IdemSoft, S.L.
Web : www.idemsoft.com
IdemHOTEL
Versión : 2007.1
Todos los derechos reservados.
Queda prohibida, la reproducción total o parcial de este manual
sin autorización expresa del autor.
INDICE
I.- GENERALIDADES...................................................................................6
II.- INTRODUCCION....................................................................................6
III.- GLOSARIO.............................................................................................7
IV.- BOTONES..............................................................................................7
V.- ACCESO IdemHOTEL............................................................................9
VI.- BASE DE DATOS................................................................................11
VII.- MENU GENERAL..............................................................................12
1.- FICHEROS.........................................................................................13
1.1.- EMPRESA...................................................................................14
1.1.1.- Crear la Empresa....................................................................14
1.1.2.- Modificar datos de la Empresa..............................................20
1.2.- CLIENTES..................................................................................21
1.2.1.- Crear un nuevo Cliente..........................................................21
1.2.2.- Buscar un Cliente...................................................................24
1.2.3.- Modificar datos de un Cliente...............................................27
1.2.4.- Borrar un Cliente...................................................................27
1.2.5.- Imprimir Clientes...................................................................27
1.2.6.- Cliente/Empresa.....................................................................27
1.3.- SERVICIOS.................................................................................28
1.3.1.- Crear un nuevo Servicio........................................................28
1.3.2.- Borrar un Servicio..................................................................29
1.3.3.- Imprimir fichero Servicio......................................................29
1.4.- HABITACIONES........................................................................29
1.4.1.- Crear una nueva Habitación...................................................30
1.4.2.- Buscar una Habitación...........................................................30
1.4.3.- Modificar una Habitación......................................................30
1.4.4.- Borrar una Habitación............................................................31
1.4.5.- Baja/Anulación de una Habitación........................................31
1.5.- PRECIOS HABITACION...........................................................32
1.5.1.- Asignar un nuevo Precio de Habitación a una Tarifa............33
1.5.2.- Buscar un Precio de Habitación.............................................34
1.5.3.- Modificar Precios de Habitación..........................................34
1.5.4.- Duplicar Precios de Habitación.............................................35
1.5.5.- Borrar un Precio de Habitación.............................................35
1.6.- TIPO HABITACIONES..............................................................36
1.6.1.- Crear un nuevo Tipo de Habitación.......................................36
1.6.2.- Borrar un Tipo de Habitación................................................36
1.6.3.- Imprimir fichero Tipo de Habitación.....................................36
1.7.- TIPOS CLIENTE.........................................................................37
1.7.1.- Crear un nuevo Tipo de Cliente.............................................37
1.7.2.- Borrar un Tipo de Cliente......................................................37
1.7.3.- Imprimir fichero Tipo de Cliente...........................................37
1.8.- USUARIOS.................................................................................38
1.8.1.- Crear un nuevo Usuario.........................................................38
1.8.2.- Borrar un Usuario..................................................................38
1.9.- AGENCIA...................................................................................39
1.9.1.- Crear una nueva Agencia.......................................................39
1.9.2.- Buscar una Agencia...............................................................40
1.9.3.- Modificar una Agencia..........................................................41
1.9.4.- Borrar una Agencia................................................................42
1.9.5.- Cupos Agencias.....................................................................42
1.10.- FORMAS DE PAGO.................................................................43
1.10.1.- Crear una nueva Forma de Pago..........................................43
1.10.2.- Borrar una Forma de Pago...................................................43
1.10.3.- Imprimir fichero Formas de Pago........................................43
1.11.- RÉGIMEN ALIMENTICIO......................................................44
1.11.1.- Crear un nuevo Régimen alimenticio..................................44
1.11.2.- Borrar un Régimen alimenticio...........................................44
1.11.3.- Imprimir fichero Régimen alimenticio................................44
1.12.- PRECIOS SERVICIOS.............................................................45
1.12.1.- Crear un nuevo Precio de Servicio......................................45
1.12.2.- Buscar un Precio de Servicio...............................................45
1.12.3.- Modificar Precios de Servicio............................................45
1.12.4.- Duplicar Precios de Servicio...............................................46
1.12.5.- Borrar un Precio de Servicio................................................46
2.- RESERVAS/REGISTROS/FACTURAS...........................................47
2.1.- REJILLA-RESERVAS................................................................47
2.1.1. -Lista de Espera..................................................................51
2.1.2. -Registro de reservas ..........................................................52
2.1.3. -Crear una nueva Reserva...................................................53
2.1.4. -Buscar una Reserva...........................................................59
2.1.5. -Modificar datos de una Reserva........................................60
2.1.6. -Cambio Habitación............................................................60
2.1.7. -Modificar reservas de un grupo.........................................61
2.1.8. -Borrar una Reserva............................................................61
2.1.9. -Habitaciones inactivas.......................................................62
2.2.- SERVICIOS.................................................................................64
2.2.1.- Crear un nuevo Servicio........................................................64
2.2.2.- Modificar un servicio.............................................................66
2.2.3.- Borrar un Servicio..................................................................66
2.3.- FACTURAS................................................................................67
