IdemSoft, S.L.
Web : www.idemsoft.com
IdemGES
Versión : 2007.2
Todos los derechos reservados.
Queda prohibida, la reproducción total o parcial de este
manual sin autorización expresa del autor.
INDICE
I.- GENERALIDADES....................................................................................6
II.- GLOSARIO.................................................................................................6
III.- FICHA TECNICA.......................................................................................6
IV.- BOTONES...................................................................................................8
V.- INICIO IdemGES.......................................................................................10
VI.- BASE DE DATOS.....................................................................................12
VII.-MENU PRINCIPAL..................................................................................14
1.- CLIENTES...........................................................................................19
1.1.- Crear un nuevo cliente...................................................................19
1.2.- Buscar un cliente............................................................................22
1.3.- Consultar datos económicos de un cliente.....................................24
1.4.- Modificar datos de un cliente........................................................25
1.5.- Borrar un cliente............................................................................25
1.6.- Imprimir un cliente........................................................................25
2.- PROVEEDORES..................................................................................26
2.1.- Crear un nuevo proveedor ............................................................26
2.2.- Buscar un proveedor......................................................................28
2.3.- Consultar datos económicos de un proveedor...............................28
2.4.- Modificar datos de un proveedor...................................................28
2.5.- Borrar un proveedor.......................................................................29
2.6.- Imprimir un proveedor...................................................................29
3.- FICHEROS ..........................................................................................30
3.1.- Empresas........................................................................................30
3.2.- Vendedores....................................................................................33
3.2.1.- Comisiones...............................................................................33
3.2.2.- Crear un nuevo vendedor..........................................................34
3.2.3.- Buscar y modificar datos de un vendedor.................................34
3.3.- Información otros...........................................................................35
3.4.- Mailings.........................................................................................36
3.5.- Impuestos.......................................................................................37
3.6.- Tipos de IVA.................................................................................38
3.7.- Poblaciones....................................................................................39
3.7.1.- Crear una nueva población.......................................................39
3.7.2.- Buscar y modificar datos de una población..............................40
3.7.3.- Borrar una población................................................................41
3.8.- Formas de pago..............................................................................42
3.9.- Bancos...........................................................................................44
3.10.- Usuarios.......................................................................................45
3.10.1.- Crear un nuevo usuario...........................................................45
3.10.2.- Buscar un usuario...................................................................46
3.11.- Idioma pre-impreso......................................................................47
3.12.- Modelos escritos..........................................................................48
3.13.- Tipos de alarmas..........................................................................50
3.14.- Vehículos.....................................................................................51
3.15.- Cubas...........................................................................................52
3.16.- Monedas.......................................................................................53
4.- ARTICULOS/ALMACEN ..................................................................54
4.1.- Familias.........................................................................................55
4.2.- Clases.............................................................................................56
4.3.- Unidades medida...........................................................................57
4.4.- Tarifas............................................................................................58
4.5.- Artículos........................................................................................60
4.5.1.- Crear un nuevo artículo............................................................60
4.5.2.- Buscar un artículo.....................................................................61
4.5.3.- Crear Etiquetas de los artículos................................................63
4.5.4.- Asignar precio a los artículos...................................................63
4.5.4.1.- Aplicar documentos a los artículos.....................................63
4.5.5.- Modificar Precio de los artículos..............................................64
4.6.- Artículos/Almacén.........................................................................65
4.6.1.- Buscar y modificar datos de un artículo en un almacén ..........65
4.7.- Mantenimiento de stocks...............................................................67
4.8.- Movimientos de stocks..................................................................71
4.9.- Stock..............................................................................................72
4.10.- Movimientos de almacén.............................................................73
4.11.- Stock inicial / final.......................................................................74
4.12.- Re-cálculo stock y precios coste medio.......................................75
4.13.- Comprobación Stock Inicial y Final............................................76
4.14.- Informe por Clases.......................................................................77
5.- PROCESOS .........................................................................................78
5.1.- Procesos Compras / Ventas ..........................................................79
5.1.1.- Crear y modificar un Documento.............................................79
5.1.2.- Cambiar de Documento............................................................82
5.1.3.- Buscar un Documento...............................................................83
5.1.4.- Imprimir un Documento...........................................................85
5.1.5.- Recibos.....................................................................................87
5.2.- Remesas.........................................................................................89
5.2.1.- Crear una nueva Remesa..........................................................89
5.2.2.- Buscar una Remesa...................................................................90
5.2.3.- Imprimir remesas......................................................................90
5.3.- Contabilizar Facturas.....................................................................91
5.4.- Contadores.....................................................................................93
6.- UTILIDADES.......................................................................................94
6.1.- Control de Acceso.........................................................................95
6.2.- Borrar Proformas...........................................................................96
6.3.- Estadísticas ...................................................................................97
6.3.1.- Actualizar estadística................................................................97
6.3.2.- General......................................................................................98
6.3.3.- ABC..........................................................................................99
6.3.4.- Re-cálculo estadísticas............................................................100
6.4.- Servidor de fax.............................................................................101
6.5.- Licencia........................................................................................102
6.6.- Re-cálculo riesgo Clientes...........................................................103
6.7.- Re-cálculo riesgo Proveedores....................................................104
6.8.- Copia de Seguridad......................................................................105
6.9.- Asignar Tarifa a Clientes.............................................................106
6.10.- Asignar Moneda a Clientes........................................................107
6.11.- Re-indexar base de datos...........................................................108
