creemos un nuevo servicio IdemHotel no localizará aquellos servicios que estén inactivos.

Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se mostrará la "columna" Cuenta Contable para poder asignar una cuenta contable a los servicios, y así poder exportar las facturas que tengan estos servicios facturados, para contabilizarlas automáticamente en IdemConta (Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad).

IdemHotel, si no indicamos nada, asignará al servicio la cuenta contable asignada en el campo Cuenta Ventas del fichero Empresa, aunque podremos cambiar dicha cuenta.

Para que éste quede archivado en el fichero, habrá que pulsar el botón GRABAR , y automáticamente quedará almacenado.

Si lo que se quiere es borrar algún tipo de Servicio archivado, habrá que seleccionarlo del listado, haciendo «clic» sobre él y posteriormente, pulsar el botón BORRAR .

Antes de realizar el borrado, IdemHotel pedirá confirmación, para asegurarse de que no es una equivocación.

Se puede imprimir el listado con todos los Servicios archivados en IdemHotel, tan solo pulsando el botón de IMPRIMIR .

1.4.- HABITACIONES.

Todas la Habitaciones que posea el Hotel han de tener un número distinto y han de pertenecer a un tipo determinado (individual, doble,...), dependiendo de las características que reúna cada una de ellas.

Para entrar en el mantenimiento de HABITACIONES, se pulsará el botón con este nombre, desde Ficheros.

Una vez se entra en él, el listado que se muestra con todas las Habitaciones archivadas, está ordenado por número de habitación, aunque también se tiene la posibilidad de ordenarlo según el tipo, haciendo «clic» en el área donde pone número y seleccionando tipo.

Para dar de alta una Habitación, habrá que hacer «clic» en el botón NUEVA y se entrará en el mantenimiento, donde habrá que teclear el número y el tipo al que pertenece.

Podemos separar las habitaciones por plantas. Para ello tenemos que crear primero y luego poner a cada habitación la planta correspondiente.

Para crear las platas haremos clic en el botón al lado de Planta.

En el caso de que creemos una habitación virtual, como restaurante , ..., deberemos de-seleccionar la opción informe policía. De esta forma, cuando listemos o enviemos información a la policía no se incluirán estas habitaciones.

Como siempre, habrá que grabar los datos en IdemHotel, pulsando el botón ( GRABAR ).

Para poder buscar con rapidez una Habitación en concreto, al tener la posibilidad de ordenar el listado, como ya se ha comentado antes, según el número y tipo de la Habitación, esta tarea se puede realizar con mayor facilidad.

Para modificar algún dato en alguna Habitación en concreto, tan solo habrá que localizarla en el listado, como ya se ha explicado en el apartado anterior, y hacer «doble clic» sobre ella.

Automáticamente, se mostrará una pantalla donde aparecerán los datos de esa Habitación para poder ser modificados.

Una vez realizados los cambios deseados, se pulsará el botón ( GRABAR ) para que estos queden modificados en la Base de Datos.

Al cambiar el tipo de una habitación que ya tenía reservas, IdemHotel procederá de la siguiente forma :

1) Las reservas de esa habitación, a partir de la fecha de ese ida, se cambiarán al nuevo tipo de habitación.

2) Las reservas anteriores o del día que provengan de algún día o días anterior(es), se mantendrán en la reserva el tipo con el que se trabajó, pero al visualizar en rejilla se vera como habitación del nuevo tipo.

Para eliminar del fichero de Habitaciones, alguna en concreto, habrá que buscar, seleccionarla y haciendo «clic» en el botón ( BORRAR ), quedará eliminada de la Base de Datos.

La Aplicación, antes de proceder al borrado de la misma, pedirá confirmación, para asegurarse de que no se trata de un error.

Si la Habitación que se quiere borrar, está archivada en algún otro fichero, como por ejemplo el de Reservas, IdemHotel no permitirá su borrado hasta que no se borren las Reservas que hay hechas para esa Habitación.

Ahora podemos marcar las habitaciones como BAJA/Anulada. Nos permite solucionar el hecho de la anulación de una habitación por cualquier motivo, como : transformarla en comedor, unirla con otra, ...,

De esta forma, mantendremos toda la información histórica de la habitación, pero no la mostrará en la rejilla, reservas, gráficos, ...

1.5.- PRECIOS HABITACIÓN.

IdemHotel ofrece la posibilidad de establecer la tarifas de precios, de forma adaptable, permitiendo casi cualquier posibilidad.

La creación de tarifas de precios permite facturar de forma automática con los precios correctos, con solo seleccionar la tarifa en la reserva, IdemHotel facturará según fechas, tipo de habitación, uso, régimen alimenticio, ...

Para ello deberemos establecer por orden los siguientes conceptos :

Con el botón de los campos Tarifas, Tipo de Habitación, Régimen Alimenticio y Uso de Habitación podremos acceder a sus correspondientes Ficheros para poder crear, borrar o modificar Tipos, Usos de Habitación y los Régimen Alimenticio.

Marcar la opción Ver Todos si queremos visualizar los Todos los Precios de todas las fechas, o bien la opción Entre Fechas e indicar el periodo de fechas Desde Hasta en que queremos que esté comprendido la lista de los Precios de las Habitaciones.

Desde el botón "Crear nueva tarifa" podremos crear el calendario de fechas por temporadas, para aplicarlo de forma automática a cada tarifa, con lo que nos creará el calendario para cada tarifa con un solo clic.

Para asignar un nuevo precio de habitación a una tarifa habrá que seleccionar una Tarifa.

Dentro de la tarifa seleccionada debemos indicar :

- Tipo de Habitación - Régimen Alimenticio - Uso de Habitación

- Periodo de vigencia - Servicio(s) a facturar

con lo que se pueden generar múltiples combinaciones dentro de una misma tarifa.

Podremos crear precios de habitaciones que no incluyan Régimen Alimenticio. Para ello al crear el precio debemos tener seleccionado en el campo Régimen Alimenticio Ninguno.

Para crear un nuevo precio, haremos «clic» en el el botón F4- NUEVO . Indicaremos el periodo de vigencia del precio asignado a la tarifa y su importe :

- Fecha Desde: fecha inicial de la vigencia del precio.

- Fecha Hasta: fecha final de la vigencia del precio.

- Precio de la Habitación correspondiente a las fechas indicadas.

- Forma de aplicación de ese precio. Aquí tenemos varias alternativas :

El precio se multiplicará por cada noche de la reserva.

El precio se multiplicará por el número de personas y noches.

El precio se multiplicará por el número de niños y noches.

El precio se cargará una única vez, independientemente de las noches de la reserva.

Una vez introducidos todos los datos, hay que pulsar el botón F2 GRABAR y automáticamente quedará almacenado el nuevo Precio en la Tarifa seleccionada.

Desde la versión 2007.1, se puede asignar/crear la tarifa directamente desde la reserva.

IMPORTANTE :

En Reservas, IdemHotel asignará los precios de la tarifa de acuerdo con la fecha, el Tipo de Habitación, el Régimen Alimenticio y el Uso de la Habitación indicado en la reserva.

Ejemplo 1 :

- Tipo de Habitación : Individual - Régimen Alimenticio : Pensión completa

- Uso de Habitación : Normal - Periodo de vigencia : 01/01/2002 - 15/06/2002

- Precio : 95 euros

Ejemplo 2 :

- Tipo de Habitación : Doble - Régimen Alimenticio : Pensión completa

- Uso de Habitación : Cama extra

- Periodo de vigencia : 15/06/2002 - 15/09/2002 - Precio : 115 euros

Para buscar un Precio de Habitación primero debemos seleccionar una Tarifa, después el Tipo de habitación, Régimen Alimenticio y Uso de la Habitación pertenecientes a dicha Tarifa y marcar la opción Ver Todos o Entre Fechas según queramos visualizar todos los precios o solo entre las fechas que seleccionemos.

Una vez visualicemos la lista con los precios haremos «clic» en el que nos interese.

Para realizar cualquier cambio en el Precio de alguna Habitación, habrá que seleccionarlo, de la forma explicada anteriormente, haciendo «clic» sobre él. Y realizando los cambios deseados.

Por último, habrá que pulsar el botón F2- GRABAR y así los cambios quedarán archivados en el fichero.

Otra forma de modificar un precio de Habitación es con el botón DUPLICAR TARIFAS con el que modificaremos todos los precios o, solo los del periodo de fechas que seleccionemos, de una Tarifa a la vez. Una vez pulsado dicho botón seguiremos los siguientes pasos :

Primero seleccionaremos la Tarifa que vamos a utilizar como base para modificar una tarifa, la cual puede ser esa mismo u otra.

Segundo, marcaremos la opción Modificar Tarifa Existente.

Tercero, seleccionaremos la Tarifa que queremos modificar, haciendo «clic» sobre la tarifa en la lista desplegable.

Cuarto, indicar si la modificación es de Incremento o Disminución, y si es Porcentaje o Importe e indicarlo en el campo correspondiente.

Quinto, indicar las fechas Desde Hasta del periodo en que queremos modificar los precios de la tarifa seleccionada.

Por último tenemos que pulsar el botón F2- DUPLICAR TARIFAS , modificando automáticamente IdemHotel la tarifa seleccionada en base a la tarifa escogida y los criterios indicados.

Haciendo «clic» en el botón DUPLICAR TARIFAS visualizaremos la misma pantalla que en el apartado 1.5.3.- Modificar Precios de Habitación, desde la cual podremos duplicar una tarifa entre las fechas que seleccionemos.

Una vez en esta pantalla primero seleccionaremos la Tarifa que vamos a utilizar como base para crear una nueva tarifa seleccionándola de la lista desplegable.

Segundo, marcaremos la opción Nueva Tarifa.

Tercero, indicaremos el nombre de la nueva tarifa en el campo Título Tarifa.

Cuarto, indicar si la nueva tarifa va a tener un Incremento o Disminución, y si es Porcentaje o Importe respecto a la tarifa que utilizamos como base e indicarlo en el campo correspondiente.

Quinto, indicar las fechas Desde Hasta en que queremos que quede comprendida la nueva Tarifa.

Por último tenemos que pulsar el botón F2- DUPLICAR TARIFAS , creando automáticamente IdemHotel la nueva tarifa en base a la tarifa escogida y los criterios indicados.

Para borrar un Precio de Habitación primero lo seleccionaremos de la lista de Precios correspondiente a la Tarifa seleccionada haciendo «clic» sobre él, y después, pulsaremos el botón BORRAR .

Si ya tenemos creado el calendario del año por temporadas, tan solo tendremos que hacer clic en el botón "Crear Nueva Tarifa. Calencario Temporadas" y nos creará por fechas según lo hayamos creado. Tan sólo tendremos que poner los precios por temporada de la tarifa seleccionada.

1.6.- TIPO HABITACIONES.

En el Hotel hay varios Tipos de Habitaciones, por tanto, pulsando el botón TIPO HABITACIONES , desde el menú de Ficheros, aparecerá el mantenimiento general donde se podrá dar de alta, borrar, imprimir, etc., cualquier Tipo de Habitación.