2.3.1.- Crear una nueva Factura........................................................68
2.3.2.- Modificar una Factura............................................................75
2.3.3.- Borrar una Factura.................................................................76
2.3.4.- Imprimir una Factura.............................................................76
3.- TEXTOS / MAILING.........................................................................78
3.1.- CREAR UN NUEVO TEXTO....................................................78
3.2.- BUSCAR TEXTOS.....................................................................79
3.3.- MAILING....................................................................................80
4.- LISTADOS.........................................................................................82
4.1.- RELACIÓN DE FACTURAS.....................................................82
4.2.- LISTADO CLIENTES POR FECHAS ......................................84
4.3.- LISTADO CLIENTES POR DÍAS..............................................84
4.4.- LISTADO Estadística I.N.E........................................................85
4.5.- LISTADO Comedor....................................................................85
4.6.- LISTADO Jefe Servicio...............................................................85
4.7.- LISTADO Arqueo de caja...........................................................85
5.- UTILIDADES.....................................................................................86
5.1.- COPIA DE SEGURIDAD...........................................................87
5.2.- CONTROL DE ACCESOS.........................................................88
5.3.- LICENCIA...................................................................................89
5.4.- RUTA PROGRAMA...................................................................90
5.5.- COMPROBAR FACTURAS......................................................90
5.6.- EXPORTAR FACTURAS A CONTABILIDAD.......................90
5.7.- RE-INDEXAR BASE DE DATOS.............................................92
5.8.- Barra de herramientas/Dock........................................................92
5.9.- Borrado de la base de datos.........................................................92
5.10.- MODIFICACIÓN FICHERO DE DATOS...............................93
5.10.1.- Crear un nuevo fichero de datos.............................................93
5.10.2.- Abrir un Fichero de Datos......................................................94
5.10.3.- Modificar el Tamaño de un Fichero de Datos........................94
5.11.- IMPORTAR CLIENTES...........................................................96
6.- HOJA DE CÁLCULO.............................................................................97
6.1.- CREAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO..........................97
6.2.- BUSCAR UNA HOJA DE CÁLCULO......................................98
6.3.- IMPORTAR CAMPOS...............................................................98
7.- ENVIO INFORMACION A D.G.G.Civil/D.G.P/Mossos ....................100
8.- INTRODUCCION DE SERVICIOS.....................................................101
VIII.- CALCULADORA............................................................................102
IX.- MODULO - INVENTARIO -.............................................................103
X.- MODULO - CENTRALITA -..............................................................107
XI.- MODULO - PORTALES -..................................................................109
1.- Top Rural......................................................................................109
XII.- MODULO - AGENDA/ALARMAS -...............................................112
1.- Crear nuevo mensaje.....................................................................114
2.- Mensaje repetitivo........................................................................115
3.- Alarma..........................................................................................116
4.- Buscar Alarma..............................................................................117
XIII.- MODULO - ONITY -.......................................................................118
XIV.- MODULO - CHAR-.........................................................................120
XIV.- MODULO - CUPOS-.......................................................................121
I.-GENERALIDADES.
Este Manual les va a guiar a través del funcionamiento del programa. Es obvio que todas las habilidades que encierra, no se pueden incluir en un manual. El manejo diario es la mejor manera para obtener unos rendimientos óptimos.
II.- INTRODUCCION.
IdemHotel está diseñado para gestionar rápida, eficaz y fácilmente reservas, servicios, facturación, ... . En definitiva la gestión diaria de un Hotel.
Para ello consta de una serie de Ficheros donde se almacena toda la información necesaria para llevar a cabo dicha gestión. Estos son:
- EMPRESA en cuestión, que en este caso será el Hotel.
- CLIENTES, AGENCIAS.
- PARTES DE VIAJEROS Y LIBRO REGISTRO.
- SERVICIOS, que proporciona el Hotel.
- PRECIOS de las SERVICIOS.
- HABITACIONES de las que consta dicho Hotel.
- PRECIOS de las HABITACIONES, según las diferentes temporadas del año.
- TIPO DE HABITACIONES.
- LISTAS DE ESPERA.
- FACTURAS.
- ...
Además de esto, IdemHotel consta de un apartado de RESERVAS/REGISTROS donde se registran todas las reservas que se realizan.
Cuando queramos facturar una habitación, IdemHotel nos mostrará todos los servicios que se han realizado en cada habitación, sin que se nos pueda olvidar ninguno.
IdemHotel selecciona automáticamente tanto el Formato presentación de Números, como el Formato presentación de la Fecha, dependiendo de la opción seleccionada en el sistema operativo. Por ejemplo Usar la coma [,] como decimal y el punto [.] como separador de miles .
A continuación, se explica detalladamente el funcionamiento de esta IdemHotel .
III.- GLOSARIO.
- Campo: parte específica de una ficha que identifica una parte de ésta. Por ejemplo, el nombre de un Cliente.
- Ficha: bloque de información. Por ejemplo, todos los datos de un Cliente.
- Fichero: conjunto de fichas. Por ejemplo, el fichero Clientes, que contiene los datos de todos los Clientes, dados de alta en la Base de Datos.
- Base de Datos: lugar donde guarda la Gestión toda la información que creamos y que utilizamos en el programa (Data).
- Dar de en la base de datos la información que introducimos en el programa al hacer «clic» en el botón GRABAR de los diferentes mantenimientos.
- del programa que se entra a través de los diferentes menús. Por ejemplo haciendo «clic» en Clientes en el menú Ficheros se accede al mantenimiento de Clientes.
IV.- BOTONES
A lo largo de toda la Aplicación hay una serie de botones que siempre que aparecen tienen el mismo significado. Estos botones son:
- Calculadora 
Botón por el cual se puede acceder a la calculadora que proporciona la Aplicación. Se puede acceder a ella desde cualquier punto de la Gestión.
Se trata de una calculadora que puede realizar operaciones básicas en cualquier tipo de moneda, incluyendo los Euros, dándonos el cambio de forma automática a euros.
- Anular
Este botón permite la anulación de los datos de una ficha restableciendo los anteriores. Esta opción es útil en el caso en que se modifiquen los datos de una determinada ficha y luego se quiera dejar como estaba.