6.12.- Ruta Programa...........................................................................108
6.13.- Comprobar Recibos...................................................................108
6.14.- Comprobar Documentos............................................................109
6.15.- Comprobar Familia Documentos...............................................109
6.16.- Modificación Fichero de datos..................................................110
6.16.1.- Crear un nuevo fichero de datos...........................................110
6.16.2.- Abrir un Fichero de Datos....................................................111
6.16.3.- Modificar Tamaño de un Fichero de datos...........................111
6.17.- Barra de herramientas/Dock......................................................112
6.18.- Borrado de la base de datos.......................................................112
7.- PROCESO DE RECIBOS..................................................................113
7.1.- Visualizar Recibos.......................................................................113
7.2.- Cobro / Pago de Recibos.............................................................114
7.3.- Anulación / Devolución de Recibos............................................115
7.3.1.- Devolución de un recibo.........................................................115
7.3.2.- Devolución de varios recibos..................................................115
7.3.3.- Anulación de un recibo...........................................................115
7.3.4.- Anulación de un recibo agrupado...........................................115
7.4.- Previsión de Pagos.......................................................................116
8.- LISTADOS.........................................................................................117
8.1.- Pedidos/ Artículos........................................................................118
8.2.- Documentos ................................................................................119
8.3.- Tarifas..........................................................................................119
8.4.- Proveedores.................................................................................120
8.5.- Clientes........................................................................................120
8.6.- Cobros / Pagos.............................................................................121
8.7.- Envío de mailing..........................................................................122
9.- FAX....................................................................................................124
9.1.- Crear un nuevo fax......................................................................125
9.2.- Buscar un fax...............................................................................125
9.3.- Borrar un fax................................................................................126
9.4.- Imprimir un fax............................................................................126
10.- TEXTOS ..........................................................................................127
10.1.- Crear un nuevo texto..................................................................127
10.2.- Buscar un texto..........................................................................128
10.3.- Mailing.......................................................................................129
11.- VEHICULOS / CUBAS...................................................................130
11.1.- Vehículos...................................................................................130
11.2.- Cubas..................... ...................................................................131
12.- INFORMES......................................................................................132
12.1.- General.......................................................................................133
12.1.1.- Artículos...............................................................................133
12.1.2.- Ventas y Compras ................................................................134
12.1.3.- Recibos pendientes ..............................................................135
12.1.4.-Pedidos y Albaranes pendientes............................................135
12.2.- Vendedores................................................................................136
12.2.1.- Informes de Artículos de un Vendedor.................................137
12.2.2.- Informes de Familias de Artículos de un Vendedor.............138
12.2.3.- Informes de Facturas de un Vendedor..................................138
13.- E_MAIL ...........................................................................................139
13.1.- Crear un nuevo mensaje.............................................................139
13.1.- Visualizar mensaje.....................................................................139
14.- INTERNET.......................................................................................140
15.- HOJA DE CÁLCULO......................................................................141
15.1.- Crear una nueva Hoja de Cálculo..............................................141
15.2.- Buscar una Hoja de Cálculo......................................................142
15.3.- Importar Campos.......................................................................143
15.- IdemCONTA....................................................................................144
VIII.- INFORMACIÓN.AGENDA/ALARMA...............................................146
1.- Información.........................................................................................147
2.- Agenda/Alarma...................................................................................148
2.1.- Crear un nuevo mensaje...............................................................150
2.2.- Alarmas........................................................................................152
2.3.- Buscar un mensaje.......................................................................153
3.- CALCULADORA .............................................................................154
I.-GENERALIDADES.
Este Manual nos va a guiar a través del funcionamiento del programa, además de ver los resultados inmediatos que se obtienen. Es obvio que todas las habilidades que encierra no se pueden incluir en un manual. El manejo diario es la mejor manera para obtener unos rendimientos óptimos.
II.- GLOSARIO.
- Campo: parte específica de una ficha que identifica una parte de ésta. Por ejemplo, el nombre de un Cliente.
- Ficha: bloque de información. Por ejemplo, todos los datos de un Cliente.
- Fichero: conjunto de fichas. Por ejemplo, el fichero Clientes, que contiene los datos de todos los Clientes, dados de alta en la Base de Datos.
- Texto estático. Texto informativo de facturas, recibos, albaranes, etc., independiente de la información que se introduce.
III.-FICHA TECNICA.
La configuración del monitor de un PC para ver correctamente las pantallas de IdemGES tendrá que ser de 800 por 600 pixeles. Para cambiar esta configuración primero haremos «clic» con el botón derecho del ratón sobre el fondo de la pantalla del monitor, seleccionar la opción Propiedades de la ventana que hemos visualizado y, hacer «clic» sobre la etiqueta de Configuración de la ventana de Propiedades de pantalla. Ya aquí, deberemos seleccionar la configuración indicada desde donde pone Area de la pantalla.
IdemGES incluye una completa Gestión comercial, así como un programa de Contabilidad integrado y un procesador de textos. Esta integración aumenta la sencillez de su manejo, debido a la generación de asientos automáticamente.
Ofrece gran facilidad de manejo y seguridad al trabajar sobre 4D, una Base de Datos relacional totalmente gráfica, que dan al programa un carácter intuitivo y sencillo de aprender y manejar.
IdemGES ofrece la posibilidad de una Gestión Multiusuario con un control de acceso mediante clave.
También ofrece la posibilidad de control de accesos a los procesos mediante Grupos de Usuarios, es decir, a cada Usuario se le asigna un Grupo y a cada uno de estos Grupos se le asigna unos procesos a los cuales tendrá acceso.
Si en un momento dado un Usuario intenta acceder a un Proceso al cual no tiene permiso de acceso, IdemGES no se lo permitirá, consiguiendo un control total del acceso a la información.
La Base de Datos contiene : Artículos, Familias, Almacenes, Formas de Pago, Poblaciones, Provincias, Países, Clientes, Proveedores, Otras entidades, Bancos, etc.
Además de esto, IdemGES controlará automáticamente:
- El Riesgo de los Clientes y Proveedores,
- La generación de Recibos, según la Forma de Pago seleccionada, teniendo en cuenta los Períodos de No Giro, así como los Días de Pago,
- Asientos contables, tanto de facturas compras, ventas como de sus respectivos recibos, etc.
Entre otras tareas IdemGES nos ofrece :
- Informes sobre Artículos, Clientes, Facturas, Presupuestos, Recibos, Proveedores, Almacenes, Stock, etc.
- Desarrolla una estadística automáticamente, que le permitirá un mayor control sobre el funcionamiento de la Empresa.
- Acceso directo a la contabilidad, sin necesidad de abrir varios programas, lo que lo hace mucho más rápido y sencillo.
- Realización de Remesas y posibilidad de impagados, controlando automáticamente los cambios en Contabilidad.
- Generación de Transferencias.
- Visualización de Recibos de Pagos Pendientes al igual que la relación de Recibos de Cobros pendientes para una mejor programación de las actividades de la Empresa.