Si se desea dar de alta un Tipo de Habitación, habrá que pulsar el botón NUEVO , teclear el nombre del nuevo Tipo, y por último, pulsar el botón GRABAR .

Para borrar un Tipo de Habitación, hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y pulsar el botón BORRAR .

Antes de proceder al borrado, la Aplicación como siempre, pide confirmación, si la respuesta es afirmativa y este Tipo no está archivado en otros ficheros, como pueden ser Habitaciones o Precios Habitaciones, entonces se eliminará de la Base de Datos, pero si por el contrario, si que está almacenado en algún otro fichero, la Gestión informará de ello, y no permitirá su borrado, hasta que no se elimine de los demás ficheros.

IdemHotel también da la oportunidad de imprimir el listado con todos los Tipos de Habitación dados de alta previamente, pulsando el botón IMPRIMIR

.

1.7.- TIPO CLIENTES.

En el Hotel pueden haber varios Tipos de de clientes, por tanto, pulsando el botón TIPO CLIENTES , desde el menú de Ficheros, aparecerá el mantenimiento general donde se podrá dar de alta, borrar, imprimir, etc., cualquier Tipo de Cliente para que así podamos clasificar a los clientes según nos interese.

Si se desea dar de alta un Tipo de Cliente, habrá que pulsar el botón NUEVO , teclear el nombre del nuevo Tipo, y por último, pulsar el botón GRABAR .

Para borrar un Tipo de Cliente, hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y pulsar el botón BORRAR .

Antes de proceder al borrado, IdemHotel comprobará si este Tipo no está utilizado en otros ficheros, como pueden ser Clientes, entonces se eliminará de la Base de Datos, pero si por el contrario, si que está almacenado en algún otro fichero, IdemHotel informará de ello, y no permitirá su borrado, hasta que no se elimine de los ficheros en los que se usa.

IdemHotel también da la oportunidad de imprimir el listado con todos los Tipos de Cliente dados de alta previamente, pulsando el botón IMPRIMIR .

1.8.- USUARIOS.

Por tanto, para acceder a dicho mantenimiento, hay que hacer «clic» en el botón USUARIOS , desde el menú de Ficheros.

Desde este fichero se indica el Grupo al que pertenece cada uno de los Usuarios, que será el que determine el acceso a los diferentes Procesos.

Para dar de alta en la Base de Datos a un Usuario, primero hay que pulsar el botón NUEVO y posteriormente proceder a introducir todos los datos en la ficha correspondiente. Estos datos son:

- Nombre del Usuario, con el que se identificará al entrar en IdemHotel.

- Clave. Haciendo «clic» en el botón ( CLAVE ACCESO ) podremos introducir la clave de acceso del usuario. (Ver apartado V- 2.- Acceso IdemHotel). Al introducirla será invisible y a medida que se van introduciendo los dígitos aparecerán en forma de asterisco con el fin de aportar mayor seguridad al Usuario.

- Nombre y Apellidos del mismo.

- Grupo al que pertenece dicho Usuario. Desde aquí se puede crear los diferentes Grupos.

- La opción Inactivo se selecciona cuando se vaya a dar de baja al Usuario.

Al acabar de introducir todos los datos de la ficha, habrá que grabarlos para que el nuevo Usuario quede archivado en la Base de Datos, pulsando el botón GRABAR .

Para buscar un Usuario dado de alta en la Gestión previamente, se procederá de la misma forma que en Clientes, seleccionando posteriormente del listado, el Usuario en cuestión.

Para entrar en la ficha del Usuario deseado, hay que hacer doble «clic» sobre él y IdemHotel mostrará la información del mismo, tal como: nombre del Usuario, Nombre y Apellidos del mismo y Grupo al que pertenece.

A partir de entonces, se podrá realizar las modificaciones, si se desea, sin olvidar por último, GRABAR los cambios realizados.

1.9.- AGENCIA

Las agencias que creemos en este fichero nos servirán para poder asignarlas a las reservas y así facturar las habitaciones a dichas agencias, cuando los clientes que ocupan la habitación vienen por agencia de viajes.

Podremos crear las agencias, modificar y borrar, accediendo al fichero Agencias con el el botón F9 AGENCIAS desde el menú Ficheros o con el botón desde la ficha de Reservas.

Para dar de alta una nueva Agencia, habrá que pulsar el botón NUEVO y rellenar los datos de la ficha, tales como:

Nombre, Dirección, Código Postal, Población, Provincia, País y CIF.

Haciendo «clic» en el botón TELÉFONOS podremos crear tanto números de teléfono y fax, como direcciones de correo electrónico relacionadas con la agencia.

En el campo Tarifa habitación Asignada indicaremos la tarifa que vamos a utilizar para la Agencia. Dicha Tarifa la asignará IdemHotel automáticamente a la reserva cuando asignemos la Agencia en cuestión.

De todos modos podremos seleccionar nosotros la Tarifa que nos interese desde la ficha de reserva.

Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha de la agencia sin ninguna tarifa asignada haremos «clic» en el botón ( ANULAR ).

En el campo Tarifa servicio Asignada indicaremos la tarifa que vamos a utilizar para la Agencia. Dicha Tarifa la asignará IdemHotel automáticamente al servicio cuando esté asignada la Agencia en la reserva.

De todos modos podremos seleccionar nosotros la Tarifa que nos interese en la ficha de servicios.

Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha de la agencia sin ninguna tarifa asignada haremos «clic» en el botón ( ANULAR ).

En el campo Forma de Pago asignaremos la Forma en que la agencia pagará la habitación.

Si queremos de-seleccionar la Forma de pago y dejar la ficha de la agencia sin ninguna forma de pago asignada haremos «clic» en el botón ( ANULAR ).

Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se activará la "pestaña" Contabilidad para poder asignar una cuenta contable a la agencia, y así poder exportar las facturas correspondientes a la agencia, para contabilizarlas automáticamente en IdemConta (Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad).

Una vez introducidos todos los datos, hay que pulsar el botón ( GRABAR ) y automáticamente quedará grabada en IdemHotel la nueva agencia.

Hay dos formas de buscar una Agencia que ya esté creada, para consultar o cambiar algún dato. Al pulsar el botón AGENCIAS , desde el mantenimiento de Ficheros o el botón desde la ficha de Reservas, IdemHotel preguntará si se desea ver todos los Clientes dados de alta hasta el momento :

- Si se contesta NO , a la pregunta de si se quiere ver todos, entonces aparecerá una ventana de búsqueda.

- Si por el contrario, se contesta que SI , aparecerá el listado con todas las que están almacenadas en la Base de Datos.

Una vez en la pantalla de clientes localizados podremos hacer búsquedas rápidas de otros clientes haciendo «clic» en el botón BUSCAR . En esta ventana podemos combinar los criterios de búsqueda Nombre y CIF. Con las opciones empieza por… o …contiene… IdemHotel localizará los clientes que empiecen o contengan la parte del nombre o DNI que hemos introducido.

Si queremos tener más criterios de búsqueda haciendo «clic» en el botón MÁS OPCIONES visualizaremos un editor de búsqueda y así podremos seleccionar los criterios de búsqueda que interese.

De todas formas, aunque tengamos localizados solo algunas agencias, siempre podremos visualizar todas las Agencias haciendo «clic» en el botón Todos .

Una vez localizado en la lista la Agencia deseada, haciendo «doble clic» sobre ella, se entrará en la correspondiente ficha, donde se podrá modificar lo que nos interese.

Cuando hayamos introducido todos los cambios, hay que pulsar el botón GRABAR y automáticamente quedará grabado los cambios en la Agencia.

Además también podremos imprimir Etiquetas de los Clientes e, Informes de las mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde la pantalla de Agencias localizadas.

Al pulsar el botón ETIQUETAS visualizaremos una ventana en la que seleccionaremos los campos relacionados con la base de datos de IdemHotel que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre de la agencia, dirección, número de teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón .

En la parte inferior de la ventana vemos opciones para poder cambiar los atributos de los campos seleccionados como tipo de letra, color, … Pinchando en la pestaña Disposición seleccionaremos las características de las etiquetas como número de las mismas, tamaño de la etiqueta, orientación vertical u horizontal, …

Con el botón INFORMES podremos hacer un listado de las agencias que tengamos en IdemHotel introduciendo en dicho informe los campos relativos a información de la base de datos de Agencias como dirección, teléfono,…, haciendo «doble clic» sobre las que nos interese para el informe. La fila Encabezamiento corresponde al título del campo seleccionado, en la fila Detalle visualizaremos la información que tengamos en IdemHotel sobre dicho campo, aunque en esta fila podremos indicar un textos, visualizando el mismo y no la información del campo seleccionado. En la fila Total podremos hacer operaciones.

Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color,…, tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.

Una vez tengamos confeccionado el informe podremos imprimirlo, guardarlo en un fichero fuera de IdemHotel,…, seleccionando la opción correspondiente desde Ficheros en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.

Haciendo «clic» en el botón ( EXPORTAR ) de la pantalla de las agencias localizadas, exportaremos el listado de las agencias que tengamos seleccionados, con toda la información que tenga asignada los clientes, a un fichero fuera de IdemHotel para poder utilizar dicha información fuera de IdemHotel.

Por otra parte, el listado de Agencias, se puede ordenar según cualquiera de los criterios, pulsando el botón ORDENAR .

Para poder modificar los datos de una Agencia, dada de alta previamente, habrá que localizarla primero, de la forma que se ha explicado en el apartado anterior, y después, tan solo hay que modificar los datos deseados.

Después de realizar los cambios oportunos, habrá que grabarlos, para que estos se guarden, pulsando el botón GRABAR .

Para borrar de la Base de Datos alguna agencia almacenada, hay que seleccionarla del listado, haciendo «doble clic» sobre ella y después, pulsar el botón ( BORRAR ).

Antes de proceder al borrado, IdemHotel pedirá confirmación y si la respuesta es afirmativa, la eliminará de la Base de Datos.

IdemHotel no nos permitirá eliminar una agencia que esté asignada a una reserva.

Al tratarse de un módulo, éste debe ser contratado a parte.

Permite guardar los cupos comprometidos con las distintas agencias.

De esta forma desde la rejilla y/o reserva podremos saber como están las reservas y cupos en cada momento

1.10.- FORMAS DE PAGO .

En el Hotel pueden haber varias Formas de Pago, por tanto, pulsando el botón FORMAS DE PAGO , desde el menú de Ficheros, aparecerá el mantenimiento general donde se podrá dar de alta, borrar, imprimir, etc., cualquier Forma de Pago para que así podamos indicar en las reservas cual es la forma de pago que va a utilizar el cliente para pagar la factura/s de dicha reserva.

Si se desea dar de alta una Forma de Pago, habrá que pulsar el botón NUEVO , teclear el nombre de la nueva Forma de Pago, y por último, pulsar el botón GRABAR .

Para borrar una Forma de Pago, hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y pulsar el botón BORRAR .

Antes de proceder al borrado, la Aplicación como siempre, pide confirmación, si la respuesta es afirmativa y esta Forma de pago no está archivado en otros ficheros, como pueden ser Reservas, entonces se eliminará de la Base de Datos, pero si por el contrario, si que está almacenado en algún otro fichero, IdemHotel informará de ello, y no permitirá su borrado, hasta que no se elimine de los demás ficheros.