Es importante destacar que todo esto funcionará si no se ha pulsado previamente el botón de Grabar; sino, los datos de la ficha se habrán grabado en el fichero y para modificarlos habrá que rescribirlos de nuevo.
Esta tecla permite también salir de la pantalla que estemos y normalmente tiene asociada la tecla «escape».
- Grabar Permite grabar los datos de una ficha en el fichero correspondiente.
- Primer Registro 
Muestra, los datos del primer registro del fichero.
- Ultimo Registro 
Muestra los datos del último registro del fichero.
- Registro Anterior 
Muestra los datos del registro anterior.
- Registro Siguiente 
Muestra los datos del registro siguiente.
- Borrar Borrar la ficha que se muestra por pantalla.
- Imprimir 
Imprime los datos, informes, etc...,
- Manual 
El manual se abrirá haciendo clic el botón Manual .
- Cambio de Usuario 
Haciendo «clic» en el campo con el nombre del usuario conectado podremos cambiar de usuario, sin salir del programa.
V.- ACCESO A IdemHotel.
1.-ACCESO POR PRIMERA VEZ.
Haciendo «doble clic» sobre el icono de IdemHotel, la primera vez que entremos, tendremos la opción de crear una nueva Base de Datos, o por otra parte, se podrá abrir una Base de datos ya existente, como se explica más adelante, en el apartado Base de Datos.
Primero visualizaremos la ventana de presentación del programa, la cual solo aparecerá en el caso que no hayamos introducido la Licencia en el programa. Para introducir la Licencia hay que hacer «clic» en el botón LICENCIA para introducir los códigos Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia, que habrá suministrado IdemSoft, S.L. y, hacer «clic» en el botón GRABAR, momento en el cual desaparecerá la limitación por fecha de finalización.
En el caso de ser una base de datos de la Demo para probar el programa y no querer introducir la Licencia hacer «clic» en SEGUIR, y poner en la ventana de acceso el Usuario Demo y la Clave Demo.
Cuando se cree una nueva base de datos IdemHotel pedirá que se introduzca el nombre del Usuario y su Clave, así como el nombre de la empresa. El nombre de la empresa tiene que ser el mismo que el de la Licencia.
Desde la versión 2004.5 IdemHotel es multilingue (Català, Deutsch, English, Español, Française, Valencià.).
Esto nos permite dos opciones :
a) Seleccionar el idioma de interface de usuario con el que queremos trabajar.
b) Al. imprimir en la mayoría de casos podemos seleccionar el idioma en el que queremos que lo imprima.
La configuración del monitor de un PC para ver correctamente las pantallas de IdemHotel tendrá que ser de al menos 800 por 600 pixeles. Para cambiar esta configuración primero haremos «clic» con el botón derecho del ratón sobre el fondo de la pantalla del monitor, seleccionar la opción Propiedades de la ventana que hemos visualizado y, hacer «clic» sobre la etiqueta de Configuración de la ventana de Propiedades de pantalla. Ya aquí, deberemos seleccionar la configuración indicada desde donde pone Area de la pantalla.
2.- ACCESO A IdemHotel
La primera pantalla que aparece es la ventana de presentación del programa, cuando todavía no se ha introducido la Licencia. Hay que hacer «clic» en el botón SEGUIR para acceder a la ventana de selección de Usuario, donde se pide el nombre de USUARIO y la CLAVE.
Una vez este puesta la Licencia esta ventana aparecerá directamente, sin visualizar previamente la ventana de presentación mencionada anteriormente. Si por error se introduce otra clave que no es la correcta, la Gestión no permitirá la entrada a la misma de dicho Usuario.
Si se desea cambiar la Clave de acceso del usuario, pulsaremos el botón 
(F3-CAMBIO CLAVE).
IdemHotel nos pedirá que indiquemos la nueva clave y para comprobar que no nos equivocamos al introducirla repetiremos la clave.
Al hacer «clic» en el botón F2- GRABAR IdemHotel guardará la nueva clave del usuario seleccionado.
vi.- BASE DE DATOS
1.-WINDOWS
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta el mismo, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión Demo.
Para crear la Base de Datos hay que pulsar el botón New (Nuevo).Mostrará una ventana con el nombre de IdemHotel, el cual podremos cambiar. Una vez estemos seguros del nombre, haremos «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos. La gestión guardará la Base de Datos con la extensión (.4dd) Este proceso puede tardar unos minutos.
Seleccionada la Base de Datos, se ejecutará el programa, a partir de ahora de forma automática, con la Base de Datos elegida.
Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta el programa, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos de la forma explicada anteriormente.
2.-MACINTOSH
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta el mismo, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión Demo.
Para crear una nueva Base de Datos haremos «clic» en el botón Nuevo (New). Mostrará una ventana con el nombre de la gestión, el cual podremos cambiar. Una vez estemos seguros del nombre, haremos «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos. Este proceso puede tardar unos minutos.
Seleccionada la Base de Datos, se ejecutará el programa, a partir de ahora de forma automática, con la Base de Datos elegida.
Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta el programa, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos de la forma explicada anteriormente.
VII.- MENÚ GENERAL
Como se puede observar en la siguiente pantalla, en el Menú General de IdemHotel, vemos los siguientes botones: Ficheros, Reservas/Registros/Facturas, Textos / Mailing, Listados y Utilidades.
Además, haciendo «clic» en este botón 
podremos visualizar e imprimir el manual como se explica en el apartado de Botones.
Desde aquí también podrán conectarse a nuestra página Web o enviarnos un e_mail haciendo «clic» en los botones correspondientes.
Haciendo «clic» en el campo con el nombre del usuario conectado podremos cambiar de usuario, introduciendo el nombre y la clave del usuario que desea conectarse, sin tener que salir del programa y volver a entrar.