- Posibilidad de envío de Mailings tanto a Clientes como a Proveedores, pudiendo crear modelos de Mailings específicos para Clientes, para Proveedores o Genéricas, es decir, sien la selección del Mailing, se encuentra que es un Cliente, sustituye los campos incluidos en ese Modelo por los valores de ese Cliente y si luego encuentra un Proveedor los sustituirá por los datos de ese Proveedor.
- Posibilidad del envío de Cartas ya sea a Clientes, Proveedores u otras personas que no aparezcan en la Base de Datos.
IV.- BOTONES.
A lo largo de toda la Aplicación, hay una serie de botones que tienen el mismo significado.
-Nuevo 
Nueva ficha en el fichero del mantenimiento donde se esté trabajando. Por otra parte, también permite introducir una nueva línea en el ficha donde se está introduciendo datos.
-Anular 
Permite la anulación de los datos cambiados en una ficha, restableciendo los anteriores. Funcionará si no se ha pulsado previamente el botón Grabar.
-Grabar 
Este botón guarda todos los datos de la ficha en la Base de Datos.
-Borrar 
Elimina definitivamente la información de la Base de Datos.
-Salir 
Al pulsar este botón, la Aplicación se sale de la pantalla en que se encuentra en esos momentos y vuelve a la anterior.
-Buscar 
La lupa permite acceder a una lista de los distintos objetos existentes del mismo tipo al que está asociada la lupa. .
El criterio de búsqueda que utiliza la Gestión por defecto es el de «comienza por…», a no ser que exista una opción que permita seleccionar otro criterio. El símbolo comodín, en las búsquedas es la arroba (@), es decir, la arroba representa a cualquier símbolo. Por ejemplo, si se introduce @ab, la Gestión buscará todos aquellas fichas que contengan ab, incluidos los que empiezan por ab.
-Imprimir 
Este botón permite imprimir sobre papel, datos, informes, etc, que estén seleccionados en un determinado momento.
-Ordenar listas 
Este dibujo siempre aparecerá en la parte superior derecha de alguna lista o conjunto de listas. Entonces, pinchando únicamente sobre el nombre de uno de los campos de la lista que se quiera ordenar (no sobre el dibujo), se obtendrá como resultado, la lista o conjunto de listas ordenadas según el criterio de la seleccionada.
-Acceso a los mantenimientos 
Permite acceder desde la pantalla en la que se está trabajando, al mantenimiento del objeto al que está asociado, sin necesidad de salir al menú principal.
-Menú Pequeño 
Este pequeño Menú, contiene por una parte, el mantenimiento de la Agenda, pulsando el botón 
y que será explicado posteriormente en el punto 11 de este manual y por otra parte, también se accede al mantenimiento de búsqueda de cualquier teléfono que haya sido dado de alta previamente en la Base de Datos, haciendo «clic» en el botón 
. Por otra parte, si se hace «clic» en 
, el menú se hace más pequeño, volviendo a su tamaño normal, si se pulsa de nuevo esta llave.
Hay que destacar que, en las situaciones en que alguna información no esté dada de alta, esta se podrá almacenar en la Base de Datos, desde el mantenimiento donde se esté trabajando en esos momentos, sin necesidad de tener que salir de él e ir al fichero correspondiente.
Toda aquella información que pertenezca a un fichero, estará compartida y por lo tanto no será necesario teclear todo el nombre, solo con las iniciales y pulsando el Tabulador, la Gestión trasladará automáticamente la información requerida al mantenimiento donde se esté trabajando en esos momentos.
- Cambio de REGISTRO 
Pinchando en estos botones se puede pasar de un registro a otro sin salir de la pantalla en la que nos encontremos.
El botón que se encuentra más a la izquierda sirve para acceder automáticamente al primer registro. Con el que está a su lado pasa al registro inmediatamente anterior, de uno en uno.
El tercer botón también pasa de uno en uno, pero al inmediatamente posterior y, por último, con el botón situado más a la derecha se accede automáticamente al último registro.
V.- INICIO IdemGES.
1.-ACCESO POR PRIMERA VEZ.
Haciendo «doble clic» sobre el icono de IdemGES, la primera vez que entremos, tendremos la opción de crear una nueva Base de Datos, o por otra parte, se podrá abrir una Base de datos ya existente, como se explica más adelante, en el apartado Base de Datos.
Primero visualizaremos la ventana de presentación del programa, la cual solo aparecerá en el caso que no hayamos introducido la Licencia en el programa. Para introducir la Licencia hay que hacer «clic» en el botón LICENCIA para introducir los códigos Nº de Serie del Producto, el Código de la Licencia, que habrá suministrado IdemSoft S. L. y, hacer «clic» en el botón GRABAR, momento en el cual desaparecerá la limitación por fecha de finalización.
En el caso de ser una base de datos de la Demo para probar el programa y no querer introducir la Licencia hacer «clic» en SEGUIR .
Cuando se cree una nueva base de datos la Gestión mostrará las siguientes ventanas:
- Pedirá que se introduzca el nombre del Usuario y su Clave, así como el nombre de la empresa, puesto igual que en la Licencia.
- Importará automáticamente el Plan Contable así como el fichero de Bancos y los Informes.
- También se generan los Tipos de IVA : Interior, Intracomunitario, Exterior.
- Siguiendo con la rutina del programa, se procederá a la creación de la Empresa y Año Fiscal, que será el año en curso.
- Creará automáticamente el Plan Contable y los Informes.
- Mostrará ventanas informativas sobre la creación de la Empresa y del Ejercicio Fiscal.
Después la gestión mostrará la pantalla de datos de la empresa, desde la cual se puede acceder a la de PREFERENCIAS: desde aquí, se puede determinar para cada ejercicio fiscal de una empresa, el número de dígitos de las cuentas del último nivel (nivel 5), siempre con un número comprendido entre 5 y 8, ambos inclusive. De la pantalla de Datos d la Empresa solo se podrá salir una vez se hayan guardado datos de la empresa con el botón GRABAR.
También se tiene la cuenta de Pérdidas y Ganancias, así como, modificar los números de serie de las numeraciones de Asientos, Libro de Facturas Emitidas y Libro de Facturas Recibidas.