IdemHotel también da la oportunidad de imprimir el listado con todos las Formas de pago dados de alta previamente, pulsando el botón IMPRIMIR .

1.11.- RÉGIMEN ALIMENTICIO.

En el Hotel pueden haber varios tipos de regímenes alimenticios como media pensión, pensión completa, etc., por tanto, pulsando el botón RÉGIMEN ALIMENTICIO , desde el menú de Ficheros, aparecerá el mantenimiento general donde se podrá dar de alta, borrar, imprimir, etc., cualquier Régimen alimenticio que vaya a utilizar el Hotel para que así podamos indicar en las reservas cual es el régimen que vamos a aplicar al cliente de la reserva.

Si se desea dar de alta un Régimen alimenticio, habrá que pulsar el botón NUEVO , teclear el nombre del nuevo Régimen alimenticio, y por último, pulsar el botón GRABAR .

Para borrar un Régimen alimenticio, hay que seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él y pulsar el botón BORRAR .

Antes de proceder al borrado, la Aplicación como siempre, pide confirmación, si la respuesta es afirmativa y este Régimen alimenticio no está archivado en otros ficheros, como pueden ser Reservas, entonces se eliminará de la Base de Datos, pero si por el contrario, si que está almacenado en algún otro fichero, IdemHotel informará de ello, y no permitirá su borrado, hasta que no se elimine de los demás ficheros.

IdemHotel también da la oportunidad de imprimir el listado con todos los Regímenes alimenticios dados de alta previamente, pulsando el botón IMPRIMIR .

1.12.- PRECIOS SERVICIOS.

Para entrar en el mantenimiento de las Tarifas de los Servicios, hay que pulsar el botón PRECIOS SERVICIOS , en el mantenimiento de Ficheros.

Desde aquí podremos crear, borrar o modificar las Tarifas de los Servicios entrando en su fichero con el botón .

Para visualizar la lista completa de Precios de habitación de una Tarifa solo tendremos que seleccionar la Tarifa correspondiente.

Para crear un Precio de un servicio primero tenemos que seleccionar una Tarifa de servicios, haciendo «clic» en la que nos interese de la lista desplegable.

Una vez seleccionada la tarifa haremos «clic» en el Servicio que queramos introducir el precio, activándose el campo Precio Servicio € e introduciendo el precio en dicho campo.

Una vez tecleados todos los datos, hay que pulsar el botón F2 GRABAR y automáticamente quedará almacenado el nuevo Precio de Servicio en la Tarifa seleccionada.

Para buscar un Precio de Habitación primero debemos seleccionar una Tarifa, visualizando una lista con todos los precios que hayamos creado para dicha tarifa.

Las tarifas aunque no le hayamos asignado precio para dicha tarifa la visualizaremos con el precio "cero".

Para realizar cualquier cambio en el Precio de algún Servicio, habrá que encontrarlo primero, de la forma explicada anteriormente y seleccionarlo, haciendo «clic» sobre él.

Una vez seleccionado el Precio, se procederá a realizar las modificaciones oportunas.

Por último, habrá que pulsar el botón F2- Grabar y así los cambios quedarán archivados en el fichero.

Otra forma de modificar un precio de Habitación es con el botón DUPLICAR TARIFAS con el que modificaremos todos los precios, de una Tarifa a la vez. Una vez pulsado dicho botón visualizaremos la siguiente ventana :

Una vez en esta pantalla primero seleccionaremos la Tarifa que vamos a utilizar como base para modificar una tarifa, la cual puede ser esa mismo u otra.

Segundo, marcaremos la opción Modificar Tarifa Existente.

Tercero, seleccionaremos la Tarifa que queremos modificar, haciendo «clic» sobre la tarifa en la lista desplegable.

Cuarto, indicar si la modificación se de Incremento o Disminución, y si es Porcentaje o Importe e indicarlo en el campo correspondiente.

Por último tenemos que pulsar el botón F2- DUPLICAR TARIFAS , modificando automáticamente IdemHotel la tarifa seleccionada en base a la tarifa escogida y los criterios indicados.

Haciendo «clic» en el botón DUPLICAR TARIFAS visualizaremos la misma pantalla que en el apartado 1.12.3.- Modificar Precios de Servicios, desde la cual podremos duplicar una tarifa por lo que duplicaremos los precios de dicha tarifa, entre las fechas que seleccionemos.

Una vez en esta pantalla primero seleccionaremos la Tarifa que vamos a utilizar como base para crear una nueva tarifa seleccionándola de la lista desplegable.

Segundo, marcaremos la opción Nueva Tarifa.

Tercero, indicaremos el nombre de la nueva tarifa en el campo Título Tarifa.

Cuarto, indicar si la nueva tarifa va a tener un Incremento o Disminución, y si es Porcentaje o Importe respecto a la tarifa que utilizamos como base e indicarlo en el campo correspondiente.

Por último tenemos que pulsar el botón F2- DUPLICAR TARIFAS , creando automáticamente IdemHotel la nueva tarifa en base a la tarifa escogida y los criterios indicados.

Para borrar un Precio de Habitación primero lo seleccionaremos de la lista de Precios correspondiente a la Tarifa seleccionada haciendo «clic» sobre él, y después, lo borraremos desde el campo Precio servicio y pulsaremos el botón F2- GRABAR .

Solo podremos eliminar el precio del servicio, para eliminar el servicio tendremos que hacerlo desde el fichero SERVICIOS.

2.- RESERVAS/REGISTROS/FACTURAS.

Este es el mantenimiento desde donde trabajaremos el 90% del tiempo. Ya que desde él tenemos acceso a las Reservas, Facturas, Servicios, ...

 

 

2.1.- REJILLA - RESERVAS.

Desde la pantalla de reservas podemos visualizar, crear, modificar y borrar las Reservas de Habitaciones.

En el mantenimiento de Reservas, podremos visualizar las reservas realizadas en un mes en concreto, en una semana o dos semanas, seleccionando el botón correspondiente .

IdemHotel mostrará todas las Reservas del Tipos de Habitación seleccionado y entre las fechas que hayamos introducido.

- Consulta de Reservas. Para poder visualizar rápidamente las Reservas archivadas en un determinado período de tiempo, habrá que pulsar los botones Anterior, Actual o Siguiente, según se desee con los siguientes botones . Debajo de estos botones están indicadas las fechas correspondientes al calendario que visualizamos.

En la rejilla de Reservas se muestran los días del mes, dos semanas o semana según hayamos seleccionado.

Se distinguen las siguientes situaciones, de las habitaciones:

- Color verde , las Pre-reservadas - Color (bicolor) verde y rojo Confirmadas.

- Color naranja las Ocupadas. - Color fucsia las Facturadas.

- Color azul las Cobradas. - Inactiva, por reformas, avería, ...

Cuando tenemos seleccionada la opción Ver Días Semanal o Quincenal haciendo «clic» en el botón mostrará el calendario con mayor tamaño.

Si tenemos marcada la opción Mostrar clientes, al seleccionar con un «clic» sobre un día, nos mostrará el(los) cliente(s) y un símbolo que nos indicará si el cliente Entra, Sale o se Mantiene en la misma habitación, en el día seleccionado.

Haciendo «clic» sobre el nombre del cliente nos muestra sus datos.

- Visualizar datos de una reserva. Haciendo «clic» en una reserva visualizamos los datos de la reserva como son el precio con el IVA incluido, el cliente, el número de personas que ocupan la habitación, ...

- Notificación Cumpleaños. Al hacer «clic» en una reserva, nos recordará si el cliente cumple años dentro del plazo indicado en la ficha de EMPRESA.

Botones accesibles desde esta pantalla.

NOTA IMPORTANTE :

Desde la versión 2005.6, se puede hacer clic en la rejilla con el botón derecho del ratón y nos mostrará un menú desplegable, desde donde podrán hacer todas las funciones que se indican más abajo con los botones y además :

Si hacemos clic sobre una reserva existente

- Entrar directamente a la facturación de la reserva seleccionada.

- Podremos duplicar esa reserva en otro día y/o habitación. Para aquellos clientes asiduos, que no tengamos que repetir todo el proceso cada vez.

- Zoom rejilla. Solo para las opciones Ver Días Semanal o Quincenal

- Consulta de Tarifas. Nos muestra las tarifas de Precios de las Habitaciones. Las habremos creado previamente(Ver Apartado 1.5.- Precios Habit.)

- Desactivar línea amarilla. Desactiva la línea amarilla.

- Imprimir . Haciendo «clic» en dicho botón o tecleando la tecla F8, podremos elegir entre 4 opciones : 1) Listado Jefe Servicio(e) 2) Listado de clientes x días (comedor) 3) Imprimir la rejilla 4) Parte de Viajero y/o la ficha de Admisión de la reserva seleccionada. Este último solo en el caso de que hayamos marcado como ocupada la habitación.

- Gráficos. Estadística de las habitaciones. Lo podremos visualizar (Columna, Imagen, Puntos y Líneas), así como, por Semana, por Mes o por Año.

- Cambio de la reserva de la habitación actual a otra libre. Nos mostrará aquellas habitaciones libres a las que podemos cambiar la reserva seleccionada.

- Intercambio de la reserva de la habitación actual a otra existente. Nos mostrará aquellas habitaciones reservadas a las que podemos cambiar la reserva actual seleccionada. (NOTA: No se permite cambiar habitaciones ya facturadas)

- Inactiva. Permite marcar habitaciones, entre fechas, como inactivas.

- Ver clientes reserva. Muestra los clientes de la reserva

- Histórico reserva. Permite localizar reservas por distintos criterios.

- Buscar por localizador. Permite buscar reservas por número de localizador del hotel o de las agencias.

- Reservas anuladas. Informe de reservas anuladas

Haciendo clic en los siguientes botones, cambiaremos la situación de la reserva, sin tener que entrar en ella.

- Cobrada/No Cobrada.

- Ocupada/No Ocupada.

- Facturada/No Facturada.

Cada vez que grabemos una reserva como OCUPADA, IdemHotel asignará un Número de Entrada a la reserva, el cual se imprimirá en la Ficha del viajero y sirve de nº de hoja de registro para el Libro registro del Parte de Viajero..

- Nueva o modificación de reserva. Para NUEVA tan solo hacer clic en este botón o tecla F2. Para modificar, haremos clic sobre la reserva deseada y luego clic en el botón o tecla F2.

- Facturas. Desde aquí podemos BUSCAR o crear una NUEVA factura.

- Borrar reservas. (Ver apartado 2.1.7.- Borrar reservas)

- Grupos. Cuando se trate de un grúpo, nos mostrará este símbolo en la parte superior. Si queremos saber las habitaciones que pertenecen a ese grupo y/o cambiar el nombre del grupo, haremos clic sobre este botón.

 

 

2.1.1.- Lista de Espera

La lista de espera puede ser útil para diversas funciones : Algunos ejemplos.

1) Para registrar las peticiones de las reservas que no ha sido posible realizar por no haber disponibilidad en ese momento.