1.- FICHEROS.
Desde este menú podemos acceder a la pantalla de presentación del programa, al manual y cambiar de usuario conectado de igual forma que en el Menú General.
Aquí se guarda toda la información referente a la Empresa, los Clientes de la misma, los Tipos de Cliente, los Servicios que proporciona el Hotel, los Precios de los Servicios, las Habitaciones que tiene y las Tarifas de cada una de ellas, según la temporada el tipo de habitación y el Uso de la habitación, los diferentes Tipos de Habitaciones, Agencias, los Usuarios y Régimen alimenticio, ... .
A continuación se presenta el funcionamiento de cada uno de los ficheros mencionados anteriormente.
1.1.- EMPRESA.
En esta ficha se almacena toda la información referente a la Empresa de la que se trate, en este caso, del Hotel que vaya a utilizar IdemHotel.
La ficha de la empresa se divide en distintos apartados :
Podremos acceder a cada uno de ellos haciendo clic en la pestaña correspondiente.
a) Datos generales del Hotel. Aquí se recoge la información básica de los datos de la empresa : Nombre, Dirección, ...
b) Facturación. Datos relativos a facturación : Número siguiente, Impuesto aplicable, Formato de impresión.
c) Moneda de trabajo. Nos permite utilizar cualquier moneda, definiéndola en este apartado.
d) Contabilidad. Recoge las cuentas necesarias para la exportación de las facturas a un programa de contabilidad (IdemCONTA)
e) e_mail. Aquí introduciremos la cuenta de correo electrónico de la empresa, así como la forma de conexión, a través de SMTP.
f) Policía/Guardia Civil/Mossos d'esquadra. Se recoge toda la información necesaria para poder cumplir con las obligaciones según la ley 11 de julio de 2003.
g) Centralita. Este apartado se reserva para las conexiones con centralitas telefónicas. Disponible como modulo a parte, previo estudio y adaptación en cada caso.
1.1.1.- Crear la Empresa.
Cuando creemos una nueva base de datos, IdemHotel nos mostrará una pantalla en la cual introduciremos los datos del Hotel. Estos datos los podemos introducir cuando creamos la Base de datos o una vez hemos entrado haciendo «clic» en el botón EMPRESA del menú Ficheros.
- Los datos generales, como Nombre, Población, Dirección, Provincia, Identificación Fiscal, País, Código Postal, Teléfono y Fax. En el caso de la Identificación Fiscal tendremos que indicar el Título (NIF, CIF) y el Número en los recuadros correspondientes.
Debajo del campo Nombre aparecen dos campos, uno para indicar el Tipo de Hotel y otro para indicar la Categoría del Hotel, para que al imprimir la Ficha de entrada del Viajero y las Facturas indique el Tipo y Categoría del Hotel.
- Anagrama; también se puede poner, si se desea, un Anagrama de la Empresa, importándolo del fichero donde se encuentre almacenado.
Al hacer «clic» en el botón 
eliminará de IdemHotel el anagrama.
- Firma; Aquí puede guardar la firma junto con el sello, para después poder usarlo al enviar los justificantes de reserva..
Al hacer «clic» en el botón 
eliminará de IdemHotel la firma.
- Web. En este campo indicaremos el nombre de la página Web del hotel para que lo imprima en las fichas de admisión del viajero y en las facturas.
- Contador : Parte de Viajero. Este campo es en el que está indicado el número actual de parte de viajero, que se imprime tanto en la Ficha de Admisión del Viajero como en el Parte de Viajero. La diferencia es simplemente el formato en el que se imprimen.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Policía/Guardia Civil:
- En este apartado introduciremos toda la información necesaria para cumplir con las obligaciones según la ley 11 de julio del 2003.
En Nombre Comercial: indicaremos el nombre comercial, por el que es conocido el establecimiento, con un máximo de 40 carácteres.
En Sexo: indicaremos el título y clave de los sexos.
En Web envío D.G.G.Civil/D.G.P.: indicaremos la Web correspondiente.
Si hemos modificado estos campos y queremos volver a los estándar para el envío a la D.G.G.Civil/D.G.P./Mossos solo tendremos que hacer clic en el botón "Datos según D.G.G.Civil/D.G.P./Mossos" y naturalmente Grabar.
IdemHotel nos facilita el envío de los partes con dos sistemas (el segundo sólo válido, de momento, para Guardia Civil)
1) En Programación diaria envío de partes: Podemos programar una alarma para que todos los días a la hora que le indiquemos, nos recuerde que hay que enviar el informe.
2) En Envío automático, cada minutos: Indicaremos los minutos y IdemHotel si hay partes pendientes de enviar, los enviará, sin necesidad de intervención del usuario. Solo válido para Guardia Civil.
En Código D.G.G.Civil/D.G.P./Mossos: Este código es asignado por la D.G.G.Civil/D.G.P/Mossos y es imprescindible para poder enviar por Internet a la D.G.G.Civil/D.G.P./Mossos las fichas diarias de viajeros.
En Clave D.G.G.Civil/D.G.P.: Esta clave es asignada por la D.G.G.Civil/D.G.P y es imprescindible para poder enviar por Internet a la D.G.G.Civil/D.G.P. las fichas diarias de viajeros. .
Para obtener este código y la clave deberán acreditarse ante la dependencia policial/guardia civil/de su demarcación. Para ello deben rellenar el formulario, que pueden obtener en nuestro sitio Web :
- Formato .pdf (Adobe Acrobat Reader)
- Formato .doc (Microsoft Word)
Para los mossos deberán contactar con las dependencia más próxima.