- Posteriormente se creará un Almacén denominado GENERAL, que como todo en esta etapa de iniciación, se podrá modificar posteriormente.
2.- ACCESO A IdemGES
La primera pantalla que aparece es la ventana de presentación del programa, cuando todavía no se ha introducido la Licencia. Hay que hacer «clic» en el botón SEGUIR para acceder a la ventana de selección de Usuario, donde se pide el nombre de USUARIO y la CLAVE.
Una vez este puesta la Licencia esta ventana aparecerá directamente, sin visualizar previamente la ventana de presentación mencionada anteriormente. Si por error se introduce otra clave que no es la correcta, IdemGES no permitirá la entrada a la misma de dicho Usuario.
Si se desea cambiar la Clave de acceso del usuario, pulsaremos el botón 
(F3-CAMBIO CLAVE).
IdemGES nos pedirá que indiquemos la nueva clave y para comprobar que no nos equivocamos al introducirla repetiremos la clave.
Al hacer «clic» en el botón F2- GRABAR IdemGES guardará la nueva clave del usuario seleccionado.
VI.- BASE DE DATOS
1.-MACINTOSH
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta IdemGES, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión DEMO.
Para crear una nueva Base de Datos haremos «clic» en el botón Nuevo (New). Mostrará una ventana con el nombre de IdemGES, el cual podremos cambiar. Una vez estemos seguros del nombre, haremos «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos. Este proceso puede tardar unos minutos.
Seleccionada la Base de Datos, se ejecutará el IdemGES, a partir de ahora de forma automática, con la Base de Datos elegida.
Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta IdemGES, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos de la forma explicada anteriormente.
2.-WINDOWS
La primera vez que abre el programa, haciendo «doble clic» sobre el icono que ejecuta IdemGES, podremos crear una Base de Datos o abrir la Base de Datos de la versión DEMO.
Para crear la Base de Datos hay que pulsar el botón New (Nuevo).Mostrará una ventana con el nombre de IdemGES, el cual podremos cambiar. Una vez estemos seguros del nombre, haremos «clic» sobre Guardar, para que se cree la nueva Base de Datos. La gestión guardará la Base de Datos con la extensión (.4dd) Este proceso puede tardar unos minutos.
Seleccionada la Base de Datos, se ejecutará IdemGES, a partir de ahora de forma automática, con la Base de Datos elegida.
Si queremos cambiar la Base de Datos, inmediatamente después de hacer «doble clic» sobre el icono que ejecuta IdemGES, mantendremos pulsada la tecla «Alt». Podremos crear una Nueva Base de Datos de la forma explicada anteriormente.
VII.- MENU PRINCIPAL.
Del Menú Principal que aparece en la pantalla se deriva una serie de submenús que a continuación se define. Desde la pantalla del Menú Principal, se puede acceder a todos y cada uno de los submenús que contiene. Del mismo modo, desde cada uno de los submenús, se puede acceder a esta pantalla del Menú Principal directamente, pulsando el botón MENU.
Dicho Menú Principal, está compuesto por los siguientes ficheros: Clientes, Proveedores, Ficheros, Artículos/Almacén, Procesos, Utilidades, Listados, Fax, Textos, Proceso de Recibos.
Además, desde todos los menús de IdemGES, podemos acceder a al pantalla de presentación del programa haciendo «clic» en IdemGES, acceder al Manual haciendo «clic» en el icono del libro y cambiar de usuario conectado haciendo «clic» en el recuadro con el nombre del usuario conectado. Junto a este recuadro está la fotografía del usuario la cual podremos importar en la ficha de Usuarios (Ver apartado 3.10.- Ficheros).
El Menú desaparecerá después de seleccionar alguna de estas opciones. A continuación se procederá a la explicación detallada de cada uno de los submenús anteriormente mencionados:
- Clientes: fichero donde se introduce todos los datos referentes a los Clientes, tales como: datos sociales (Nombre Social, Nombre Comercial, Dirección, Periodo de no Giro, Actividad, Transportista, etc), datos Comerciales (Número de cuenta contable, Banco, Forma de Pago, Riesgo, días de pago, etc). Además también se tiene la posibilidad de incluir al Cliente en los Mailings que se desee.
- Proveedores: al igual que en Clientes, en este fichero también se introduce, tanto los datos sociales, como los comerciales e incluirlo en los Mailings.
- Ficheros. Desde aquí se tiene acceso a los siguientes mantenimientos:
- Empresa: aquí se tiene información acerca de la Empresa que está dada de alta en la Base de Datos. Información tal como el Nº de la misma, el nombre y su número de NIF. Además de esto, se podrá seleccionar con qué bancos trabaja y las Preferencias, es decir, las cuentas contables de Ventas, Compras, Caja, IVA repercutido, IVA soportado, etc. Del Nivel 4 los números siguientes de Cliente, Proveedor, Deudores, Acreedores, etc, el periodo de no Giro, con que formato quiere que se visualice el volumen, etc.
- Vendedores: Mantenimiento de Vendedores (Nombre, Dirección, % de comisión, etc.). Además ofrece la posibilidad de liquidar las comisiones que se tiene pendientes con él y la posibilidad de ver o imprimir listados de las liquidaciones o de sus comisiones.
- Información Otros: mantenimiento donde se guarda la información que no corresponda ni a Clientes ni a Proveedores.
- Mailing: Desde aquí se crea los diferentes Mailings, es decir los nombres con que se designará un conjunto de Clientes y/o Proveedores. Estos se incluirán conforme se vayan dando de alta, haciendo «Clic» sobre los botones de Mailings que aparecen en sus mantenimientos o cuando se van a enviar los Mailings.
- Impuestos: este fichero corresponde al mantenimiento de Impuestos con su IVA y su IRPF.
- Tipo IVA. La Gestión, por defecto crea tres tipos de IVA (Interior, Intracomunitario y Exterior), pudiéndose modificar, añadir o borrar, según las necesidades.
- Poblaciones: Desde aquí se da de alta las diferentes Poblaciones, con sus Provincias y el País al que pertenecen. En cualquier campo de poblaciones (Clientes, Proveedores, etc.) donde se utilice hay un procedimiento que busca por las letras que se introduzcan dando la posibilidad de seleccionar, si hay varias que cumplan la condición o de crearla nueva si no existe, abriendo así este mantenimiento.