2) Reservas que no tenemos claras o sin adelanto.

De esta forma, en el caso de producirse alguna anulación de alguna reserva, podremos acceder a la lista de espera y decidir a quien asignamos la reserva.

Para ello con solo hacer clic en el botón Pasar de Espera a Reserva, lo hará de forma automática, borrando así mismo de la lista de espera el traspasado.

Haciendo «clic» en el botón ( LISTA DE ESPERA ) accedemos a una lista de espera de reservas desde la cual podemos crear nuevos registros, borrarlos, imprimirlos y, ordenar la lista de espera (Fecha, inicio reserva…).

Para crear un nuevo registro en la lista de espera de reservas haremos «clic» en el botón NUEVO . Buscaremos o crearemos el cliente a reservar, después introduciremos el número de habitaciones previstas para reservar, la fecha de inicio de la reserva y los días de la reserva.

En el campo Observaciones indicaremos la información adicional que interese, por ejemplo los datos del cliente, forma de pago, el tipo de habitación,…

Por último hay que hacer «clic» en el botón GRABAR para que quede guardado en IdemHotel.

Si seleccionamos con un «clic» un registro de la lista de espera luego podremos pasar de uno en uno con los botones o pulsando las "flechas" arriba / abajo del teclado.

Pasar de Lista de Espera a Reserva. Tan solo es necesario hacer clic sobre el botón Pasar de Espera a Reserva, IdemHotel nos creará un nuevo registro de reserva con los datos de la lista de espera seleccionada y borrará el seleccionado de la lista de espera.

Para borrar un registro de la lista de espera hay tres formas :

1.- Hacer «clic» sobre el registro que nos interesa y luego «clic» en el botón BORRAR .

2.- Hacer «clic» en el botón BORRAR PERIODO y seleccionar las fechas Desde Hasta de inicio reserva que corresponda a los registros que queremos eliminar.

3.- En el caso que hayan registros con fecha de inicio anterior a una semana, al entrar a la Lista de Espera, IdemHotel nos da la opción de borrar todos esos registros.

Este mantenimiento nos permite visualizar el informe que IdemHotel va generando, de forma automática, cada vez que demos de alta, modifiquemos o eliminemos una reserva.

Este informe incluye la siguiente información :

Cuando el informe llegue aproximadamente a las 200 páginas IdemHotel nos avisará de esta situación y nos da la opción de Guardar el informe fuera de IdemHotel.

En el caso de que guardemos el informe, IdemHotel inicializará en blanco dicho informe y además guardará de forma automática en TEXTOS una copia de dicho informe.

Del mismo modo, con el botón ( GUARDAR ) podremos guardar dicho informe en un fichero fuera de IdemHotel siempre que queramos, indicando donde lo queremos guardar.

Para realizar una Reserva hay que hacer «clic» en el día de inicio de la nueva Reserva, en el mapa de Reservas y luego hacer «clic» en el botón ( NUEVA RESERVA ) o pulsar la tecla F2 del teclado.

Visualizaremos una nueva Reserva, donde habrá que introducir todos los datos que se pide, tales como:

- Nombre del Cliente. Para poder registrar todos los clientes que ocupan las habitaciones podremos asignar a cada reserva todos los clientes que queramos. Para asignar los clientes :

Haciendo «clic» en el botón ( BUSCAR RESERVAS ) podremos buscar todas las reservas del cliente o grupo seleccionado entre las fechas que indiquemos.

- Día de Entrada.

IdemHotel muestra el día que se ha marcado como inicial en el mapa de Reservas.

- Día de Salida.

Al entrar IdemHotel muestra la fecha del día siguiente a la del día de entrada.

El día de salida puede seleccionarse como día de entrada para una nueva reserva, por ejemplo en el caso que un cliente abandone la habitación un día por la mañana y esa misma habitación la ocupe otro cliente ese mismo día por la tarde.

- Número de personas que ocuparán la habitación.

Haciendo clic en los botones , según corresponda, podremos cambiar la fecha de entrada, salida o el número de personas que ocupan la habitación.

- Número de niños que ocuparán la habitación.

- Número de cunas que tendrá la habitación.

- Uso de Habitación. Nos permite indicar el uso que se hace de la habitación.

Ej. Habitación doble, para dos personas seria uso NORMAL.

Ej. Habitación doble, para una persona seria uso INDIVIDUAL.

- Régimen alimenticio. Asignaremos el Régimen alimenticio correspondiente a la reserva, por ejemplo si es media o pensión completa. Para ello lo seleccionaremos de la lista. Para anular haremos «clic» en el botón ( ANULAR )

Si no tenemos creado el régimen alimenticio o queremos modificar alguno, haremos «clic» en el botón y accederemos al fichero de Régimen alimenticio.

Si tenemos seleccionada una tarifa, tanto la asignación del Uso de Habitación como del Régimen Alimenticio, afectará al precio que IdemHotel asignará a esta reserva. (Ver apartado 1.5.- Precio Habitaciones).

- Precio de la Habitación.

Según Tarifa.- Si se quiere cobrar al Cliente la Habitación según las tarifas creadas en la Tarifa habitación, deberá de marcar la opción Precio según Tarifa.

IdemHotel asignará el Precio o Precios que tenemos creados para dicha Tarifa.(Ver apartado 1.5.- Precios Habitaciones), según el Uso de la Habitación, Régimen Alimenticio y Fecha de la Reserva..

Al seleccionar el cliente, seleccionará automáticamente la tarifa asignada en la ficha. Así mismo, si seleccionamos Agencia, IdemHotel asignará automáticamente la tarifa indicada en la ficha de la agencia.

Manualmente.-IdemHotel nos permite asignar los precios que queramos. Para ello deberá estar de-seleccionada la opción Precio según Tarifa.

- Agencia.

Si el cliente viene por agencia podremos asignarla pinchando en el campo en blanco correspondiente a agencia, desplegándose una lista en la cual haremos «clic» en la agencia que nos interesa.

Podremos ver los teléfonos y otros haciendo «clic» en el botón .

- Forma de Pago.

Hay dos campo para indicar la forma de pago :

1º- El situado junto a la tarifa de la habitación indica la forma de pago de la estancia. Al asignar el cliente a la reserva, IdemHotel seleccionará la forma de pago que tiene asignada el cliente en su ficha.

2º- El situado debajo de Importe a cuenta indica la forma de pago de dicho importe que dio el cliente a cuenta.

- Justificante de depósito.

Este Botón nos permite imprimir/email un justificante de los objetos entregados por el cliente en depósito al hotel.

- Justificante de reserva.

Este Botón nos permite imprimir/email un justificante de la reserva al cliente. (posibilidad de incluir firma)

- Entrega a Cuenta.

En este campo indicaremos el importe entregado a cuenta y la fecha en que se produjo, así como, la Forma de pago en que se ha efectuado el importe a cuenta.

Solo en el caso que tengamos indicado entrega a cuenta visualizaremos el siguiente botón y con los cuales podremos imprimir o enviar por e_mail respectivamente, un recibo por el importe entregado por la reserva e indicando el nombre y NIF del cliente asignado a la reserva, importe y las características de la reserva (tipo y uso de habitación, número de ocupantes, fecha de entrada y salida de la habitación) El texto es modificable por el usuario. (posibilidad de incluir firma)

- Registrado. Al marcar esta opción significa que el cliente ha ocupado la habitación de la reserva.

- Cobrada. Al marcar esta opción la reserva se considera cobrada.

- Observación de la Reserva. Área para escribir cualquier observación de la Reserva. Si queremos grabar las observaciones sin salir, haremos «clic» en el botón .

- Buscar por localizador. Permite buscar reservas por número de localizador del hotel o de las agencias.

En la parte de LOCALIZADOR, podemos guardar todas los localizadores que se refieran a esta reserva.

IdemHotel permite utilizar dos tipos de localizadores:

1) Los propios del hotel (Interno). Cuando queremos controlar con un solo código la reserva.

El código Interno del localizador se compone de 3 partes :

Tres primeros dígitos : Prefijo que hayamos indicado para la empresa. (Ej.: HFC) IdemHotel asigna por defecto las tres primeras letras del nombre del Hotel.

Cuatro siguientes dígitos : Los dos primeros corresponden al mes y los dos siguientes al año en que se genera el localizador. (Ej.: 0104 = seria mes ENERO año 2004)

Siguientes hasta Ocho dígitos, el número de orden. (Ej..: 112)

En este ejemplo el localizador seria : HFC0104112

2) Los asignados por Agencias (Externo). Cuando las agencias nos dan sus códigos de localizador.

En ambos casos, podemos buscar las reservas por os localizadores y se imprimirán en las facturas.

Una vez se haya introducido todos los datos de la reserva, hay que pulsar el botón GRABAR .

IdemHotel nos mostrará todos los clientes que hayamos seleccionado a la habitación para que seleccionemos uno. Luego haremos «clic» en el botón F2- SELECCIONAR , grabando IdemHotel el cliente seleccionado como cliente principal de la reserva.

Si el cliente que grabamos es Moroso (Ver apartado 1.2.- Clientes) veremos en la ficha de la reserva una "etiqueta" recordando esta circunstancia.

IdemHotel nos da la opción de imprimir la ficha de entrada de todos los clientes asignados a la reserva o solo la del cliente que seleccionemos.

Desde la versión 2010, hay una nueva pestaña Documentos. En esta pestaña podemos guardar cualquier documento para poder posteriormente tanto recuperarlo, enviarlo por email, ...

Solo en el caso que la reserva sea NUEVA, una vez hecha la reserva, en vez de pulsar el botón GRABAR , haremos «clic» en el botón Grabar grupos visualizando una ventana para seleccionar las habitaciones libres y reservarlas con los mismos datos que la reserva original. Luego podemos seleccionar las reservas que nos interese y modificar los datos que haga falta. Así podemos reservar a todo un grupo de gente que venga junta desde una sola reserva.

- OCR- Reconocedor de documentos. Si ha contratado el módulo OCR, tan solo tendrá que hacer clic sobre el botón y seguir las instrucciones. De esta forma le creará la ficha del cliente y lo asignará a la reserva.

En la ficha del cliente le guardará la fotografía y firma (si la tiene el documento identificativo), y copia del propio documento.

Este módulo le permite reconocer documentos identificativos como D.N.I., Permiso de conducir, Permiso de residencia, ... de más de 100 paises.

En el caso de que detecte que el documento escaneado tiene dos caras le pedirá dar la vuelta al documento para reconocerlo.

Cuando de la vuelta al documento haga clic sobre la imagen o presione la tecla retorno.

Una vez terminado el escaneo, realizará el proceso de OCR y nos mostrará los datos obtenidos.

Ya solo nos resta confirmar que todos los datos son correctos. Si algún dato no fuese correcto podríamos modificarlo desde aquí.

En el caso de que IdemHotel compruebe que ya existe el cliente, nos mostrará en rojo los datos que no coinciden (si fuese el caso) con lo que tenemos en la ficha.

La utilidad sirve para capitalizar todos los campos de la ficha.

Para buscar una Reserva archivada tenemos dos formas diferentes:

1.-Seleccionaremos, si se conoce, el Tipo de Habitación de dicha Reserva, y después buscar en el mapa , mediante los botones .