En Nº Siguiente Fichero Envío D.G.G.Civil/D.G.P./Mossos: Este contador no deberemos modificarlo normalmente. Se usa para el fichero de envío a la D.G.G.Civil/D.G.P. y es un valor del 0 al 999. Cuando llegue al 999 automáticamente se iniciará en 001.
En Último Nº Fichero Enviado D.G.G.Civil/D.G.P./Mossos: Este contador no deberemos modificarlo normalmente. Se usa para control del fichero de envío a la D.G.G.Civil/D.G.P. y es un valor del 0 al 999. Cuando llegue al 999 automáticamente se iniciará en 000.
En Archivar Informes envío a D.G.G.Civil/D.G.P:/Mossos Aquí se indicará donde queremos guardar los informes que enviaremos. De esta forma podremos revisarlos o borrarlos. Los ficheros se nombran de acuerdo con un formato definido, de manera que el nombre debe coincidir con el del usuario asignado y la extensión con el número de orden.
De manera que si nos asignan el numero de usuario : 280032JKPA
Los ficheros que se enviaran serán:
280032JKPA.001
280032JKPA.002
...
Podemos seleccionar la opción Introducción Manual del número de Parte de Viajero, con lo que nos pedirá el número de Parte cada vez que necesitemos crear uno.
Si seleccionamos Control Copia Seguridad 4D Backup, cada vez que salimos de IdemHotel, nos informa de cuando fue la última copia y nos da la posibilidad de realizar la copia de seguridad.
Esta opción la podemos marcar sea cual sea la "pestaña" que esté seleccionada, es común a las tres partes de la ficha de la Empresa.
La opción Cambio de sábanas (días), le permite indicar cada cuantos días de pernoctación desea cambiar las sábanas. Esta opción está ligada con el listado diario de Jefe Servicio, donde se mostrará si hay que cambiarlas.
Haciendo «clic» en la "pestaña" E_MAIL :
- E_Mail. En este campo indicaremos la dirección de correo electrónico del hotel. Este servirá tanto para que imprima en las fichas de admisión del viajero y en las facturas la dirección de correo electrónico del hotel, como para el envío de las fichas de viajero a la D.G.P. .
- SMTP. En este campo indicaremos el servidor de correo saliente con el que trabajemos. Así mismo, en el caso que requiera autenticación, marcaremos esta opción y pondremos el nombre de usuario y la clave.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Visualizar ;
- Fondos. Podremos elegir entre distintos fondos, para IdemHotel.
- Rejilla. Podremos elegir la rejilla con la que preferimos trabajar: Mensual, Quincenal, Quincenal ampliada, Semanal, Semanal ampliada. Naturalmente en cualquier momento podemos cambiar de una a otro, según se adapte mejor a nuestras necesidades.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Otros:
- Texto de Cortesía. Hay un apartado donde puede introducir el texto de cortesía para posteriormente introducirlo (con un clic) en las Facturas que se desee, a fin de no tener que escribirlo cada vez.
- Texto Hoja de Admisión. Hay un apartado donde introducir texto para la Hoja de Admisión, según sus necesidades. Este se incluirá automáticamente al imprimir la Hoja.
Ejem.: Limite horario de Salida: 12:00 Hrs.
- Días notificación cumpleaños. Indicaremos un plazo, en días, para que nos avise IdemHotel del día del cumpleaños del cliente, si la fecha del cumpleaños se encuentra dentro del plazo indicado anterior o posterior respecto la fecha de la reserva o la fecha actual, según la que menos diferencia exista.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Facturación podremos indicar la siguiente información:
- Serie de las facturas. Poner para la facturación, una Serie/Prefijo, para asignar a cada número de factura la serie/prefijo indicado. No podremos indicar la letra "P" como Serie/Prefijo por utilizarse para las facturas Proforma.
Haciendo «clic» en el icono que hay al lado de la Serie/Prefijo indicado, visualizaremos una ventana desde donde podemos borrar todas las facturas que contengan la Serie/Prefijo que hayamos seleccionado en la ventana mencionada, borrando dichas facturas y todos los servicios que estén asignados en dichas facturas.
- Número siguiente de Factura, para la asignación automática del número de factura.
- Número siguiente en facturas proformas. Al hacer facturas proforma en el número indicará el que le corresponda del contador precedido por la letra "P".
- Impuesto; indicar el Título del impuesto (IVA) y su porcentaje (%) en los recuadros correspondientes y según el país, para que aparezca seleccionado automáticamente en los correspondientes mantenimientos (cálculo del precio de las habitaciones).
- Imprimir Anagrama y Datos Empresa. Marcando esta opción, al imprimir las facturas imprimirá el anagrama y los datos que tengamos asignados en la ficha de Empresa en la "pestaña" General.
- Imprimir nombre comercial en facturas. Marcando esta opción visualizaremos un campo para indicar el nombre comercial de la empresa (nombre del hotel), el cual lo imprimirá IdemHotel en las Facturas.
- Tamaño de papel factura. Si seleccionamos la opción 210 x 297 mm al imprimir las facturas de las correspondientes fichas de las reservas, IdemHotel imprimirá las facturas en el correspondiente tamaño (tamaño folio normal, A4).
Si seleccionamos la opción 147 x 210 mm imprimirá las facturas en el tamaño correspondiente ( tamaño mitad de un folio A4).
Además en esta última opción IdemHotel nos da otra opción, Papel Pre-impreso, que al marcarla podremos imprimir las facturas con solo la información de la misma, sin los datos del hotel, el anagrama ni los recuadros, para que podamos utilizar papel pre-impreso.