- Formas de Pago. Desde este mantenimiento se crea las diferentes Formas de Pago, determinando el número de plazos, los días que deben transcurrir para emitir el primer Recibo, los días entre los diferentes Recibos y el tipo de Pago (Acceso al mantenimiento para la creación, si hiciera falta).
- Bancos: Creación, Modificación, Borrado de Bancos y Sucursales. Con sus direcciones, Poblaciones, etc. Se puede acceder a este mantenimiento desde otras pantallas.
- Idioma Pre-Impreso: Posibilidad de Imprimir los Listados en Español, Alemán u
otro idioma, simplemente introduciendo las palabras por las que se quiere que sean
traducidas.
- Tipo Alarmas: corresponde al mantenimiento de los diferentes tipos de Alarmas. Desde aquí se las puede enviar a otros Usuarios o tenerlas simplemente como recordatorio, si se elige la opción de Agenda.
- Usuarios: corresponde al mantenimiento general de Usuarios, es decir, desde aquí se puede dar de alta, modificar, borrar, etc Usuarios. A cada uno de ellos se le asignará un Grupo, que le permitirá acceder a unos determinados Procesos y a otros no. La Gestión también ofrece la posibilidad de poner no activo a cualquier Usuario, de manera que no tendrá acceso a la Aplicación hasta que no esté en modo activo.
- Modelos de Escritos : desde aquí podemos crear modelos que nos servirán para hacer el envío de mailing sin tener que estar creando uno diferente para cada destinatario.
- Artículo / Almacén: desde aquí se accede al submenú de Artículos en el Almacén y en él se encuentra todo lo relacionado con los mismos (dar de alta, Familias, Almacén, Tarifas, stock, etc):
- Familias: hace referencia a las Familias de Artículos y permite crear tantas como se desee para cada una de las Empresas.
- Tarifas: fichero donde se da de alta los precios de los diferentes Artículos. Hay que tener en cuenta que a estos se les podrá aumentar o disminuir un porcentaje, añadir o disminuir una cantidad y seleccionar, si se aplica sobre el precio de Coste o sobre otra Tarifa.
- Artículos: en este fichero se introduce todos los datos referentes a los diferentes Artículos, tales como, el nombre, la Familia a la que pertenecen, Proveedor que lo proporciona a la Empresa, Stock mínimo y máximo, peso, volumen, etc. . También ofrece la posibilidad de dar de alta automáticamente en la Empresas.
- Artículo / Almacén: fichero donde se consulta cualquier Artículo.
- Stocks: Mantenimiento manual del Stock. El mantenimiento automático se hace conforme se va generando los Albaranes y las Facturas, tanto de compras como de ventas.
- Movimientos: la Gestión permite tres tipos de Movimientos de Almacén, que son: Inventario, Traspasos y Otros. Los cuales se podrá imprimir, guardandose constancia de ello.
- Stocks : Listado de la situación del Stock actual, Stock bajo mínimos o del Inventario de la empresa.
- Procesos: En este mantenimiento se podrá crear Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas, tanto de Ventas como de Compras. Generar Remesas y Transferencias. Visualizar Pagos y Cobros pendientes. Cambiar los contadores de Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas. La Gestión también ofrece la posibilidad de crear Proformas.
- Utilidades: se puede acceder a la Contabilidad sin necesidad de salir del programa, debido a que está integrada. Desde aquí también se puede controlar el acceso a los procesos, de cada uno de los Grupos de Usuarios. La Gestión también proporciona la oportunidad de realizar Estadísticas, selección de la Impresora por defecto, Servidor de Fax, etc.
- Control Acceso: Cuando se crea un Grupo de Usuarios, se otorga unos permisos de acceso a unos determinados procesos. Estos privilegios se podrán modificar desde este mantenimiento. Desde aquí también se puede visualizar, que permisos tiene asignados un Usuario en concreto.
- Borrar Proformas: Desde aquí la Gestión proporciona la oportunidad de poder borrar rápidamente Proformas de todas las Empresas entre las fechas que se indique.
- Estadísticas: Opción que permite llevar un mayor control sobre las unidades vendidas por el Cliente. Aquí se tiene la posibilidad de re-calcular, Visualizarla, Etc.
- Servidor de Fax: Advierte de las características que debe cumplir el ordenador que se utilice como Servidor Fax. También ofrece la posibilidad de obtener información detallada de cada uno de los envíos por Fax.
- Licencia: En este fichero se muestra la información de a quien corresponde la licencia y cuantos puesto están contratados.
- Comprobar Documentos
- Re-cálculo riesgo Clientes / Proveedores : La Gestión re-calcula de forma automática los recibos pendientes de clientes y proveedores para actualizar el riesgo real de los mismos.
- Asignar moneda a clientes. Podemos asignar una moneda igual para todos los clientes para imprimir los documentos de ventas originales.
- Asignar una tarifa a clientes. Asigna una única tarifa a todos los clientes.
- Impresora: La Gestión permite seleccionar el tipo de Impresora que se quiera utilizar por defecto.
- Listados: Desde aquí se puede listar todo tipo de Documentos, ya sea, Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas (tanto de las Compras como de las Ventas realizadas), Clientes, Stock, Tarifas, Pedidos por Artículos, Creación de modelos de Mailing, Envío de Mailings, etc.
- Pedidos / Artículo: Desde aquí la Gestión, puede listar los Pedidos pendientes que hay por cada uno de los Artículos, tanto de Clientes como de Proveedores.
- Documentos: Listado de los Documentos que seleccione, ya sea Presupuestos, Pedidos, Albaranes o Facturas, tanto de Clientes como de Proveedores, de todos o de alguno que se haya seleccionado concretamente.
- Tarifas: Listado de Tarifas de precios por Empresa, Tarifa o Familias de Artículos.
- Stocks: Listado de la situación del Stock actual, Stock bajo mínimos o del Inventario de todas las Empresas o de una en concreto, de un Almacén en especial o de todos.
- Movimientos Almacén: Listado de los movimientos de almacén de todos o movimientos de Inventario, movimientos de Traspaso u Otros movimientos.
- Proveedores: Listado de Proveedores, de todos o de los que hayan sido seleccionados en la búsqueda.