Según esté seleccionada la opción F7-mes, F6-quincena o F5-semana, el mapa de Reservas nos mostrará las reservas del periodo.

También podemos indicar una fecha que queremos visualizar.

Una vez se haya encontrada dicha Reserva, haciendo «clic» sobre ella, aparecerá en la parte inferior de la pantalla, el nombre del Cliente que ha realizado la Reserva, la fecha de salida prevista, el precio por noche,... .

Si lo que se quiere es más información acerca de la misma, haciendo «doble clic» sobre ella, aparecerá la ficha de la Reserva con todos sus datos archivados.

2.- Otra forma para buscar reservas es haciendo «clic» en el botón . Podremos localizar las reservas de un cliente o las reservas que pertenezcan a un GRUPO.

Para buscar las reservas deberemos indicar :

- Nombre del cliente de las reservas que buscamos, solo en el caso que busquemos las reservas de un cliente.

- Nombre del grupo. Marcaremos la opción Grupo e introduciremos el nombre del grupo de las reservas que buscamos, solo en el caso que busquemos las reservas de un grupo.

- Fechas en las que queremos que quede comprendida la búsqueda. (Junto a los campos donde ponemos las fechas hay unos botones que nos facilitarán la tarea, pasando de una fecha a otra o poniendo la fecha actual, sin tener que modificar nosotros la misma).

- Reservada, Ocupada o ambas. Opciones para que localice las reservas que han sido ocupadas, las que están todavía sin ocupar o ambas respectivamente.

Cuando tengamos indicados estos criterios haremos «clic» en el botón F5- BUSCAR y IdemHotel localizará todas aquellas reservas que cumplan los criterios de la búsqueda.

Visualizaremos en la pantalla las reservas localizadas con su fecha de entrada y de salida y, si está ocupada o no. Si hacemos un «clic» sobre una reserva visualizaremos los datos de la misma, como precio, días de la reserva, y datos del cliente.

Solo en el caso de buscar las reservas desde el calendario de reservas podemos seleccionar la reserva para modificar, facturarla, etc..., haciendo «clic» en el botón

Para poder modificar alguna Reserva, primero habrá que buscar, como ya se ha explicado en el apartado anterior y después, haciendo «doble clic» sobre ella, aparecerán todos los datos de la misma, para poder ser modificados.

Cuando se haya realizado los cambios oportunos, hay que pulsar el botón GRABAR para que estos queden almacenados en IdemHotel.

La reserva no podremos modificar cuando la reserva esté facturada.

-Cambio de la reserva de la habitación actual a otra libre. Haciendo «clic» en el botón nos mostrará aquellas habitaciones libres a las que podemos cambiar la reserva actual seleccionada.

-Intercambio de la reserva de la habitación actual a otra existente. Haciendo «clic» en el botón nos mostrará aquellas habitaciones reservadas a las que podemos cambiar la reserva actual seleccionada.

NOTA :La reservas facturadas no podremos cambiarlas.

Para modificar los datos de la reserva o incluso añadir habitaciones a una reserva, después de modificar los datos en una de las reservas del grupo, haremos clic en el botón modificar grupo.

También podemos modificar los datos de una reserva que pertenece a un grupo de la siguiente forma :

Registrada. IdemHotel nos da la opción de registrar

- TODAS las habitaciones del grupo a la vez.

- SOLO la habitación de la reserva seleccionada.

Cobrada. IdemHotel nos da la opción de marcar como cobradas

- TODAS las reservas del grupo.

- SOLO la reserva seleccionada.

Entrega a cuenta. Una vez indicado el Importe, Fecha de entrega y Forma de pago

de la entrega a cuenta, al hacer clic en el botón IdemHotel nos da la opción de

grabar la entrega a cuenta

- SOLO en la reserva seleccionada.

- En TODAS las reservas que pertenecen al grupo.

Para poder eliminar una Reserva de la Base de Datos, hay dos formas:

1º.- Seleccionarla la reserva primero, haciendo «doble clic» sobre ella y después pulsar el botón BORRAR de la ficha de la reserva.

2º.- Seleccionar con un «clic» la reserva y pulsar el botón ( BORRAR ) de la pantalla del calendario de reservas.

En ambos casos, IdemHotel pide confirmación, para asegurarse de que no ha sido una equivocación del usuario, borrando la reserva y las facturas y servicios que tenga creada la reserva.

En caso que la reserva tenga facturas que agrupen a varias reservas de habitaciones, IdemHotel borrará todas las reservas de dicha factura después de avisar de esta situación y pedir la confirmación.

Si la reserva que borramos pertenece a un GRUPO, procederemos de la misma forma explicada para borrar reservas pero, además, IdemHotel nos da la opción de borrar

- SOLO la reserva seleccionada, con el botón BORRAR RESERVA .

- TODAS las reservas que pertenecen al grupo de la reserva seleccionada, con el botón BORRAR GRUPO .

Si hay habitaciones que no van a estar disponibles al público por reparaciones, reformas o cualquier otro motivo, IdemHotel nos da la opción de marcar dichas habitaciones como Inactivas, para que la habitación no se pueda reservar a ningún cliente durante el periodo de tiempo que no van a estar disponibles.

Si por ejemplo vamos a reformar dos habitaciones (103 y 104) y está previsto que dure una semana (del 13/12 al 18/12), haremos lo siguiente para que las habitaciones no se puedan reservar en este periodo :

1.- Seleccionaremos la habitación (103) que no va estar disponible, haciendo «clic» sobre la rejilla en la habitación 103 y día 13/12/2002 del calendario de reservas y, luego en el botón ( SELECCIONAR RESERVA ) o pulsar la tecla F2 del teclado.

2.- Indicaremos la fecha Entrada (13/12/2002) y la fecha Salida (19/12/2002) y podremos poner en observación el motivo de la inactividad.

3.- Haremos «clic» en el botón ( INACTIVA ).

Desde el 13/12/2002 hasta el 18/12/2002 no podremos reservar la habitación 103, ya que la fecha de salida no la marcará como inactiva por lo que el día 19/12/2002 si que podríamos reservar la habitación.

Repetiremos el mismo proceso para cuantas habitaciones queramos marcar como inactivas por no estar disponibles.

Una vez marcada la habitación como inactiva la visualizaremos con la imagen reservada a inactiva en el calendario de reservas .

Si seleccionamos una habitación inactiva con el botón ( SELECCIONAR RESERVA ) podremos modificar los datos de la misma.

Después de introducir los cambios haremos «clic» en el botón F2- GRABAR como siempre para que IdemHotel guarde los cambios.

Si queremos (Caso A) modificar el periodo en el que no está disponible la habitación porque por ejemplo se retrasa las obras de la reforma o (Caso B) anular la inactividad de la habitación porque por ejemplo no se producen dichas reformas o nos equivocamos de habitación, haremos lo siguiente :

Caso A.- «Clic» en la habitación inactiva y botón , modificar las fechas de Entrada y Salida del periodo en que realmente no va a estar disponible la habitación y luego, como siempre, «clic» en el botón F2- GRABAR .

Caso B.- «Clic» en la habitación inactiva y botón , luego «clic» en el botón BORRAR. En este caso desaparece la marca (Habitación Inactiva) y podremos seleccionarla para reservas.

2.2.- SERVICIOS.

IdemHotel también permite archivar los Servicios que proporcione el Hotel y que haya hecho uso el Cliente durante su estancia en él.

Para ello tenemos dos opciones:

1) Desde Menú General/Rejilla de reservas.

2) Desde dentro de la propia reserva.

La diferencia con el anterior método, es que solo podemos introducir los servicios prestados en la reserva de la habitación en que nos encontremos

Una vez seleccionada la Reserva, pulsaremos el botón SERVICIOS aparecerá un listado con todos los Servicios de los que haya hecho uso el Cliente en cuestión.

NOTA : Podremos crear en SERVICIOS el precio de la habitación y así poder facturar la habitación como un servicio más.

Para dar de alta un Servicio en una determinada Reserva y para un Cliente en concreto, hay que pulsar el botón NUEVO , desde el mantenimiento de las Reservas.

Una vez en la ficha de Servicios hay que introducir los datos :

- Seleccionar un Servicio. Indicaremos en este campo que tipo de servicio vamos a asignar a la reserva.

Para seleccionar el servicio hay que hacer «clic» en la lupa o bien teclear los primeros dígitos del nombre del servicio, desplegando una lista con todos los servicios, en caso que haya más de uno y, hacer «clic» sobre el servicio que queramos seleccionar.

En el caso de crear un nuevo servicio en la reserva, no localizará los servicios que estén marcados como inactivos.

Los Servicios tendrán que estar creados desde el mantenimiento de Servicios situado en el menú Ficheros, o bien entrando desde esta misma ficha haciendo «clic» en el botón .

- Tarifa servicios. Asignar la tarifa que vamos a utilizar para indicar el precio del servicio.

Solo en el caso que tengamos asignada Tarifa servicios en la ficha del cliente o Agencia seleccionados en la reserva, se activarán los siguientes botones , y haciendo «clic» sobre ellos asignará la tarifa servicios asignada al cliente o agencia según que botón pulsemos.

- Fecha. Deberá estar comprendida entre la fecha de entrada y salida de la reserva.

- Cantidad. Indicar la cantidad del servicio que se presta.

- Coste. Indicar que coste tiene dicho servicio para el Hotel.

- Importe a facturar. Precio cobramos al cliente por la prestación del servicio.

- Concepto. Indicar la descripción del servicio que presta el Hotel.

- Impuesto IVA. Al seleccionar el servicio IdemHotel indicará automáticamente el porcentaje de IVA que tiene asignado el servicio correspondiente en el fichero SERVICIOS.

De todas formas podremos modificar el IVA indicando manualmente el que corresponda.

- Opción Repetir Texto. Si marcamos esta opción, el texto que escribamos en el último servicio grabado, no desaparecerá de la pantalla cuando vayamos a crear un nuevo servicio, pudiendo modificarlo si nos interesa.

Cuando ya se haya tecleado todos los datos, hay que pulsar el botón GRABAR , para que los datos queden almacenados en IdemHotel.

Para poder modificar un servicio dado de alta previamente, primero habrá que buscar, seleccionándolo del listado con todos los Servicios de los que haya hecho uso el Cliente asignado a la reserva, y haciendo «doble clic» sobre el servicio, aparecerán todos los datos del mismo, para poder ser modificados.

Podremos modificar todos los campos mencionados en el apartado de crear un nuevo servicio, excepto cuando el Servicio se ha utilizado en la facturación, en cuyo caso solo podremos modificar el coste y el concepto.

Cuando se haya realizado los cambios oportunos, hay que pulsar el botón GRABAR para que estos queden almacenados en IdemHotel.

Hay dos formas de borrar un Servicio de una Reserva:

- Directamente desde el listado donde se muestra todos los Servicios dados de alta para esa Reserva, pulsando el botón BORRAR .

- Haciendo «doble clic» en el Servicio que se quiera borrar, dentro del listado, aparece la ficha con los datos del mismo y pulsando el botón ( BORRAR ), se conseguirá eliminar de la Base de Datos.