- Seleccionar una moneda de trabajo según el país en el que estemos, introducir el símbolo de la moneda correspondiente y el número de decimales que queremos utilizar a la hora de calcular el redondeo de la moneda seleccionada.
Solo en el caso de que seleccionemos como moneda el Euro nos permitirá elegir si queremos ver los precios en Euros y Pesetas en las pantallas Reservas, Ficha de Reservas, Precio de Habitaciones, Servicios y Facturas; seleccionando el No se verán los precios solo en Euros y seleccionando el Sí ( se verá en Euros y en Pesetas ).
Haciendo «clic» en la "pestaña" Contabilidad marcaremos la opción Enlace con contabilidad (IdemConta) en caso que queramos exportar las facturas que creemos en IdemHotel a un fichero fuera de IdemHotel para poder importarlo desde IdemConta y así contabilizar automáticamente dichas facturas (Ver apartado 5.6.- Exportar facturas a contabilidad).
Al marcar la opción Enlace con Contabilidad IdemHotel obligará a asignar una cuenta contable a los Clientes, Agencias y Servicios para una correcta contabilización.
Una vez marcada dicha opción indicaremos :
1.- Cuenta Ventas. La Cuenta Contable que utilizaremos por defecto al facturar la habitación y los servicios asignados a la habitación.
Esta cuenta contable la podremos modificar desde el fichero Servicios (Ver apartado 1.3.- Servicios)
2.- Cuenta IVA Repercutido. La Cuenta Contable correspondiente al impuesto (IVA).
Una vez introducidos en la ficha, todos los datos que se acaba de mencionar, habrá que grabarlos, pulsando el botón GRABAR, para que así puedan quedar almacenados en la Base de Datos.
1.1.2.- Modificar datos de la Empresa
Para modificar los datos del Hotel, en cuestión, una vez grabados, tan solo hay que entrar en la pantalla donde están todos los datos, de la manera mencionada anteriormente y proceder a su modificación.
Al igual que antes, hay que grabar las modificaciones que se hagan, sino IdemHotel no las guardará, haciendo «clic» en el botón GRABAR.
1.2.- CLIENTES.
En este fichero se almacena toda la información referente a los Clientes de dicho Hotel. Para acceder a ella, habrá que pulsar el botón CLIENTES, desde el Mantenimiento de Ficheros, en el Menú General.
Al entrar en el mantenimiento, IdemHotel preguntará si se desea ver todos los Clientes dados de alta hasta el momento. Según sea la respuesta, mostrará un listado u otro:
- Si la respuesta es SI, aparecerá un listado con todos los Clientes almacenados en la Base de Datos y ordenados alfabéticamente.
- Por el contrario, si la respuesta es NO, habrá que seleccionar los criterios de búsqueda para que así solo aparezca el listado con los Clientes deseados.
1.2.1.- Crear un nuevo cliente.
Cada vez que entre un cliente nuevo en el Hotel, crearemos una ficha con información del mismo para poder asignarlo a las reservas de las habitaciones y poder facturar e imprimir la ficha del viajero con sus datos.
Para dar de alta un nuevo Cliente, habrá que pulsar el botón NUEVO. En la ficha del nuevo cliente introduciremos la información en las diferentes "pestañas", según que información sea.
Haciendo «clic» en la "pestaña" Datos Particular rellenaremos los datos personales del cliente, su forma de pago habitual y la tarifa que le asignaremos en la reserva y en los servicios.
- Datos personales.
Nombre y Apellidos, CIF, Tipo de cliente, Nacionalidad, Dirección, Población, Provincia, País, Dos Teléfonos, Código Postal, E_Mail.
El Tipo de Cliente lo seleccionamos pinchando sobre el campo correspondiente y volviendo a pinchar sobre el nombre el que nos interese de la lista desplegada.
Junto al campo CIF, siempre que tengamos indicado España o Spain en el campo PAÍS, estará activo el botón 
(NIF). Así mismo, si tenemos dudas respecto del tipo de documento admisible, podemos hacer clic en el botón información 
donde nos mostrará las instrucciones para la selección adecuada del tipo de documento del viajero.
Al hacer «clic» en dicho botón IdemHotel informa de cual es la letra que le corresponde y nos da la opción de introducir automáticamente la letra correcta en el campo NIF.
- Tarifa Habitación Asignada.
En el campo Tarifa Habitación Asignada de la ficha del cliente asignaremos la Tarifa del cliente. Esta tarifa la asignará automáticamente IdemHotel en la ficha de la reserva cuando asignemos el cliente a la reserva, excepto si asignamos a la reserva una Agencia y ésta tiene otra tarifa diferente, en cuyo caso asignará IdemHotel la correspondiente a la Agencia.
De todos modos podremos seleccionar cualquier Tarifa que nos interese como se explica en el apartado de Reservas.
Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha del cliente sin ninguna tarifa asignada haremos «clic» en el botón 
.
- Tarifa Servicios Asignada.
En el campo Tarifa Servicios Asignada de la ficha del cliente asignaremos la Tarifa del cliente. Esta tarifa la asignará automáticamente IdemHotel en la ficha de los servicios cuando esté asignado el cliente a la reserva.
De todos modos podremos seleccionar cualquier Tarifa que nos interese como se explica en el apartado de Servicios.
Si queremos de-seleccionar la Tarifa y dejar la ficha del cliente sin ninguna tarifa de servicios asignada haremos «clic» en el botón 
.
- Idioma.
El idioma preferido por el cliente para los impresos.
- Forma de Pago.
En el campo Forma de Pago asignaremos la Forma en que el cliente pagará la habitación. Esta forma de pago la asignará IdemHotel en la ficha de la reserva cuando asignemos dicho cliente a la reserva.