- Clientes: Listado de Clientes, de todos los que estén dados de alta en la Base de Datos o de alguna selección en concreto.
- Cobros / Pagos: este mantenimiento corresponde al flujo de caja. Listado de los Recibos que se ha pagado y/o los que se ha cobrado según la selección de la búsqueda.
- Envío Mailings: Selección de Clientes y/o Proveedores para el envío de cartas. La Gestión puede tener predefinidas determinadas selecciones bajo un nombre. Estas selecciones se dan de alta en los mantenimientos de Clientes y en el de Proveedores. Desde aquí, la Gestión también permite imprimir etiquetas, enviar cartas y exportar los datos a otras Aplicaciones de la selección.
- Fax: Envío de Fax desde la Gestión. No es necesario salir para poder enviarlo y además tampoco es necesario imprimirlo.
- Textos: mantenimiento que corresponde a las Cartas que se envían a Clientes, Proveedores u Otros.
- Proceso de Recibos: aquí la Gestión muestra un listado con todos los Cobros o Pagos, que estén Pendientes de Pago y/o Pagados.
- Calculadora: la Aplicación proporciona una Euro-Calculadora, con la cual se puede realizar todo tipo de operaciones y en la moneda que se desee. Esta Calculadora está preparada para trabajar con Euros, si se desea.
- Manual: con el botón Manual se podrá acceder al manual del programa sin salir del mismo . El manual se abrirá directamente pulsando el botón Manual y, si no lo encuentra la Gestión preguntará si la quieres buscar. A continuación se verá una ventana desde se podrá buscar y abrir el manual.
- IdemCONTA: se accede al programa de Contabilidad, que puede estar integrado o no.
1.- CLIENTES.
En esta Aplicación podemos crear, modificar y borrar toda la información referente a los Clientes, la cual se podrá consultar rápidamente.
A continuación se explica breve y claramente, como realizar las diferentes operaciones posibles, en lo que a Clientes se refiere.
1.1.- CREAR UN NUEVO CLIENTE.
Para dar de alta un nuevo Cliente en la Base de Datos, hay que pulsar el botón NUEVO, desde la pantalla general del mantenimiento de Clientes.
A continuación, IdemGES muestra la ficha del Cliente, con todos los campos en blanco, lista para ser completada con los datos del nuevo Cliente.
Lo primero que hay que destacar es, si se trata de un Cliente Deudor o no, además de señalar si dicho Cliente se encuentra Activo o no, marcando las casillas correspondientes, según el caso.
Después ya se puede proceder a teclear todos los demás datos que componen la ficha del Cliente. Estos datos son los siguientes:
- Nombre Social del mismo.
- Nombre Comercial por el que se conoce a dicho Cliente. Si el icono de la impresora que está a su derecha está como en el dibujo 
, imprimirá el nombre comercial. Haciendo clic sobre la impresora, la cual se quedará de esta forma 
y, entonces, no imprimirá el nombre comercial de la empresa cliente.
- Dirección, Población, Código Postal del mismo.
- Nº del NIF del Cliente.
- Si se conoce el Proveedor que va a servir habitualmente a ese Cliente, se puede introducir el Nº del Proveedor.
- Tipo de Transporte que se va a utilizar con ese Cliente.
- Actividad a la que se dedica y Zona donde está ubicada dicha Empresa.
- Riesgo a la hora de pagar dicho Cliente.
- En el área destinada a la Observación, se puede escribir todo lo que se desee, referente a ese Cliente en concreto y activando la opción Ver en Procesos, aparecerá en el apartado de Procesos.
- Persona que actúa como Responsable y su Tratamiento. Seleccionando la opción Imprimir en Facturas, aparecerá esto en las Facturas que se realicen a ese Cliente.
- También se puede hacer un Nº determinado de Copias de Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas del Cliente en cuestión, indicándolo en los campos correspondientes.
- Imprimir Código Artículo en Documentos. Si tenemos marcada esta opción, al imprimir Documentos desde Procesos Ventas estará activada dicha opción, pudiendo desactivarla o dejarla activada, para ver en el documento original para el cliente el código del artículo.
- Distintos números de Teléfono, Fax, etc. Podremos imprimir en los documentos de procesos (facturas, albaranes …) junto con el resto de datos del cliente, haciendo «clic» sobre el icono de la impresora y dejándolo de esta forma 
. Si el icono tiene esta imagen 
no se imprimirá en los documentos de ventas el teléfono del cliente.
- En el campo correspondiente a Periodos no Giro, hay que indicar las fechas durante las cuales no debemos realizar ningún Recibo a ese Cliente en concreto, avisándonos de esta circunstancia IdemGES mediante un mensaje en pantalla.
Una vez se han introducido todos los datos en la ficha del Cliente, se procederá a la grabación de los mismos, pulsando el botón GRABAR, para que así esta información quede archivada en el fichero correspondiente.
Después de grabar estos datos, IdemGES automáticamente abrirá la ficha, para introducirlos datos Comerciales del mismo Cliente, tales como:
- Hay que destacar si se trata de una Empresa Grupo o por el contrario, es una Empresa que pertenece a un Grupo, para ello, hay que seleccionar la opción, Empresa Grupo o Empresa del Grupo, respectivamente según corresponda. Estas opciones solo las podremos elegir en el caso que tengamos marcada la opción de preferencias empresa Utilizar Clientes "Empresas Grupo" en el mantenimiento de Empresa.
-Nº Cuenta contable, que haciendo «clic» en el botón Nº SIGUIENTE DE CUENTA, IdemGES introducirá el nº de cuenta que corresponda, siendo la siguiente a la última que se introdujo.
- IVA-RE y Tipo de IVA que se le va a cargar en sus Facturas.
- Forma de Pago que va a utilizar y Días en los que va a realizar el Pago. Al lado hay un cuadro para activar marcando sobre él, por si se quiere No imprimir relación de recibos en Factura. Si se ha activado, cuando se impriman las facturas aparecerá marcado y se podrá desactivar, o activar si no se hubiera seleccionado desde esta pantalla de datos Comerciales.
- Código de la Cuenta Bancaria y Banco que va a utilizar para realizar sus pagos.
- Tipo de Tarifa que se le va a aplicar al mismo.