En ambos casos, IdemHotel pide confirmación antes de proceder al borrado del mismo. Por otro lado, si el Servicio se ha utilizado en la facturación, IdemHotel no permitirá su borrado, si antes no se borra la Factura que tiene asignado el servicio o quitar el servicio de la factura con los botones de QUITAR DE LA FACTURA , que se explica en el apartado de Facturas.

Seleccionando la Factura con «doble clic» y pulsando el botón BORRAR , desaparecerá de la Base de Datos. En ambos casos, IdemHotel pedirá confirmación antes de proceder a su borrado.

 

2.3.- FACTURAS.

IdemHotel (desde la versión 2005.6 ) permite facturar la habitación(es) a cualquier Cliente, Cliente/Empresa y/o Agencia. Aunque éste no figure directa o indirectamente en la habitación a facturar.

Podremos acceder a la facturación desde :

Desde la Rejilla :

Desde la Reserva :

Cuando creemos una nueva factura, en primer lugar nos mostrará una pantalla para la delimitación de las reservas a facturar.

IMPORTANTE: Si queremos facturar una reserva ya facturada, deberemos seleccionar " Ver habitaciones facturadas " .

Si queremos hacerla solo de una habitación, haremos clic en el botón Todas y luego seleccionaremos la habitación deseada.

Esta misma ventana nos la mostrará, si una vez dentro de la pantalla de confección de la factura, hacemos clic en el botón lupa , para ampliar los criterios de búsqueda seleccionados. O bien, si hacemos clic en el botón para insertar una nueva habitación.

Nos mostrará una ventana con toda la información necesaria para realizar de forma sencilla y eficiente la factura.

Vamos a ver todas las particularidades de esta pantalla.

Aquí podremos ver los criterios de búsqueda empleados para seleccionar las habitaciones/reservas a facturar.

Haciendo clic en la lupa o en la pantalla (azul) , nos mostrará la ventana de búsqueda para poder modificar la misma.

Desde aquí seleccionaremos el destinatario de la factura. Podrá ser a un Cliente, Cliente/empresa o Agencia..

Según el que tengamos seleccionado (Cliente, Cliente/empresa o Agencia), con el botón podremos entrar en el mantenimiento correspondiente, para altas, bajas o modificaciones.

Si tenemos alguno seleccionado:

1) Con el botón podremos acceder a su ficha directamente para modificarlo.

2) Con el botón podremos asignarlo para facturar.

IdemHotel, nos permite facturar a cualquier Cliente, Cliente/empresa o Agencia. Para ello indicaremos el nombre o parte de él a facturar y haremos clic en la lupa de la derecha del nombre . Una vez localizado confirmamos y lo seleccionaremos para facturar.

En número de factura nos mostrará "Nuevo" hasta que grabemos la factura. Desde aquí podremos cambiar la fecha y el descuento.

Nos mostrará un primer listado con todas las reservas localizadas, según el criterio seleccionado. Indicando en la parte superior el número de reservas seleccionadas del total de la lista.

Opciones en esta lista :

Columna Un clic, Selecciona o Deselecciona la reserva para facturar.

Cualquier otra columna

Haciendo clic en cualquiera de las cabeceras de la lista ordenará la lista por la columna seleccionada (clic botón_derecho=orden ascendente boton_izquierdo descendente )

Otras opciones desde los botones arriba de esta lista

IdemHOTEL incorporará, de forma automática, el descuento que tenga a quien facturamos. Aunque podemos cambiarlo.

Así mismo, tenemos la posibilidad de indicar que el descuento en factura solo afecte al servicio habitación.

Cada reserva mostrará el importe a cuenta , si queremos modificarlo, haremos clic en el disquete.

Como hemos visto antes, al hacer clic (botón izquierdo) en cualquier reserva de la lista nos mostrará los servicios No facturados en la lista inferior.

Haciendo clic en las fechas que están en la parte inferior izquierda de la lista, o bien en el teclado, tecleando la flecha arriba o abajo, pasaremos de una reserva a otra.

Aquí, al igual que en la lista de reservas podemos hacer :

Columna Un clic, Selecciona o Deselecciona el servicio para facturar.

Cualquier otra columna

También podemos hacer estas funciones desde los botones situados en la parte lateral derecha de esta lista :

- Nuevo servicio

- Visualizar servicios ya facturados de la reserva.

- Modificar servicio

- Facturar servicios alojamiento de la reserva

- Borrar el servicio.

Como hemos visto, podemos dar de alta, modificar o borrar los servicios de las reservas, sin salir de la confección de la factura.

Ahora podemos marcar para la Reserva opciones de :

- Marcar como cobrada .

- Marcar como facturada

Una vez tenemos la factura preparada con todos los servicios comprobados haremos clic en F2-Grabar y nos mostrará la ventana para confirmar serie y número de factura. Incluso podemos cambiar la fecha de la factura.

Si hacemos clic directamente en IMPRIMIR o ENVIAR POR EMAIL , sin haber Grabado antes, nos mostrará la misma pantalla de confirmación anterior.

- Facturar a un Cliente, Grupo, Empresa o Agencia.

IdemHotel nos permite de una forma muy fácil e intuitiva facturar todas las reservas de un mismo Cliente, Grupo, Empresa o Agencia.

Para ello haremos clic en el botón . Y buscaremos las reservas del periodo que nos interese facturar.

IMPORTANTE En el caso de que creamos puede haberse ya facturado a alguna de las reservas algún servicio, (ejm. los servicios al cliente y el alojamiento a Empresa o Agencia) deberemos marcar la opción "Ver habitaciones facturadas"

Una vez tengamos la lista de reservas, haremos clic en Cliente, Empresa o Agencia, según a quien queramos facturar.

Tenemos 2 opciones :

Ahora si hacemos clic con el botón derecho sobre la lista de reservas, seleccionaremos el nombre del Cliente, Grupo, Empresa o Agencia (Ejm. Lucas Fernández, José) en la opción "Seleccionar habitaciones de: "

Con esto, automáticamente seleccionará todas las reservas, que estén en la lista, del Cliente, Grupo, Empresa o Agencia seleccionado.

En este mismo menú desplegable, podemos seleccionar la opción "Quitar de la lista las reservas NO seleccionadas", lo que eliminará las no seleccionadas y nos permitirá trabajar de forma más segura.

Haremos clic en el botón para que de forma automática genere los servicios de habitación. Solo los creará en aquellos que tengan tarifa o precios seleccionado y que no hayan sido ya facturados en esta u otra factura.

Ahora ya solo queda revisar si falte algún servicio por crear, haremos clic en grabar factura y ya tenemos la factura creada.

Todas las facturas que realicemos en IdemHotel podremos exportarlas a un fichero para poder importarlas desde IdemConta para su contabilización automática (Ver apartado 5.6.- Exportar Facturas a Contabilidad).

Para modificar una factura, lo podemos hacer desde 3 sitios:

1) Rejilla reservas

Se puede borrar una Factura de dos formas diferentes:

- Una forma es, directamente desde el listado de Facturas, haciendo «clic» sobre la que se quiera borrar y pulsando el botón BORRAR .

- Otra forma es, seleccionando la Factura con «doble clic», aparecerá la ficha de dicha Factura y pulsando el botón ( BORRAR ).

En ambos casos, IdemHotel pedirá confirmación antes de proceder a su borrado.

Solo en el caso que el número de la factura borrada tenga como prefijo la serie asignada en Empresa, IdemHotel nos da la opción de poner automáticamente en el contador de facturas el número correspondiente a la factura eliminada.

Para poder imprimir una Factura determinada, lo único que hay que hacer es seleccionarla haciendo «doble clic» sobre ella, y pulsar el botón ( IMPRIMIR ) o ( Enviar por e_mail ).

IdemHotel imprime los datos del hotel como Nombre Social, Nombre Comercial, NIF/CIF, Dirección completa, Tipo de Hotel, Categoría del Hotel, e_mail y Web.

Antes de salir por impresora, IdemHotel nos da la oportunidad de poder visualizarla por pantalla, seleccionando esta opción.

Si tenemos seleccionada en Ficha de Empresa la moneda Euros y la opción Ver en Pesetas, al imprimir la factura visualizaremos el importe de cada línea y el total en Euros y Pesetas.

Además tenemos las siguientes opciones a la hora de imprimir las facturas.

- Tamaño del papel.

Por defecto será el tamaño seleccionado en la opción correspondiente en la ficha de Empresa (ver apartado 1.1.- Empresa).

Para cada factura podemos seleccionar el tamaño del papel para imprimir la factura sin tener que ir a Empresa, pero solo servirá para la factura seleccionada.

- Papel Pre-impreso.

Podremos imprimir las facturas con papel pre-impreso. Para ello seleccionaremos la opción correspondiente en la ficha de Empresa (ver apartado 1.1.- Empresa).

Para cada factura podemos seleccionar papel pre-impreso solo si seleccionamos antes el tamaño Pequeño (1/2 A4).

- Imprimir Precios.

IdemHotel nos da la opción de imprimir las facturas de forma valorada o sin valorar, según esté marcada la opción Imprimir Precios o no.

Además según que factura sea y a quien vaya dirigida tendrá matices diferentes.

- Imprimir Factura a empresa.

Al imprimir facturas de clientes que tienen asignada una empresa pondrá solo los datos de la empresa asignada al cliente.

En el caso que en empresa tengamos seleccionada la opción Tamaño 1/2 A4 solo el nombre del cliente debajo del de la empresa, pero no los datos del cliente.

- Imprimir Facturas Proforma.

Solo en el caso que imprimamos facturas Proforma tendremos la posibilidad de que no imprima los datos del Hotel, imprimiendo solo el anagrama.

También nos da la posibilidad IdemHotel que no imprima el detalle de la factura, es decir que no imprimirá los importes parciales e imprimirá solo el importe total.

3.- TEXTOS / MAILING.

En este mantenimiento podemos crear, modificar y borrar los escritos. Podremos utilizar el tratamiento de textos 4D Write que incluye IdemHotel. No necesitaremos salir del programa para hacer textos y guardarlos en la propia base de datos..

También podremos crear mailing desde aquí, utilizando los mismos textos para distintos destinatarios, sin tener que crear un texto diferente para cada uno.

 

 

3.1.- CREAR UN NUEVO TEXTO.

Lo primero que habrá que indicar para poder crear un nuevo modelo es el Título.

Después de introducir el Título, introduciremos el texto en cuestión, para lo cual podremos utilizar las herramientas del tratamiento de textos.

En el texto que creemos podremos poner el Anagrama de la empresa haciendo «clic» en el botón ( ANAGRAMA ), solo en el caso que hayamos importado la imagen del Anagrama de la empresa en el mantenimiento de Empresa (Ver Apartado 1.1.- Empresa). También podremos imprimir el texto haciendo «clic» en el botón o utilizando el tratamiento de textos.

Una vez terminado el texto hay que hacer «clic» en el botón GRABAR .

Tanto el Título como las fechas de creado y modificado sirven para ser utilizados como criterios de búsqueda, como se explica a continuación.