De todos modos podremos seleccionar en la reserva cualquier otra forma de pago como se explica en el apartado Reservas.
Si queremos de-seleccionar la Forma de pago y dejar la ficha del cliente sin ninguna forma de pago asignada haremos «clic» en el botón 
.
- Jefe Servicio.
Se añade una nueva pestaña Jefe Servicio, donde le permite indicar observaciones del cliente para el listado diario de Jefe Servicio..
- Moroso.
Si marcamos la opción Moroso, IdemHotel pondrá una etiqueta en la ficha del cliente indicando que es un cliente Moroso.
Al seleccionarlo para las reservas y facturas, IdemHotel también nos recordará que es un cliente Moroso.
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Solo para España :
- Región estadística.
Aquí se reflejará el lugar de residencia, de acuerdo con los que figuran en la estadística del I.N.E. . Lo que permitirá el cálculo estadístico de forma automática (si se tiene el módulo contratado)
- Nacionalidad.
IdemHotel se entrega con la lista de países, según requiere la D.G.P., de manera que no se debe modificar, si quieren estar conforme a la ley de 11/08/2003.
- Documento Identificativo.
En tipo de documento, IdemHotel se entrega con los tipos admitidos por la D.G.P según la ley la ley de 11/08/2003.
Si tiene suscrito el mantenimiento anual, las nuevas versiones mantendrán actualizados estos ficheros.
De no ser así, deberá hacerlo usted manualmente.
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Cuando introduzca un número de documento, IdemHotel comprueba si existe algún cliente con este mismo número.
Haciendo «clic» sobre la "pestaña" que pone Datos Nacimiento, para poder verlos en la ficha de admisión y en el listado especial para la policía. Indicaremos lo siguiente :
Fecha de Nacimiento, Nombre de la madre y del padre, Población, Provincia y País de nacimiento del cliente.
Podremos introducir información acerca de los Datos de la Empresa a la que pertenece el cliente. IdemHotel nos dará la opción de facturar las reservas que queramos de dicho cliente a la empresa que tiene asignado de forma automática.
Para ello haremos «clic» en la "pestaña" Datos Empresa de la ficha del cliente y asignaremos la empresa a la que pertenece. Si no existe la podremos crear desde el botón mantenimiento.
Si hacemos «clic» en la "pestaña" Observaciones podremos indicar todas las observaciones que consideremos oportunas del cliente.
Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se activará la "pestaña" Contabilidad para poder asignar una cuenta contable al cliente, y así poder exportar las facturas del cliente (o empresa asignada al cliente) para contabilizarlas automáticamente en IdemConta (Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad).
Solo en el caso de tener una empresa asignada al cliente, se activa en la "pestaña" Contabilidad el campo Cuenta contable empresa, donde podremos asignar una cuenta contable para la empresa que tenemos asignada al cliente, esto nos permitirá exportar las facturas de la empresa asignada al cliente.(Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad)
Al acabar de introducir todos los datos, hay que pulsar el botón (GRABAR), desde cualquiera de las "pestañas" de la ficha del cliente, para que así quede archivado el cliente en la Base de Datos.
1.2.2.- Buscar un Cliente.
Hay dos formas de buscar un Cliente que ya esté dado de alta, para consultar o cambiar algún dato. Al pulsar el botón CLIENTES, desde el mantenimiento de Ficheros y IdemHotel preguntará si se desea ver todos los Clientes dados de alta hasta el momento:
1- Si se contesta NO, a la pregunta de si se quiere ver todos, entonces aparecerá una ventana de búsqueda, para hacer la selección. Podremos buscar por Nombre y Apellidos, DNI, Teléfono, Empresa, Nacionalidad y Mes Nacimiento, además de poder combinar estos criterios.
Con introducir los primeros dígitos en el campo correspondiente al hacer «clic» en el botón F5- BUSCAR IdemHotel localizará los clientes según hayamos marcado la opción empieza por… o …contiene… .
De todas formas, aunque tengamos localizados solo algunos clientes, siempre podremos visualizar todos los clientes haciendo «clic» en el botón TODOS.
El botón 
nos permitirá buscar, a la vez, un texto en nombre y apellidos.
2- Si por el contrario, se contesta que SI, aparecerá el listado con todos los que están almacenados en la Base de Datos, y se podrá buscar alguno en concreto, pulsando el botón BUSCAR.
Una vez en la pantalla de clientes localizados podremos hacer búsquedas rápidas de otros clientes haciendo «clic» en el botón BUSCAR. En esta ventana podemos combinar varios criterios de búsqueda como Nombre, DNI, Teléfono del cliente y Empresa que pertenece el cliente, Nacionalidad y Mes Nacimiento. En estos criterios podemos indicar algunos carácteres y IdemHotel localizará los clientes que empiecen o contengan la parte del nombre o DNI que hemos introducido según esté marcada la opción empieza por… o …contiene…
Si queremos tener más criterios de búsqueda haciendo «clic» en el botón MÁS OPCIONES visualizaremos un editor de búsqueda y así podremos seleccionar los criterios de búsqueda que queramos.
Por ejemplo, podremos buscar por el nombre y apellidos del cliente, por la empresa que tiene asignada, por teléfono, E_Mail, por mes Nacimiento, etc.
Una vez localizado en la lista el Cliente deseado, haciendo «doble clic» sobre él, se entrará en la correspondiente ficha, donde se podrá modificar lo que nos interese.
Además también podremos imprimir Etiquetas de los Clientes e, Informes de los clientes localizados haciendo «clic» en los botones correspondientes.
Al pulsar el botón ETIQUETAS seleccionaremos los campos que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre del cliente, dirección, teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón 
.