- Nombre del Vendedor que lo atiende, Comisión que se lleva el Vendedor por realizar las ventas.
- Descuento. Comercial y Descuento. por pronto pago, que se le va a aplicar.
Al terminar de introducir los datos y como siempre, habrá que pulsar de nuevo el botón GRABAR, para que así, estos datos también queden archivados en la Base de Datos, para su posterior consulta, borrado o modificación.
Automáticamente, IdemGES pide si se desea introducir al Cliente en alguno de los Mailings dados de alta hasta el momento. Si es así se selecciona el deseado y se pulsa el botón GRABAR.
Volviendo a la ficha del Cliente, se observa 3 botones, cuyos funcionamientos se explica a continuación:
- MAILING: mantenimiento en el que se muestra los diferentes Mailings dados de alta, con el fin de introducir en el listado del mailing, al Cliente en cuestión.
- OTROS DATOS: se visualiza la ficha del Cliente con los datos comerciales del mismo. Es la misma pantalla que la comentada sobre datos Comerciales del cliente.
- OTRAS DIRECCIONES: desde aquí se puede dar de alta las diferentes direcciones que tenga dicho Cliente con el botón nuevo. Para modificarlas se hace «doble clic» sobre la dirección que se desea modificar. Tanto si se modifica como si se crea hay que guardarlo con el botón GRABAR, los datos de la nueva dirección, que son la Dirección, Código Postal, Población, Responsable, Teléfonos y Fax y Observaciones.
1.2.-BUSCAR UN CLIENTE.
Para buscar cualquier Cliente, introduciremos el nombre social, el nombre comercial o el NIF del mismo. También podemos indicar los primeros dígitos si utilizamos la opción Empieza por…, o indicar dígitos que contengan el nombre o NIF del cliente si utilizamos la opción …Contiene….
Además tenemos la posibilidad de buscar solo los clientes activos, solo los inactivos o ambos marcando la opción correspondiente.
Para que IdemGES haga una búsqueda general y muestre un listado con todos los Clientes dados de alta hasta el momento, hay que pulsar directamente el botón F5-Buscar, sin necesidad de introducir ningún dígito.
Una vez localizado en la lista, el Cliente buscado, se selecciona de la misma, haciendo «doble clic» sobre él y automáticamente IdemGES, mostrará la ficha del mismo con todos sus datos.
Hay que tener en cuenta que dicho listado se puede ordenar según el nombre social, el nombre comercial o el número de NIF, desplegando la lista y seleccionando el deseado.
Además también podremos imprimir Etiquetas de los clientes e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde esta pantalla de clientes localizados.
Al pulsar el botón Etiquetas visualizaremos una ventana en la que seleccionaremos los campos relacionados con la base de datos de IdemGES que queremos imprimir en la etiqueta (por ejemplo nombre del cliente, dirección, número de teléfono,…) pinchando con el ratón sobre el campo y arrastrándolo hasta la etiqueta de la derecha. También podemos escribir un texto y pasarlo a la etiqueta con el botón 
.
En la parte inferior de la ventana vemos opciones para poder cambiar los atributos de los campos seleccionados como tipo de letra, color, … Pinchando en la pestaña Disposición seleccionaremos las características de las etiquetas como número de las mismas, tamaño de la etiqueta, orientación vertical u horizontal …
Con el botón Informes podremos hacer un listado de los clientes que tengamos en IdemGES introduciendo en dicho informe los campos relativos a información de la base de datos de Clientes como dirección, teléfono,…, .
Podremos cambiar los atributos del texto del informe como tipo de letra, color, etc., tanto del encabezamiento, como de la información del informe y las operaciones que se pueden indicar en el total.
1.3.- consultar datos económicos de un cliente.
Desde esta misma pantalla se puede consultar los Datos Económicos Básicos del Cliente. «Clic» sobre el Cliente deseado y pulsar el botón 
.
- Los Recibos Pendientes de Pago: se puede consultar la Cantidad de Recibos que hay pendientes y el Importe. Pulsando el botón 
(INFORMACION) .
- El Control de Riesgo, visualiza el Riesgo Concedido y el que hay Actualmente.
- En el apartado de la Última Factura se podrá consultar la última Factura que se elaboró a ese Cliente. Pulsando el botón 
(INFORMACION) de este área, IdemGES mostrará detalladamente toda la información de las Facturas Emitidas a ese Cliente, hasta este momento.
- En Artículos Vendidos, según se tenga seleccionado un determinado mes y año, aparecerá un listado con todos los Artículos que se haya vendido a ese Cliente en concreto, con sus nombres de los artículos, cantidades, importes, beneficios, % Beneficio / Importe y PVP medio. Para ello, una vez se tenga seleccionado el mes y el año, hay que pulsar 
(LUPA) para que aparezca todos los Artículos.
- Gráfico de ventas Por año. visualizamos en la parte superior de la pantalla un gráfico de barras del total de ventas al cliente en el año seleccionado y en los cuatro anteriores. Si pinchamos en un artículo y volvemos a pulsar el botón Gráfico «Por año» visualizamos el mismo gráfico pero solo de las ventas del artículo seleccionado.
- Gráfico de ventas por meses. Seleccionar un año y pulsar el botón de gráficos «Por meses», visualizamos en la parte superior de la pantalla un gráfico de barras del total de ventas al cliente seleccionado en cada mes del año seleccionado y el anterior. Si pinchamos en un artículo y volvemos a pulsar el botón Gráfico «Por meses» visualizamos el mismo gráfico pero solo de las ventas del artículo seleccionado.
Además de esto, al hacer «clic» sobre un Cliente que es Empresa de Grupo, se activará el botón BUSCAR EMPRESAS DEL GRUPO, mediante el cual IdemGES presentará un listado con todas las Empresas que pertenezcan a dicho Grupo, solo en el caso de tener marcada la opción Utilizar CLIENTES "empresas grupo" desde la ficha de preferencias de la empresa.
1.4.- MODIFICAR DATOS DE UN CLIENTE.
Para modificar los datos de un Cliente cualquiera, tan solo hay que localizarlo de la manera mencionada en el apartado 1.2.-
Además de poder modificar los datos generales del Cliente, se puede modificar la información referente a los datos bancarios del mismo, pulsando el botón OTROS DATOS y la información referente a las diferentes direcciones, pulsando el botón OTRAS DIRECCIONES.