Por último, el seleccionando un texto que queramos borrar y haciendo «clic» en el botón Borrar, el texto quedará eliminado de la base de datos.

3.2.- BUSCAR UN TEXTO.

Para buscar, en la Base de Datos, un texto que haya sido dada de alta previamente, hay que indicar los criterios por los que quiere que IdemHotel realice la búsqueda. Para seleccionar un criterio, primero haremos «clic» sobre el recuadro de cada apartado para poder visualizarlo y seguidamente hay que indicar lo deseado:

- Título. Primero marcaremos si queremos que busque el Título por el criterio Empieza por... o ...contiene... e introducir el título o parte de él y pulsar el Tabulador

- Fecha creado. Marcar el cuadro correspondiente e introducir la fecha en que creamos el texto o textos que nos interesa.

- Fecha modificado. Marcar el cuadro correspondiente e introducir la fecha en que modificamos el texto o textos que nos interesa.

Al acabar de introducir cualquiera de estos datos, hay que pulsar el botón BUSCAR y aparecerá una pantalla con los textos que cumplan dichos criterios. Si no selecciona ningún criterio de búsqueda visualizará todos los textos dados de alta. Para seleccionar el texto que desee, hay que hacer «doble clic» sobre él.

A partir de entonces, IdemHotel mostrará el texto y se podrá proceder a su consulta o a su modificación, si se desea pulsando por último el botón GRABAR si quiere que se guarden los cambios del texto en la base de datos.

3.3.- MAILING

El mantenimiento de TEXTOS vamos a poder utilizarlo para la confección de mailing, por lo que un texto podremos imprimirlo con diferentes destinatarios sin necesidad de tener que escribir uno diferente para cada destinatario.

Sobre la pantalla donde introducimos el texto haremos «clic» con el botón de la derecha del ratón, visualizando una lista con las bases de datos de IdemHotel.

Al poner el ratón sobre la base de datos deseada nos muestra otra lista con los campos que podemos insertar, de los cuales seleccionaremos el que nos interese haciendo «clic» sobre él.

Por ejemplo, si en el texto necesitamos poner el nombre de los clientes seleccionaremos la base de datos del proceso Clientes y luego haremos «clic» en el campo Nombre y Apellidos de la lista desplegada, visualizando .

Haciendo «clic» en el botón podremos visualizar los nombres de los campos correspondientes a los campos que hemos seleccionado. Seleccionando el campo podemos cambiar los atributos del mismo como tipo de letra, color, … .

Una vez tenemos el texto con todos los campos que queremos integrar, seleccionaremos la opción del menú de herramientas Imprimir con datos… visualizando la siguiente ventana.

En esta ventana nos permite seleccionar la base de datos de donde queremos seleccionar los elementos a integrar con el texto.

En primer lugar seleccionaremos con un «clic» la base de datos de la que queremos seleccionar los elementos.

Después pulsaremos el botón Buscar… e indicaremos los criterios de búsqueda en una ventana de búsquedas que visualizaremos, pulsando el botón Consulta .

Por ejemplo, si queremos hacer un mailing de felicitación a los clientes que hayan nacido en el mes de octubre.

 

4.- LISTADOS

Haciendo «clic» en el botón LISTADOS desde el Menú General, visualizaremos este otro menú desde el cual podremos hacer listados, de facturas, para poder llevar un control de la facturación del hotel, y otro de Clientes por fechas.

Además, al igual que desde el Menú General y del Menú Ficheros, podremos visualizar la pantalla de presentación del programa, el manual y cambiar de usuario conectado con los botones correspondientes, como se explica en el apartado de Menú General.

 

4.1.- RELACIÓN DE FACTURAS.

Desde este mantenimiento podremos visualizar e imprimir un listado con las facturas realizadas en IdemHotel..

Haciendo «clic» en el botón RELACIÓN FACTURAS desde el menú de Ficheros entraremos en el mantenimiento visualizando la siguiente pantalla, para poder localizar las facturas que nos interese.

Podremos seleccionar los siguientes criterios, incluso combinándolos:

- Fecha Factura Desde - hasta. Al indicarlas buscará todas la facturas comprendidas entre dichas fechas.

- Número de factura. Al indicar el número buscará solo la factura con dicho número.

- Cliente. Seleccionar cliente a quien pertenece la/s factura/s que buscamos. Para buscar el cliente podemos indicar algunos carácteres del nombre y/o DNI y IdemHotel localizará los clientes que coincidan según esté marcada la opción empieza por… o …contiene…

- Agencia. También podemos buscar facturas que pertenezcan a agencias. Marcaremos la opción Agencias y procederemos igual que en clientes para localizar la agencia.

- Facturas / Proforma. Podremos seleccionar que nos muestre en la relación solo las Facturas, solo las Facturas Proforma o ambas, marcando la opción correspondiente.

En la relación de facturas distinguiremos las Facturas Proforma porque llevan una "P" antes del número.

Después hay que hacer «clic» en el botón BUSCAR visualizando todas las facturas que cumplen los criterios indicados. Este listado lo podremos imprimir haciendo «clic» sobre el botón IMPRIMIR .

Si no queremos imprimir todos, haciendo «clic» sobre una factura y a la vez mantener la tecla «MAYUSCULAS» apretada, quedarán seleccionadas hasta la siguiente factura que hagamos «clic» sobre ella. Si queremos seleccionar de una en una hay que hacer «clic» sobre la factura y mantener apretada a la vez la tecla «CONTROL».

También nos da la posibilidad IdemHotel de imprimir o exportar la relación de facturas con toda la información necesaria para el impuesto del IVA. Para imprimir la relación para el impuesto IVA haremos «clic» en el botón ( IMPRIMIR ).

Así, por ejemplo, para la liquidación trimestral o anual del IVA seleccionaremos las fechas correspondientes al trimestre a liquidar, imprimiendo toda la información relativa al IVA entre las fechas seleccionadas (Bases IVA, porcentaje, cuota,...)

También podremos exportar a un fichero fuera de IdemHotel la selección de facturas con información relativa al IVA (IVA de cada factura, Total factura, ...). Para ello haremos «clic» en el botón ( EXPORTAR ).

Desde aquí también podemos seleccionar las facturas haciendo «doble clic» sobre las mismas, y una vez seleccionadas podremos borrar, modificar o imprimirlas, igual que desde reservas (Ver apartado 2.3.-Facturas)

4.2.- LISTADO CLIENTES POR FECHAS

Con el botón de Listados CLIENTES POR FECHAS podremos imprimir o guardar en un fichero fuera de IdemHotel, una relación de los clientes hospedados en el hotel entre las fechas que nosotros indiquemos, para disponer de forma fácil y rápida dicho listado siempre que lo necesitemos, por ejemplo cuando las autoridades nos requiere la información sobre los clientes hospedados.

Indicaremos las fechas en que queremos el listado y haremos «clic» en el botón F8-IMPRIMIR . El listado lo podremos visualizar por pantalla antes de imprimirlo o imprimirlo directamente con las opciones correspondientes.

Si no marcamos la opción Incluir solo nueva entrada (Policía) incluirá todas las reservas que tengan al menos un día reservado en el intervalo de tiempo seleccionado. En el caso de seleccionar dicha opción solo incluirá las reservas que coincida la fecha de entrada con el intervalo de fechas seleccionado.

 

4.3.- LISTADO CLIENTES POR DÍAS

Con el botón LISTADO CLIENTES POR DÍAS podremos imprimir una relación de los clientes hospedados en el hotel.

Indicaremos las fechas de los días que queremos el listado de los clientes que ocupan habitación y haremos «clic» en el botón F8-IMPRIMIR . El listado lo podremos visualizar por pantalla antes de imprimirlo o imprimirlo directamente.

El listado contendrá los clientes a los que hemos asignado una reserva / registro en el hotel en los días indicados y ordenado cada día por el número de habitación. Por ejemplo si indicamos fecha desde 17/09 hasta 18/09 visualizará primero todos los clientes que tienen reserva de habitación el 17/09 y debajo todos los clientes que tienen habitación el 18/09, ordenado cada día por el número de habitación.

 

4.4.- LISTADO ESTADÍSTICAS I.N.E.

Con el botón LISTADO Estadísticas I.N.E. nos pedirá la fecha de inicio de la estadística y a partir de esa fecha calculará e imprimirá de forma automática la mayoría de los datos que necesitamos para la estadística del I.N.E.

 

 

4.5.- LISTADO COMEDOR

Con el botón LISTADO Comedor. nos permitirá saber entre las fechas que indiquemos y los tipos de régimen alimenticio, relación de los clientes por habitación.

4.6.- LISTADO JEFE SERVICIO

Con el botón LISTADO Jefe Servicio. relación diaria de la situación por habitación, indicando si hay que cambiar sábanas, personas en la habitación, niños y cunas, así como las observaciones del cliente para la Jefe Servicio.

4.7.- ARQUEO DE CAJA

Esta opción nos permite realizar arqueos de caja, por usuario, entre fechas, formas de pago, ..

5.- UTILIDADES.

Desde el menú de Utilidades podemos acceder a la pantalla de presentación del programa, al manual y cambiar de usuario conectado de igual forma que en el Menú General.

En este menú de utilidades vemos los siguientes botones : Control de Accesos de los usuarios, Copia de Seguridad tanto del programa como de los datos y otros ficheros, acceso a la Licencia de Uso, Ruta Programa, para poder consultar la localización del programa y datos que estamos utilizando, Comprobar Facturas, Exportación Facturas a Contabilidad, Re-indexar Fichero de Datos, Modificación de fichero de datos.

A continuación se presenta el funcionamiento de cada uno de las utilidades mencionados anteriormente.

 

 

 

5.1.-COPIA DE SEGURIDAD.

Esta función es muy importante ya que permite copiar toda la información que poseemos en la Gestión para que ante los posibles fallos que pueden hacer perder dicha información, ésta se pueda recuperar. A continuación enumeramos algunos de los casos más frecuentes que pueden provocar pérdidas de información:

1.- Fallos externos del equipo como cortes de luz.

2.- Fallos internos del equipo como fallos en la CPU, discos, etc.

3.- Robos, incendios, etc.

Para que la información se pueda recuperar cuando se produce alguno de los anteriores casos, es aconsejable lo siguiente: en el primer caso copiar la información en cualquier disco; en el segundo caso copiarla en un disco diferente del de trabajo y en el tercer caso copiarla en discos extraibles (CD, discos ópticos,....). Usted debe elegir la combinación apropiada según el nivel de seguridad que quiera.

Solo Cliente - Servidor, al pulsar el botón Copia de Seguridad , situado en el menú de Ficheros veremos la siguiente pantalla en la cual la Gestión mostrará los usuarios conectados.

Pulsando el botón EMPEZAR COPIA SEGURIDAD , IdemHotel nos permitirá dar un tiempo de demora para el comienzo de la copia ya que durante el tiempo que dure ésta, los usuarios no podrán trabajar. IdemHotel avisará de esto a los usuarios conectados.