Con el botón INFORMES podremos realizar informes de los clientes localizados, seleccionando los campos como dirección, teléfono,… .
Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color,…, tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.
Haciendo «clic» en el botón 
( EXPORTAR) de la pantalla de clientes localizados, exportaremos el listado de los clientes que tengamos seleccionados, con toda la información que tenga asignada los clientes, a un fichero fuera de IdemHotel para poder utilizar dicha información fuera de IdemHotel.
Por otra parte, el listado de Clientes, se puede ordenar según multitud de criterios, pulsando el botón ORDENAR.
Ejemplo : Imprimir etiquetas para enviar felicitación a clientes que hayan nacido en el mes de Octubre.
- Primero. Seleccionaremos los clientes que hayan nacido en el mes de Octubre. Para ello tenemos dos posibilidades :
A) Desde el menú Ficheros «clic» en el botón CLIENTES y contestar NO a la pregunta de si se quiere ver todos.
En el campo Mes Nacimiento indicaremos "10" correspondiente al mes de octubre y haremos clic en el botón F5- BUSCAR.
B) Si tenemos seleccionados todos los clientes hacer «clic» en el botón MÁS OPCIONES.
En este caso, indicaremos el criterio de búsqueda Mes_Nacimiento haciendo «clic» sobre él y después desde la columna de comparaciones (Derecha) seleccionaremos con un «clic» la opción Es Igual a, e indicaremos el valor "10" correspondiente al mes de octubre y haremos «clic» en el botón CONSULTA.
- Segundo. Haremos «clic» en el botón ETIQUETAS .
Haremos «clic» en el campo Nombre y Apellidos y sin soltar lo arrastraremos al espacio reservado para etiquetas, y repetiremos lo mismo para cada dato del cliente que sea necesario.
Deberemos seleccionar la disposición y características de las etiquetas.
- Tercero. Haremos «clic» en el botón IMPRIMIR.
Imprimirá las etiquetas de aquellos clientes que han nacido en el mes de Octubre.
Ahora solo nos quedará pegar las etiquetas en los sobres que enviaremos a dichos clientes.
1.2.3.- Modificar datos de un Cliente.
Para poder modificar los datos de un Cliente, dado de alta previamente, habrá que localizarlo primero, de la forma que se ha explicado en el apartado anterior, y después, tan solo hay que poner el cursor donde se desee introducir nuevos datos.
Después de realizar los cambios oportunos, habrá que grabarlos, para que estos se modifiquen, pulsando el botón (GRABAR).
1.2.4.- Borrar un Cliente.
Para borrar de la Base de Datos algún Cliente almacenado, hay que seleccionarlo del listado, haciendo «doble clic» sobre él y después, pulsando el botón (BORRAR).
Antes de proceder al borrado, IdemHotel pedirá confirmación y si la respuesta el afirmativa, lo eliminará de la Base de Datos.
1.2.5.- Imprimir Clientes.
Podremos imprimir Etiquetas de los Clientes localizados e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde la pantalla de Clientes localizados.
1.2.6.- Cliente/Empresa.
En el apartado Cliente/Empresa, podremos crear todos las empresas de los clientes o viajeros. De esta forma tendremos una base de datos de Empresas de Clientes y tan solo deberemos indicar en el cliente la empresa a la que pertenece, si corresponde.
Para ayudarnos en la autenticación de datos, podremos validar el CIF de la empresa, para las empresas Españolas. Haciendo clic en el botón 
1.3.- SERVICIOS.
Normalmente el Hotel, además de proporcionar habitación a los Clientes, proporciona una serie de Servicios adicionales.
Para acceder al mantenimiento general de Servicios, hay que pulsar el botón SERVICIOS, dentro de Ficheros. Una vez dentro, se procederá a la creación, borrado o impresión de los mismos.
Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se mostrará la "columna" Cuenta Contable.
Los servicios HABITACIÓN y TELÉFONO los cuales sirven para la facturación automática de las habitaciones no podremos borrarlos ni marcarlos como inactivos.
1.3.1.- Crear un nuevo Servicio.
Si se desea dar de alta algún tipo de Servicio que proporcione el Hotel, habrá que hacer «clic» en el botón NUEVO y teclear el nombre del Servicio que se quiera crear y asignarle el porcentaje de IVA que le corresponde para cuando creemos el servicio en las reservas para facturarlo IdemHotel asigne automáticamente el IVA que le corresponde.
También podremos indicar si el servicio está activo o inactivo seleccionando en el campo Activo SI para activo y NO para inactivo.
Solo en el caso que desde reservas creemos un nuevo servicio IdemHotel no localizará aquellos servicios que estén inactivos.
Solo en el caso de tener marcada la opción Enlace con contabilidad en Empresa se mostrará la "columna" Cuenta Contable para poder asignar una cuenta contable a los servicios, y así poder exportar las facturas que tengan estos servicios facturados, para contabilizarlas automáticamente en IdemConta (Ver apartado 5.6.- Exportación Facturas a contabilidad).
IdemHotel, si no indicamos nada, asignará al servicio la cuenta contable asignada en el campo Cuenta Ventas del fichero Empresa, aunque podremos cambiar dicha cuenta.
Para que éste quede archivado en el fichero, habrá que pulsar el botón GRABAR, y automáticamente quedará almacenado.
1.3.2.- Borrar un Servicio.
Si lo que se quiere es borrar algún tipo de Servicio archivado, habrá que seleccionarlo del listado, haciendo «clic» sobre él y posteriormente, pulsar el botón BORRAR.
Antes de realizar el borrado, IdemHotel pedirá confirmación, para asegurarse de que no es una equivocación.
1.3.3.- Imprimir fichero Servicios.
Se puede imprimir el lista