1.5.- BORRAR UN CLIENTE.
Para eliminar de la Base de Datos, cualquier Cliente que por el motivo que sea ya no se necesite, hay que seleccionarlo del listado, haciendo «doble clic» sobre él una vez se haya localizado y una vez se muestre la ficha con todos sus datos, haremos «clic» en el botón BORRAR.
Si este Cliente se utilizara en algún otro fichero de la Base de Datos, IdemGES informará de ello, no permitiendo su borrado.
1.6.- IMPRIMIR UN CLIENTE.
IdemGES también permite imprimir el listado con toda la relación de Clientes encontrados, bajo un mismo criterio de búsqueda. Para ello, hay que pulsar el botón IMPRIMIR y IdemGES procederá la impresión del mismo, según las características seleccionadas.
Además también podremos imprimir Etiquetas de los clientes e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde esta pantalla de clientes localizados (Ver apartado 1.2.- Buscar un cliente).
2.- PROVEEDORES.
Desde aquí se puede realizar altas, buscar y borrar Proveedores.
2.1.- CREAR UN NUEVO PROVEEDOR.
Primero hay que distinguir si se trata de un Proveedor o de un Acreedor. Si se tratase de un Acreedor, hay que seleccionar la opción con este nombre.
A continuación se tecleará todos los datos de la ficha, tales como:
- Nombre Social y NIF de la Empresa que actúa como proveedora o acreedora, según se trate.
- Dirección, Código Postal y Población donde está ubicada la misma.
- Nombre de la persona Responsable de la misma.
- Actividad que desempeña dicho Proveedor, dentro del ámbito laboral.
- Transporte que va a utilizar en el envío de la mercancía.
- Si se quiere señalar algún tipo de Observación, se escribe en el área destinada a ello y si se desea que aparezca en los Procesos, hay que seleccionar la opción Ver en Procesos.
Por otra parte, hay que destaca,r que si los Datos Sociales coinciden con los Datos Comerciales, es decir, el Nombre Comercial coincide con el Nombre Social, la persona Responsable sigue siendo la misma y el Código Postal, Población y Dirección también coinciden, se puede hacer «clic» en el botón COPIAR DATOS SOCIAL A COMERCIAL y automáticamente IdemGES copiará los mismos datos en los campos correspondientes, sin necesidad de tener que escribirlos otra vez.
Una vez se ha terminado de introducir todos los datos en la ficha, hay que pulsar el botón GRABAR, para que IdemGES almacene en el fichero correspondiente, los datos del nuevo Proveedor.
Inmediatamente después, la Gestión mostrará la ficha de los datos bancarios en blanco. A esta información se puede acceder posteriormente, pulsando el botón OTROS DATOS. A continuación se procederá a teclear la información necesaria:
- El Nº Cuenta Contable.
- El IVA-RE y el Tipo de IVA que se le va a aplicar.
- La Forma de Pago que va a utilizar dicho Proveedor.
- El nombre del Banco y todos los datos referentes al Nº de Cuenta.
- El Control de Riesgo Concedido.
- Los Descuentos Comercial y por Pronto Pago, que se va a aplicar.
Al igual que antes, también hay que guardar estos datos en el fichero correspondiente, pulsando el botón GRABAR.
Al igual que ocurría en el mantenimiento de Clientes, aquí también hay un botón MAILING, donde se puede introducir al Proveedor en el Mailing que se desee, con el fin de poder mandar posteriormente a dicho Proveedor el Mailing seleccionado, en cualquier momento y sin necesidad de escribirlo cada vez.
Pulsando el botón TELEFONO, se puede dar de alta los diferentes números de teléfono que tenga el Proveedor en cuestión.
2.2.- BUSCAR UN PROVEEDOR.
Para buscar cualquier Proveedor, introduciremos el nombre social, el nombre comercial o el NIF del mismo. También podemos indicar los primeros dígitos si utilizamos la opción Empieza por…, o indicar dígitos que contengan el nombre o NIF del cliente si utilizamos la opción …Contiene….
Una vez indicado el criterio de búsqueda tenemos que hacer «clic» en el botón F5-Buscar, y IdemGES localizará todos los proveedores que cumplan los criterios indicados.
Si se pulsa directamente el botón F5-Buscar, sin haber introducido ningún criterio de búsqueda, IdemGES mostrará un listado con todos los que hayan sido dados de alta hasta el momento.
Además también podremos imprimir Etiquetas de los Proveedores e, Informes de los mismos haciendo «clic» en los botones correspondientes, desde la pantalla de Proveedores localizados. (Ver apartado 1.2.- Buscar un cliente).
Una vez localizado en la lista, el Proveedor en cuestión, haciendo «doble clic» sobre él se mostrará la correspondiente ficha, con toda la información pertinente.
2.3.- consultar datos económicos de un proveedor.
Desde el listado de búsqueda, como ocurría en el mantenimiento de Clientes, se puede consultar los datos económicos del Proveedor, pulsando el botón 
(Datos Económicos Básicos). (Ver apartado 1.3.- Consultar datos económicos de un cliente)
2.4.- MODIFICAR DATOS DE UN PROVEEDOR.
Para modificar los datos almacenados de algún Proveedor en concreto hay que localizarlo primero, para ello habrá que buscarlo como se ha mencionado en el punto anterior y después habrá que hacer los cambios oportunos.
Hay que tener en cuenta que, además de modificar los datos generales, se puede modificar los datos bancarios, pulsando el botón OTROS DATOS, o también se puede modificar los números de teléfono, entrando en el mantenimiento del botón TELEFONO, o también se puede añadir dicho Proveedor a otro Mailing del listado, pulsando el botón MAILING.
No hay que olvidar grabar los cambios realizados en la información, haciendo «clic» en el botón GRABAR y IdemGES actualizará dicha información en el fichero correspondiente.
2.5.- BORRAR UN `PROVEEDOR.
Para eliminar de la Base de Datos definitivamente, cualquier Proveedor, hay que seleccionarlo del listado, haciendo «doble clic» sobre él y después pulsar el botón BORRAR. Automátic