Para realizar la copia utilizaremos la siguiente ventana en la cual deberá estar seleccionada la opción Datos ( ya que es donde se guarda toda la información que hemos introducido de IdemHotel y, si se pierde la información por cualquier causa, no se podría recuperar). También se podrá hacer copias de seguridad del programa seleccionando el cuadro correspondiente, así como los ficheros, estén o no relacionados con la Gestión, seleccionando el icono correspondiente a ficheros.

Se puede seleccionar el número de juegos distintos que queramos para guardar la copia, recomendándose un mínimo de tres juegos. La primera copia se hará en el primer juego, la siguiente en el segundo y así sucesivamente hasta completar el número de juegos que se ha seleccionado, A partir de esa copia, la siguiente se empezará a hacer en el primer juego, borrando el juego más antiguo y así sucesivamente.

Si hemos marcado desde la ficha de Empresa la opción Control Copia Seguridad 4D Backup , cada vez que salgamos del programa, si no hemos hecho copia en un periodo de un día, IdemHotel nos pedirá que hagamos la copia de seguridad para que no se nos olvide hacer dicha copia.

 

5.2.- CONTROL DE ACCESO.

Desde aquí se puede modificar el acceso a los diferentes procesos de cada uno de los Grupos que se tenga dados de alta.

Cuando se entre en esta Aplicación, se observa un área destinada al listado de los diferentes Grupos, otro área donde se encuentra los Usuarios de cada Grupo y el tercer área donde se muestra el listado con todos los accesos que tiene el Usuario de cada uno de esos Grupos.

Al seleccionar un Grupo del listado, aparecerá en el recuadro de la derecha de la pantalla todos los Usuarios que pertenecen a ese Grupo y en el recuadro inferior, se muestra el listado con todos los Procesos a los que les estará permitido acceder.

Para modificar algún acceso, hay que seleccionar primero el Grupo y luego el Usuario, dentro de ese Grupo, después se hace «clic» en el botón MODIFICAR . Por último, hay que activar o desactivar los Procesos deseados, haciendo «clic» sobre el nombre del Proceso en cuestión.

Como medida de seguridad, se observa que al seleccionar el grupo IdemHotel para intentar modificarlo, (Grupo que tiene acceso a todos los procesos), IdemHotel muestra un mensaje diciendo que no se puede modificar. Por tanto, es el único Grupo que no se puede modificar y el que tiene acceso a todos los procesos.

5.3.- LICENCIA.

Este mantenimiento sirve para introducir o actualizar el Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia en los siguientes casos:

- El caso que tengamos instalada la versión Demo y hayamos adquirido la Licencia de Uso.

- El caso que actualice la versión del programa.

- El caso que se contraten nuevos Usuarios.

Hay que introducir los códigos Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia, que habrá suministrado IdemSoft, S.L., para ese propósito y hacer «clic» en el botón GRABAR .

5.4.- RUTA PROGRAMA.

Este botón nos permite tener localizado tanto el programa IdemHotel como los datos del mismo que estamos utilizando.

Al hacer «clic» en el botón RUTA PROGRAMA visualizaremos en la pantalla una ventana en la que se detalla la localización del programa IdemHotel donde pone Programa y de la información que guardamos en la base de datos del programa, donde pone Datos.

 

 

5.5.- COMPROBAR FACTURAS.

Esta utilidad nos sirve para que de producirse algún fallo de luz, fallo del sistema, … mientras trabajamos en IdemHotel, en el caso de encontrarse con discrepancias entre facturas y servicios facturados. Haciendo «clic» en el botón COMPROBAR FACTURAS , IdemHotel chequeará todas las facturas, corrigiendo automáticamente los fallos que encuentre.

 

 

5.6.- EXPORTACIÓN FACTURAS A CONTABILIDAD.

Todas las facturas que hagamos en IdemHotel podremos exportarlas a un fichero para luego poder importar el fichero desde IdemConta (Ver manual IdemConta).

La exportación supondrá:

1- Se creará o modificará automáticamente en IdemConta los clientes con los datos fiscales (nombre, nif, ...) de facturación.

2.- Creará las cuentas contables tanto de clientes, ventas, ... .

(Esta exportación de las facturas de IdemHotel solo podrá importarse con el programa IdemConta para su contabilización automática; para más información acerca de IdemConta puede llamar al teléfono 963 455 103 o a través de la Web www.idemsoft.com)

Haciendo «clic» en el botón EXPORTACIÓN FACTURAS A CONTABILIDAD podremos localizar las facturas que nos interese exportar. Podremos seleccionar los siguientes criterios, incluso combinándolos:

- Fecha Factura Desde - hasta. Al indicarlas buscará todas la facturas comprendidas entre dichas fechas.

- Número de factura. Al indicar el número buscará solo la factura con dicho número.

- Cliente. Seleccionar cliente a quien pertenece la/s factura/s que buscamos. Para buscar el cliente podemos indicar en parte el nombre y/o DNI y IdemHotel localizará los clientes que coincidan según esté marcada la opción empieza por… o …contiene…

- Agencia. También podemos buscar facturas que pertenezcan a agencias. Marcaremos la opción Agencias y procederemos igual que en clientes para localizar la agencia.

- Contabilizada / No Contabilizada. Podremos seleccionar que nos muestre en la relación solo las Facturas que SI han sido exportadas, solo las Facturas que NO han sido exportadas o ambas, marcando la opción correspondiente.

Una vez localizadas las facturas deberemos seleccionar las facturas que deseamos exportar.

Si queremos seleccionar varias facturas a la vez tenemos dos posibilidades :

- Hacer «clic» en una factura y luego, manteniendo la tecla "Mayúsculas" pulsada, hacer «clic» sobre otra, quedando seleccionadas todas las facturas entre la primera factura seleccionada y la última.

- Hacer «clic» sobre una factura y luego, manteniendo la tecla "Control"("Manzanita" en Macintosh) pinchar en las demás facturas que queramos seleccionar, una a una.

Una vez seleccionadas las facturas que vamos a exportar hay que hacer «clic» en el botón EXPORTAR A CONTABILIDAD , e indicar donde queremos guardar la exportación. Las facturas que exportemos luego estarán marcadas con una "E" en la columna de la izquierda de la pantalla de facturas localizadas.

Cuando existan facturas que le falten algún dato necesario para contabilizar en IdemConta, IdemHotel avisará de esta circunstancia y cancelará la exportación.

En la pantalla de facturas localizadas visualizaremos los datos que faltan para que se pueda exportar a la contabilidad :

- IdemHotel marcará con una "C" junto a la columna Cliente que no tiene la cuenta contable asignada. Hará lo mismo en la columna Agencia.

- Marcará con una "N" junto a la columna Cliente que no tenga NIF/CIF. Hará lo mismo en la columna Agencia.

- Indicará si falta indicar población, provincia o país al cliente o agencia en la columna correspondiente (Población Cliente, Población Agencia).

En la columna de Población Cliente, además marcará con una "E", si es a la empresa asignada al cliente la que le falta estos datos.

5.7.- RE-INDEXAR BASE DE DATOS

Esta utilidad solo deberemos utilizarla bajo la supervisión del departamento técnico de IdemSoft, S.L. Para ponerse en contacto puede llamar al teléfono 963 455 103 o a través del correo electrónico comercial@idemsoft.com

Esta utilidad nos servirá para corregir problemas de la o las tablas de la base de datos, por ejemplo clientes, Facturas, Reservas, etc., debido por ejemplo a algún mal funcionamiento del disco duro.

Haciendo «clic» en el botón RE-INDEXAR BASE DE DATOS , IdemHotel nos muestra una ventana desde la cual seleccionaremos la tabla de la base de datos que queremos re-indexar (Clientes, Facturas, Reservas, etc.) marcando la opción correspondiente.

Si queremos Re-indexar todas las tablas de la base de datos marcaremos la opción Toda la base de datos.

Por último haremos «clic» en el botón SEGUIR .

 

 

5.8.- BARRA DE HERRAMIENTAS/DOCK.

Se da la posibilidad tanto en WINDOWS (barra de herramientas) como en MacOs (Dock) de que el usuario defina como lo tiene en el sistema. De esta forma la aplicación se abrirá respetando el espacio, en el caso de que este activo, que ocupe la barra de herramientas (o Dock en MacOs).

 

5.9.- BORRADO DE LA BASE DE DATOS.

Esta opción nos permite, solo en versión demostración, borrar toda la información para poder iniciar desde cero nuestra base de datos.

5.10.- MODIFICACIÓN FICHEROS DE DATOS.

Nota importante : Este mantenimiento solo está disponible en la versión Monopuesto de IdemHotel.

El fichero de datos es único para todo el programa IdemHotel (Clientes, reservas, facturas, etc.). En él se guarda toda la información que introducimos.

En este mantenimiento podremos

 

 

 

5.10.1.- CREAR UN NUEVO FICHERO DE DATOS.

IdemHotel nos da la posibilidad de crear una nueva base de datos sin necesidad de salir de IdemHotel.

Por ejemplo si hemos abierto el fichero de datos correspondiente al ejemplo de IdemHotel (que se encuentra en la carpeta Ejemplo dentro de la carpeta IdemHotel) y queremos crear un nuevo fichero de datos para trabajar desde cero con nuestros datos.

Para ello seguiremos los siguientes pasos :

1º.- Haremos «clic» en el botón MANTENIMIENTO FICHERO DE DATOS .

2º.- Haremos «clic» en la opción Crear Un Nuevo Fichero De Datos .

3º.- Haremos «clic» en el botón F2- SEGUIR .

4º.- Indicaremos el nombre del nuevo fichero de IdemHotel (Si no cambiamos el nombre será "IdemHotel") y luego «clic» en el botón Seguir , siguiendo posteriormente los pasos indicados por IdemHotel.

El fichero de datos lo crea IdemHotel siempre con la extensión ".4DD".

Siempre que creemos un nuevo fichero de datos IdemHotel, si no tenemos introducidos los códigos de la Licencia de Uso, nos da la opción de abrir el fichero de datos correspondiente al ejemplo de IdemHotel.

Seleccionaremos "NO" cuando lo que queramos sea crear un nuevo Fichero de Datos.

IdemHotel nos permite abrir un fichero de datos ya existente desde IdemHotel.

Por ejemplo nos será útil si queremos abrir el fichero de datos correspondiente al ejemplo de IdemHotel, o si estamos en el ejemplo poder abrir el fichero de datos que vamos a utilizar definitivamente para nuestro trabajo.

Con este botón podremos modificar el tamaño del fichero de datos de IdemHotel que estamos utilizando.

Muy Importante : No deberemos usar esta opción sin previa consulta con el departamento técnico de IdemSoft, S.L. Para ponerse en contacto puede llamar al teléfono (+34) 963 455 103 o a través del correo electrónico tec@idemsoft.com.

Podemos modificar el tamaño de la base de datos con la extensión .4DD, o añadir segmentos a la base de datos :

En el caso que queramos añadir un segmento :

Importante : Una vez creado un nuevo segmento, cuando este ha sido utilizado, no podremos eliminarlo, ya que en caso contrario no podríamos volver a utilizar el fichero de datos, perdiendo la información del mismo.

Para poder modificarlos deberán ponerse con el departamento técnico de IdemSoft, S.L. tec@idemsoft.com.